浙江某公司行政办公管理制度

行政办公管理制度汇编二零零七年目录前言日常办公纪律及常规事项处理办公用品管理规定计算机使用管理规定车辆管理规定财务报销管理规定员工奖惩管理制度第一章前言纪律或有秩序的行为是在竞争的环境中为了圆满达到公司的目标所必需的，亦是为了公司保护其员工未来利益所必需的。公司期望员工理解并以自律的行为无条件和负责地接受纪律为工作的必需条件。员工应把实现该期望作为己任，通过提倡纪律,强调“自律”以防止成员的偏差行为。本制度将根据实施情况与公司发展变化不断作出修订调整；公司遵循以下行政管理原则平等：全体成员不分民族、宗教、信仰，学历、年龄、性别、伤残、资格及职务的高低，在制度面前人人平等互尊：相互尊重，团结一心，为公司的发展贡献一份力量。诚信：诚实、守信，言行一致，是员工行为的基本准则。自律严于律己，从一点一滴做起，你才会有所收获。宽容：宽以待人，体谅他人，虚心接受他人对自己的批评。第二章日常办公纪律及常规事项处理一、出勤、请假与加班1、工作时间规定（夏至时每年5月1日---10月1日）上午11:30至下午1:00为公开休息时间，个人按自己的时间调整，休息一个小时，必须保证下午1:00开始正常工作。杭州8：30～～17：30中午一个小时午休时间。台州、南通、天津、青岛、舟山8：00～～17：00中午一个小时午休时间。2、员工上下班需用打卡钟打卡出入，禁止代替他人打卡，代打一次罚款20元。3、迟到（迟到20分钟内按迟到计算，超过20分钟按照旷工对待）一次按半日工资额进行扣除，一次以上将扣除全勤奖100元。4、部门经理/主管级可自行安排上下班时间，若不能准时到公司，应提前安排好下属工作，保持部门正常运作。5、请病假期间必须保持电话畅通，以备公司有事情找；恢复上班后必须补写请假单以备考勤。请病假必须提供医院证明，2天以内不扣工资；2天以上扣除请假天数日工资的50%，无医院证明的病假按事假计；请事假按基本工资的每日工资额进行全额扣除，请事假、病假者均扣除全勤奖100元；如果因工伤原因请病假的员工可以酌情处理。6、员工请休、假必须到前台处领取请休、假单，仔细填写，然后经过部门主管签字同意，最后报人力资源部门，方可生效。如果不按照程序执行，按照旷工对待；请事假超过4天（含4天）以上必须报总经理批示。7、部门主管请休、假制度1）病假：必须通知人力资源部然后报总经理，病假期间必须保持电话畅通，已被公司有事情找；恢复上班后必须补写请假单以备考勤。2）事假：必须首先请示总经理，总经理批示后方可填写请假单，最后报人力资源部转财务方可生效。请假前必须安排好下属工作，保证部门正常运作。请假期间保持电话畅通，以备公司有事情找。8、无故旷工一次（超过半日两天以内），写检查，并扣除旷工天数的基本工资和全勤奖并罚款100元；无故旷工超过两天以上者，视情节给予罚款或开除。旷工两次者直接开除。9、加班规定：加班安排，可选择享受调休，选择调休常规要求为当月结清，因特殊原因无法调休的可推迟调休，但不得超过一个季度。10、每个分公司的前台必须监督员工考勤，按照规定的员工考勤表，做好考勤纪录，每月5日前必须将上月的员工考勤表传至总公司前台（员工考勤格式见附件：员工考勤表）。11、出勤必须告知部门主管，填好出勤单请主管签字，交前台处以备考勤。12、早退必须提出合理的原因，经过部门主管批准。二、上班纪律1、员工上班时着装整齐、干净、坐姿端正。树立良好的公司形象和个人形象；特别是安装维护部门人员直接代表公司形象，工作时禁止穿奇装异服，禁止留长发和染头发。2、上班时间不得在电脑上玩游戏、看电影，网上聊天、播放音乐、私人电话聊天；上述行为若发生一次，部门主管直接向员工提出口头/书面警告;警告三次以上仍发生上述行为者将重罚300元。如工作需要联系的请用统一申请的MSN.2、除洗手间过道、总经理办公室外，其他办公场所严格禁止吸烟。若发生按20元/次进行罚款。3、办公场所保持安静，上班时间严禁大声喧哗和吵闹，讨论问题应至会议室或放低声音，禁止以此为由影响他人工作。4、上班时间不允许串岗，聚众聊天、吃东西。