第八章会展场馆档案资料与信息的管理

第八章会展场馆档案资料

与信息的管理1.会展场馆档案和技术资料管理2.会展资料与合同的管理3.会展信息的搜集与场馆信息发布的管理4.会展场馆网站的管理5.会展场馆相关活动的管理第一节会展场馆档案

和技术资料管理一、会展场馆档案资料室的建筑和设备档案放哪儿容易分类易于保密保护性好检索简便1．抽屉式直立档案2．开放式横向档案整齐划一便于取阅易于查找保密性一般3．穿孔式活页夹容易损毁有顺序性保密性差容易保存标准统一便于存取长期保存保护性好4．档案盒灵活取用存量较小容易脱落5．金属文件夹隔水防污拿取方便保密性低暂时保存6．透明资料袋拿取方便临时存取保密性差7．多层资料盒一般与场馆办公部分结合一起，也可独立建筑。中小型场馆中：保存会议展览资料和业务档案；建筑和设备较简单，一般有直接对外的入口。大中型场馆中：除保管借阅外，还有资料的修复、复制、编辑、发行等；应与展厅、会议厅有一定的距离。档案库房应注意：密闭；通风档案库房温、湿度的控制●防火●防水●防潮●防霉●防虫●防光●防尘●防盗档案库房库房的“八防”:二、档案管理1.搜集2.整理分类——立卷——案卷排列——编制目录——编制档号3.鉴定重要文件或一般性文件4.保存5.检索利用6.剔除和销毁具体流程图（一）档案管理流程：（二）档案查阅纪律1.总经理、副总经理、办公室主任查阅档案无范围限制；2.各部门只限查阅本部门送交或与本部门有关文件，查阅其他文件要由部门经理签字同意或办公室核准；3.各部经理可查阅档案室一般文件，涉密及机要、重要文件的查阅要事先征得办公室主任同意；4.查阅文件必须登记，副总经理以上领导可由秘书代表查阅并签字；5.文件查阅原则上在档案室进行，必要时可复制；确需解除的要登记，涉密及机要、重要文件解除须经办公室主任以上领导签字批准；6.原则上不允许将文件带出场馆，确须带出的，需填写事由单，提交办公室主任签字批准；7.不准携带私人物品进入档案室8.借阅文件要注意保护，不得损坏。（三）文书档案的管理（1）各类文书和场馆处理完毕且有归档要求的其他文件和音像资料；（2）公文正本原价和附件（如条例、会议纪要、图表、计划、总结等）；（3）经过办公室登记的文件和未经收发文登记的各种文字材料（如会议文件、调查报告、访问记录、合同契约等）；（4）场馆会议纪要、规章制度、统计报表、重要文件的修正稿及具有保持价值的图片、音像资料等。1.管理范围2.管理程序1.搜集

移交文件；清点核收文件；检查手续是否完整。2.整理3.分类

场馆收文按发文单位；场馆发文按收文单位；场馆文件按文种；各部门文件按部门类别。4.查阅内部查阅、外部查阅（见表1，表2）。表1文件/档案借阅审批表表2档案借阅审批表3.清理与保存

档案员应经常拂拭档案架，保持档案的清洁，防止虫蛀腐朽。年度更换时，依照档案保管期限表剔除注销，并填写《档案销毁清册》。永久保存中心章程；组织及规章制度；重大决定、决议；批文、重要会议纪要；政府机关核准文件；上级文件等5年保存期满或解除之合约、场馆一般性文件（文字、函字）等1年保存结束后无长期保存必要文件、中心各部门文件等表3文书档案保管期限表（四）财务档案的管理1.管理范围

会计凭证、财务账簿、财务报表、会计资料档案、工资表、其他有归档要求的等。(1)分类(2)归档

财务档案由财务部负责按归档要求整理、立卷并装订成册。财务部保管期满后，编制清册连同档案一并移交场馆档案室保管。档案室接受、保存的财务档案，原则上应保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，要会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。(3)查阅(4)保管和保密

保管期限分为永久和定期，原则上按《企业会计档案保管期限表》执行；严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。2.管理程序企业会计档案保管期限表序号

