第四课通知通报

第四课通知通报

知识目标

了解通知和通报两种文种适用的场合

掌握通知和通报两种文种的写作格式技能目标

能够根据具体情况确定是否可用通知或通报行文

能够写出格式规范、事项明确、语言简洁的通知

能够写出格式规范、缘由清楚、分析到位的通报12任务1-1通知与通报写作学习目标导入新课：在国家行政机关、人民团体、企事业单位的公务活动中，通知起着承上启下、联系内外的“传达”和“领导”作用。它的适用范围十分广泛，不受机关或组织性质、级别的限制。与其他指令性公文相比较，显得灵活简便。掌握其写作方法，具有一定的实用价值。一、通知的概念与类型1.通知的概念通知是“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”的公文。2.通知的类型指示性通知颁转性通知周知性通知会议通知

指示性通知指示性通知：用来阐述政策、布置工作、答复询问等，带有指令性。例如《国务院关于切实减轻农民负担的通知》、《上海市政府关于严格控制征用郊区土地的通知》指令性很强，具有很大的权威性。例文是一则指示性通知，它用于布置下级机关正确进行某项工作颁转性通知颁布行政法规和规章，转发上级机关和不相隶属机关的文件，印发（发布、颁布）本机关的文件，批转下级机关的文件，用颁转性通知。批转性通知关于批转工商局关于做好《中华人民共和国合同法》贯彻实施工作意见的的通知评价：这是一则批转性通知。上级领导机关对下级机关的来文，审查批准，认为行政措施需要有关部门和下级机关贯彻执行，于是发批转通知。周知性通知（知照性通知）向有关单位告示情况，但不要求受文单位具体完成什么任务。如任免人员，设置或撤销机构、扩展、缩小或中直机关的某种职权，发行债券，更换印信等。作用：打招呼。说明要注意“什么”即可，不必解释“为什么”任免聘用的通知：案例3是一则任免通知这是一则任免通知，内容明确，事项具体，用语得体。会议通知也属于周知性通知但是由于在日常工作中广泛使用，因而有其特定的内容，故而单设一类。作为公文性质的会议通知，与机关、团体、企事业单位内部写出的一半性质的会议通知有所不同，后者不能出机关大门、无编号、不存档，写法上可不写主送单位，简单明了即可。印发：本机关制定的非规章类文书如计划总结领导讲话稿。颁布：指省人大、省人民政府制定得较为重要的法规或规章，发给下级机关执行的文章；发布：领导机关公布所制定的一般规章，要下级机关执行的公文关于印发《广东省碧水工程计划》的通知

各市、县、自治县人民政府，省府直属有关单位：《广东省碧水工程计划》业经省人民政府同意，现印发给你们，请结合本地本部门实际认真贯彻落实。碧水工程计划是贯彻可持续发展战略的一项跨世纪宏伟工程，各级人民政府和有关部门必须高度重视，加强领导，采取坚决措施，确保计划按期完成。实施过程中有任何情况和问题，请迳像省环保局反映。省环保局要会同有关部门及时检查督促，并将有关情况报告省政府。××省人民政府二OO四年六月十一日评价：这是一份印发通知。《广东省碧水工程计划》是机关事务文书，属于本机关的非规章类文书，印发下去要求下级机关执行。通知正文仅仅一段，却包括三个层次：一是表明该计划已经省人民政府批准，二是现将它印发下去，三是提出执行希望，而且做出了强调。国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知各省、自治区、直辖市人民政府、国务院各部委、各直属机构：

现发布《国家行政机关公文处理办法》，自2001年1月1日起施行。1993年11月21日国务院办公厅发布、1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时废止。

中华人民共和国国务院二OOO年八月二十四日评价这是一则发布性通知。《国家行政机关公文处理办法》是国务院制定的行政法规，由于该法规涉及机关办公部门，而且未设置罚则内容，所以不用颁布性通知。通知行文简洁，直叙通知事项。颁布《广东省关于铺设海底电缆管道管理办法》的通知各市、县、自治县人民政府，省府直属有关单位：现将《广东省关于铺设海底电缆管道管理办法》发给你们，请认真贯彻执行。（三）通知的特点（1）广泛性。通知既可用于布置工作、传达重要指示，也可以用于告知各类事项。不受发文单位性质、级别的限制，各级各类企事业单位都可以使用。（2）时效性。通知有明显的时效要求，要求办理的事项需在规定的时间内完成。1、法律有广义、狭义两种理解。广义上讲，法律泛指一切规范性文件；狭义上讲，仅指全国人大及其常委会制定的规范性文件。在与法规等一起谈时，法律是指狭义上的法律。

