材料采购管理制度

材料采购管理制度（试行）制度名称材料采购管理制度执行部门制度编号监督部门受控状态生效日期第一章总则第1条目的为规范集团公司材料采购计划的编制、申报、审批，提高材料采购计划的准确率加强材料供应管理，降低材料采购成本，减少资金占用，保证材料采购工作规范高效运作，制订本制度。第2条适用范围本制度所称的“材料”，是指集团各产业在产品生产、基本建设和专项工程中所使用的主要原材料、辅助材料、燃料、动力、工具、备品备件等。第3条基本原则（1） 坚持通用、大宗材料“集团政策统一”的原则；（2） 坚持集中采购与分级采购相结合的原则；（3） 坚持公开、公平、公正和择优采购的原则；（4） 坚持突出保障企业利益的原则。第4条归口部门集团公司各产业物资部作为材料采购的归口管理部门，在集团公司的领导下，负责组织、管理、指导和协调本产业所有材料的采购管理工作。第二章计划管理第5条计划内容采购计划包括年度采购计划和月度采购计划两种。采购计划的编制应符合产业生产计划的要求，以确保完成全年生产计划为前提。第6条编制原则采购计划实行按年编制，按月分解的方式。即每年12月5日前编制次年年度采购计划，年度计划按月分解；计划的编制要体现准确性、实用性、预见性，避免造成库存积压与浪费。第7条编制和分解（1）年度计划的编制和分解各产业根据生产部提报的生产计划，结合仓储部提供的在制品和库存情况，及库存材料限额，编制年度采购计划，并按月分解。（2）月度计划的编制和分解各产业采购部门根据“产品生产用料计划表”计算材料采购的下单日期和数量。在考虑经济批量和库存限额的前提下，编制“月度材料采购计算表”（见附表1）。根据“月度材料采购计算表”汇总编制“月度材料采购计划表”（见附表2），材料采购计划包括材料名称、规格型号、计量单位、数量、到货时间等关键要素。经分管领导审批后，于每月25日前向采购人员分解采购任务，进行采购。根据审批后的“月度材料采购计划表”编制“材料采购付款计划表”（见附表3），审批后方可进入付款程序。第8条采购期限采购期限包括“请购单”的报送审批时间、订单处理时间、供应商备货时间、运输时间和验收入库时间。第9条月度计划分解要求月度计划应符合年度计划的进度要求，原则上与年度计划中的月度分解计划一致。因特殊原因不一致的，应特别说明。上级负责人批准后，应于批准当日报送财务部、审计部，作为进行财务付款、审计监督的依据。第10条采购计划的执行各产业采购人员根据批准的采购计划，向供应商下达采购订单。采购订单应与采购计划的时间、数量口径一致，按月下达，分批执行，统一进度。第11条采购计划的变更已申报的计划需变更的，采购部要提出变更计划，格式、内容与采购计划一致，计划上注明“变更，，字样。第12条采购计划的反馈在采购计划执行中，由于进货情况发生变化，采购部门应至少提前24小时向生产计划部及相关部门通报变化的具体情况。采购计划不能满足生产计划时，生产计划部应于接到生产车间反馈当日将其情况告知采购部负责人，由其依据所反馈情况相应调整采购计划。财务部、审计部对采购计划有异议时，应于接到采购计划24小时内向采购部负责人提出反馈意见。第三章供应商管理第13条供应商是指与集团公司及各产业单位发生材料买卖行为的法人或其他经济组织。第14条供应商准入的原则（1） 公开、公平、公正的原则；（2） 技术领先、质量过硬产品优先的原则；（3） 总量控制，优胜劣汰的原则。第15条供应商准入的基本条件（1） 资质资信证明齐全（工商营业执照副本、单位组织机构代码证副本、税务登记证副本、银行开户许可证、生产许可证、QS认证等）；（2） 符合国家安全标准的证明材料和产品所需的资质证明材料；（3） 从事专卖销售的供应商必须持有专卖许可证明或生产厂家及销售总代理提供的书面授权书和证明文件；（4） 生产经营国家有特殊规定标准的商品必须持有产品需有的相关资质证明或经营许可证；（5） 与集团公司领导和主管物资采购部门负责人及相关业务人员无任何利益关系；（6） 采购活动要求的其他材料。第16条供应商准入的程序（1） 原则通过公开招标，中标的供应商为准入供应商。（2） 特殊情况需增加供应商时，采购部门要按照供应商准入的基本条件，以书面形式提出新增供应商理由，填写《供应商基本情况表》（见附表4），按以下程序准入：1、 对新开发的供应商召开专题会议，由主要领导评鉴、审批后纳入准入供应商；2、 采购部门每半年根据供应商的资质、产品质量、价格、交货期、信誉度等填写《供应商考核评鉴表》（见附表5），按照优胜劣汰的原则，进行综合考核评定。3、 年终对所有供应商进行综合考核评定，填写《供应商考核表》（见附表6）后，根据考核结果确认列入《合格供应商名录》（见附表7）。第17条采购部门要对准入的供应商建立档案，纳入计算机管理。第18条发现有下列行为之一者，立即终止其供应业务并取消其准入供应商资格。（1）提供的相关证件及资料有伪造现象的；