档案名称保管期限备注一、会计凭证类1原始凭证记帐凭证汇总凭证15年

其中：涉外会计凭证永久

2银行存款余额调节表3年

二、会计帐簿类1日记账15年

其中：现金和银行存款日记账25年2明细账15年3总账15年包括日记账4固定资产卡片固定资产报废清理后保存5年5辅助帐簿15年6涉外会计账簿永久

序号

档案名称保管期限备注序号

档案名称保管期限备注三、财务报表类（包括各级主管部门的汇总会计报表）1财务报表永久2会计报表永久3税务报表永久四、工资表永久

（五）工程档案的管理1.工程建设档案管理范围（1）归档内容（前期工作资料、基础资料、设计文件、施工文件、竣工文件）；（2）归档要求2.工程设施设备档案管理范围以下各项设计、施工的图纸、文字和图片资料等：土建、装修工程，电力系统，配电系统，照明系统，水管系统，风管系统，通风系统，给排水系统，消防系统，电梯系统，楼宇自控系统，综合布线系统，电视监控系统，广播系统，通信系统等。3.管理程序（1）整理（2）分类（3）归档

工程部门验收资料后编制目录表，移交资料时派人协助。工程档案原则上以原封装保存，出现问题档案员协同工程部人员共同解决。（4）查阅（5）保管永久性保管资料；分类谨慎保管，严禁毁损和丢失（六）人事档案的管理1.管理范围

场馆员工人事档案、员工花名册、员工履历表、员工进出手续、劳动保险档案、干部任免文件等。2.管理程序(1)归档(2)鉴别(3)整理(4)查阅a.事由（查阅本人档案、履历，或出具证明）；b.审批；c.纪律（档案转递需留档案转递通知存根、发出通知单并接受回执单）。(5)保密和保管(6)剔除和销毁第二节会展资料与合同的管理一、会展场馆的资料管理（一）会展场馆资料管理的含义：

1.广义：包括会展场馆资料管理和图书、报刊资料管理。

2.狭义：会议展览资料的管理。（二）会展资料范围：1.筹备会议、展览所搜集的原始资料。2.办会展中行程的筹备计划、实施方案、经费预算、陈列大纲、平面图、效果图；有关照片、前沿、简介、解说词、版面词、重要展品及其说明书；上级领导对展览的指示与题字；开幕剪彩录像、录音以及展览有关的印刷物、出版物；报刊所刊登的展览广告、消息报道、对展览的评价、观众反映、邀请函、请柬、参观券、会刊、学术报告等。3.展会闭幕后的总结、统计材料等。（三）展会资料搜集将分散的无系统的各类资料加以搜集整理。资料管理的基础，专业性、针对性强。方法：征集、收购、接受捐赠、预订、交换、复制、购买等。渠道：1.个别搜集；

2.社会搜集；

3.相关部门、单位提供全套资料。（四）展会资料管理任务：完整地、系统地搜集和存储文献资料，提供依据和参考，开发资源，传播知识。程序：搜集、鉴选、查重、盖馆藏章、登记、分类、著录编目、入库上架、宣传报道和提供利用。（五）展会资料登记1.总括登记：以一批或一套资料为登记对象按入馆先后进行登记。2.按类登记：以一种资料为登记对象，将同类资料登记在一起。（六）展会资料分类原则：归类正确，反映充分，前后一致，便于检索。（七）著录编目书本式目录或卡片式目录二、策划部门文件存放管理规定每份文件夹存放同一类文件，扉页要注明目录和标号以便于查阅，同一项目的文件须存放在一档内，以利综合使用。（一）会展策划部经理

展会项目文件夹、客户档案夹、项目计划夹、合同夹（二）项目经理

展会项目文件夹、参展商回执函夹、贸易商登录类、传真文件夹、工作手册文件夹（三）信息员

展会信息资料夹、市场信息资料夹、收传真夹、发传真夹、商务接待夹、重要文件夹三、合同的管理合同档案包括合同正本、往来函电（信函、电话记录、传真、电传电报、电子邮件等）、批文、授权书、图纸、技术资料、合同对方营业执照复印件等有关资料。法律室负责公司合同的分类、编号、登记工作。档案室负责保管合同档案。合同是场馆的机密文件，属于永久保存资料。坚持保密原则。第三节会展信息的搜集

与场馆信息发布的管理一、信息

（一）信息的含义

“信息”在英文、法文、德文、西班牙文中均是“information”,日文中为“情报”，我国台湾称之为“资讯”，我国古代用的是“消息”。作为科学术语最早出现在哈特莱（R.V.Hartley）于1928年撰写的《信息传输》一文中。20世纪40年代，信息的奠基人香农（C.E.Shannon）给出了信息的明确定义。此后许多研究者从各自的研究领域出发，给出了不同的定义。具有代表意义的表述如下：

