银行培训课件：公文写作基础与错例分析

公文写作基础与错例分析1

目录

2一、公文种类二、行文规则三、公文起草四、错例分析五、常用格式第一部分公文种类32012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅颁布《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）。2012年7月1日施行。公文种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。第一部分公文种类41.决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。2.决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3.命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布实施重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。4.公报：适用于公布重要决定或者重大事项。5.公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。第一部分公文种类56.通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项。7.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。8.通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。9.通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。10.报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。第一部分公文种类611.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。12.批复：适用于答复下级机关请示事项。13.议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。14.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。15.纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。第一部分公文种类7我行常用公文种类：下行文：决议、决定、通告、通知、通报、批复、纪要、意见（也可用于上、平行文）上行文：报告、请示平行文：函第一部分公文种类8近似文种决议与决定：主要区别是是否经过会议集体讨论并表决通过。公告与通告：使用者、发布内容、公布范围上有区别。通知与通告：主要是适用对象有区别。第一部分公文种类9近似文种通知与通报：内容的侧重点不同。请示与报告：对上级要求、行文时间、行文目的不同。请示与函：行文时间、方向、功能、结果上有区别。第二部分行文规则10

行文关系是各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。一般可分为相互隶属关系，平行关系，不相隶属关系。

第二部分行文规则11上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、公告、通告、通知、通报等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。第二部分行文规则12行文总规则

1.行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定。3.一般不得越级行文。特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被超过的机关。第二部分行文规则13向上级机关行文规则

1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关或同级机关，不抄送下级机关。

2.请示事项，应当提出倾向性意见后上报。3.请示应当一文一事。不得在报告中夹带请示事项。

4.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

5.受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时营抄送另一个上级机关。第二部分行文规则14向下级机关行文规则1.主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。2.总、分行综合管理部根据授权，可以向总、分行部门，分、支行行文，其他部门不得向同级部门、分支机构发布指令性公文或者在公文中向同级部门、分支机构提出指令性要求。3.涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文。第二部分行文规则15其他行文规则

1.同级机关必要时可以联合行文。

(1)机关行政层级应相当。层级指同一管理层级，如总行层面为同一层级、分行层面为同一层级。

(2)有共同管理的事项或者有关联的事项。

(3)联合行文应当确有必要，联署单位不宜过多。

(4)联合行文应当明确主办机关。

(5)联合行文，主办机关一般排列在前。2.内设机构除综合管理部外，不得对外行文。

第三部分公文起草16内容要求：1.符合国家法律法规、党的路线方针政策、监管政策，以及我行规章制度，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

2.一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

3.文种正确，格式规范。

第三部分公文起草17

文风要求：内容简洁主题突出观点鲜明结构严谨表述准确文字精炼

第三部分公文起草18方法要求：

1.深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

2.涉及其他部门职权范围内的事项，起草单位应事先征求相关部门意见，力求达成一致。意见不统一的，应向主管领导报告，请主管领导协调。

3.单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

请示的写法19标题：发文机关名称+事由+文种（请示）

准确概括事由，正确使用文种

例如：××分行关于增加变动费用额度的请示主送机关：受文机关全称或规范化简称

顶格标写一个直接上级机关名称，不要多头主送例如：中共湖南省委、湖南省人民政府、中国人民银行长沙中心支行、湖南银监局、湘潭银监分局、总行请示的写法20正文：请示主体内容开头：说明行文根据、目的，需要时明确交代请示事项的背景或理由。

