物资采购管理规范

物资采购管理规范

物资采购管理物资采购管理的定义1目前公司采购状况2招议标采购3比质比价采购及零星物资采购4采购合同及结算管理5物资采购活动中常见的问题62/6/20232PPT模板下载：/moban/

采购管理的定义物资采购管理：是指为了达成生产或销售计划，选择合适的供应商，在确保质量的前提下，在适当的时间，以适当的价格，购入适当数量的商品所采取的一系列管理活动，是对整个企业采购活动的计划、组织、指挥、协调和控制活动，是企业经营活动的重要组成部分。2/6/20233物资采购的原则适价多渠道报价→比价→议价→定价适质品质对生产和效益的影响适时储备的控制适量经济采购批量适地物资成本与供应商管理物资采购的基本任务和地位任务地位保证生产所需物资的正常供应、保证原燃材料质量、降低采购成本、建立可靠最优的供应商群体、利用供应商资源管理和采购控制文件与信息，维护公司利益。包括价值地位、质量地位和保供地位。价值地位是指物资采购金额占成本的比重，是公司利润的最大源泉；质量地位是指物资采购质量对产品生产质量的影响程度；保供地位是指物资采购保证生产正常运行程度。2/6/20235目前公司采购状况公司供应部门2014年完成222.39亿元采购额，其中原燃材料采购9282万吨，采购资金189.83亿元，占总采购额的85.36%；全年包装袋采购资金15.86亿元，辅助材料采购资金14.84亿元，工矿配件采购资金1.86亿元，分别占到总采购额的7.14%，6.67%，0.84%。单位：万吨2/6/20236物资采购的范围和形式范围：供应部门主要负责各类大宗原燃材料、包装物、辅助材料、工矿配件等；装备部门主要负责各类设备、固定资产、备品配件等。形式：采用统购与委采相结合，对有批量采购优势和效益的物资实行“统一订购、统一调配”和“集中订购、分别履行”两种统购方式；对其它物资则实行“规范行为，委托采购”。采取“特定限制，专项委采”和“总额控制，综合委采”两种委采方式。无论哪一种采购方式均实行的计划采购进行规范控制。2/6/20237物资采购的要求＊统购统配物资必须向供应部申报请购计划＊必须按“谁采购谁负责，谁经办谁负责”的原则，经办人必须对所购物资的质量、价格、数量、采购程序和所付资金等承担第一责任＊非采购人员（如物资使用人员、技术管理人员和仓库验收人员等）不得履行采购行为，不得擅自通知供应商供货＊采购行为要公开、透明，对采购行为要有明确的监管内容和措施＊根据采购物资的批量大小、资金比重、运输条件及市场状况，所有物资原则上要实行招议标采购，对不具备招议标条件的要实行比价采购，紧急需要物资实行零星采购。至少得要有比质比价的书面材料，并签定合同进行采购2/6/20238招议标采购公平公正公开透明遵循竞争择优

部门职责1、招标采购必须在财务或审计部门及公司领导的监督下进行2、供应部负责组织统购物资的招标工作，并组织或参与区域、子公司自行采购物资的招标3、区域专业组负责区域集中采购物资的招标工作2/6/20239招议标采购

必须有三家或三家以上的备选渠道，特殊情况下也可以为两家（比如只有两家合格的备选渠道的情况）。下列情况可以不招标：采购物资能从唯一渠道获得的；采购的物资本集团内可自产的（为规范采购行为，供应部对其主要原材料进行招标）；使用数量小，无批量优势，生产急需报请厂部领导批准；用招标不能进一步降低价格的物资。