（2） 中标后不能按合同要求履约的；（3） 所供物资以次充好，有意损害集团公司利益的；（4） 报价不实事求是，采取低价策略进入后不履约的；（5） 向采购人员行贿或为其提供不正当利益的；（6） 已停止生产、经营或变更生产、经营范围，不再具备准入条件的;（7） 一年内出现两次质量问题的。各产业部门，产业财务部月度预算申报流程图〉财务中心〉集团总裁〉关键节点描述〉记录表单提报阶段评审阶段审核阶段审批阶段供应商评鉴供应商确认开始-5-提报申请审批审批结果反馈,一审批结果反馈 是材料检验报告I材料检验报告供应商评鉴会供应商评鉴

汇总合格供应商

名录各产业部门每月25日前提报次月的资金收支预算申请表财务部按下达的年度预算指标，根据累计执行情况对上报的月度预算进行评审确认各产业部门，产业财务部月度预算申报流程图〉财务中心〉集团总裁〉关键节点描述〉记录表单提报阶段评审阶段审核阶段审批阶段供应商评鉴供应商确认开始-5-提报申请审批审批结果反馈,一审批结果反馈 是材料检验报告I材料检验报告供应商评鉴会供应商评鉴

汇总合格供应商

名录各产业部门每月25日前提报次月的资金收支预算申请表财务部按下达的年度预算指标，根据累计执行情况对上报的月度预算进行评审确认财务中心根据年度总预算进行评审，评审后对各产业月度资金预算进行汇总1、 集团总裁对月度资金收支汇总表进行审批，并将审批意见传至财务中心2、 财务中心根据审批意见反馈至各产业财务部。1、采购部通知审计部、质管部、服务中心等部门召开供应商评鉴会；2、相关部门对质量以外的价格、交货期、信誉度等进行评鉴。1、物资部对《供应商评鉴表》进行汇总；2、根据供应商综合得分，确认是否纳入和各供应商名录。《月度资金收支预算申报表》《月度资金收支预算申报表》《月度资金收支预算汇总表》《月度资金收支预算汇总审批意见表》《供应商评鉴表》《合格供应商名录》第四章采购方式第19条各产业采购部要根据主要原材料、辅助材料、备品备件等使用状况、用量、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素，选择最有利的采购方式办理采购业务。第20条采购方式类型1、招标方式材料招标采购方式分为公开招标、邀请招标和竞争性谈判三种。（1） 公开招标，指各产业以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。（2） 邀请招标，指各产业以邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。（3） 竞争性谈判，指各产业直接邀请2-3家以上符合条件的投标人就材料采购事宜进行谈判的形式。下列情况可采取竞争性谈判。因多方面条件限制，只有不足三个潜在投标人可供选择的；通过必要的招标，对材料采购工作不利或对企业利益有影响的;技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的；生产急需的。招标采购流程图（4）招标要求公开招标和邀请招标的投标人应当在三家（含三家）以上，投标人少于三家的，各产业应依照本办法重新招标。（5） 招标文件招标采购工作按已确定的招标方式，根据招标物资技术要求编制招标文件，招标文件不得以不合理的条件限制或者排斥潜在投标人，招标文件内容包括：A、招标公告或邀请投标书；B、投标须知；C、招标项目说明；D、技术要求和投标报价表；E、评标标准；F、交货时间、售后服务及货款结算方式；G、需提供的有关资质资信证明；H、提交投标文件的方式、地点和截止时间；I、开标、评标、定标地点及时间;J、其他应当说明的事项。（6） 开标、评标、定标开标应按招标文件规定的时间和地点公开进行，由审计部门监标。