OA系统总体设计方案

综合办公自动化系统PAGEPAGE391清华创新信息系统有限公司文档编号：-OA-ZT版本号：01办公自动化系统总体设计方案项目名称：综合办公自动化系统信息系统有限公司二零零零年一月本报告及其报告中包含的信息属于且仅属于信息系统有限公司、所有。在任何情况下，没有以上机构的许可，不得在这个机构之外的地方进行印刷、复制。违者必究。前言本报告为综合办公自动化系统的总体设计方案说明。版本历史：版本作者日期备注目录TOC\o"1-3"第一部分需求分析 5一、系统概况 5二、系统总体目标 72-1通用性 72-2实用性 72-3网络化 72-4先进性 72-5安全性 72-6可扩充性 8三、系统边界 93-1职能边界 93-2地理边界 93-3功能边界 9四、系统功能结构描述 11第二部分概要设计 12系统的建设目标 12系统性质分析 12系统的开发方法和工具 127-1以最终用户为主的开发方法 127-2系统开发工具 12系统功能设计 138-1收文管理子系统 138-2发文管理子系统 148-3档案管理子系统 168-4会议管理子系统 188-5电子邮件子系统 228-6公告栏子系统 238-7论坛子系统 238-8专题信息子系统 24界面设计 259-1概述 259-2界面划分 259-3个人办公界面 259-4子系统专用界面 25第三部分总体规划 27Notes系统总体方案 2710-1Notes/Web服务器 2710-2Notes/WebClient 2910-3移动用户和拨号服务器 2910-4各Notes系统之间的连接 30第四部分系统的投资概算和效益分析 31第五部分系统实施方案 31一、Notes系统设计 31二、市局Notes系统管理员和开发人员的培训 31三、分局Notes系统管理员培训 32四、安装办公自动化试运行系统 32五、办公自动化系统试点和完善 32六、办公自动化系统培训和推广 32附录C：LotusNotes/Domino与企业信息网 34传统信息技术的局限性 34认识企业信息网 34LotusDomino/Notes功能概述 36LotusDomino/Notes与企业信息网 37对于构建企业信息网的再讨论：LotusDomino/Notes与其它方案的比较 38第一部分需求分析现代办公需要先进的现代化办公系统。电子化、无纸化以及协同办公，都已成为提高办公效率，加强管理的有效手段。是市的供电管理单位，每天都有大量的公文往来，同时还有各种会议等管理工作，因此需要一套先进的、高效率的、覆盖全企业的办公自动化软件来代替以往的手工传递作业，提供更好的文件管理功能，充分发挥协同办公的威力。同时也为与世界先进的办公机制接轨打下良好的基础。一、系统概况为了满足当前办公业务的实际需求，满足企业现代化发展需要，进一步提高企业办公效率，加快企业信息化的进程，达到增收节支的目的，急须建设的办公自动化系统，使办公自动化系统覆盖从机关到基层的各个单位，使企业范围内每个人之间都可以通过电子邮件快速、安全地通讯，为企业建立一个安全、强壮的通讯基础设施，并在此基础之上扩充办公自动化系统应用的功能和范围，把主要办公业务流程计算机化、网络化，实现文件电子化，无纸办公，形成企业办公网络，从而使工作人员之间可以更快地交换信息、更好地协同工作，提高办公效率，降低企业开支，建立一个采用先进技术的、流程控制完备的、达到国内先进水平的办公自动化系统。为了实现这一目标，办公自动化系统应该采用世界领先水平的办公自动化系统技术和开发工具，IBM的LotusNotes正是这样一个办公自动化平台。LotusNotes是Lotus(莲花)公司的软件产品，Lotus公司在群件（用于工作组协同工作的软件）方面居于世界领先水平，领导着群件的标准和发展。1996年被IBM公司强行收购,耗资30亿美元，成为IBM的子公司。LotusNotes是全球应用最为广泛的群件产品。到1996年，该软件的用户数已经达到900万个，全球500家最大企业中有423家使用该软件作为办公系统平台，在中国，有超过500家政府和企业级用户，包括国务院办公厅、信息产业部、劳动部、国家信息中心、中国人民保险公司、中国人民银行等。目前，LotusDomino/Notes(LotusNotes4.6)是LotusNotes的最新版本，办公自动化系统将采用此版本作为办公自动化系统平台。Lotus公司简介和市场情况见附录B。LotusDomino/Notes功能概述见附录C。办公自动化系统应该利用LotusNotes先进的工作流程自动化技术快速把当前的主要办公业务：公文管理、会议管理、档案管理的业务流程纳入计算机管理，在计算机网络上实现，缩短办公业务的流程时间，减少工作人员的工作量，提高企业的办公效率。同时，为领导提供领导办公系统，为办公人员提供办公人员办公系统，方便日常的工作，成为个人办公的辅助工具，提高全企业每个管理人员的办公效率。另一方面，建立新办公自动化系统也为建立企业信息网络打下坚实的基础。利用LotusDomino/Notes的强大的信息集成能力和通讯能力，实现的各类企业级信息的收集和存储、信息的处理和传输以及信息的发布和共享，通过这个信息网络了解整个企业的状态，使信息为决策提供支持，实现企业级的协调和协作。作为管理信息系统(MIS)系统的一部分，随着办公自动化系统的建成和应用，将会提高管理人员的计算机应用水平，提高大家对计算机应用的积极性，对将来MIS系统的建成大有帮助。综上所述，建立办公自动化系统是符合企业当前实际需要的、符合企业发展需要的、符合现代化办公潮流的。它的建成将会提高企业办公效率、降低企业办公开支、提高企业信息化水平，并将标志着办公自动化水平进入国内先进水平的行列。