禁止在办公桌上放置任何食物，禁止在办公室内吃东西（糖果、饮料除外），吃东西必须在茶水间。5、爱护办公室的各项设施，随时保持办公室干净、整洁、营造一个良好的工作环境。6、每个周五下班后，由各个部门主管负责检查自己下属员工的卫生情况，如果卫生情况差者，将惩罚他协助仓库管理人员整理仓库一个星期。6、办公室人员在工作接触中或在接听电话中要使用文明用语：您好请谢谢对不起再见（详见《文明用语要求》）。7、办公室传真机、复印机由专人负责，出现问题及时通知专业人员维修。禁止用传真机拨打电话，不得传真复印个人资料。8、为了加强管理公司的财产、机密文件特制定以下规章制度：1）办公室是公司的办公场所，里边有公司的电脑，一些重要文件，公司的机密，无论是办公时间还是周末节假日，严格禁止除公司员工以外的任何人进入公司办公区域，禁止非本公司员工未经过领导同意使用公司电脑等办公设备。2）公司员工在办公时间有私人访客时，必须经过主管同意，方可带领自己的访客进入公司会客区域。3）周末，节假日休息除时间除过加班原因外，未经过领导同意禁止公司员工及其他闲杂人等到公司上网聊天，打游戏，看电影等等非工作活动。一旦出现违规情况，直接罚款人民币100元。4）公司是一个集体，每一个员工都是公司集体的一份子，人人都应该在做好自己的本职工作外，爱护公司的财产，出入办公室随手关门，维护公司形象。三、常规办公事项须知1、办公名片管理1）公司办公名片由美工负责设计、联系制作；2）需要印制名片的员工向部门主管提出申请经同意后交前台安排制作；3）按照办公用品管理方式领用。2、办公文印管理1）至办公室盖章必须部门主管批准并登记；2）传真接受和发送文件应登记；前台收到的传真应立即递交相关人员，其他传真机收到文件同样处理。接受传真部门或人员应要求对方注明接受人。3、办公发文管理1）发文一律使用《浙江**信息工程有限公司发文稿纸》。2）发文格式见附表：**标志发文模板4、办公室空调使用制度：当室内温度超过27℃时可以打开空调，当温度一旦降低到20℃时关闭空调（炎炎夏日，为了确保大家可以正常的工作，办公室的室内温度可以控制在22～28℃之间）。四、公司内部论坛、周报、会议1、公司内部论坛1）外界人员不得进入公司内部论坛，公司员工需经网管审核后方可进入；如有员工请辞，网管应及时将该员工用户名删除；2）部门经理/主管需将当月的工作进行总结，并在论坛上发表；3）公司内部论坛由专门人员定期维护。2、周报1）员工需每周递交周报，直接发至信箱：，报告工作进度，见附件填写。公司依据该周报直接评定对该员工的成绩，漏交者视为该周无成绩。2）周报格式见附件：周报格式3、会议为了加强公司自上而下的统一性和每个部门主管与下属之间的联系与沟通，特别制定公司会议制度。每周例会（部门周会）：由生产部，客服部，海图部，生产技术部，客服软件部，基站工程部，综合办公室，各个部门主管分别组织召开部门每周例会。周例会内容：由各个部门主管向下属汇报公司的发展情况，部门工作进度；安排部署下周工作；宣传公司新的规章制度；传达上级分配的工作任务。由每个部门员工向本部门主管汇报工作；提出个人对工作，公司，部门的意见和看法。会议记录：每个部门主管必须安排人做好详细的会议记录，每周会议结束后负责安排把会议记录放在本部门的论坛上，以供上级查阅。第三章办公用品管理规定1、办公用品由公司办公室统筹、负责采购、保管。2、申购方式员工因工作需要常用办公用品至办公室申领；常用办公用品每月申购二次，无备货之非常用办公用品由使用部门提出申请交办公室批准；3、领用方式常用办公用品须办理领用手续；非常用办公用品办理领用手续并登记员工工具卡；在领取新的非消耗性办公用品时，必须以旧换新；4、员工离职时需将申领物品交还公司。5、物品遗失的，员工需负责赔偿损失。计算机使用管理规定1.公司计算机使用责任公司的计算机设备做到专人管理、专人使用，部门公用的计算机由本部门员工使用，未经使用者许可其它员工不得使用。2）专人使用的计算机管理责任人是使用人3）部门公用计算机管理责任人是部门主管4）公司分配给员工的电脑，包括电脑上安装的系统和各种办公应用软件属于公司财产。