2、法规，在法律体系中，主要指行政法规、地方性法规、民族自治法规及经济特区法规等。法规即指国务院、地方人大及其常委会、民族自治机关和经济特区人大制定的规范性文件。

3、规章是行政性法律规范文件，之所以是规章，是从其制定机关进行划分的。规章主要指国务院组成部门及直属机构，省、自治区、直辖市人民政府及省、自治区政府所在地的市和经国务院批准的较大的市和人民政府，在它们的职权范围内，为执行法律、法规，需要制定的事项或属于本行政区域的具体行政管理事项而制定的规范性文件。法律和法规的区别主要在于制定机关的不同，一个是全国人大及其常委会，一个是国务院或地方人大等机构。再次，其效力层次也是不同的，法律的效力大过法规的效力。（一）通知的主体结构形式

1.标题+主送机关+正文+附件+成文日期+公文生效标识（+附注）

2.通知正文结构形式：开头+主体+结尾+结束语（二）通知的主体的写法

1、标题

（1）完整式标题格式：发文机关+介词（关于）+事由+文种如：《莫森公司关于全面推行“5S”管理的通知》

(2)省略式标题格式：介词（关于）+事由+文种如：《关于全面推行“5S”管理的通知》

2、主送机关主送机关就是文件的发送对象，即文件的承办、执行机关。主送机关可以是一个或几个，如果发送对象范围很广可以使用抽象概括的泛称。

3、正文

正文一般由开头+主体+结尾+结束语四部分组成。

（1）开头.主要表明通知的缘由、目的、意义等。缘由一是上级或本单位领导的指示；二是客观情况的需要。常用“为……”、“为了……”这样的目的句开头，以“现将……通知如下：”这样的承启语结束，引出主体。（2）主体。主体部分写具体事项，（3）结尾。结尾部分写执行要求或希望，（4）结束语常用“特此通知”等惯用语作结尾。通知正文特殊写法

（1）批转、转发、印发性通知正文写法。

这类通知多用于国家机关，而企业中用得较少。正文包括三个层次：第一是批语；第二是写批转、转发或印发的规章或文件；第三是提出要求。没有单独的开头和结束语。例：批转性通知正文写法。各市、县、自治县人民政府，省府直属有关单位：现将省文化厅《关于贯彻实施<XX省营业性歌舞娱乐场所管理条例>意见》批转给你们，请认真贯彻执行。

（XX省人民政府公章）二00二年一月二十一日

（2）事项性通知正文写法。

开头写缘由、目的、意义等；主体一般包括：具体的事项或工作任务；结尾写执行要求。多用“以上通知，望认真贯彻执行”、“特此通知，望认真贯彻执行”等。有些事项性通知也没有单独的结束语。（3）会议通知正文写法。。正文一般由开头+主体+结尾+结束语四部分组成。

开头。写明召开会议的原因、目的、名称、会期与地点。

主体。应写明召开会议的议题、日程、具体时间与地点、报到时间与地点、出席人员、需准备的材料、联系方式等。

结尾。有的提出要求，有的没有单独结尾。

结束语。一般写“特此通知”。

注意：会议通知一般有附件和附注；会议通知正文的写作要求：明确、具体、周密。

（4）任免通知。写法比较简单，开头用一句“经XXXXX会议研究决定：”然后转段写上任免人员的姓名和职务即可。例：XX总公司关于XXX等同志的任免通知各分公司、事业部，总公司直属各部门：经总公司办公会议研究决定：

XXX同志任总公司办公主任，免去其销售部经理职务；XXX同志任总公司财务总监，免去其财务部经理职务；XXX同志任总公司销售部经理，免去其XX车间主任职务；XXX同志任总公司财务部经理。特此通知。

（XX总公司公章）二00九年一月八日

4、成文日期

成文日期，又叫署时，是指公文生效的法定时间。一律用汉字的小写数字，写全称。不得用汉字的大写数字和阿拉伯数字书写。如：“二00九年一月八日”。单一机关发文成文日期右留空4个字；两个单位联合发文成文日期左右各留空7个字。