二、系统总体目标2-1通用性办公自动化系统必须适应从局机关到基层的各个单位横向及纵向之间相互关联的办公业务需要，满足各种办公业务的需要，满足各种不同职务的个人的办公需要，而不是针对某一单位或某一种业务流程或某一职务个人的系统，是面向整个企业的、各种办公业务流程的系统。它必须能适应各个单位各种各样不同的环境，符合国际标准，可以适应各种各样的计算机操作系统平台和网络平台，是一个开放的、可扩充的系统。2-2实用性办公自动化系统必须面向最终用户，以最终用户为主，做到操作简单方便，界面友好，业务流程合理，真正符合最终用户的实际需要。经过短期培训，在3～4个月的时间内OA系统可在全局范围内全面展开。2-3网络化办公系统要能够随着网络系统的建设，真正覆盖所使用单位和部门以至于覆盖全局的每个管理人员，使每个人都可以通过办公自动化网络和他人通讯、交流、协作，进行办公业务往来，查询各种企业信息。通过办公自动化网络进行信息的收集和存储，信息的处理和传输以及信息的发布和共享。2-4先进性办公自动化系统应采用国际先进的办公自动化技术，结合的实际情况，利用LotusDomino/Notes强大、快速的办公自动化应用开发工具，在1998年内把办公自动化系统建成为国内先进水平的系统，并且逐步向国际先进的办公自动化系统靠拢。2-5安全性信息共享、网络化办公必须保证信息的安全性，数据的丢失，信息的不安全将会给企业带来巨大的损失。LotusDomino/Notes提供强大的系统安全机制。一个分布系统的安全性的关键在于数据加密，Notes的加密技术基于RSA公共密钥加密技术，这是目前工业界唯一无法破密的加密技术。在此基础上，Notes提供四级安全措施：验证（用于任何一次用户访问），存取控制（七种访问级别，用于控制用户的访问权限），加密（用于网络、服务器、数据库、表单、视图以及文档甚至域），电子签名（防止别人假冒），保证系统的安全性。Notes还提供群集服务器功能（当一个服务器失效时，它的工作可由其它服务器完成），强大的复制技术用于数据的备份，保证数据和服务的高可靠性。在办公自动化系统的应用系统开发中，还必须考虑到数据的安全性，通过程序的手段控制不同用户的访问权限，保证应用系统的安全性。必须加强安全管理，建立健全的安全管理规章制度，保证数据和系统在物理上的安全性。2-6可扩充性办公自动化系统必须是开放的、规模可伸缩的、功能可以扩充的系统。LotusDomino/Notes是一个理想的信息容器，可以存储、传输和处理各种各样的多媒体信息如声音、图象、录象信息、影象信息、超文本等。利用LotusDomino/Notes的这种特点，可以方便地把多媒体功能加入到办公自动化系统中。LotusDomino/Notes完全支持Intranet/Internet标准，它的工作站也是Intranet/Internet浏览器，它的服务器也是Web服务器，通过它可以方便地组成企业Intranet/Internet网，开发Intranet/Internet应用，并且和Internet相连，从Internet上获取信息或者向Internet发布信息。

三、系统边界3-1职能边界从所属部门、基层单位及其各班组的日常办公事务活动。3-2地理边界覆盖局各办公大楼，全地区各局属单位。3-3功能边界本系统的功能包括了局内办公系统中的各项目，为各级部门和管理人员提供信息共享和数据一元化管理。按功能具体划分为收文管理、发文管理、会议管理、档案管理、公告栏、论坛、专题信息、电子邮件八个子系统，各子系统具体功能如下:3-3-1收文管理收文管理子系统用于对全局的收文进行管理，通过计算机网络完成文件的录入、传递、审批、发送和归档，即实现收文的电子批阅流程。此系统提供对收文批阅流程的可视化监控、有效的查询和统计手段，以及将文件按年度、分类号、保存期限、小类号进行归档。3-3-2发文管理发文管理子系统用于对全局的发文进行管理，通过计算机和网络完成文件的录入、传递、审批、发送和归档，即实现发文的电子批阅流程。此系统提供对发文批阅流程的可视化监控、代码管理、有效的查询和统计手段，以及将文件按年度、分类号、小类号保存期限进行归档。3-3-3本子系统主要用于用来完成组织会议、发送会议通知、撰写会议纪要、安排和落实会议待办事项、会议室管理等管理工作。3-3-4本子系统主要用于对全局的公告信息进行管理，提供一个发布各种诸如公告、通知、启事等公共信息的场所。上网人员只要在本系统中发布一项消息就可以通告内所有上网人员，上网人员也可以通过此系统浏览全局的所有公告信息。可以按照类型、时间、作者对公告信息进行查询。这样，可以及时地对公司内部的一些信息进行发布，方便局内人员进行信息交流。本系统可以按照信息分类建成多个专题，比如事故通报、大事纪要，个人信息公布等。3-3-5本子系统为每一个上网工作人员提供了电子邮件收发功能和日程安排功能。用户在此除了可以查阅、发送邮件外，用户还可以在此创建邀请、约会、事件或纪念日，并将其存储在您的日历中，对邀请对象发送通知，手动回复通知或按预先设定处理通知。也可以设置闹铃来提醒您约会、事件、或纪念日发生的时间。在查询时，可以用日历的形式为用户显示当天、一天、一周、两周、一月的日程；在创建新的日程安排时还可以查询别人的空闲时间，设置某日程别人是否可以查看到等。同时，由于整个办公自动化系统都将以电子邮件作为联系纽带，因此，这将是一般用户在本系统中主要的“办公室”。3-3-6本子系统为全局上网人员提供一个信息交流的场所，可以进行各种各样的问题的讨论，比如技术问题探讨、办公自动化系统使用经验交流等。围绕一个中心议题，每个上网人员都可以方便地发表自己的观点，了解他人的观点，可以针对他人的意见发表意见，是一个不受时间、地点限制的、理想的讨论场所。3-3-7本子系统主要用于对全局的各类文档进行分类管理，自动生成案卷目录、卷内文件目录和案卷封面，并可以打印案卷目录、卷内目录和案卷封面。同时提供对已归档文件的查询、借阅功能。3-3-8本子系统用于对各种专题信息如安全生产简报、供电信息、后勤简讯、行风建设简报和影像信息的管理。通过本子系统可以制作各类专题信息以及发送专题信息等。四、系统功能结构描述办公自动化系统办公自动化系统收文管理子系统收文管理子系统发文管理子系统发文管理子系统档案管理子系统档案管理子系统会议管理子系统会议管理子系统公告栏子系统公告栏子系统论坛子系统论坛子系统专题信息子系统专题信息子系统电子邮件子系统电子邮件子系统