范围生产经营基建物资原料燃料包装物辅助材料车辆工程机械配件对招标物资的要求：2/6/202310招议标采购拟定招标请示或采购方案招标、发放标书投标组织开标、评标并定标招标纪律与监督供应商评审市场调研选取合格投标渠道流程2/6/202311招议标采购2.有三家或三家以上的备选渠道，且单批次采购额在十万元以上的原则上实行招标采购，不得将必须进行招标的物资采购化整为零或以其他任何方式规避招标。1.在国家法律法规要求招标采购的物资具体范围和规模标准内，必须依法招标采购。物资采购招标范围3.有下列情形之一的，可以不进行招标: 1.承包商、供应商或者服务提供者少于三家的；2.需要采用不可替代的专利或者专有技术的；3.本集团内能够自行生产或者提供的；4.政府独家授权或代理的特殊物资，或法律法规规定不可招标采购的。5.签订中长期战略合作协议，具有稳定供货关系、价格、质量风险小和定价机制规范的。6.无批量优势，招标采购不能进一步降低价格的零星物资。2/6/202312招议标采购招标采购具备的条件1.拟招标采购的物资需求计划已按规定履行完审批、核准或者备案等手续，由招标牵头部门编制物资采购招标计划，并获得采购招标领导组批准2.根据《供应商管理暂行规定》对供应商进行评审，形成评审报告，提出优秀、合格和不合格的供应商名单，以及需要整改的意见。3.招标前应向社会公开征集投标单位，包括在相关网站发布物资采购计划、采购标准和供应商准入条件等招标信息。直接参与招标的技术人员与主管领导不宜推荐投标单位。编写招标方案并报批

招标方案内容：1）所招标物资的名称、型号规格和计划采购数量；2）明确招标方式是采取公开招标或邀请招标；3）明确标段或者合同包的划分，必要时说明划分的理由；4）说明公开征集投标单位和供应商评审的情况，参与投标的准入条件；5）建议招标组组长及成员，招标组成员应从评标专家信息库中产生，并说明选取的理由。招标组成员要有使用单位或使用单位代表参加，还应包括采购业务、专业技术、财务和监察等专业人员。6）建议招标地点、时间安排、投标保证金及标书费的收取额度等事项。2/6/202313招议标采购招标前期工作3.预审合格的投标单位，组织开展尽职调查并形成报告5.出招标文件，并做好发放登记工作（招标文件的潜在投标单位少于三个的，应当重新招标）4.财务处收取投标单位缴纳的投标保证金、标书费、图纸资料费以及抽样检测费（依据招标方案和招标文件的要求）招标前期工作6.提交投标文件的截止时间前，招标单位可对的招标文件进行必要的澄清或者修改。1.编制招标文件2.投标单位资格审查招议标采购招标单位必须在招标文件中规定投标有效期。在投标有效期结束前出现特殊情况的，招标单位可以书面形式要求所有投标单位延长投标有效期。投标单位拒绝延长的，其投标失效，但可以退还投标保证金所有标书均应密封并在封口上加盖密封章，否则为废标；由招标单位指定专人查验和收取投标文件，并做好登记和保管工作。所有投标单位均应在截标时间前投标，超过截标时间送达的标书为废标；在投标截止时间之前投标单位以书面方式撤回已提交投标文件或放弃投标的，应当退还投标保证金。标书收取投标期限投标超时投标招议标采购

开标、评标评议标，分成评议标小组，利用评价软件进行统计与辅助评标，组织与供应商的议标，对最终合同价格及条款进行议定完成评标报告，各评标小组完成分管物资的评议标报告，牵头单位负责汇总，完成评标报告，各成员单位进行会签