员工因私人使用造成电脑的软件和硬件的损坏，员工应负责赔偿。2、未经网络管理员许可，下述为违纪行为：1）使用者随意拆装、移动计算机设备及外部设备（例如打印机、扫描仪等）；2）使用者擅自增加或删除计算机系统上所安装的应用软件和数据资料；3）私人的光盘、软盘在公司的计算机设备上使用；4）下载软件/程序；网络管理员定期进行硬盘清理，删除不必要的文件网管在检查电脑时发现上述现象必须立即向部门主管及行政部门主管同时提出报告。3、使用纪律1）员工禁止使用公司的网络浏览与工作无关的网站，以免造成公司网络的速度下降，病毒侵袭、网络瘫痪。2）上班时间在网络上搜索资料注意不能同时打开多个页面以合理利用通路资源，避免堵塞，提高上网速度第五章车辆管理规定为了加强公司行车管理，确保行车安全，提高办事效率，节约用车成本，特制定本办法。一、车辆使用范围1、联系、办理业务需要。2、接送公司客户。3、其他紧急和特殊用车。4、个人用车。二、驾驶员管理1、坚持行车安全检查，行车前检查车辆，发现问题及时排除，确保车辆运行。2、安全驾驶，正确执行驾驶操作规程，听从交通管理人员的指挥，行车时集中精力驾驶。3、出车回来后，填写行车记录，车辆用毕后，车辆停泊在指定位置，锁好方向盘、门窗等。4、驾驶员必须严格遵守交通法规，在确保安全第一的情况下完成工作，公司坚决杜绝违规操作，一旦出现违反交通法规的情况，驾驶员负全责60%，当违反交通法规的情况发生三次以上（含三次）罚款300元。5、严禁酒后驾车。驾驶员酒后驾车按100元/次罚款，酒后驾车肇事，驾驶员承担全部责任；6、驾驶员必须严格遵守车辆使用和管理办法；7、做好车辆的维护、保养工作，保持车辆常年整洁和车况良好。8、认真填写车辆档案资料，对车辆事故、违章、损坏等异常情况及时汇报，写好情况汇报。对车辆运行里程和耗油情况进行统计分析，提出报告和降低成本的建议。第六章财务报销管理规定为了使各项财务支出有章可同时为了加强公司的财务管理，并做到项收支严格遵循财务制度，特制定以下规定：一.费用支出的原则1）诚实原则报销者必须秉持诚实原则，一切报销的费用必须是实际支出，并与公司或装船有关。违反诚实原则者，一旦发现必将重罚。2）确实原则报销时所附票据必须足有票计金额不等于报销单金额一律退还给报销人重新计算或补正。补正合格者，财务才可以受理报销手续。3）项目归属原则报销如该开销与客装船或项目有必须注明客装船或项目名如果未注明视为与公司业务无关，不予报销。4）超出标准原则特殊情况超出公司制定费用标准需要特批，特批不通过者费用自付。二.报销基本规定1）报销时间公司规定每周四为审核、批准日，每周五为出纳报销日；逾期推迟到下周。2）报销流程①报销人持审批过的的预算批准报报告、票据表表单，粘贴、填填写清楚的报报销单据交直直接主管审批批；②直接主管审批确认认出差事实，无无误后交财务务出纳审批；；③财务出纳核对出差差天数、标准准额度，审批批无误后交营营销副总；审审批不符合标标准的退回给给报销人；④副总审批不符合标标准的退回给给报销人；3）报销单据要求①各种发票、收据必必须符合《中中华人民共和和国发票管理理办法》和实实施细则的规规定。②所有开销发票必须须是国家有关关部门批准的的合法票据，即即经营性单位位为税务监制制或印制的发发票，非经营营性单位为省省级财政部门门印制的收费费票据，社会会团体为民政政部门印制的的收据。③所有开销发票必须须保存完好无无缺损，且和实际花花费的费用科科目相对应，例例如：餐费只只能用餐费发发票，车费只只能用车票。④业务内容与发票内内容一致；⑤规定复写必须复写写，凡有涂改改之原始凭证证一律无效；；⑥白条不允许报销⑦根据《票据法》的的规定，发票票有效期为两两年，过期不不预报销。4）所有报销凭证,,必须规范粘粘贴填写:①左上角(对齐直角角)粘贴在请款款报销凭证之之后,凭证粘死部部分不要太多多,以免复核不不便。②报销凭证必须字迹迹清晰,各项目填写写完整。③大小写填写工整,,不许涂改，如如不相符,从低报支。④各授权签署人签署署完整。不符上述要求之报报销凭证,行政部、出出纳均有权不不予受理。