12档案管理实操标准

龙湾地产（集团）档案管理实操标准编号：BJLW-ZD-运-12版号：V1页码：第页共19页档案管理实操标准编制运营管理中心日期2013.10.21审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人第一节总则1．目的为使龙湾地产（集团）档案管理工作更加标准化、规范化，根据龙湾地产现行档案管理作业指引要求，特补充档案实操过程中的要点解析，从而制定档案管理实操标准。2．适用范围本操作标准应用于集团总部及各城市公司的档案管理。3．职责3.1集团总部运营管理中心负责本操作标准的定期修订，并享有最终解释权。3.2集团总部、城市公司的各职能部门负责每年12月31日前向公司内部档案管理部门进行档案移3.3城市公司负责城市建设档案的档案馆移交，并符合当地档案馆的移交要求与标准，移交证明文件原件由城市公司的档案管理部门进行归档。3.4城市公司工程管理部门在单位工程竣工验收备案结束后3个月内向物业管理公司、本公司内部档案管理部门进行城市建设档案的移交，按照《档案管理作业指引》中相关表单办理移交手续。3.5城市公司工程管理部门负责收集、整理施工单位移交的工程文件，并符合档案馆及集团要求。第二节档案分类自管备查自管备查财务档案财务档案自管备查自管备查人事档案城市建设档案科学技术档案文书档案人事档案城市建设档案科学技术档案文书档案档案档案图书杂志声像档案实物档案图书杂志声像档案实物档案文书档案的归类（F类）1.1各职能部门发生的往来函件（工程类、设计类、招采类外部往来函件须移交归档，其他内部往来函件各部门自管，有效期2年）。1.2人力行政部门：企业执照、许可证、其他资质证明；公司史志、大事记、固定资产审批验收资料、合同、企业文化；会议纪要、通知、检查工作的成果输出资料、各项规章管理制度等。1.3营销、商业部门：产品策划方案、营销推广方案、销售价格、预售相关证件、销售报表、销售租赁合同等；CRM系统：客户信息资料、客户意见汇总、客户投诉资料等。1.4各职能部门发生的合同文件。2.科学技术档案的分类2.1基建文件（前期部门）（A1、A2、A3、A5、E1、E3、E4类）：市场调研、项目资源信息、投资分析、项目立项、可研、开竣工、验收。2.2设计文件（A3、C2类）：规划设计方案成果、初步设计图及说明、正式施工图纸（电子版）、二次深化设计图纸（电子版）、设计封样材料签证或审批、设计咨询成果、设计合同价变更的设计变更等。2.3成本采购文件（A4类）：招标文件（商务标与技术标）、招标答疑文件、评标报告、中标单位的投标文件（含资质及相关考察报告）、中标通知书、合同正本、目标成本报告、结算文件等。2.4工程文件（C类）：甲供材料的现场签证文件、工程洽商的过程性材料。3.城市建设档案的归类3.1工程资料（监理资料（B类）、施工资料（C类）、竣工图（D类））参考JGJ/T185-2009第三节档案归档原则组卷原则1.1文书档案的组卷、归档工作统一由集团或城市公司档案管理部门负责完成，各职能部门负责分类、装盒与移交；城市建设档案由城市公司工程管理部门协同施工单位完成组卷与移交。1.2档案组卷应遵循工程文件资料的形成规律，保持卷内文件资料的内在联系。1.3大于A4规格的文件，应按照A4规格进行折叠，折叠时须留出装订线。1.4档案封面、备考表、卷内目录应与其对应的文件一同组卷，封面、卷内目录和备考表的填写应准确便于查找利用。1.5卷内文件应按排列顺序依次编写页号，页号位置编写在文件右下角。如文件背面有内容的其背面左下角也需编写页号。1.6文件资料案卷应装订成册，装订应使用棉线，组好的案卷应放入标准档案装具内。1.7当项目结束后，由城市公司档案管理部门组织全面核查与盘点，统一向集团档案管理部门进行移交。1.8城市建设档案组卷原则1.8.1项目包括若干个单位工程的，监理文件可按建设项目进行组卷。1.8.2按单位工程进行组卷。1.8.3分包单位的施工资料应单独整理和组卷。1.8.4基建文件、竣工图组卷时无需装订，其他组卷规则不变，。2.印章使用：规格均统一为长5cm、宽1cm。2.1归档章2.1.1档案管理部门享有使用归档章的权利。2.1.2当档案资料完成组卷，进行归档时，由档案管理部门在每卷档案封面上加盖归档章，并填写归档号。2.2受控章2.2.1档案管理部门、人事部门、财务部门享有使用受控章的权利。2.2.2基建文件、合同文件、营销策略与销售价格、人事档案、财务档案均属受控文件，各职能部门须在相关文件的右上方加盖受控章。2.3施工图章2.3.1设计部门、工程管理部门享有使用施工图章的权利。2.3.2设计部门在下发正式施工图（含各专业施工图、深化设计图）前，应在封面及图签上方空白处加盖施工图章，方可下发，工程管理部门备用施工图章。