第二部分概要设计系统的建设目标办公自动化系统的主要目标是在局内形成一个以网络技术为基础、计算机为手段、高度信息化的办公平台。将现行的手工操作为主的办公系统提高到这一平台，籍以提高管理效率和管理质量，将建设成为国内一流企业，为赶超世界先进的电力企业打下坚实的基础。系统性质分析办公自动化系统是一个社会—管理—技术系统，它涉及多学科领域，是集计算机技术、网络技术、系统集成技术、管理科学、档案学于一体的综合系统。因此，系统的实现需要供电局领导的大力支持和各方面专业人员通力合作。办公自动化系统是一个人—机的统一体，它是建立在现代的计算机通讯技术基础之上的，利用计算机作为辅助工具，完成各项办公工作。因此，系统要充分利用现有的计算机资源，发挥工作人员的主观能动性，才能提高系统的性能。由于手工作业中因客观条件限制，在实际的办公过程中存在一些不科学、不规范的管理方法，而且工作效率相对较低。因此，本系统的开发应奉行一切从实际出发的原则，以科学的态度对系统进行设计，体现现代化办公的特点。系统的开发方法和工具办公自动化的开发成功与否与采用的系统开发方法、工具有密切的联系。根据系统的实现目标和我公司多年的开发经验，对本系统的开发作如下分析：7-1以最终用户为主的开发方法系统开发的最终目的是面向最终用户，因此，系统的开发应以最终用户的需求为出发点，充分考虑他们的要求：使用部门的负责人和开发项目的负责人密切配合，保证项目开发的顺利进行。各职能部门的领导和有关业务人员应该积极参与系统设计和试运行。开发过程中，系统开发人员和最终用户应随时沟通，共同研究、互相督促。7-2系统开发工具通过对系统的实现目标和系统功能要求的分析，我们决定采用LotusNotes４.6(Domino4.6)作为开发工具。因为，LotusNotes是世界最先进的群件平台，全面实现对非结构化信息的管理和共享；内含强大的工作流软件开发环境；用文档数据库实现多媒体文档的管理，并支持客户机/服务器方式；可通过文档数据库在网络上存取、追踪、储存和组织信息,是群组协同工作和办公自动化的有力开发工具。同时它的DominoWeb服务器与Internet的结合非常紧密，同时具有强大的电子邮件功能，不但Notes用户之间可以方便地通讯，而且通过Notes的X.400、SMTP和cc:Mail网关，可以与其它邮件系统的用户通讯；并且提供了Web浏览功能，是一个适于交互式商业Web应用的开发环境，因此可以进一步开发出安全的、交互式Web应用。系统功能设计8-1收文管理子系统8-1-1系统描述该系统是办公自动化系统的一个重要的子系统，主要用于对全局的收文进行管理，通过计算机和网络完成文件的录入、审批、发送，并将文件按年度、分类号、保存期限进行归档。它是办公系统中很重要的环节，直接影响到办公自动化水平的高低。本系统按照文件的类型可以分为局办收文管理、党办收文管理、各个系统之间利用安全权限管理相互独立。由于局办收文和党办收文流程基本相同，下面以局办收文为例描述本子系统流程和功能。8-1-2业务流程图主管局长指示阅知局领导、阅知单位和承办单位局办主任主管局长指示阅知局领导、阅知单位和承办单位局办主任分办机要室秘书来文登记来文扫描和录入档案员归档承办单位领导填写承办结果阅知局领导和阅知单位领导阅后签字分办档案员归档承办单位领导填写承办结果阅知局领导和阅知单位领导阅后签字分办8-1-3功能说明来文登记由机要秘书登记，填写收文处理单。来文扫描和录入通过扫描仪把来文原文扫描成图片，录入到计算机中。收文流程依据实际业务流程，局办文书先把收文处理单和文件发往局办主任批办后，再发往主管局长批示，最后安排传阅和承办。收文查询在视图中可以按日期、文种、来文单位进行查询并可以指定时间段；利用查询按钮可以进行特定条件的组合查询。收文号管理收到来文的计数，可以对收文号进行修改。统计对公文的日收文数量进行统计，在此基础上进一步得出各时间段的统计数字，同时提供一些图形显示方式。打印可以用白纸或标准办公稿纸打印收文登记薄、收文处理单、文件传阅单、部门代码等。8-2发文管理子系统8-2-1系统描述本系统是办公自动化系统的一个重要的子系统，主要用于对全局的发文进行管理。通过计算机和网络完成文件的录入、审批、发送，并将文件按年度、分类号、保存期限进行归档。它是办公系统中很重要的环节，直接影响到办公自动化水平的高低。本系统按照文件的类型可以分为局发文、处室发文和分局发文。8-2-2发文业务流程8-2-2-1局发文业务流程发文人发文人起草发文填写发文处理单本部门领导进行审签填写意见局办主任核稿填写意见机要秘书给文件编号发送文件会办部门领导会签填写意见不同意返回发文人档案员归档8-2-2-2处室发文业务流程8-2-3功能说明发文生成发文拟稿人起草发文稿件，并填写发文处理单。其中，拟稿时可以采用WORD97进行。发文流程依据发文实际业务流程，文件拟稿人把发文处理单及发文件依次发往部门领导进行审签填写送审意见、局办主任核稿、局领导签发，机要秘书文件编号，最后发送文件。发文查询在视图中可以按日期、文种、发文部门代码或发文部门名称、签发人进行查询，利用查询按钮可以进行特定条件的组合查询。