主体：提出请示事项和本单位的意见、建议或方案。积极帮助上级机关出谋献策，不能上交矛盾。结尾：恰当使用结语。

例如：以上请示妥否，请批示。特此请示，请予审批。撰写请示注意事项

21

1.行文之前要与主管领导充分沟通；

2.理由要充分，要求和建议要具体；

3.严格执行一文一事制度；

4.按照隶属关系逐级行文；

5.请示与报告不能混用；

6.事前行文。请示例文

株洲分行关于开办外汇业务的请示

总行：

为方便客户办理业务，促进国际业务稳健快速发展，我分行拟开立外汇账户并独立办理外汇结算业务。

一、外汇业务办理现状（分行在总行营业部集中办理相关业务的基本情况）

二、分行独立办理外汇业务的必要性（客户、业务、盈利等分析）

三、分行独立办理外汇业务的可行性（机构、人员、培训、风控等）

综上，我分行已具备开办外汇业务的能力，恳请总行批准我分行开立外汇账户并独立办理外汇结算等业务。

妥否，请批示。

华融湘江银行株洲分行2013年7月22日22通知的写法

23一、指示性通知

1.导语部分

说明指示事项产生的背景、强调发文目的、依据，或说明问题的现状、严重性与危害性。

2.主体部分

围绕主题，分项说明要求收文机关领会、知晓、执行、承办的事项。通知的写法24

3.结尾方法

（1）意尽言止。

（2）使用结语“以上事项，请认真贯彻执行。”

（3）围绕主题发出号召。

撰写指示性通知的注意事项讲究政策法规依据，增强发文的权威性。加强政策措施的可行性研究，争取好效果。讲究条理性与逻辑性，便于阅读领会理解。通知的写法25转发通知标题的写法

1.省略法。一是省略发文机关名称。二是省略介词“关于”或文种“通知”。当原文标题中有“关于”一词时，且文种为通知，标题可拟为“转发+原标题”。如《转发××水利委员会关于激励创新办法的实施细则（试行）的通知》（××办[2004]2号）。被转发的文件文种不是通知时，还要加上通知。三是省略被转发文件联合发文机关名称，只在正文里列出各个联合发文机关。如《国务院办公厅转发监察部等部门对征用农民集体所有土地补偿费管理使用情况开展专项检查的意见的通知》（国办发［2004］31号）。

通知的写法26转发通知标题的写法

2.替代法。有的文件标题很长，采用省略法拟制标题仍然很长，可用发文字号作为新拟标题的事由，以替代原文标题，如<<转发监察部监发[2004]2号文件的通知>>（××监[2004]6号。也可用发文字号加事由的办法来解决，如<<××省人民政府办公厅关于转发国办发［2004］38号文件切实做好固定资产投资项目清理工作的通知>>（×政办发[2004]41号），既避免了冗长，又标明了事由。

3.直转法。如果上级的文件到本单位时已经经过了三、四层转发，可以直接转发初始发文单位文件，不要层层转发。

指示性通知例文27关于配合中介机构做好引战尽职调查工作的通知

各分行、总行各部门：

按照公司引战工作领导小组的统一部署，“港湾”引战项目小组在我行的尽职调查工作已正式启动。为确保引战尽职调查工作顺利进行，现将有关事项通知如下：

一、充分认识引战尽职调查工作的重要性……此次尽职调查工作是……，对公司顺利完成引战工作至关重要。全行上下要统一思想……。

二、明确职责，成立专门机构

三、有关要求

（一）……

（二）……

（三）……

华融湘江银行综合管理部2013年8月14日通知的写法

28二、事务性通知（使用普遍）成立或撤销机构；启用或停用印章；办公地点搬迁；节假日放假安排等；

会议通知。

拟写要求：内容考虑周密；语言准确简洁；发文及时；确保告知的信息准确无误。事务性通知例文

29关于举办公文写作基础和错例分析培训的通知各分行、总行各部门，湘乡市村镇银行：

为贯彻落实2014年工作会议精神，进一步提高公文写作水平，根据《华融湘江银行2014年综合管理工作要点》（华融银综〔2014〕41号），决定举办公文写作基础和错例分析培训。现将有关事项通知如下：

一、培训时间

二、培训地点

三、参训人员

四、培训内容

五、有关要求

华融湘江银行综合管理部2014年3月10日

通报的写法

30

一、导语部分

说明通报事项产生的背景，强调发文目的、依据。

二、主体

1.基本情况。写明事件的基本情况，或工作完成情况。2.存在问题。分析事件发生的原因，工作中存在的问题。3.提出要求。提出改进工作的要求或意见。4.发出号召（一般用于表彰性通报）

通报例文

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关于表彰2013年度企业文化建设“先进单位”和“先进个人”的通报各分行、总行各部门，湘乡市村镇银行：2013年，在总行党委的正确领导下，我行企业文化建设工作……，为全行深化改革、转型发展、和谐稳定提供了有力支撑和重要保证。