评委会对投标文件进行综合评定后，填写《材料招标采购评审表》并签字。中标人确定后，采购部应当在3日内向中标人发出书面中标通知，并报审计部备案。（7）各产业单位不得将必须招标采购的项目化整为零，或者以其他任何方式规避招标。2、合同订购方式（1）集团公司及产业单位发生材料采购活动****元以上的要求均以书面形式签订采购合同。国家规定采用标准合同文本的必须采用标准文本。与合同有关的文本、图表、传真文件等均为合同的组成部分。（2） 合同订购方式适用于经常使用且生产过程中不可或缺或经常使用且市场价格稳定的商品。（3） 合同的签订合同条款应具备以下内容：A标的；B数量；C质量标准：合同中要注明具体执行标准；D价款：包括支付方式、支付进度；E合同履行期限、地点和方式；F运杂费用及包装费用承担；G质保期以及质保金额；H违约责任；I解决争议的方式；J合同双方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人、委托代理人、经办人、联系方式、开户行、银行帐号、纳税登记号；H签约时间；I其他约定。（4） 合同审核正式采购合同应由审计部审核，否则，财务部门不得作为入账依据，仓管部门不得作为入库验收依据。属于招标采购材料的合同要附《中标通知书》和《材料采购招标评审表》属询价比价采购材料的合同要附《材料采购询价比价评审表》。（5）合同变更合同在履行中，因客观情况发生变化需要变更、终止或解除合同时，应根据法律规定或者当事人的约定，按照合同的订立流程，领导批准，并经审计部审核同意后，方可办理有关手续。（6）在签订、履行合同中对有下列行为之一的，按有关规定追究当事人责任；签订合同不履行会签审批手续的；先行为后补办合同审批手续的；不按合同条款履行合同的；随意变更合同条款的；在合同履行中对方违约不追究责任或擅自处理损害企业利益的；与供应商串通损害公司利益的；工作严重不负责任，造成货款、材料被骗，给企业造成损失的；不认真审查资质和证件，造成因使用不符合有关规定的材料而被职能部门检查罚款的。（7）合同专用章及档案管理合同的订立、变更、终止或解除，必须按集团公司有关规定履行必要的审批审核程序，并经授权代表签字后加盖合同专用章生效。合同专用章设专人负责使用和保管，任何部门、人员不得擅自使用，并做好专用章使用登记台账。各单位对所签合同应按照集团公司档案管理有关规定统一编号、装订，建立合同档案，并按规定保存期妥善保存。3、订单采购方式（1） 各产业采购部根据批准的请购单（见附表8）签发采购订单（见附表9），采购订单上注明采购材料的具体名称、价格、数量、交货时间等，送交供应商并表明购买意愿；订单在提交给供应商之前应由审计部审核订单的合理性。（2） 订单采购方式适用于一般材料采购。4、 特约厂商采购对于用量大、费用不太高的单项商品，可简化采购流程，由各产业采购部选定特约厂商，介绍使用部门直接向该厂洽购，付款前应送采购部和审计部审核，不高于市价时予以采购。5、 直接采购方式（1） 不适用前述采购方式的采购者可按此方式采购。（2） 各产业采购部按请购部门提出的请购单，逐笔询价、议价，在了解交易条件后订购。询价、比价采购范围批量小、零散的，不适于招标采购的材料；生产急需来不及招标采购的材料；其他不够招标条件的材料。6、紧急采购指因紧急情况，需要以最快的速度使采购商品或劳务到位。紧急采购方式一般只有在临时性、突发性需要时方可采用。第五章采购实施第21条各产业采购人员在接收《请购单》后，根据材料性质及采购金额等内容，选择匹配的采购方，并填写订购日及预计到货日，传递给供应商，同时将“请购单”第2联转仓库以备验收时使用。第22条预付定金或采购金额较大或附带条件的采购项目，采购人员应与供应商签订《采购合同》。合同书正本两份，一份存采购部门，一份存供应商处留存，副本分存请购部门、收料部门和审计部。