信息奠基人香农认为“信息是用来消除不确定性的东西”。（经典性定义）控制论创始人维纳（NorbertWiener）认为“信息是人们在适应外部世界，并使这种适应反作用于外部世界的过程中，同外部世界进行互相交换的内容和名称”（经典性定义）经济管理学家认为“信息是提供决策的有效数据”物理学家提出“信息熵”，用信息熵描述系统与环境交流信息的程度。电子学家、计算机科学家认为“信息是电子线路中传输的信号”。我国著名的信息学专家钟义信教授认为“信息是事物存在方式或运动状态，以这种方式或状态直接或间接的表述”。

美国信息管理专家霍顿（F.W.Horton）指出：“信息是为了满足用户决策的需要而经过加工处理的数据。”简单地说，信息是经过加工的数据，或者说信息是数据处理的结果。根据近年来人们对信息的研究成果，科学的信息概念可以概括如下：

信息是对客观世界中各种事物的运动状态和变化的反映，是客观事物之间相互联系和相互作用的表征，表现的是客观事物运动状态和变化的实质内容。

（二）信息的种类1.按照信息的来源：1）一级信息。信息源可能是能得到第一手信息的人或某个政府部门。自己观察到的信息，照片，未加剪接的录像带，政府资料等。。。2）二级信息。变动过的信息。报纸，杂志，电视，电台提供的信息等。。。2.按照信息收集：1）基本信息。搜集时可以比较直接地得到的信息。2）创造性信息。需要通过一些间接的方法或非常规的方法才能得到的信息。二、信息的收集

（一）公开信息的收集1.政府公开的信息。2.媒体信息。3.科研机构的信息。4.图书馆信息。5.行业协会信息。6.证券交易所资料。7.利用剪报服务。8.商品展销会信息。（二）人际关系信息收集：

1.询问关键客户。

2.让客户替你询问。

3.询问供应商。

4.询问调查对象。

5.利用招聘会询问调查对象的前雇员。

6.询问设计顾问。

7.参加学术交流会。

8.朋友之间交流。

9.通过招聘调查对象的骨干获取信息。（三）信息的收集方法

1.观察法：信息收集员亲自到经济活动现场或借助一定的仪器对信息收集对象的言行进行观察和如实记录的收集方法。1）观察法的应用。了解管理中存在的问题和作为惩罚奖励员工的依据。了解消费者需求和购买习惯。商品的使用情况。观察消费环境。2）观察法的优点：

A.客观性。

B.直观性。

C.广泛性。3）观察法的缺点：

A.难以揭示深层次的原因。

C.难以量化。2.调查法：通过与信息收集对象进行直接交流来获得信息的方法。

A.访谈调查B.问卷调查访谈调查的优点：

1）可以确定被调查者的身份。

2）有利于得到更多信息。

3）所得信息便于处理。

4）被拒绝的可能性小。

5）反馈及时。访谈调查的缺点：1）调查费用高，范围窄。2）调查敏感问题比较困难。3）调查人员的主观因素影响大。问卷调查的优点：1）成本低。2）调查范围广。3）可以方便处理。问卷调查的缺点：1）回答的真实性相对较差。2）拒答率较高。访谈调查和问卷调查的缺点：1）难以确定事物的真正因果关系。2）难以复查和检验。3.实验法：将所选主题的刺激因素引入被控制的环境中，通过系统改变刺激程度来测定实验对象的行为反应，从而确定所选主题与刺激因素的因果关系。主要优点：控制。主要缺点：设计难度大。(四)信息收集的原则：（1）准确性原则该原则要求所收集到的信息要真实，可靠。当然，这个原则是信息收集工作的最基本的要求。（2）全面性原则该原则要求所搜集到的信息要广泛，全面完整。只有广泛、全面地搜集信息，才能完整地反映管理活动和决策对象发展的全貌，为决策的科学性提供保障。（3）时效性原则信息的利用价值取决于该信息是否能及时地提供，即它的时效性。（五）信息的收集过程信息收集的过程一般包括以下步骤：（1）制定收集计划只有制定出周密、切实可行的信息收集计划，才能指导整个信息收集工作正常地开展。（2）设计收集提纲和表格为了便于以后的加工、贮存和传递，在进行信息收集以前，就要按照信息收集的目的和要求设计出合理的收集提纲和表格。（3）明确信息收集的方式和方法（4）提供信息收集的成果要以调查报告、资料摘编、数据图表等形式把获得的信息整理出来，并要将这些信息资料与收集计划进行对比分析，如不符合要求，还要进行补充收集。三、信息的整理（一）信息整理的常见方式