5印章或签章

即是公文生效标识。印章是组织的公章；签章是组织负责人的签名章。在我国国家主席、中央军委主席、各级政府首脑、政府部门首脑发布命令采用签章，不盖公章。

印章的使用有如下情况

（1）单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm~4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。1行之内，端正、居中，下压成文时间，印章用红色成文日期加盖机关公章，端正居中，上不压正文，下不压底线，骑年盖月。（2）联合行文印章

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期；只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐；两印章互不相交或相切，相距不超过3mm（见样板六）。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，把印章加盖其上；主办机关印章顺序在前；每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

6附注公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。附注一般是对公文的发放范围，使用时需注意的事项加以说明，如“此件发至县团级”、“此件可见报”等；《办法》还规定：写“请示”时，要在附注处注明联系人的姓名和电话。（三）通知的写作要求

1、明确用途，采用与之相应的写法。通知使用频率很高，应用范围广泛，不同场合写作方法各有不同。因此，写作时必须首先明确其用途，然后才能有针对性地选择与之相适应的写法进行写作。

2、通知事项的表述要条理清楚、明确具体、便于理解和执行。通知事项的表述是写作的重点，告知有关事项的信息是所有通知的共同点。单纯知照性信息的表达要求完整、准确、具体。布置工作类的信息因为内容较为复杂，又需要办理和执行，因此，在表达上需要有条理地分条列款，明白无误地提出工作任务、措施和要求，便于受文单位具体操作。项目任务背景

珠绅服装有限公司是东莞一家出口加工型制衣厂，2009年1月4日上午，副经理王强给秘书徐素娟交代了两件事情，让她去处理：

1、公司确定春节放假时间为1月15日（腊月二十）至2月10日（正月十六），各部门要做好放假前的工作安排，检查电脑、电源、门窗等安全问题。1月11日下午举行公司新春团拜会，团拜会分为总结表彰、游戏竞赛、晚宴三大活动板块，8日前各部门将2008年年度总结交到公司办公室。上述事项需告知各部门做好准备。

2、2008年12月19日一车间生产阿莲牌上衣的帽子进入水洗帽子工序时，500条帽子绳缠绕，操作工王田丽没有一件件地解开，而是直接剪断绳子，而当时已经没有辅料再做绳子，导致大批货物无法如期交付。这件事由于操作工一心图快，为简单省事，马虎处理，终酿成质量事故。为此，公司决定扣该操作工工资200元，并把此事作为教训告知每一位操作工，引起重视，以此为戒。写作任务

1-1-1通知写作

明确写作任务

要完成王经理交办的第一件事情，徐素娟秘书需要以公文的形式起草一份通知，经审核后，印发给有关部门，吿知各个部门做好放假前的工作安排。一、任务分析一、国家行政机关公文概述（一）公文概念1．广义的公文概念广义的公文是指社会组织用于公务上的文书，简称公文。2．狭义的公文概念狭义的公文是指法定公文，俗称文件，是国家机关以法规形式确立、为处理机关公务、具有特定格式和处理程序的文书。相关知识拓展我国主要有五种（1）由中共中央办公厅1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》规定的16种党的机关公文；（2）由国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》规定的13种国家行政机关公文（2001年1月1日施行）；（3）由全国人大常委会办公厅2000年11月15日印发的的《人大机关公文处理办法》规定的19种人大机关公文；（4）由中央军委办公厅1992年3月30日印发的《中国人民解放军机关公文处理条例》规定的13种军队机关公文；（5）由最高人民法院1996年4月9日印发的《人民法院公文处理办法》规定的13种人民法院公文。（二）国家行政机关公文概念国家行政机关公文（包括电报，下同）是指国务院和地方各级人民政府，在行政管理过程中形成的，具有法定效力和规范体式的文书。国家行政机关公文是依法行政合进行公务活动的重要工具。2．按行文方向划分有三大类（1）上行文：请示、报告、意见、会议纪要；（2）平行文：函、议案、意见、会议纪要；（3）下行文：命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复、意见、会议纪要。3．按紧急程划分（1）特急件；（2）急件；（3）平件。（电报分为：特提、特急、加急、平急）4．按秘密等级划分：绝密文件、机密文件、秘密文件、普通文件。（四）国家行政机关公文特点1．鲜明的政策性；2．法定的权威性；3．广泛的实用性；4．确定的对象性；5．严格的体式性；6．规范的程序性。（五）选择、决定公文文种的依据1．公文的内容和目的。2．发文机关的权限。3．发文机关与受文机关之间的关系。通报