为充分体现“辛苦理应得到回报，贡献理应获得表彰，成绩理应充分肯定”的关怀文化，根据《企业文化建设考评暂行办法》，经企业文化建设领导小组综合评定，确定了“2013年度企业文化建设先进单位”和“2013年度企业文化建设先进个人”获奖名单。现通报如下：

一、2013年度企业文化建设先进单位

二、2013年度企业文化建设先进个人

希望获得表彰的单位和个人……，努力创建“好银行”贡献力量。

华融湘江银行2014年2月27日

通报例文

32关于2013年度内控评价情况的通报

各分行、总行营业部：

根据《商业银行内部控制指引》《华融湘江银行内部控制评价试行办法》等规定，总行结合内外部监督检查及日常内控合规考评情况，对各分行、总行营业部（下称各被评价单位）2013年度内部控制状况进行了综合评价。现将评价情况通报如下：

一、基本情况

（一）内部控制委员会履职情况得到进一步加强。

（二）内部控制制度执行情况得到持续改善。

（三）内部风险控制成果得到持续巩固。

二、评价结果

三、存在的问题

四、进一步改进内控管理的要求

华融湘江银行2014年2月27日

纪要的写法

33一、正文写作要领——会议概况交代清楚；——主要精神概括准确；——决定事项清楚完整。

开头：说明会议概况：时间、地点、主持人、参加人、议题等。（概述式或分项式）

主体：会议主要精神和决定事项：包括会议研讨的主要问题、会议意见、会议取得的成果、决策事项。结尾：1.号召干部职工落实会议精神；

2.强调落实会议精神的关键问题。

纪要的写法

二、使用标志性用词主要精神：会议听取（审议）了……会议充分肯定了……会议认为，……会议指出，……会议强调，……决定事项：会议通过（批准）了……会议同意（原则同意）……会议确定（议定）了……会议建议，……会议决定，……34

纪要的写法

五、注意事项

1.写作之前做好必要的准备工作；

2.忠实于会议内容；

3.抓住会议要点；

4.写清一致意见和重要的不同意见；

5.注意逻辑性和条理性，切忌记流水账。35

纪要例文

关于开办再保理业务专题会议的纪要

4月26日，蒋俊文党委委员主持召开开办再保理业务专题会议。会议讨论了再保理业务开办方案，研究了再保理业务流程、制度、会计核算、合同文本、部门职责等事宜。现将会议内容纪要如下：

一、会议确定了再保理业务的定义

再保理业务是基于真实贸易背景与同业机构合作开办的表外融资产品，由本行接受客户的申请，以本行名义向再保理业务服务行申请应收账款业务合作；服务行接受本行申请后，提供应收账款催收、保理融资、坏账担保等服务的业务方式。

二、会议明确了再保理业务操作要点……

三、会议明确了各部门职责……

四、会议对开办再保理业务提出了要求

由公司业务管理部牵头组织各相关部门对同业进行考察交流，进一步细化相关工作，落实各部门提出的意见和建议，尽快开办再保理业务。同时，要注意控制风险，为本行公司业务发展，尤其是贸易融资业务发展提供新动力。36

函的写法

一、函用途与种类

用途：

用于平行和不相隶属的机关单位之间相互商洽、询问、联系一般事项，向同级主管部门请求批准以及答复审批事项。种类：

根据行文目的划分：请求函、批准函、询问函（联系函）、答复函、知照函。

根据行文关系划分：发函、复函37

函的写法

二、函的格式构成标题：华融湘江银行关于赴北京银行考察学习的函主送机关：北京银行正文：开头：说明发函的原因、根据、目的。主体：提出发函联系、商洽、询问的事项以及本单位的意见。结尾：提出请予支持、协助、批准或答复的要求。恰当使用结语。38

函的写法

三、拟写函的注意事项

1.语言简洁明了，篇幅简短扼要。

2.事项单纯具体，执行一文一事规则。

3.体现平等商洽的语言气氛，恰当使用公函术语。（拟请……；如同意……；即请、特请、诚请、恳请、恭请、敬请……；)敬请大力支持（协助）为盼（为荷）。恳请研复（函复）为盼（为荷）。39