部门代码管理每个发文部门都对应着一个代码，并有发文文号，可以对这些代码和文号进行查询、增加、删除和修改。统计对公文的日发文数量进行统计，在此基础上进一步得出各时间段的统计数字，同时考虑提供一些图形显示方式。打印可以打印发文登记簿、发文正文、发文处理单、部门代码、纪要文稿等。除使用A4纸打印外，对特定文档可以采用标准办公用纸—带格式的稿纸进行打印。同时，在流程的每一步都提供打印功能，方便用户在必要时手工进行批阅流程，从而提高系统的灵活性，以下各功能模块中的打印与此相同。8-3档案管理子系统8-3-1系统描述本子系统主要用于对全局的各类文档进行分类管理，生成案卷目录、卷内文件目录、案卷封面，并可以打印案卷目录、卷内文件目录和案卷封面。另外提供对已归档文件的查询和借阅功能。8-3-2业务流程8-3-2-1归档业务流程档案员初始化归档光盘档案员初始化归档光盘档案员从收文库和发文库中把待归档文件保存到已初始化的归档光盘上，在档案库中生成归档文件的索引（条目）档案员档案员根据文件条目的年度、分类号、小类号组卷，生成卷内目录和案卷目录，并且可以调整条目档案员打印卷内目录和案卷目录档案员打印卷内目录和案卷目录8-3-2-2借阅业务流程借阅人查询档案条目借阅人查询档案条目寻找要借阅文件借阅人填写借阅申请单档案员档案员审查借阅申请借阅人阅读文件借阅人阅读文件归还文件档案员从光盘中把文件拷贝到档案库中领导领导审批借阅申请8-3-3功能说明初始化光盘把用来归档的光盘进行编号，并贴上标签，初始化用来保存归档公文文件的数据库。公文归档由系统或档案员自动定期从收文和发文库中提取待归档文件,把文件保存到光盘上的数据库中，在档案库中生成一个文件的条目，记录文件的简要信息如分类号、保存期限、年度、小类号、文件类型、文件标题、主题词、保存文件的光盘号等等，用于生成目录，供借阅人查询以及查找文件所处的位置等。当一个光盘满了以后，系统提示更换光盘。已归档文件查询文件归档后，在档案库中生成一个条目，包含文件的基本信息，借阅人可以可以按年度、文件种类、标题、收文来文单位、主题词、文号等查询公文，支持组合模糊查询公文。借阅管理借阅人查询已归档文件，生成借阅申请单，档案员和领导审批后，借出文件，系统自动查找存储文件的光盘号，并提示档案员放入相应的光盘后，把文件发送给借阅人，如果在规定期限内借阅人不归还，则自动取消借阅人的阅读权限。生成卷内文件目录按年度、分类号、保存期限和小类号自动生成卷内文件目录。生成案卷封面为每一个案卷生成案卷封面。生成案卷目录系统根据当前存在的案卷自动生成案卷目录。打印可以用白纸或标准办公稿纸打印案卷目录、卷内文件目录和案卷封面等。档案的销毁把到期的短期和长期公文文件从光盘中删除。8-4会议管理子系统8-4-1系统描述完成安排、组织会议，发送会议通知、撰写会议纪要，安排、落实会议决定事项，设置例会等功能。同时，还具有管理会议室、自动预定会议室、会议室占用检测冲突等功能。8-4-2业务流程8-4-2-1会议流程会议组织者会议组织者起草会议安排时间地点会议组织者设置例会生成一年内的所有例会会议组织者发送会议通知发送变动通知取消会议如果占用其它部门会议室会议组织者重新安排时间地点不同意会议管理员审批申请会议组织者会议组织者设置例会生成一年内的所有例会会议组织者发送会议通知发送变动通知取消会议如果占用其它部门会议室会议组织者重新安排时间地点不同意会议管理员审批申请会议组织者申请会议室领导审批填写意见纪要起草人起草会议纪要领导批示、修改纪要起草人起草会议纪要领导批示、修改纪要起草人发送会议纪要承办人填写承办结果8-4-3功能说明8-4-3-1安排会议起草会议安排：内容包括会议名称、会议时间、会议地点、主持人、承办单位、联系人、参加人员等。修改会议安排会议在尚未召开以前，均可以修改。送审会议安排把会议安排送给审批领导审批。审批会议安排：审批领导审阅会议申请后，作出批准或否决的决定，并且，可以附上意见，送还给报批人。会议申请如果被批准，可以继续流程；如果被否决，就变为“起草”状态。申请会议室如果占用其它部门的会议室，必须发送会议室申请到会议室管理员。审批会议室申请会议室管理员可以批准或否决，如果否决可附上原因，或者可以修改占用会议室的时间，回复会议组织者。8-4-3-2会议通知发送会议通知已经审批的会议，就可以发送会议通知到主持人、参加人员。变动通知已经发送通知的会议，如果时间地点变动，可以发送会议变动通知到会议参加人员。会议取消通知已经审批的会议安排，如果因故取消，可以发送会议取消通知到主持人、参加人员。答复会议通知收到会议通知的人员，应该给联系人回复能不能出席。会议通知答复查询为会议组织者提供参考信息。8-4-3-3例会设置如果会议定期召开，可以设置为例会。可以指定召开的周期或指定一年中例会召开的时间，提前发送通知的天数，系统自动生成一年中所有会议并预定会议室，并按照设置，由系统自动发送会议通知。8-4-3-4会议纪要对于有些重要会议（不形成局文的），主办单位需要整理会议纪要，系统提供了撰写、编辑、发送会议纪要的功能。每份会议纪要，在发送以前，只有签发、拟稿、打字、封发人员可以看见其内容，发送以后，接收到纪要的相关人员才可以阅读会议纪要。起草会议纪要拟稿人将会议纪要输入系统。内容包括纪要题目、纪要内容、纪要发至、纪要送至、批示领导、承办人等。批示、修改会议纪要会议纪要在发送以前，可以由拟稿人编辑、修改、领导填写批示意见或者修改纪要。发送会议纪要拟稿人在确认纪要无需修改后，可以把会议纪要送给相关人员。打印会议纪要在任何阶段，都可以打印会议纪要。8-4-3-5会议查询可以按时间、承办单位、状态、自己要出席的会议等查询。8-4-3-6会议统计可以按时间、承办单位统计。