工程项目会议管理制度

工程项目会议管理制度（一）基本原则1、坚持以多种会议形式贯彻和落实公司各种规章制度及有关确定，刚好探讨和解决工程建设管理中存在的问题，多方沟通信息，加快信息反馈的速度，不断完善和改进管理工作。2、所召开的会议本着既要解决问题，又要缩短时间的原则。尽量精简会议频率，可开可不开的会，坚决不开；可在基层现场解决的问题，不在会上探讨；属于部门职责范围内的事情，不开全体会议。必需召开的会议，应于会前通报议题，事先打算好供会议探讨的重要事项或文件材料。凡涉及对外或需向上级请示的，肯定要在会前做好协调和请示等打算工作。要使各种会议开得有内容、有决议、有效果。3、各次会议要明确主办部门，同时明确召集人和会议筹备人员，打算好与会人员签到表。凡属部门专业性质的业务会议，原则上各个业务部门自行组织召集会议，办公室协办。4、凡涉及到公司会议，或者两个部门以上参与的会议，以及要求上级领导参与的会议，均需事前报办公室备案并取得协调支配后，始得召开。5、凡会议须要费用开支的，主办部门必需提前做好会务方案，特地编制预算，经办公室、财务部门审核并报公司领导批准后，由办公室统筹支配。6、会议确定的事项由办公室或会议主办部门依据会议纪要逐项负责落实、督办，应将执行状况刚好向公司领导汇报。7、对会议确定的事项，各部门要坚决执行、抓紧办理。在执行过程中如存在问题，应刚好反馈。对各自职责范围内的问题，要主动协调解决；对涉及其他部门经协商仍解决不了的，要照实向公司分管领导反映并提取建议，由公司领导协调解决。（二）会议形式工程建设管理睬议按召开类别主要可分为公司员工大会、公司周办公例会、部门内部工作会、工地现场会、技术专题研讨会、工程重大问题专题会（质量、平安、进度）、监理协调会、工地会议等形式。工程建设管理睬议召开时间可分为定期会议和临时会议两种。定期会议要有固定的议题、时间、参与人员和会议地点。临时会议一般是指由针对性解决专项问题的专题会议。（三）、会议的组织与落实1、员工大会公司员工大会是临时会议，主要任务是传达公司董事会和公司领导层对建设项目管理的要求，本项目总体工作支配支配和发展目标，公司最新决策、决议，以及公司下一步重要工作事项布置等。员工大会一般每季度或半年召开一次，由总经理主持，公司全体员工参与。会议由办公室负责筹办和召集，并拟定会议议程报公司经理审定。办公室负责会议记录并在会后3天内整理出会议纪要，由总经理签发并送公司各部门。2、公司周办公例会周办公例会，一般在每周初或末召开，会议由总经理或托付副总经理主持，公司各部门副职以上人员参与，办公室负责会议召集并做好会议记录，会后，需督促各部门主动完成公司布置的各项工作。会议的主要议题是：（1）检查落实上周公司主要工作完成状况；（2）各部门提出本周工作重点；（3）对各部门之间的工作协调以及重要问题的探讨探讨；（4）其他须要在工作会议上探讨确定的事项。3、部门（项目工作站）内部工作会议部门（项目工作站）内部工作会议可依据各部门的工作须要定期或不定期召开，由各部门（项目工作站）负责人主持，主要是传达公司领导的相关指示和对本部门（项目工作站）的工作要求，探讨和解决本部门（项目工作站）工作中存在的问题等。会议需做好会议记录，以备查核。4、工地现场会议工地现场会议是针对施工现场质量、进度、平安等问题的协调和探讨设计变更、技术问题等方面的临时性会议，一般由监理代表拟订会议议题，书面对公司相关部门（项目工作站）提出申请，也可由公司有关部门（项目工作站）提出。公司相关部门（项目工作站）依据详细事项，约定时间、地点，提前24小时书面通知承包人、监理代表处和公司有关部门人员参与，必要时邀请公司领导和其他有关人员参与。工地现场会议由公司分管领导、主办部门（项目工作站）负责人或授权人主持，监理代表处负责召集，并负责会议记录和整理睬议纪要，经会议主办部门（项目工作站）审查后，由公司分管领导（或授权项目工作站负者人）签发，在会后3天内发布。5、技术专题研讨会议技术专题研讨会议就是工程建设中重大技术问题和重要施工方案探讨而召开的临时会议，由公司有关业务部门书面提出申请（包括会议议题、时间、地点、参与人员、拟邀请专家名单、会议费用预算等），经总工程师审查后报总经理批准后召开。会议由总工程师主持，办公室负责筹办及会务工作，相关业务部门有关人员参与会议。技术质量部负责会议记录和整理睬议纪要，报总工程师审定后，由总经理签发。会后5天内发布。6、工程重大问题专题会议工程重大问题专题会议是指工程建设中，为加强施工质量、平安、进度管理，开展劳动竞赛活动等特地召开的大型动员、总结会议。由总经理主持，各监理代表处、各承包人及有关建设协作单位代表、公司各部门主管以上人员参与。必要时请董事长及上级主管部门领导参与。办公室负责会议筹办和召集工作，提前3天预订和布置会场，拟订会议议程报总经理审定，发出书面会议通知。会议开支预算由办公室专题签报批准。办公室负责会议记录和整理睬议纪要，会后天内发布。7、监理协调会监理协调会是项目工作站与监理代表处针对工程施工管理问题进行沟通的会议，由项目工作站负责主持，每月下旬在各监理代表处分别定期召开。要求监理代表处总监、驻地高监及专业监理工程师参与，工程管理部门负责人及有关主管参与，公司领导酌情参与。