（一）通报的涵义和用途通报适用于—表彰先进，批评错误；传达重要精神或者情况；通报属于下行文。是宣传教育，通报信息的文种。一般性质的好人好事，批评一般性质的错误，发内部简报表扬。如先进事迹比较典型，错误性质比较严重，就需发通报。告知下级机关某信息或执行某事项，一般可用通知，要较大范围地“传达重要精神或者情况”则应发通报。通报的3个作用：嘉奖作用；告诫作用；交流作用。（二）通报的特点内容的真实性；真实是通报的生命，是制发通报的重要前提。作用的双重性；通报具有两个作用：一是教育作用；二是交流作用。行文的时效性。先进事迹、典型经验、重要情况，及时通报才能更好地推广，更好地发挥其作用；坏人坏事，反面典型，及时通报，才能更好起到警示作用，以杜绝类似事件的发生。（三）通报的类型表彰性通报；具有典型意义的先进事迹和好人好事的通报。批评性通报；能普遍产生鉴戒作用的单位或个人的通报。情况通报。传达重要精神或重要情况，起到交流情况，沟通信息，以促进工作的通报。四、通报的结构和写法（一）标题标题通常由三个要素构成：发文机关、事由和文种。也有的只写“通报”二字。（二）正文不同的通报类型，其正文的写作内容各不相同。表彰性通报；正文内容包括：（1）叙述先进事迹，包括时间、地点、人物、事迹、怎么做及其结果；（2）对先进事迹进行分析、评议，指出其典型意义，或概括主要经验；（3）提出表彰决定；（4）提出希望和学习号召。批评性通报；正文内容包括：（1）叙述事故或错误事实的经过情况、时间、地点、事故及其后果等；（2）对事故进行分析评议，分析事故发生的原因，指出事故的性质及其危害；（3）提出处分决定；（4）引申出应当吸取的经验教训，有的放矢地提出希望和要求。情况通报；正文内容包括：（1）概括叙述情况；（2）分析情况；（3）针对情况提出希望和要求。（三）落款写上发文机关和发文时间；如果标题中已有发文机关，且时间已标注在发文机关下面，则不再落款；普发性通报可不写抬头。非普发性通报得写抬头，相应，发文机关和时间则在落款处写。五、注意事项撰写通报前一定要做好调查研究,核实事件细节，实事求是，以免发文后被动、失信；叙述典型事实要准确、平实、简明；讲究时效性，及时行文；写好对事项的“分析”、“评议”；“分析”、“评议”是最能体现作者思想水平、写作水平的所在，要注意将人和事上升到较高的层面来认识，切忌就事论事。通报的决定事项不能与事实、政策相抵触。××省化工总公司关于授予张×ד优秀员工”荣誉称号的通报各分公司、总公司各部门、各直属机构：

张××同志是××分公司所属天宏化工厂管道维修工人，共产党员。今年8月12日上午8时30分，该厂成品车间后处理工段油气管道突然爆炸起火。正在利用公休日清理夜间施工现场的张××被爆炸气浪猛烈推倒，头部、右臂和大腿等多处受伤，鲜血直流，鞋子也被甩出很远。在这危急关头，张××强忍剧痛，迅速爬起来，顾不得穿鞋和查看伤势，踩着玻璃碎片，冲入烈火之中，迅速关闭了喷胶阀门、油气分层罐手阀、蒸汽总阀。接着先后用了10余个干粉灭火器扑救颗粒泵、混胶罐等处的大火，在随后赶来的保安人员的援助下，共同英勇奋战十余分钟，最终将大火全部扑灭，避免了火势的蔓延。张××同志在身体多处受伤、火势凶猛并随时可能发生更大爆炸的万分危急关头，将个人生死置之度外，果断处理突发事件，为遏制火势蔓延，防止事故扩大，减少国家财产损失，作出了突出的贡献。他的行为体现了为保护国家财产和人民利益而置个人生命安危于度外的崇高精神品质。为了表彰张××的英雄行为和崇高的革命精神，总公司研究决定：授予张×ד优秀员工”荣誉称号，将张××奋力灭火的英勇事迹通报全公司，晋升二