第23条特殊情况的处理1、 请购项目的撤销各产业采购人员收到原请购部门的撤销请购单后按以下方式办理。（1） 若原请购项目尚未办理，由采购人员在原请购单据上加盖“撤销”印记，并将原“请购单”与“撤销请购单”第2联退回原请购部和验收部门，第1联自存，按一般请购单据存档方式处理。（2） 若原请购项目已向供应商订购，由采购人员与供应商接洽撤销订购，经供应商同意撤销后，依方式（1）办理。2、 紧急请购采购人员接到紧急请购通知后，应即查明请购商品名称、规格、数量、请购单号及交货地点等资料，并以电话方式询价和议价，待收到正式“请购单”后，补入询价和议价结果。3、 交货质量异常各采购经办人员收到质管部门《不合格品处理报告》时，应尽快与供应厂商洽谈扣款、退货、换货等事宜，并将洽谈结果记录于《不合格品处理报告》的“采购处理结果”栏内，呈总经理核签后转仓库。（1） 对于需退料、换料的，采购人员应在《不合格品处理报告》的“采购处理结果”栏内注明厂商电话及预定的处理日期。（2） 因质量不合格而退货，按逾期交货处理。（3） 采购人员如未能按请购部门意见处理，应将与供应商洽谈结果记入“采购处理结果”栏，送原请购部门签注意见，或会同原请购部门共同处理。（4） 交期延误罚扣处理。采购人员收到交货延误（本地供应商延交2日、外埠厂商延交5日以内可不按延误）或统一发票逾期未送财务部时，按下列方式处理。预计逾期罚扣金额（定期合同采购按每天5%。计扣，订有买卖合同者按合约所订比例计扣，其余按每天3%。计扣），并通知供应商罚扣原因与金额。在供应商同意扣款或补足发票时，由采购人员在收货单及发票上填写实付金额呈总经理核签后，连同原“请购单”第2联、“收货单”、《材料检验报告》等资料整理送财务部付款。如厂方不同意按第①项方式扣款，采购人员应继续与供应商交涉并呈负责人核准后按第②项方式处理。第六章材料验收第24条归口部门材料的验收由质管部门组织，会同仓储部门、使用部门和采购部门共同验收，对收到的数量和质量进行检验。第25条验收准备1、 验收人员在收到采购部门转来已核准的《请购单》时，按供应商、交货日期依序排列，并于交货前安排存放的库位，以方便收货。2、 对于需要按重量、长度、体积等方面计量的商品，应借助称重仪器、检测工具、容器等进行检测验收，不得虚估。第26条材料验收规范为利于材料检验，质管部门就商品重要性及特性等，依国标、行标、企标等制定符合产业实际的《材料验收规范》，呈总经理核准后公布实施，以此作为采购及验收的依据。第27条材料验收（1） 商品到货后，验收人员应会同使用部门依据《采购订单成采购合同等文件核对商品名称、规格、批号等并清点数量或过磅、测重，并将到货日期及实收数量填入《材料入库单》，同时填写按顺序编号的《材料验收报告》（见附表10）并签字。（2） 严格执行两人验收制度，认真填写《材料入库单》入库单必须填写清楚材料名称、规格、数量、单位、车号等，并有两名验收人员签字方为有效。入库单一式三份，验收部门、仓管部门各一份，作为入库和保管的依据，财务部一份，作为采购业务核算的原始凭证。（3） 材料入库时，必须有供货清单，供货清单应标明供货日期、材料名称、规格、型号、单位、数量、供应厂商名称等。第28条质管部验收完毕，对验收合格的商品将包括供应商名称、收货日期、商品名称、数量和质量以及运货人、原购货订单编号的《材料验收报告》转仓管员作为《材料入库单》的依据，入库完毕由仓储部将《材料验收报告》和《材料入库单》转采购部，由采购部整理填写《付款申请单》后传财务部申请付款。第29条验收过程中如发现所载的商品与《采购订单》或采购合同所载内容不符，或商品有破损、变质、受潮等异常情况且达到一定程度时，严禁入库。质管部应通知采购人员联系供应商协

