第九章会议文书的准备

第九章会议文书的准备【内容提要】

会议文书工作是会务工作的重要内容。本章主要介绍部分会议文书的写作和办理要求,包括会议通知、会议纪要、会议工作总结、会议简报、请柬、邀请书等文书的写作与办理要求。第一节会议通知一、会议通知的含义

会议通知是向与会者传递召开会议信息的文书，是会前会议组织者同与会者之间沟通的重要媒介。

这一过程，包含两部分工作：一是会议召开之前，首先要规范、准确地拟写好会议通知，把会议召开的目的、时间、地点、议题等信息详尽、准确地告诉给与会者，让与会者明白为什么开会、开什么会、什么时间在哪儿开会，以便与会者作出是否参会的决定，或做好参会前的各项准备。

二是考虑以什么时间以什么方式发送这份会议通知，并确保发送到与会者手中，不延误时间。二、会议通知拟写

会议通知的基本内容包括：

称谓、会议名称、会议时间、会议地点、出席人员范围、会议议程、主办与承办单位、注意事项、发文单位署名、日期。（一）公文式会议通知1

版头

公文式会议通知的版头同公文版头相同，一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、分隔线组成。2

主体

（1）标题。一般由会议主办者、会议事由和“通知”组成，按公文标题的写作和要求拟写。比如：“中国高等教育学会秘书学专业委员会关于召开2014年学术年会的通知”。

（2）主送机关。即是会议通知的受文单位。

（3）正文。分为三个部分：一是开头。主要交代开会的目的、意义等。二是主体。包括会议主题、议题、会议召开的时间与地点、报道时间与地点、参会的条件与要求、食宿与交通等有关情况。三是结尾。通常以“特此通知”结尾。

（4）发文机关署名、成文时间和印章。[例文]

中国高等教育学会秘书学专业委员会文件

中高秘〔2014〕1号

各团体会员单位、各位理事、会员及有关单位：

为了贯彻党的十八届三中全会和十二届全国人大二次会议精神，促进秘书教育改革与创新，为全面建成小康社会培养更多合格的秘书人才，更规范地做好秘书工作，我会定于7月中下旬在四川成都召开2014年学术年会，现将有关事项通知如下：

一、会议时间：2014年7月17日至21日，17日全天报到

二、会议地点：四川师范大学培训楼

三、主办单位：中国高等教育学会秘书学专业委员会

承办单位：四川师范大学文学院

四、参会人员

1.

各团体会员单位的代表，各位理事、会员；

2.

各大、专院校的领导，秘书专业的负责人与教师；

3.

各企事业单位的秘书长、办公室主任、秘书、行政助理；

4.

各有关培训机构的负责人、培训师、教师。

五、会议内容

（一）学术交流

主题：贯彻党的十八届三中全会精神，促进秘书教育改革与创新，为全面建成小康社会培养合格的秘书人才。

参考题目：

1.

关于秘书学专业课程设置改革与创新

2.

关于秘书学专业教学方法改革与创新

3.

关于秘书学专业师资队伍建设改革与创新

4.

关于秘书学专业人才培养模式改革与创新

5.

关于深化秘书教育改革的其他自选题目

（二）举办师资培训班（具体事项另行通知）

（三）发展会员：会议期间对未入会的代表办理入会手续。

六、会议费

1.

会议费每人×××元（会议代表70周岁以上者免交）；

2.

会议统一安排食宿，食宿费每人每天×××元。

七、会议要求

1.

凡参加年会的代表，请于6月20日前将人员名单报学会秘书处，以便安排住宿和接站。

2.

凡有论文的代表请自带论文6份，并带论文电子版，以便编辑年会专刊或集结出版使用。

3.

凡需入会的代表，请自带证件照2张，以便办理会员证书。

八、联系方式

北京电话：01066808550

联系人：×××

四川电话：02884760531电子邮箱：×××××@163.com

联系人：××××××××××××

××××××××××××

地址：四川省成都市锦江区静安路5号四川师范大学（本部）

邮编：610068

九、乘车路线

（略）

中国高等教育学会秘书学专业委员会

年月日（二）书信式会议通知

书信式会议通知即以书信格式、要求拟写的会议通知。

（1）信头

（2）标题

“知识经济与可持续发展学术研讨会通知”

（3）称谓

（4）正文

内容主要有：开会的目的和意义、会议主题、会议议题、会议召开的时间与地点、报到时间与地点、食宿与交通等有关情况。通常以“特此通知”结尾。

（5）发文机关署名

（6）成文时间

（7）尾部（三）备忘录式会议通知【例文

】

会议通知

各部门经理:

兹定于××月×日上午8：30—10：30在公司六楼会议室召开周例会，汇报各部门二季度工作情况，研究销售团队组建等问题,请做好准备，并准时出席会议。

行政部

××年××月×日（四）请柬式会议通知

请柬式会议通知要求简洁明了，一般只把受邀人、会议内容、具体时间和地点等要素写清楚即可。注意措词儒雅，语气谦恭，格式符合规范。【例文】

（封面）

1958—2008

纪念××大学建校五十周年大会

请柬

（主页）

×××先生（女士）：

为庆祝我校建校五十周年，兹定于2008年9月16日上午9点，在本校学术报告厅召开“纪念××大学建校五十周年大会”。届时敬请光临。

此致

敬礼

××大学

2008年8月30日（五）邀请函式会议通知【例文】

2006年会议经济高峰会邀请函

尊敬的×××先生/女士：

您好！

由亚洲会展节事财富论坛、《21世纪经济报道》、《国际商报》联合主办，VNU媒体集团独家海外支持的首届中国（国际）会议经济发展高峰会将于2006年8月18日至19日在上海国际会议中心隆重举办。这是迄今为止国内首次举办的关于中国及国际会议产业经济的高峰会议。

一个国际型会议的举办将极大提升地区或城市的知名度，促进技术贸易交流与合作。同时，也会促进当地旅游业、酒店业、交通业等相关产业的发展。从这个意义来说，会议是一个市场或区域经济的深度测试，是一个城市与国家经济发展的助推器与风向标。相信本次论坛将成为国内行业会议、会议行业企业、会议经济研究等多界广泛合作、交流的重要资源平台！

值此，诚挚邀请您拨冗出席本次高峰会，共同对话中国会议经济，打造城市会议名片效应，推进中国会议业的发展和进步！特此致函！

顺祝

商祺！

亚洲会展节事财富论坛组委会

2006年5月8日

附：首届中国（国际）会议经济发展高峰会议程

首届中国（国际）会议经济发展高峰会回执（六）公告式会议通知【例文

】关于举办“并购重组国际高峰论坛”的通知

经国务院批准，国务院国有资产监督管理委员会（以下简称国资委）与联合国工业发展组织（UNIDO，以下简称联合国工发组织）将于2003年11月19—20日在京共同举办“并购重组国际高峰论坛”。

本次论坛以并购重组——融合全球经济的桥梁为主题，以高水准专业知识、高层次参会代表、高质量会议成果为组织原则，紧扣世界及中国并购重组领域的重大问题，为中外双方就并购重组的战略、趋势、方法、途径、立法、监管、制度改革等问题提供广泛交流的平台。

论坛将由国资委主任李荣融和联合国工发组织总干事卡洛斯·马加里尼奥斯担任主席，并邀请部分近年来在并购重组领域较活跃的国内外知名公司和中介机构的董事

长或总裁、联合国工发组织等国际组织的高级官员、我国政府部门和有关机构的高层人士、并购重组领域的专家学者等约500名代表参会。届时拟邀请国务院领导同志出席论坛的有关活动。现就有关事项通知如下

一、日程安排

11月19日上午：举行开幕式和主论坛（人民大会堂剧场）

11月19日下午：同时举行三个分论坛（人民大会堂广西厅、吉林厅、海南厅）

11月19日晚：欢迎晚宴（钓鱼台国宾馆）

11月20日上午：同时举行三个分论坛（人民大会堂广西厅、吉林厅、海南厅）

11月20日下午：举行电视论坛（中央电视台演播厅）

二、报名办法

报名办法一：将填妥的参会登记表（见附件）于11月10日前传真至国资委外事局。

联系人：××、×××

电话：

010—

传真：

报名办法二：登录论坛网站，在网上在线填写参会登记表。

三、费用

每位参会代表需交纳会议注册费××××元人民币（含会议资料，×次人民大会堂午餐、一次钓鱼台国宾馆晚宴）。

国资委办公厅

××××年×月×日

附件：参会登记表三、会议通知的传递

（一）会议通知的传递方式1.

书面传递

一般正式会议会议通知都要求采用书面传递。书面传递的方式有墙报、公告、信函、电子邮件、传真、电报等。2.

口头传递

口头传递的方式有当面告知、电话通知、他人转达、微信留言等。（二）会议通知传递的时间

会议通知发出的时间不能太早，也不能太晚。

小型会议的正式会议通知应在会前一周到两周时间发出;

大中型会议有时需要发两次通知，一次预通知，一次正式通知，预通知有些提前半年发出，正式会议通知则应在会前四到六周发出。第二节会议纪要一、会议纪要的含义与特点

会议纪要是简明扼要地记载和传达会议主要精神、会议事项和决定的文书。

会议纪要的特点:

一是纪实性

二是提要性

三是逻辑性

四是格式的独特性

五是表述主体的独特性二、会议纪要与会议记录的区别

（1）会议纪要突出了会议成果，概括了会议主要精神。会议记录则不同，它必须尽可能地记录会议所有情况和全部议题、议程，不能错记、漏记会议的任何情况。

（2）会议纪要是法定公文，会议记录则是会议的原始材料；会议纪要一般要行文或在报刊、网络发表，而会议记录一般是不公开的内部资料。

（3）会议纪要内容具有选择性，结构具有完整性、逻辑性和条理性，语言要准确、简洁、平实、庄重、得体；而会议记录则没有这些讲究，只要记清楚记全面即可。

（4）会议纪要是在会议记录和其他会议材料基础上综合而成的，执笔人要了解领导召开会议的意图、会议的宗旨、要解决的主要问题以及会议的议定事项和未议定事项等，提炼出要写的主要精神和主要内容，然后按照轻重、主次、点面的顺序写作。三、会议纪要拟写

（一）标题

会议名称

+

文种

如:“省委党校、××行政学院合并协调工作会议纪要”

正标题+

副标题

如:“实施全面质量管理提升产品竞争优势

——××通信设备有限公司股东大会纪要”（二）正文1.

前言2.主体

（1）摘要法

（2）分项法

（3）归纳法3.

结尾

通常是强调会议召开的意义，号召或希望大家认真贯彻执行会议精神。

（三）标注会议出席、请假和列席人员名单

（四）署名、成文时间与印章[例文]

省委党校、××行政学院合并协调工作会议纪要

6月13日下午，省委副书记、组织部长、省委党校校长×××同志在省委会议室主持召开会议，研究协调省委党校、××行政学院合并的有关事宜。省纪委、省委组织部、省人事厅、省委党校、××师范大学、××行政学院的负责同志参加了会议。

会议听取并讨论了省委党校提出的《关于××行政学院并到省委党校的实施方案》（稿）。与会同志一致表示要从全局出发，积极执行省委关于省委党校、广东行政学院合并的决定。会议同意×××同志对合并工作提出的如下原则要求和部署。

一、要充分认识两校合并的必要性和重要性，统一思想认识。省委党校与××行政学院合并，既是当前党建工作的需要，也是加强党政工作培训工作的需要。两校合并有利于合理配置资源，实现优势互补，集中办学力量为我省培养高素质的党政领导干部。省委党校、××行政学院以及有关各方一定要从大局出发，与省委保持一致，以改革精神，密切配合，共同把这项工作落实好。

二、建立精简、统一、高效的领导班子和工作机构。（略）

三、对××行政学院进行清产合资。（略）

四、妥善处理好过渡期各项问题。（略）

会议强调，两校合并过程中，省委党校和××行政学院双方都要严格执行省机编〔2000〕3号、4号文件的各项规定，尤其不能借机分钱分物，转移资产，突击提干。一定要立足于现有资源，从大局出发，通力合作，以高度负责的态度，认真地把这项工作做好。

中共××省委办公厅

200×年7月11日第三节会议工作总结一、会议工作总结的含义与作用

会议工作总结是对会议进行系统回顾和认真分析，检查实施情况，归纳经验教训，总结规律性认识，并把它条理化、系统化的会议文书。二、会议工作总结拟写

（一）标题

单位名称+会议名称+文种

如：“××有限公司2013年表彰大会总结”

（二）前言

第三节会议工作总结（三）主体

1.

成绩和经验

2.

存在的问题和教训（四）结尾（五）落款第四节会议简报一、会议简报的含义

会议简报是反映会议有关重要内容、筹备和进展情况及与会者意见和建议的一种简短的、有一定新闻性质的会议文书。

会议简报可以使用多种名称，如“简报”、“动态”、“简讯”、“内部参考”等。二、会议简报的特点（一）新闻性（二）集束性（三）规范性三、会议简报的结构内容和拟写

（一）报头

（二）报体

1.

目录

2

.标题

（1）单标题

如：“抓改革深化促征管质量”

（2）双标题

如：“同一片蓝天共一份爱

——××县关注留守儿童大会纪要”

3.

导语或编者按

（1）叙述式

（2）描写式

（3）提问式

（4）结论式4.

主体

主体是简报的主要部分，可以只有一篇报道，也可以有多篇报道。

主体的结构有“纵式”和“横式”两种。纵式按事件发生、发展的时间顺序安排材料，横式按事理分类的顺序安排材料。5.

结尾

（三）报尾

报尾在简报末页，用间隔横线与报体相隔。只需写明简报发送单位和印发份数即可。“报”是报上级单位；“送”是送往同级或不相隶属单位；“发”是发往下级单位。第五节会议请柬

一、会议请柬的含义

会议请柬是为邀请有关团体或个人参加会议而制发的一种礼仪文书。通过制发请柬，一方面表示对受邀方的尊重，另一方面也显示出活动主办者对活动的重视程度。二、会议请柬的结构与写法（一）封面

直接写“请柬”或“请帖”。（二）封里

封里部分由称谓、正文、结尾、落款、附言组成。[例文1](封面)

1986—2011纪念××电视台建台25周年

请柬(封里）

×××教授：

兹定于××月××日上午×时在本台三号演播厅举行建台25周年台庆纪念大会。敬请届时光临。

此致

敬礼！

××电视台（公章）

2011年××月×