召开开评标会议，研讨确定评标原则并进行会签，现场开标并审查电子和书面报价单、供应商资信等材料以及样品质量，原始报价单等材料进行会签确认招议标采购

定标经过议价后，达到招标预期的价格作为预中标价格，不保证单价最低中标；（接受中标价格及合同条款的预中标单位作为中标单位）招标单位和中标单位应当自中标通知书发出之日起十五日内，订立书面合同。合同的审签程序按合同管理办法执行。评标完成后三日内完成评标报告。工厂评标报告的最终批准人为主要厂部领导，审批后的招标结果才能对外公布。招议标采购123任何单位和个人不得在招标中实施下列规避行为：1.将必须进行招标的项目化整为零规避招标；2.相互串通搞虚假招标；3.以其他任何方式规避招标的行为。任何单位和个人不得从事下列违反招标程序的行为： 1.征集投标单位时，没有公开、公平、公正，存在排斥性；2.定标前，招标单位或其成员擅自与投标单位就投标价格、投标方案等实质性内容进行沟通；3.在评标组确定的中标候选单位以外确定中标单位，或者在所有投标被评标组否决后自行确定中标单位；4.其他必须遵守正当招标程序的行为。任何人在招投标过程中均负有保密义务，严格禁止从事下列行为：1.向投标单位透露已获取招议标文件的潜在投标人的名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招投标的其他情况。2.向投标单位透露投标文件的评审、中标候选人的推荐以及与定标有关的其他情况，或泄露标底的；3.违反其他保密规定的行为。监督管理：招议标采购456所有参加招标的工作人员要恪守职业道德，严守纪律，严禁从事下列行为：1.招标组成员及其工作人员与投标单位或者与招标结果有利害关系的人进行私下接触；2.招标单位或招标组成员收受投标单位、中介人以及其他利害关系人的财物或者其他好处；3.其他违反职业道德和工作纪律的行为。任何单位和个人不得实施下列违反回避规定的行为：1.明知本人的亲属或其他特定关系人直接或间接参与本项目的招标工作，不主动申请退出的；2.与投标单位有经济利益关系或其他利害关系，可能影响对投标公正评审的；3.曾因在招标、评标以及其他与招标投标有关活动中有违法违纪行为而受过处罚的。4.其他违反回避规定的行为。监督部门：1.财务和纪检监察部门负责对招标全过程的监督，建立和完善公正、有效的招标投诉处理机制。设立举报投诉电话，查处违规违纪行为；2.任何单位和个人违反本规定的要求，一经查实，将依据公司的有关规定，进行纪律处分和经济赔偿。违规行为影响中标结果的，中标无效。监督管理：比质比价采购

采购时要进行比质比价、货比三家，比质比价要有书面支撑材料。业务员必须依据按规定审批后的采购计划，进行市场调研，认真执行“货比三家”的规定，按规定格式填写比价采购单，经业务主管、处领导、审计部门会签后与供应商洽谈并拟定合同，委托采购的物资将拟定的合同（需对方签章）传报供应部，批准后返回子公司供应部门执行。2/6/202320比质比价采购询比价（传真报价）控制流程零星物资采购因生产紧急，需要在市场紧急采购的物资

日常采购应尽量减少零星采购，实际需做好以下方面工作：组织做好近两年期间零星物资进货价格统计工作；对部分产品市场成熟，价格相对平稳的零星材料，制定符合市场原则的最高采购限价；参照招标渠道，以就近采购为原则，组织评定零星采购供应商；采购实施人要经常进行市场价格咨询活动，坚持定期实行部分抽样材料的市场价格咨询制度，以便于对供应商的价格管理；零星物资采购因生产紧急，需要在市场紧急采购的物资

日常采购应尽量减少零星采购，实际需做好以下方面工作：定期召开价格分析会，找出不足，加强对供应商督管工作，做到市场压力分担、利益共享；当生产出现紧急需求，采购实施人应遵循就近采购原则并报处领导同意后负责实施；采购实施人每月定期把零星采购价格资料送交档案管理员归档；采购实施人有责任根据市场情况做好与供应商的价格协商工作。对协商不成的情况应及时报处领导，并经领导同意后有权进行市场采购。对直接购买的物资需每月由区域汇总公示，接受监督、检查。对一次采购额度超万元或一个月内出现五次以上的，子公司要向区域报告原因，并提出整改和考核意见，区域要组织力量进行帮扶和指导。采购合同管理