1.归类——把收集到的信息按性质和内容分类归纳整理。

2.去伪存真——把收集到的信息进行鉴别处理,

区分信息的真伪和可靠性。

3.抓住重点，突出主要因素——把收集到的信息进行筛选处理，按重要性排队。网上资料的可信度观察网站的类型.edu：教育类网站，可能是严肃学术研究，也可能是学生的随意制作；.gov：政府网站，一般比较可靠；.com：商业网站，最常见，理智地接受；.net：网络服务公司，为商业或个人用户提供服务；.org：非赢利组织，其观点带有倾向性。观察作者的姓名、组织机构明或公司名称如果是个人页面，那么是否有作者的简介，受教育程度、所属单位等如果是机构或公司，是否有详细的介绍页面、历史、目的、信誉等。（二）信息整理的常用方法比较法——对同类信息进行对比分析。核对法——对可能有用的信息进行审核查对。佐证法——对信息的关键性、相关因素开展证据的收集和鉴定。逻辑法——通过逻辑分析发现信息的可靠性和合理性。文献法——查阅有关的最新文献，确定信息的先进程度。评估法——请专家学者对信息的价值和可靠性进行评估。调查法——对信息的真假和来源开展调查研究。

通过收集和整理信息，我们获得了与设计问题相关的各种信息资料。一方面为制订方案提供了素材，为设计者提供了设计的源泉；另一方面为选择材料做了准备。方案设计材料选择收集与整理信息技术试验四、会展场馆的信息工作信息是会展赖以产生的基础，是会展场馆提高效率的重要条件。工作任务快、广、精、准——搜集、整理、提供利用。包括：搜集信息（原始资料、市场需求、客户意见等）、筛选、分类编目、存储、检索、发布（报道）、提供利用、信息反馈。基本要求1.有自己的情报信息机构2.有一批信息工作的专业人才3.加快信息现代化的步伐，重视信息工作的投入五、信息交流程序目的

为及时、准确地搜集、传递及反馈有关信息，做好信息管理工作。范围会展场馆内部信息传递、处理及与外部各方相关信息的交流。职责

1.办公室负责公司对内、对外相关信息的传递与处理；

2.各部门负责与对口相关单位的信息交流和搜集，建立信息档案，保存和管理相关的信息，并负责各自工作范围内信息的传递与交流；

3.职工代表负责与职工有关信息的搜集和传达；

4.保卫部负责治安消防信息的处理。内容

1.信息的搜集与处理

内部信息、外部信息

2.信息的整理和应用

及时将信息汇总整理后按要求建档。第四节会展场馆网站的管理一、会展场馆网站的作用一、为会展场馆营销和客户服务拓展了市场空间。二、为会展场馆提供了快速的市场应变能力。三、有利于会展场馆特定信息的传播。四、有利于场馆、展会与有关企业和机构的写作。五、有利于展会招展招商活动的展开。六、有利于提高会展场馆客户服务水平。二、会展场馆网站的建立与管理一、对该网站的主要功能进行定位。二、确定网站需要哪些栏目和内容。为展会服务，为目标客户服务，吸引目标客户眼球。三、设计网页的界面。简单明了、重点突出、图文并茂、轻松浏览四、确定网上内容的更新方法。五、制定网站技术维护方法。

第五节

会展场馆相关活动的宣传一、广告的选择（一）会展广告策略：1.委托广告公司全面代理选择标准：丰富的行业经验及优秀的策划能力。2.会展场馆自己执行场馆自己拥有独立的广告公司。自办展的广告费用可自己支配，利润独享；还可承接会展客户广告项目。广告是会展宣传的重要方式，也是吸引办会办展单位、参会参展对象的主要手段之一。会展广告是覆盖面最广的，还可以加强联络效果。但同时也是较昂贵的宣传手段，要严格控制，要目标明确，根据需要、意图和实力进行安排。（二）广告的作用1.提升展会的知名度展会知名度分为四个层次：（1）无知名度：参与展会的参展商和观众根本不知道该展会及其品牌。（2）提示知名度：经过提示，被问者能够记起某个展会及品牌。（3）未提示知名度：不经过提示，被访者就能记起某个展会及品牌。（4）第一提及知名度：即使没有任何提示，当提及某种题材的展会时，被访者就会立即记起某个展会及品牌。2.扩大展会的品牌认知度