函例文

华融湘江银行关于赴北京银行考察学习的函北京银行：

我行是经中国银行业监督管理委员会批准，由中国华融资产管理股份有限公司出资并控股，在重组原湖南株洲、湘潭、衡阳、岳阳市商业银行和邵阳市城市信用社的基础上，于2010年10月12日成立的一家总部位于湖南长沙的股份制商业银行。

经了解，贵行使用了恒生电子的理财产品销售系统。为学习和借鉴贵行系统建设和应用经验，我行拟赴贵行学习考察，望贵行协助支持，予以接洽为盼。

一、学习时间

二、学习内容

三、参加人员

特此函致，恳请接洽。

华融湘江银行2013年11月8日40

第四部分错例分析

一、发文机关标志

发文机关标志、标题中的发文机关名称、落款的发文机关署名不统一。重点表现为工会文件，如用行发文标志代替工会发文标志；标题中的发文机关名称是行名，不是工会名称；使用行发文文号；落款署行名，等等。41

第四部分错例分析

二、标题

完整的、规范的公文标题，一般由发文机关+事由（内容）+文种（公文种类）构成，即“三要素”。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。（一）标题不完整如《关于××支行租赁费用的请示》，缺发文机关名称，该改为《××分行关于××支行租赁费用的请示》；《关于华融湘江银行经营管理工作情况的报告》，应改为《华融湘江银行关于经营管理工作情况的报告》；

《华融湘江银行外包业务评估报告》，应改为《华融湘江银行关于外包业务评估情况的报告》。42

第四部分错例分析

（二）事由不准确如请求总行批准支行办理个人抵押贷款业务时取消客户购买保险的规定，文件标题写成《关于解决××支行业务发展困难的请示》，应改为《××分行关于取消××支行个人抵押贷款客户购买保险的请示》；《××分行关于租赁××支行的请示》；《××分行关于租赁××支行营业网点的请示》；加强到期、逾期贷款管理，写成《关于加强到期贷款风险管理的通知》，应改为《关于进一步加强到逾期贷款风险管理的通知》。43

第四部分错例分析

（三）错用文种

如《关于近期网点建设需关注的几个问题》，自创文种，应改为《关于加快推进网点建设有关工作的通知》；《关于申请支付系统密钥设备销毁的报告》，内容为请示事项，应改为《关于销毁支付系统密钥设备的请示》；《关于对开办灵活就业人员养老保险代扣业务给予支持的请示的复函》，应改为《关于××分行开办灵活就业人员养老保险代扣业务的批复》。44

第四部分错例分析

（四）标题不精练、不准确如《关于核准洞口县物业维修资金缴费与我行系统对接及软件开发专项费用的请示》，应改为《××分行关于核准系统对接及软件开发专项费用的请示》；《

×

×分行关于对部分电子设备进行报废的请示》，应改为《×

×分行关于报废部分电子设备的请示》；《关于申请支付咨询费的请示》，应改为《×

×分行关于支付咨询费的请示》；《关于我行办公大楼诉讼案最新情况的请示》，应改为《

×

×分行关于办公大楼诉讼案有关问题的请示》。45

第四部分错例分析

（五）滥用标点

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如《关于印发〈××同志在××会议上讲话〉的通知》，应改为《关于印发××同志在××会议上的讲话的通知》。46

第四部分错例分析

二、行文隶属关系

1.总行部门与分行平级，不能对分行发通知、批复等下行文。主送机关应为“各分行、总行营业部、湘乡市村镇银行××业务管理部门”；需总行其他部门知悉的，列入抄送范围。2.总行部门与部门之间，不能发通知、批复等下行文。应发“函”。

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第四部分错例分析

三、文件内容

（一）排序问题。文件标题序号标写采用汉字和阿拉伯数字混合使用的编排方式，其标准格式为：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”,第四层为“（1）”。

（二）单位名称使用不规范。如：湖南省银监局、××市银监分局、××银监局（市级）、中国华融长沙办，应为：湖南银监局、××银监分局、中国华融资产管理股份有限公司湖南省分公司，或中国华融湖南分公司。48

第四部分错例分析

三、文件内容

（三）表述繁琐。第二、三阶段的测试时间取决于银联2.1改造升级完成时间，如银联2.1改造升级在7月20日前提前完成，则将第二、三阶段工作提前，如银联2.1改