三.报销签字1）报销人签字：确认认费用支出明明细2）财务：检查表单粘粘贴是否合理理、合法、数数据是否正确确、粘贴是否否规范3）直接主管：检查特特殊支出情况况，确认支出出属实。四.报销标准（一）出差住宿标标准副总：3000元以内部门经理级：200元以内内主管1500元以内一般人员：100元以内北京\上海\广州的员工住宿可可根据当地物物价进行适当当调整。特殊情况需要超过过标准，由上上一级主管批批准此标准的执行按以以下方式进行行：1）一般出差前，由由文秘进行目目的地的房间间预订，出差差人员按文秘秘预订的酒店店入住，并按按文秘谈妥的的价格支付房房费，开具住住宿费，费用用报销时，文文秘出具酒店店预订价格表表给财务，进进行审核确认认。2）特殊出差任务，无无法在事先进进行房间预订订的，则在指指定的费用控控制范围内，由出差人员自行决定，并开具实际票额（必须有单价、天数），进行报销。3）同性别二人出差差，住宿标准准则按最高职职务的人员标标准而定，不不允许累计。4）入住宾馆电话费费、上网费需需另外计费的的，则按实际际支出进行报报销，长途电电话不给予报报销。2、差旅补贴1）办事处和分公司司之间的调配配不算出差。2）当日出差如一天都都在路途中的的按餐车供应应最低标准补补贴中晚餐330元/人/天；3）员工出差差按30元/人，或按实实际的餐饮支支出进行报销销，但报销总总额仍不得超超出30元/人/天的标准。3、交通标准1）一般出差，以汽汽车和火车为为主。火车车程在5小时时内，提供普普通座位票，夜夜间乘车（19：00以后）超出5小时，购买买硬卧票。2）部门经理级出差差，跨省可选选择飞机出行行，但事先应应获上级主管管批准。3）一般人员出差，如如果因工作原原因需要乘坐坐飞机，必须须经由副总审审批后执行；；其他部门由由总经理批准准；一般不允允许乘坐软卧卧，如特殊情情况报总经理理批准。4）出差交通费用说说明①员工根据当地提供供的交通工具具进行报销，报报销额度不得得超出50元/天的标准（每每张票据后应应附业务事由由说明）。②若两位以上员工到到同一地点出出差，交通补补贴不允许直直接按人数累累计，如确实实分头办事的的应附清单加加以说明。③出差前应向财务申申报出差费用用申请计划，经经财务审核通通过后，报总总经理批示后后方可预支出出差费用。5）本地地市内交通费费员工因特殊情况外外出办事根据据需要乘坐出出租车，在费费用报销时需需特别说明,特殊理由如如下：携带较重或较大体体积的物品；；交通不便，没有公公交车可以到到达，或需要要转车两次以以上；时间特别紧急，乘乘坐公交车确确定无法完成成任务；身体状况不好，又又确实需要外外出办事。⑤从杭州出差或外地地回杭州出发发和到达时间间在早7：30分之前，晚9：30分之后的允允许乘坐出租租车（加班照照此办理）。4、招待费涉及公司业务招待待费用，按以以下标准实行行：业务招待费实行事事先审批制，包包括书面报批批、口头报批批两种形式；；1）员工涉及业务招招待费用，需需向上级报批批；单次费用用在50元/人均单次200元以下的，部部门经理直接接审批即可；；超出50元/人单次200元以上，需需再向上级请请示后执行；；2）一般业务往来之之客户均应在在公司用工作作餐；较重要的客户招待待费用可适当当放宽，但员员工请客必须须得到部门经经理批准,部门经理请请客必须得到到总经理/副总的批准准。特殊的重要客户如如可能超标,应事先将原原因说明清楚楚。3）注意事项业务招待费用申请请/报销应写明明时间、地点点、客户名称称、人次等相相关事项。应酬招待费用由参参与员工中职职位最高的人人员提出报销销。如遇临时决定之应应酬，均应事事先口头向上上级请示,事后报销时时写明时间、地地点、客户名名称、人次等等相关事项。5、借款出差借款人回公司司后在当期报报销日内完成成报销，当月月的借款在当当月内报销。如如特殊情况当当月不能报销销的，经财务务批准推迟到到下月。第七章员工奖惩管理理制度该制度执行中有以以下说明：1)处罚的责任人是上上级主管，如如上级主管不不加以处理，则则其本身接受受处理；2）一件事情的发生生由多人导致致或涉及部门门整体，而部部门主管不能能加以区分处处理，提出办法的的则处罚部门门主管。