8-4-3-7会议室管理局内常用的会议室，应该作为会议管理系统内的会议室管理起来，以便安排会议的人员能够方便、迅速地选择会议时间、地点，以防多个会议的地点发生冲突。会议室的信息有会议室名称、可容纳人数、描述等。8-4-3-8会议室预定防止多个会议发生地点冲突，系统提供了会议室的自动预定功能。预定内容有预定人、预定日期、使用时间。系统在接受预定前，进行冲突检查。8-5电子邮件子系统8-5-1系统概述电子邮件子系统主要提供邮件的起草、发送、接收、回复等功能，另外提供活动安排的功能。8-5-2功能说明电子邮件提供电子邮件的收发功能。活动安排用户还可以在此创建邀请、约会、事件或纪念日，并将其存储在您的日历中。可以对邀请对象发送通知，手动回复通知或按预先设定处理通知。也可以设置闹铃来提醒您约会、事件、或纪念日发生的时间。活动安排查询可以用日历的形式为用户显示当天、一天、一周、两周、一月的日程；在创建新的日程安排时还可以查询别人的空闲时间，设置某日程别人是否可以查看到等。8-6公告栏子系统8-6-1系统概述本子系统提供一个发布各种诸如公告、通知、启事等公共信息的场所。上网人员只要在本系统中发布一项消息就可以通告内所有上网人员，上网人员也可以通过此系统浏览全局的所有公告信息。8-6-2功能说明创建公告信息每个上网人员都可以发布公告信息，并可以指定需要特别通知的人员，直接发送电子邮件告知。还可以在公告中嵌入多媒体信息。查询公告信息可以按类别、时间、作者查询公告信息。自动删除公告信息系统自动在公告发布者指定的时间删除公告信息。安全性控制使用者只能编辑、修改、删除自己发布的公告信息，只能查看别人发布的公告信息。8-7论坛子系统8-7-1系统概述本子系统为全局上网人员提供一个信息交流的场所，可以进行各种各样的问题的讨论，比如技术问题探讨、办公自动化系统使用经验交流等。围绕一个中心议题，每个上网人员都可以方便地发表自己的观点，了解他人的观点，可以针对他人的意见发表意见，是一个不受时间、地点限制的、理想的讨论场所。8-7-2功能说明创建主题每个人都可以创建一个讨论主题，发表自己的观点看法，供大家讨论。答复每个人都可以对主题或答复进行答复，发表自己的观点。匿名答复如果发表意见者不希望留名，可以匿名发表自己的意见。工作组讨论使用者在创建主题时，可以指定那些人员或部门可以参加本主题的讨论，并发送电子邮件通知有关人员。主题创建者还可以公开主题，供所有人员讨论。安全性控制使用人员只能编辑、修改和删除自己创建的主题和答复，只能查看别人创建的主题和答复。8-8专题信息子系统8-8-1系统概述本子系统用于对各种专题信息如安全生产简报、供电信息、后勤简讯、行风建设简报和影像信息的管理。通过本子系统可以制作各类专题信息以及发布专题信息等。其中影像信息专门用于发布影像或录像信息的。8-8-2功能说明创建专题信息专题信息主办单位人员可以创建专题信息，输入标题、内容，还可以用其它字处理软件或电子表格软件输入信息内容，然后引入到本系统中来。创建影像信息时，把影像文件引入到专题信息中。发送专题信息专题信息创建者可以指定专题信息的发送范围，并通过电子邮件发送专题信息给指定人员。查询专题信息拥有阅读权限的人员按专题信息的类别可以快速地查询各类专题信息。安全性控制只有主办单位的指定人员可以创建专题信息，并由创建者指定可以看到专题信息的人员，其他人员将不能看到专题信息。界面设计9-1概述系统界面是系统提供给最终用户访问系统功能和数据的界面，一个系统是否容易使用主要取决于系统的界面对最终用户是否友好、是否操作简便。办公自动化系统的界面设计遵循以下原则：面向最终用户真正满足最终用户的实际需要。不是功能和信息越多越好，而是提供最终用户真正需要的功能和信息。符合GUI规范图形化、风格统一、操作方法一致。界面友好最终用户易于理解和接受。操作简便操作过程尽量简单、方便。功能和数据集成最终用户可以在一个单一的界面中方便地访问各子系统的功能和数据，虽然这些功能和数据可能来源于不同的子系统和不同的数据库。9-2界面划分按最终用户的行政职务，可以把办公自动化系统的最终用户划分为局领导、中层干部，一般人员三个层次；按最终用户的系统管理职责，可以划分为系统管理员、子系统管理员和一般人员三个层次。虽然局领导、中层干部、一般人员对不同子系统的侧重点不同，但对每个子系统的使用权限、功能要求基本相同，因此不按行政职务划分不同的界面，而是提供统一的个人办公界面。对于系统管理员、子系统管理员，其对各子系统的使用权限、功能要求不同于一般人员，因此为他们提供各子系统专用界面，方便他们对子系统的管理。9-3个人办公界面个人办公界面面向一般用户（非系统管理员、非子系统管理员），为一般用户提供风格统一、操作简单方便、友好的用户界面。用户可以方便地访问办公自动化系统的各个子系统，获取各种各样的信息，帮助个人处理日常办公业务，提高工作效率。9-4子系统专用界面子系统专用办公界面面向子系统的管理员和系统管理员。其中收文管理子系统专用界面、发文管理子系统专用界面，主要面向机要秘书；会议管理子系统专用界面，主要面向局办秘书；档案管理子系统专用界面，主要面向档案室；其它子系统可以使用个人办公界面，不需要专用界面。

第三部分总体规划Notes系统总体方案办公自动化系统采用LotusDomino/Notes作为办公自动化系统平台，因此建立一个覆盖整个的Notes系统是办公自动化系统运行的基础。下图是Notes系统总体方案图。10-1Notes/Web服务器Notes/Web服务器采用LotusDomino/NotesServer.LotusDomino/NotesServer是Notes服务器和Web服务器的集成。通过Notes服务器可以为用户提供电子邮件和OA应用服务；通过Web服务器可以为用户提供Intranet/Internet应用服务。10-1-1局大院Domino/Notes服务器局大院的Notes用户数将达到近200个，这样规模的Notes系统最好采用多服务器的结构，以均衡负载，提高性能。在服务器中，按功能可分为应用服务器和邮件服务器。应用服务器提供办公自动化应用的访问和数据存储，邮件服务器负责电子邮件的通讯。各OA数据库应用一年的数据量估计如下：发文管理：<1G收文管理：1-2G会议管理：<100M档案管理：1-2G电子公告：