合同签订时，合同条款要按相关法律法规的要求进行规范，对特殊物资要在条款中作特殊要求，主要条款须要明确，以避免供货和经济风险。

1、合同审核要认真仔细，要及时跟踪传递的过程；2、生效后要有规范的连续编号，并登记台帐，以便查询；3、合同原件供应部门、合同审计部门、财务部门各一份，如规定报供应部存档的还需报供应部存档；统购统配物资合同及各类委采合同业务员在收到合同后，要及时复印交部门合同管理人员存档；4、合同因故变更、中止，合同签订人负责按原合同签订的程序履行合同变更及中止手续。

采购合同的具体要求合同内部管理要求2/6/202324采购合同管理合同签订、审批流程结算付款管理＊物资采购部门对已经采购的或即将采购的物资的资金使用情况申报用款计划，并根据批准后的资金用款计划进行结算付款，并及时做好合同付款台帐等记录，以及时掌握合同的执行情况。＊目前主要结算付款方式有三种，即供应部申请财务部代付、供应部委托子公司付款和子公司自行结算付款。原则上统购统配物资采用前两种付款方式。但这三种付款方式的物资范围因各子公司不同特点及采购物资市场供需情况不同而不同，并定期进行调整。2/6/202326物资采购活动中常见的问题例1：**海螺未按照要求开展年度大宗原燃材料供应商尽职调查和供应商评审工作，公司铁质材料、粉煤灰、二水石膏、脱硫石膏长期只有一家供应商保供例2：**海螺原燃材料应急预案制定不完善，未明确备用渠道可供资源量等，煤炭库存始终低于1万吨。1、采购渠道单一，不重视渠道建设，市场调研、供应商开发管理不到位，存在一定的保供风险，不利于采购成本的控制物资采购活动中常见的问题例1：**海螺供应商以电厂粉煤灰产量不足，拟调剂部分高价灰补充，明确高价灰采购量控制在月度总量的25%以内，实际执行中却以低价灰冒充高价灰，多支付货款3.3万元；例2：**海螺签订合同从某地采购一批碎屑，实际起运港为另一港口，实际结算中却按照合同约定起运港以高出3元/吨的单价结算运输费用；2、采购合同签订、执行不严谨，对不同来源地原材料未建立流向控制措施，成本控制意识不强，导致采购价格结算偏差物资采购活动中常见的问题例1：**海螺对年度辅材合同中的物资在日常采购中重新进行询比价，降低了日常采购效率及效益。例2：**海螺签订的QXFC13152号合同询价单未约定回收截止日期，也无部门负责人审签，QXFC13113号合同询价单约定截止日期为3月25日，但某供应商报价日期为3月28日，询价单超出截止日期；例3：**海螺采购五金、工具一批，询价单无办公室接收签字，询价单未约定品牌；3、询比价过程不规范，询价要素不全，询价单回收日期不统一，年度合同内物资进行比价采购物资采购活动中常见的问题例1：**海螺采购保安电源电缆一批，金额达21万元，未组织开展招议标例2：**海螺同**公司联合招标的年度辅材合同清单审核不严，出现同一物资不同价格情况。如12月16日从年度辅材供应商广西玉林格瑞公司采购的型号为10-12的快速接头，采购价格分别为1.8元/只和3元/只；例3：**海螺ID：79041试管刷（中号）分别在南宁聚源和百色联通公司采购价格为0.77元/个和12.82元/个，采购数量分别为5个和20个，未按照最低价采购4、招标流程未按照制度实施，存在超十万元物资未招标现象，招标内容审核不严物资采购活动中常见的问题例1：**海螺公司10月份组织了氨水招标，柳州化工股份有限公司参与了投标，报价确认表用柳州化工销售公司确认，合同主体与报价主体不一致，氨水招标文件约定16%≤NH3≤18%为不合格品，但合同文本约定15%≤NH3≤18%为不合格品，招标量为300吨，而合同签订量为2000吨例2：**海螺签订电缆采购合同，合同评审中约定支付90%货款，合同中约定全额支付货款例3：**海螺签订原煤直供合同无质量