3）部门主管暂时不不确定的部门门发生问题，则则由办公室处处理。一、员工激励条例例遵纪守规，模范带带头。事事以集体利益为为重。遵循本人岗位职责责要求，努力力作好工作成成绩优秀。每次培训学习成绩绩突出。在培训考核中成绩绩突出，需要要保送学习，考考察或培训。在企业管理方面有有创新理念，并并取得成绩。在团队建设方面有有卓著成绩。二、处罚条例1）处罚的分类过失等级及处理方方式:①轻微行为过失：直直接经理向员员工提出口头头/书面警告，旨旨在给当事人人提供一个立立即改正错误误的机会，如如有经济损失失需赔偿。②行为过失：直接//上级经理向向员工发出书书面警告，在给予这种种处分的同时时或其后，还还可以考虑这这样几种措施施：不予加薪薪/罚款/减薪/降级，直接接主管经理有有权作出这类类处分。如有有经济损失需需赔偿。③一次重大行为过失失：直接/上级经理向向员工发出最最后书面警告告，员工可能能罚款/停职/降薪/解除劳动合同/以待进一步步调查。如有有经济损失需需赔偿。④一次严重触犯法纪纪：员工应被被立即罚款、解解雇，其劳动动合同同时解解除，如有经经济损失需赔赔偿。在采取违纪处分前前应确认事实实并准许员工工就有关事件件进行解释。⑤处罚与经济相关标标准罚款处分一次在110～500元内执行。财产损失过失视情情节轻重实际际损失的10%——100%的范围（可可与其他经济济措施并行处处理）；减薪处分一律在本本人工资总额额的10%范围以上实实行，实行时时间视具体情情况而定。降级处分为：调离离工作岗位、降降低职位级别别并降薪停止出勤处分，最最长不超过90天，停止出出勤期间停薪薪。惩罚解除劳动合同同为无预告期期，即不须支支付提前解雇雇的补偿金。二、行为过失标准准轻微行为过失1）屡行职责方面的轻轻微过失，如如:对一些与日常工作作职责、办公公室规章制度度轻微疏忽；；没按照制度规定或或指示就工作作所需的任何何材料，信息息等及时地向向主管汇报；；没按照制度规定或或指示开展工工作，在别人人提醒下当即即采取措施补补救未造成任任何损失并未未对别人产生生任何影响；；偶尔因过失造成公公司财产损失失金额在200元以下。2）出勤方面的轻微过过失，如：偶尔迟到早退（在在10分钟以内）月月2次以上；偶尔代人打卡或托托人打卡；偶尔未经主管同意意便休假，但但事后有恰当当或可证明理理由的。3）安全，卫生和办办公室管理方方面的轻微过过失，如：自己的办公区域凌凌乱；上班时大声喧哗、争争论、聊天；；在工作区内非特别别划为吸烟区区的地带吸烟烟；偶尔因私人原因，如如接听私人电电话过长或频频繁地中断工工作，或利用用公司电话打打私人长途；；偶尔上班时间使用用电脑从事非非公务事项；；偶尔未经同意接见见私人访客；；工作现场脏、乱、差差；其它方面的轻微行行为过失等(上述描述中中未包括但可可参照判断)。2、行为过失：1）履行职责方面的的行为过失，如如：过失造成公司财产产不必要浪费费或损害,金额超过人人民币2000元的；未履行工作职责而而使工作延误误造成影响；；拒绝与其他员工协协作；因职责疏忽遭外部部客户投诉；；遭内部客户投诉并并证明是履行行职责有过失失并造成影响响；拒绝服从直接经理理或管理层经经理的工作指指令；在本人/同事发生生轻微事故，执执行工作出错错，或出现轻轻微损害，浪浪费或其他事事情时没有立立即通知直接接经理或其他他主管经理；；未按照制度规定或或指示就工作作所需的任何何材料，信息息等及时地沟沟通/向主管汇报报，并对工作作产生影响或或造成损失；；未按照制度规定或或指示开展工工作，当即采采取措施补救救但造成损失失并对别人顺顺利完成工作作产生影响。因个人能力有一定定的问题并证证明履行职责责有过失并造造成明确影响响。2）出勤方面的行为过过失，如:出勤方面屡犯(两两次以上，含含两次)轻微行为过过失;缺勤一天不上班且且无事先通知知直接经理或或部门经理或或办公室事后补补办无正当理理由的；迟到30分钟两次次以上；在上班时间打瞌睡睡,睡觉；其它方面的行为过过失等(上述描述中中未包括但可可参照其他过过