<50M论坛：<50M电子邮件：每个用户<10M专题信息：<1G接待：<50M总计一年的硬盘需求为4-7G，加上系统占用，建议容量为10G。Domino/Notes服务器机型选择建议采用IBMPCServer704作为Domino/Notes服务器.IBMPCServer704作为主服务器，它为每一处理器配置512KBL2高速缓存，可实现四路200MHzPentiumPro处理器并行工作的强劲功能，其主要配置如下：200MHzPentiumPro处理器最多可支持４个CPU的SMP功能高于60nsECC内存，标准配置为128MB，最大可扩展到2GB每个处理器带有512KBL2可回写式缓冲６个PCI/ESIA总线结构可选100/10Mbps高速以太网卡17个扩展托架可使存储容量扩充到54GB（包括12个热拔插托架）双SCSI-2Fast/WidePCI磁盘控制器和PCIRAID适配器(RAID型)8倍速CD-ROM驱动器随机配有ServerGuide服务器使用安装指南软件预装TME10NetFinity网络管理软件赠送LotusNotesIBMPCServer330作为邮件服务器，它提供了可选的热拔插机型和磁盘阵列机型，200MHzPentiumPro处理器，32MBECC内存系统，大型热拔插硬盘系统，9个32位适配器插槽，其主要配置如下：可选100/10Mbps高速以太网卡PentiumPro200MHz处理器支持2个CPU的SMP功能标准配置为32MBECCEDODIMM内存，最大可扩充到1GB每个处理器带有256MB或512KBL2可回写式缓冲PCI/ESIA总线9/10个扩展托架使内置存储容量可以高达27GBUitraSCSI-2Fast/WidePCI磁盘控制器和PCIRAID适配器(RAID型)支持40MB/s数据吞吐量８倍速CD-ROM驱动器随机配有ServerGuide服务器使用安装指南软件预装TME10NetFinity网络管理软件11.赠送LotusNotesDomino/Notes服务器操作系统选择服务器操作系统选用WindowsNT4.0,安装LotusNotes4.6DominoWebServer软件。10-1-2县分局Domino/Notes服务器区县分局的情况和局大院的情况相似，只是规模相对小一些，建议采用IBMPCServer330作为Domino/Notes服务器。10-2Notes/WebClientNotes/WebClient是NotesClient，它内置Web浏览器，因此也是一个WebClient。NotesClient要求486或以上PC，内存最好16M以上，因此建议采用586PC，内存16M，硬盘1G。由于NotesClient内置的有Web浏览器，因此不需要另外购买Web浏览器。操作系统可以采用Windows3.x和Windows95，推荐使用Windows95，Windows95强大的连网能力和易用性是Windows3.x不可比拟的。工作站是586微机，内存不小于16MB，磁盘容量建议不小于1GB。工作站数量决定使用计算机的岗位数，最好为每个工作人员配一台。此处推荐的机型是IBMPC300GL.它配备了Wake-on-LAN功能的内置以太网卡，支持DMI2.0标准接口的BIOS，并能够进行远程开机／关机控制，远程维护，软件集中开发等高级网络管理，同时自动识别连接在网上计算机的型号，配置软件和元件序列号等数据，其内存是16MB，2.5GB硬盘，Pentium133MHz、166MHz处理器，支持MMX技术。10-3移动用户和拨号服务器移动用户或远程用户可以通过公用电话网连接到Notes系统中来，在用户端需要Modem和访问公用电话网的手段如电话线或手提电话。服务器端可以有两种方式：一是Notes服务器连接一个Modem，通过电话线接入公用电话网，Notes用户可以拨号进入Notes系统，这种方法的好处在于安全性较高，只有登记的Notes用户可以而且只能连接到Notes系统中，安全性由Notes系统控制。缺点是远程用户只能访问Notes系统，不能访问其它网上资源，同一时刻只有一个远程用户可以连接到Notes服务器，并且对Notes服务器的性能有较大影响；二是采用远程拨号服务器，远程用户通过公用电话网拨通拨号服务器后，可以通过拨号服务器连接到局大院局域网中，访问网络上的任何资源。这种方法的好处是远程用户不但可以访问Notes系统，还可以访问其它网络上的资源，并且同一时刻允许多个远程用户同时访问网络资源，而不会影响系统的性能。缺点是安全性不高，虽然拨号服务器提供了安全控制，但安全级别不高，一旦非法用户通过了拨号服务器的检查，它就可以访问网络上的任何资源，虽然每个系统都有自己的安全控制，但暴露在非法用户面前将是非常危险的。补救的办法是可以指定远程用户只能访问Notes服务器，这样安全性就有了保证，虽然和第一种方法一样只能访问Notes系统，但它允许多个用户同时访问，并且不会影响Notes服务器的性能。推荐使用拨号服务器。10-4各Notes系统之间的连接Notes系统包括局大院Notes系统和各区县分局Notes系统，各系统之间通过公用电话网相连。公用的办公自动化应用、共享的数据库信息，由服务器之间通过Notes无可比拟的数据库复制技术在各个Notes系统中保持一致，这样既提高了Notes用户的访问速度，又实现了信息共享。以公告栏为例，可以在局大院和各分局的服务器之间建立复制关系，Notes系统会自动维持电子公告数据库的一致性，当一个地方的数据库发生变化，这个变化会被传播到其它地方的同一数据库中，并且只有变化会被传播。变化的最小单位是”域”。也就是说一个文档如果只有一个域发生了变化，只有这个域变化会被传播到其它地方，而不是整个文档。这就大大提高了复制效率。不论用户位于哪个地方，他都可以和其它地方的用户通过电子邮件通讯，本地Notes服务器会自动转发电子邮件。