2.4作废章2.4.1各职能部门均享有使用作废章的权利。3.声像档案、实物档案的归档要求3.1声像档案的归档要求:公司重要会议、集体活动、营销、商业相关声像档案分别入册归档；工程现场形象进度照片及重要会议等影像资料单独入册，并要求有旁站；设计类电子版施工图纸单独入册，并详细填写移交清册；个人档案按照部门分别入册；详细填写说明卡。3.2实物档案的归档要求：公司获得的各项荣誉证书、锦旗、奖杯、奖章等，以年度为单位存档保留，同时拍照形成电子文档备用。第四节城市建设档案的组卷要求城市建设档案是房地产企业档案管理的最重要组成部分，现针对龙湾地产集团的城市建设档案组卷规则做如下分类：1.管理验收文件（资料类别C1、C2、C3、C8类）。C2类包含：施工组织设计、施工方案。2.监理文件（资料类别B类）3.建筑与结构施工文件（一）、（二）、（三）…隶属分部工程：01~04，资料类别：C2~C7。C2类包含：图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录。4.建筑给排水及采暖施工文件（一）、（二）、（三）…隶属分部工程：05，资料类别：C2~C7。C2类包含：图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录。5.建筑电气工程施工文件（一）、（二）、（三）…隶属分部工程：06，资料类别：C2~C7。C2类包含：图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录。6.智能建筑施工文件（一）、（二）、（三）…隶属分部工程：07，资料类别：C2~C7。C2类包含：图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录。7.通风与空调施工文件（一）、（二）、（三）…隶属分部工程：08，资料类别：C2~C7。C2类包含：图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录。8.电梯工程施工文件（一）、（二）、（三）…隶属分部工程：09，资料类别：C2~C7。C2类包含：图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录。9.竣工图（D类）建筑竣工图；结构竣工图；钢结构竣工图；幕墙竣工图；室内装饰竣工图；建筑给排水及采暖竣工图；建筑电气竣工图；智能建筑竣工图；通风与空调竣工图；室外给水、排水、供热、供电、照明管线等竣工图；室外道路、园林绿化、花坛、喷泉等竣工图。有二次深化设计图纸的专项工程（如门窗等），按照竣工图要求进行组卷、归档。第五节组卷范例封面示意（A4规格）单位代码档号科学技术档案名称案卷题名编制单位编制日期名称名称案卷题名编制单位编制日期密级保管期限密级保管期限封底示意（A4规格）卷内备考表本案卷共有文件材料页，其中：文字材料页，图样材料页，照片张。说明：立卷人：年月日审核人：年月日卷内目录示意（A4规格）卷内目录序号：序号文件编号责任者文件题名日期页次备注移交书示意（A4规格）城市建设档案移交书（移交单位全称）向（接收单位全称）移交档案共计册。其中：文字材料册，图样材料册，综合材料册，其它材料，照片张。附：工程资料移交目录一式二份，共张。移交单位（章）：接收单位（章）：单位负责人：单位负责人：移交人：接收人：移交日期：年月日移交目录示意（A4规格）城市建设档案移交目录序号工程项目名称案卷题名形成年代数量备注文字材料图样材料综合卷册张册张册张注：综合卷指文字和图样材料混装的案卷。封面填写范例——建筑与结构施工文件单位代号档号现用名科学技术档案现用名名称龙之湾嘉园3601#楼北京英才国际村3#地高级住宅龙之湾嘉园A1-2#住宅楼案卷题名建筑与结构施工文件（一）图纸会审、变更洽商等加盖编制单位公章编制单位××施工公司加盖编制单位公章组卷日期编制日期2013年××月××日组卷日期密级保管期限永久规划许可证审批名称规划许可证审批名称（如果名称与现用名相同则不用填）简写卷内主要内容简写卷内主要内容卷内目录填写范例——施工文件目录卷内目录序号：序号文件编号责任者文件题名日期页次备注每页最多填写20个文件目录每页最多填写20个文件目录文件形成单位文件形成单位文件名称文件形成日期文件名称文件形成日期文件文件如为复印件，请注明文件文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号卷内目录填写范例——竣工图目录卷内目录序号：序号文件编号责任者文件题名日期页次备注图名图