主要议程：（1）各合同段驻地高监汇报各自职责范围内的工作状况和存在问题，提出有关工作方面的建议和看法；（2）总监总结本月监理代表处工作，对公司管理工作提出建议和改进看法；（3）项目工作站和公司各工程管理有关部门负责人对监理代表处辖区内的监理工作提出建议和改进看法，并沟通工作体会；（4）项目工作站及公司各工程管理有关部门负责人对监理代表处提出的问题和看法进行答复。8、工地会议工地会议分第一次工地会议和常规工地会议（一下简称工地例会），由监理代表处组织召开。第一次工地会议是在各合同段正式开工前必需召开的会议，会议由监理代表处总监主持，参与人员包括公司领导、公司各工程相关管理部门负责人、质量监督站代表、设计代表、监理代表处专业工程师、相关驻地监理办驻地高监和驻地监理工程师及合同段承包人授权代表、合同段项目经理、技术负责人及当地政府代表等。会议主要议程如下：（1）介绍各方人员及组织机构（包括地址及通讯）①公司应向监理工程师授权，并声明自己仍保留哪些权利；宣布公司职能机构、主要人员及职责范围。监理工程师将授权书、监理组织机构框图、职责范围及全体监理工程师名单提交承包人。②承包人应书面提交工地代表（项目经理）授权书、主要人员名单、项目经理部职能机构框图、职责范围及有关人员的资料材料，以取得监理工程师的批准；监理工程师应在本次会议中进行审查并口头予以批准（或有保留的批准），会后正式予以书面确认。（2）宣布承包人的施工进度支配在第一次工地会议上，监理工程师应就施工进度支配作出如下说明：①施工进度支配可于何日批准或哪些分项已获得批准；②依据批准或将要批准的施工进度支配，承包人何时可以起先哪些工程施工打算，有无其他条件限制；③有哪些重要或困难的分项工程还应单独编制进度支配提交批准。（3）检查承包人的施工打算承包人应就施工打算状况按如下主要内容提出陈述报告，监理工程师应逐项予以澄清、检查和评述。①主要施工管理人员和施工人员（含项目经理、技术负责人、部门负责人、主要技术人员及主要机械操作人员）是否进场或将何日进场，并应提交进场人员支配及名单；②用于工程的进场材料、机械、仪器和设备是否进场或将于何日进场，是否将会影响施工，并应提交进场支配及进场清单；③用于工程的本地材料来源是否落实，并应提交料源分布图、供料支配清单及向甲方供应的供材支配；④施工进度及临时工程的进展，并应提交驻地及临时工程建设支配和布置图；⑤工地试验室、流淌试验室及其设备是否安装就绪或将于何日安装就绪，并应提交试验室布置图、流淌试验室分布图及仪器设备清单；⑥施工测量的基础资料是否已经落实并经过复核，施工测量是否进行或将于何日完成，并提应交施工测量支配及有关资料；⑦其他与开工条件有关的内容及事项。（4）检查业主负责的开工条件公司应就工程占地、拆迁以及其他与开工条件有关的问题进行说明；监理工程师应依据批准或将批准的施工进度支配支配，对上述事项提出建议及要求。（5）明确施工监理例会程序在第一次工地会议上，监理工程师应沟通与承包人的联系渠道，明确工作例行程序，提出有关表格及说明：①计量限制的主要程序、表格及说明；②支配进度限制的主要程序、图表及说明；③计量支付的主要程序、证书、报表及说明；④延期与索赔的主要程序、报表及说明；⑤工程变更的主要程序、图表及说明；⑥工程质量事故及平安事故的报告程序、表格及说明；⑦函件的往来传递交接程序、格式及说明；⑧确定工地例会的时间、地点及程序。（6）检查探讨与开工条件有关的其它事项。第一次工地会议由监理代表处负责会议记录和整理睬议纪要，由总监签发，在会后3天分别送各有关单位。工地例会时依据“FIDIC”条款和合同管理要求，在建设施工中各参建方进行协调的定期会议。它应在工程开工后的整个施工活动期内定期实行，每一个月召开一次，每次半天或一天，其详细时间间隔可依据施工中存在问题的缓急程度由监理工程师确定，工地例会由监理代表处或驻地监理办组织召开，参与人员为项目工作站、公司工程管理相关部门、监理工程师及承包人的相关人员，每月月底召开。承办人项目经理部各工程管理有关部门负责人也必需参与会议。各承包人应在会议召开前48小时提交书面汇报材料（统一格式）。在工地例会中如出现延期、索赔及工程事故等重大问题，可另行召开特地会议协调处理。工地例会应按既定的例行议程进行，一般应由承包人逐项进行陈述并提出问题和建议措施；监理工程师应逐项组织探讨并作出确定或决议的意向。工地例会一般包括主要议程如下：（1）落实和确定上次工地例会所确定事项的完成状况，征询看法并在本次会议进一步落实未完成事项；（2）承包人汇报上月工程支配完成状况和质量、平安状况，以及施工中存在的问题和缘由分析。依据合同规定向监理和公司提出工程实施中急需解决的问题和要求，并对下月的工程支配作出支配；（3）审查工程进度：主要是关键线路上的施工进展状况及影响施工进度的因素和对策；（4）审查现场状况：主要是现场机械、材料、劳力的数额以及对进度和质量的适应状况并提出解决措施；（5）审查工程质量：主要应针对工程缺陷和质量事故，就执行限制标准、施工工艺、检查验收等方面提出问题及解决措施；（6）审查财务事项：主要是期中支付、价格调整、额外的临时金额等发生或将发生的问题及初步处理看法或意向；（7）审查平安事项：主要是对发生的平安事故或隐藏的担心全因