调处理。第30条退换货条件验收人员要严格按照《材料验收规范》验收标准进行验收，不符合验收标准的材料为不合格材料。对不合格品开具《不合格品处理报告》（见附表11），不合格材料应办理退货、换货、让步接收，主要包括数量与质量两个方面。1、 对于数量短缺，采购员应与供应商联系，要求供应商补足数量，或者扣减货款。2、 对于质量问题，采购员应首先通知使用部门暂不能使用该批物品，然后与使用部门、质管部联系，决定是否退货、还是要求供应商给予适当的折扣让步接收。第31条经质管部、审计部确认后，验收人员开具《索赔处理单》或经采购部审核，总经理审批后由物资部与供应商联系退货事宜。材料验收流程物资部堡 质管部段仓库保管员 关键节点描晰段 记录表单来料报检抽样检测质量判定开始物资部填写到

货通知单报检检验人员检测取

样或现场检测检测或验证4品质鉴定1、物料到货后，物资部舰在料到厂前个小日出具到货通知单

并将信息传递至仓储检验人员到货通知单仓管人员货到

通知来料报检抽样检测质量判定开始物资部填写到

货通知单报检检验人员检测取

样或现场检测检测或验证4品质鉴定1、物料到货后，物资部舰在料到厂前个小日出具到货通知单

并将信息传递至仓储检验人员到货通知单仓管人员货到

通知1、物料到货后，仓管员通知化验检测人员检测或取样。2、 检测人员按照产品质量检验标准汇编在规定工作时间内完成检验质检报告务。3、 对具备检测能力的物料进行检测，不能检测的材料进行验证。4、 验证材料主要验证项目由供应商名称、随货质检报告、产品标签内容等检测原始记录合格1、质检员对检测结果予以判定，出具质检报告，质管部负责人审质检报告核。 质检报告不合格1、 合格后，仓管员凭质检报告办理入库手续； 妆伽*田坦止2、 不合格物料由质管负责人发j不合格处理报告格品处理评审，物料评审小组门执（MRB做出处置意见，相关部门执行。第七章采购付款第32条财务部门应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》等相关管理规定办理采购付款业务。第33条付款审核财会部门在收到物资部传递的《付款申请单》时，应当对《采购合同》、《请购单》、《订购单》、《验收报告》、《材料入库单》、购货发票等相关凭证的真实完整、合法性及合规性进行严格审核。1、 真实性审核应付账款会计应确定原始凭证是否虚假，是否存在伪造或者涂改等情况。2、 完整性审核根据原始凭证所反映的基本内容的要求，审核原始凭证的内容是否完整，手续是否齐备，应填写的项目是否齐全，填写方式、填写形式是否正确，有关签章是否具备等。3、 合法性审核审核原始凭证所反映的经济业务事项是否符合法律、法规、政策和统一会计制度的规定等。4、 合规性审核审核原始凭证是否符合有关规定，如是否符合预算，是否符合有关审批权限和手续，以及是否符合企业的有关规章制度，弄虚作假现象等。第34条付款控制1、 财务部在采购付款时，应得到采购部、审计部等部门负责人的相应确认或批准。2、 应付款在2万元以内的，由***审批，应付款在2万〜5万元的，由***审批，应付款在5万元以上，由***（总经理）审批。3、 预付款与定金在**万元以内的，由***审批，预付款与定金在**万〜**万元以内的，由***审批，预付款与定金在**万元以上的，由（总经理）审批。4、 审核无误后交出纳办理货款支付，并通知采购员联系供应商查收。第34条账务处理财务部在采购单据齐全的情况下，按照《会计核算规定》及时、准确地编制记账凭证。如凭证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。第35条对账1、财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对。

2、取得供应商对账单，审核其余额与公司“应付账款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，与供应商的月末余额应保持一致。采购付款业务流程物资部段＞ 财务部阶段＞ 供应商段＞ 关键节点描述＜阶段＞ 记录表单提出付款申请提出付款申请1、物资部根据月度米购计划，验收报告、采购订单、入库单等凭证编制《付款申请单》《付款申请单》申请审核＜付款审核1、 财务部审核冈位对《付款申请单》的真实完整、合法、合规性进行审核；2、 涉及预付款的，由上级负责人审核。账务处理确认付款方式

出纳付款1、 确认付款方式后，出纳进行付款，并登记现金或金行存款日记账；提出付款申请提出付款申请1、物资部根据月度米购计划，验收报告、采购订单、入库单等凭证编制《付款申请单》《付款申请单》申请审核＜付款审核1、 财务部审核冈位对《付款申请单》的真实完整、合法、合规性进行审核；2、 涉及预付款的，由上级负责人审核。账务处理确认付款方式

出纳付款1、 确认付款方式后，出纳进行付款，并登记现金或金行存款日记账；2、 编制记账凭证1财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对。2取得供应商对账单，审核其余额与《对账单》公司“应付账款”余额是否一致第八章附则第36条本制度由采购部会同公司其他有关部门负责解释。第37条本制度自年月日起开始实施。第38条制度文件表单（见附件）编制日期2011年12月7日 审核日期批准日期月份材料采购计算表编制部门： 编制日期：年月日材料名称投料生产库存数量库存限额需采购数量采购周期（天或时）采购下单备注日期数量日期数量①②③④⑤二②-③+④⑥⑦二①的日期-⑥的天数⑧二⑤一、原材料材料1材料2材料3材料4材料5材料6二、包装材料包材1包材2包材3包材4包材5包材6三、其他材料其他1其他2其他3其他4其他5其他6审批： 部门负责人： 计划编制:

年月材料采购计划表材料名称规格型号计量单位数量下单日期到货日期一、原料类二、包材类三、其他审批： 部门负责人： 计划编制： 编制日期:年 月材料采购付款计划表审批:部门负责人:计划编制:编制日期:供应商基本情况表供应商编号： 年月日名称地址法人联系人电话传真E-mail网址公司概况实收资本万