品牌认知度指目标参展商和观众对展会的整体品质或优越性的感知程度，它是参展商和观众对展会的品质作出是“好”或“坏”的判断，对展会的档次提出是“高”或“低”的评价。3.努力创造积极的展会品牌联想

展会品牌联想指在目标参展商和观众的记忆中与该展会相关的各种联想，包括他们对展会的类别、展会的品质、展会的服务、展会的价值和顾客在展会中的利益等的判断和想法。4.不断提升目标参展商和观众对品牌的忠诚度品牌忠诚度可分为五个层次：（1）无忠诚度（2）习惯参加某展会（3）对该展会满意（4）情感参加者（5）忠贞参加者（三）展会宣传与推广的内容1.展会基础资讯的宣传与推广（1）开展的时间、场馆地点、交通住宿情况、会务组接待事宜、展会时限等。（2）参展者情况、往届展会效果、社会评价等。（3）参展要求与条件。2.展会相关活动的宣传与推广

展会中的活动，一般指开幕式、闭幕式、民族风格的表演、场内特设舞台上的节目、表演、音乐会或主题讨论会、研究会等。根据活动类别，将其归纳为：正式活动由主办者举行的前夜典礼、开幕式、闭幕式等正式活动主题活动围绕展会主题进行的讨论会、研究会、电影节等活动交流活动出展单位主办的活动一般活动音乐演奏会、电影、传统艺能、街头表演、盛装游行等市民参加活动由一般市民资助主办的活动3.展会品牌的宣传与推广

展会品牌经营的主要目的，是通过对展会进行品牌会经营来提高展会的影响力和市场占有率，并努力使本展会在该题材的展览市场上形成一种相对垄断，因此，展会品牌的宣传与推广应着力于独特性与排他性，在宣传过程中突出品牌展会在行业或领域中的不可替代性。（四）展会宣传与推广的手段1.广告展会广告在操作过程中应遵循五个原则：（1）市场导向性原则（2）目标性原则（3）系统性原则（4）针对性原则（5）诚信原则展会广告具有相当的专业性，因此，最好的方法是与广告代理公司合作，从而实现广告宣传的最佳效果。2.新闻宣传新闻宣传的一般流程如下：（1）任命新闻负责人或开始联系委托代理，收集、整理、更新目标新闻媒体和人员名单。（2）制定新闻工作计划。（3）举办记者招待会、发布展会基本信息。（4）手机媒体报道情况，如果展会期间对记者作过许诺，一定要尽快予以办理或告知何时办理。（5）向未能参展的记者寄发资料。（6）向出席招待会、参观展会的记者发感谢信，向所有记者寄展会新闻工作报告。（7）迅速、充分地回答新闻报道应起的读者来信。（8）与媒体保持联系。3.公关活动

为扩大展会影响、吸引观众、促进成交、展会组办方往往要通过会议、评奖、演出等公关手段对展会进行宣传。报告会、研讨会、交流会、说明会、讲座等会议形式是展会过程中最普遍的公关手段。吸引社会赞助和商业赞助的方式：

1.集资方式

（1）社会捐赠

（2）商业赞助

2.回馈方式

（1）授予赞助商荣誉

（2）提供媒体广告

（3）授权冠名活动

（4）提供区域广告

（5）指定产品

（6）标志产品

（7）特约消费场所

（8）邀请赞助企业负责人参与展会重要活动

（五）展会广告策略1.广告策略的步骤（1）明确广告受众（2）设计广告内容（3）制定广告目标（4）组合运用各种广告手段（5）策划广告中的互动环节2.媒体选择策略电波媒体（1）链接展览会网址（2）利用自身的网站（3）合理选用门户网站印刷媒体：主要是报纸和专业性杂志。户外媒体：海报、招贴、广告牌、横幅和气球等。二、广告规模广告预算决定广告规模经费充裕：几家报刊上反复登载。经费有限：几种力量在少数影响大效果好的报刊上。广告开支与效果不一定是正比例，选择合适的媒体是降低成本提高效率的最好办法。三、广告时间广告时间要进行合理规划一般，做好展会决定时就要开始并持续刊登。连续刊登广告有利于加深客户印象相比未刊登广告的办展单位：连续登6次广告，多招收50%参展企业；连续等12次广告，多招收70%参展企业。四、广告媒体选择判断媒体的对象是否是会展活动的目标参展企业。