第四部分系统的投资概算和效益分析系统软件：（推荐使用）Domino510userstarterpack(10用户)内容包括：1DominoServer+1Designer+9NotesClient价格：35200元办公自动化软件系统名称基本数（套）基本费用（万元）费用预算（万元）公文管理13.53.5会议管理122档案管理133日常办公133合计11.5专用管理根据需求调研协商解决第五部分系统实施方案一、Notes系统设计包括域的划分、网络的划分、命名规则、安全性设置等Notes系统的设计。二、市局Notes系统管理员和开发人员的培训由LotusNotes对市局的人员进行Notes系统管理培训和开发培训，时间为7天。三、分局Notes系统管理员培训由软件公司对各分局(每分局1~2人)进行Notes系统管理员培训，时间为5天。四、安装办公自动化试运行系统总部安装Notes服务器，选择局办、党办作为收文管理子系统的试点部门，档案室作为档案的试点部门，选择另外1~2个处室作为发文管理子系统的试点部门，各相关部门作为专题信息子系统的试点部门，在这些部门安装1~2台工作站。选择一个分局作为试点分局，在该分局安装一台Notes服务器和5~10台工作站，建立分局的会议、收文、发文、档案和其他系统。五、办公自动化系统试点和完善在各试点部门和分局运行，提出修改完善意见，对办公自动化系统进行修改完善。在此期间，完成办公自动化系统使用手册的最后定稿。六、办公自动化系统培训和推广印发使用手册，对不同使用人员进行不同培训。在局大院所有部门安装工作站，在一部分分局安装服务器和工作站，办公自动化系统正式使用。附录B：LotusNotes简介公司总部美国麻省波士顿市剑桥区全球员工约6000人中国员工约40人中国组织销售及市场、技术支持、培训和产品开发Notes全球用户超过10000家企业用户，全球最大的500家企业有423家使用NotesNotes全球安装量超过900万（至1996年底）Notes在中国用户超过500家政府及企业级用户Notes在中国的安装量超过30000套Notes部分中国用户国务院办公厅、信息产业部、劳动部、公安部、国家信息中心、中国人民银行、中国工商银行、中国银行、中国人民银行保险公司、中国石油化工总公司、中国化工进出口总公司、中国五金矿产进出口总公司、广东发展银行、深圳招商银行、广东进出口商检局、广东邮电管理局、福建省人民政府、四川省人民政府、上海市政府、浙江省政府、杭州市政府、宝钢、上海金山石化总公司、上海市邮电管理局、中国太平洋保险公司Notes合作伙伴中国60多家，全球超过8000家Notes开发力量全球超过1000位工程师长期投入研发Notes营销目标1997年底全球超过1800万套安装量Notes策略1领导Internet/Intranet大趋势2客户信息系统最佳平台3继续领导群件的标准和发展cc:Mail状况为全球最大安装量的E-Mail系统

附录C：LotusNotes/Domino与企业信息网传统信息技术的局限性在现代意义上的电子数字计算机问世以来的半个世纪的时间里，信息技术的发展经历了三个主要阶段：以大型机为中心的计算；以微机为中心的计算；以网络为中心的计算。所谓的传统信息技术，主要指以大型机或微机为中心的计算模式，具有以下的特点：数据具有严格的结构，主要储存在关系数据库中；应用系统建立在某种规范的计算模型之上；“信息处理”实质上是以数据为中心的计算；“信息系统”的适用范围局限在部门内部，甚至局限于个人。这种信息技术虽然提高了许多事务处理工作的生产效率，但也存在不少问题，因而制约了信息技术应用的广度和深度。概括起来，主要问题有：信息衰减。由于大量数据均有严格的数据结构并依赖背后的模型，因此，一旦脱离这样的环境，就难以解释其意义。例如，某一业务部门的数据很难被其它部门或领导部门理解。这样，信息的应用价值就被打了折扣。信息表达问题。现实世界中许多信息并不具有结构化的特点，有效地管理和利用这类信息，是企业信息技术应用向深层次发展的瓶颈问题。通信和信息共享问题。通信的实质是大范围的信息共享，由于大多数电子邮件系统仅仅提供了信息传输，缺乏信息利用和开发功能，大大抑制了企业的通信设施的潜在效能。协调问题。高度经济的发展，要求企业打破部门间的限制，更多地进行协作和协调性工作。由于不同业务部门的工作习惯和工作流程都不尽相同，迫切需要在企业级进行信息集合，并以此为基础调整和协调企业行为。认识企业信息网网络技术的出现和普及，为突破传统信息技术的局限性，提供了技术上的可能性。以网络技术潜在的价值和作用来看，人们有理由称其为一场革命。经历了令人目眩的演变以后，这场网络革命给信息界提出了一个统一而又明确的目标——建立企业信息网。定义企业信息网【定义】使用标准的Internet/Web协议（如TCP/IP作为通讯协议，HTTP作为文件服务和传输协议，SMTP作为邮件传输协议，HTML作为数据描述协议）构建的企业级信息集成和信息服务的信息设施，就是企业信息网。企业信息网的两层含义由上述定义可以看出，企业信息网包括了两层重要的含义：（1）符合标准。事实上，这是构造企业级网络系统的基本原则。无论在大型机时代还是在微机时代，由于机器的体系结构，操作系统，通讯协议，数据结构以及应用系统的数据对象等方面存在着较多的差异，给信息工作的开展和普及设置了重重障碍。因此，建设企业信息网不能重蹈这样的覆辙，应建筑在符合标准的跨操作系统平台和通讯协议的基础之上。（2）企业级信息的集成，包括采集、开发、使用和管理。这是构建企业级网络系统的重要目标。另外，考虑网络通信功能时，一定要结合通信的对象、通信的目的和通信的应用进行考虑。通信的对象。不仅包括电子邮件和信函，而且应当包括应用系统产生的报表和数据文件，包括涉及到人员和部门的工作和事件的状态和流程。总之，通信的对象应当包容企业的各类信息和信息流程，使人们在通信过程中，明了企业当前的运作状态和未来的发展趋势，使信息直接为决策服务。通信的目的。不仅为了提高信息传递的效率，通信还应当使得人们可以跨地域和时间来实现信息共享和交流。显然，单纯的电子邮件系统无法胜任这种要求。通信的应用。应当使“通信”和“计算”两大功能相结全，这种结合将使信息工作和信息应用达到前所未有的高度，并大大提高企业的生产效率。深入的应用将涉及企业的战略级工作过程，包括综合的信息服务系统、决策支持系统、工作流程的自动化和各类业务工作的协调等。企业信息网的作用企业信息网在企业信息工作现代化的进程中，将扮演核心的应用。我们可以围绕以下几个方面认识和理解企业信息网的作用。信息收集和存储由于企业信息网的连接能力（可以连接企业几乎所有的计算机）和数据包容能力（可以识别和集成广泛的数据对象），它将构成企业事实上的信息存放和访问中心。当然，这可能仅仅是一个逻辑上的中心，实际上数据可以分布存储在不同的地点和不同的物理载体之上，但对于企业网的用户来说，可以透明地访问任何一类信息，就象它们存储在手边一样。信息处理和传输如前所述，和“计算”的结合是释放“通信”的潜在价值的必由之路。大量事实表明，在浏览和查询的同时提供信息操作和处理能力，是影响到企业网应用前景的关键所在。因此，企业信息网必须在提供信息传输服务的同时，具有信息处理的能力。这是问题的一个方面。另一个方面，为了保护企业过去在信息技术上的投资，企业信息网还应当兼容企业已有的信息系统（即所谓的LegacySystem），如基于关系数据库的应用系统等。信息发布和共享标准的企业信息网应当具有向企业外（如通过国际互联网Internet）或企业内用户发布信息的功能。作为企业战略级的信息基础设施，企业网在提供信息共享服务的同时，应当可以实施灵活的安全和加密策略，限制信息的作用范围和用户访问、加工等操作的权限。为什么采用LotusDomino/Notes建设企业信息网LotusDomino/Notes功能概述LotusDomino/Notes是一个典型的群件和交互式的Web服务器。它的主要功能可以概述为：电子邮件和文件传输。LotusDomino/Notes是一个客户机/服务器结构的通信处理软件，它在提供通信服务的同时，还具有管理、开发和数据集成的功能。文档数据库系统。LotusDomino/Notes是一个文档数据库管理系统。一方面，它突破了传统的关系数据库在数据表达和数据操纵的局限性；另一方面，它借鉴了关系数据库系统管理数据的技术，可以以较高的效率管理象文档这样的非结构化或多媒体信息。工作流自动化的实现工具。工作流自动化是信息技术的崭新的应用领域，事实上，这也是克服传统信息技术局限性的突破口。国内外用户的实践经验表明，LotusNotes是实现工作流自动化的理想平台。许多诸如协同工作、信贷业务追踪和网络环境下的办公自动化这样的传统信息技术无从着手解决的应用问题，在LotusDomino/Notes面前，都可迎刃而解。交互式的Web服务器。LotusDomino/Notes完全支持Internet标准，可以发布或浏览Web信息。此外还提供扩展功能，支持交互式Web开发和与现有的关系数据库及数据库应用系统的集成。网络应用的开发平台。lotusDomino/Notes提供了一整套面向网络应用的开发工具。其中包括：数据库、表单、视图和字段的设计；可视化的导航器的定制；定义查询和检索机制；设计和实现基于应用逻辑的安全和加密策略；@宏公式语言；面向对象的高级编程语言LotusScript，等等。数据连接和访问中心。LotusDomino/Notes不是取代传统的关系数据库技术，而是对其功能的补充和完善。因此，它提供了众多手段集成企业的其它信息来源。支持OLE、OCX和NotesFX等数据交换标准，可以与桌面应用软件集成；通过ODBC或专有的附加产品NotesPump可以与关系数据库集成；通过NotesFaxServer或PhoneNotes可以与传真机或电话机上的信息集成；通过对MAPI/VIM/SMTP等协议的支持，可以与其它邮件系统如MSmail、cc:Mail、POP3等集成；通过CICS/MQSeries网关可以与大型交易系统集成，等等。复制和分布计算/移动计算。LotusDomino/Notes提供了业界领先的复制技术，通过这种技术，企业可以在集中和分布之间进行灵活的折中，并较好地解决了移动计算（即外出办公）问题。LotusDomino/Notes与企业信息网通过比较和分析，我们认为LotusDomino/Notes是构建企业信息网的理想平台。对于这个问题的技术讨论可以围绕以下几个方面：LotusDomino/Notes可以连接几乎所有的计算资源并屏蔽了后端的差异。在服务器端它可以运行在IBMAIX、HP-UX、SUNSolaris、WindowsNT、ALPHANT、OS/2Warp、NetWare和Win95之下。这样就保障了它可以连接从高端到低端的各种计算设备。由于Lot