第2章系统管理与基础设置

系统管理与基础设置M2章系统管理与基础设置【学习目标】

掌握系统管理中设置用户、建立账套和设置权限的作用和方法。了解年度账管理和系统安全管理的方法掌握数据编码2.1系统管理系统管理模块可以提供给各子系统一个统一的操作平台,对网络财务系统的各个子系统进行统一的操作管理,其主要功能包括账套管理、权限管理、年度账管理及系统安全维护等。

系统管理是用友ERP-U8应用系统的运行基础，它为其他子系统提供了公共的账套、年度账及其它相关的基础数据，各子系统的操作员均需要在系统管理中统一设置并分配权限，系统管理将各个模块有机结合，形成了多层次多渠道的各种业务模式的协调统一。2.1系统管理

2.1.1系统管理的主要功能1．账套管理，包括账套的建立、修改、引入和输出(恢复备份和备份)等功能。2.权限管理，包括设定系统用户、定义用户的角色及设置用户权限等功能，目的为了保证系统及数据的安全保密、符合岗位分工的要求并防止越权操作、进一步加强企业内部控制。3．年度账管理，是指对同一账套内不同年度的数据所进行的管理,主要包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据等功能4．系统安全维护，为了保证系统运行安全、数据存储安全,系统应建立一个强有力的安全保障机制。系统安全维护包括系统运行监控、设置数据自动备份计划、清除系统运行异常任务、记录上机日志和刷新等功能。2.1系统管理帐套管理与年度帐帐套帐套是指一组紧密相关的数据，一般可以为每一个独立核算的会计主体在系统中建立一个帐套。用友ERP软件最多可建999个帐套，不同的帐套数据之间彼此独立，没有丝毫联系。一个帐套可能包括多个数据库。年度帐每个帐套逻辑上包括不同年度的会计数据，但在用友ERP软件中，不同的年度的数据存在不同的数据库中，这称为年度帐。建立年度帐的目的是为了方便管理不同年度的数据。一般一个年度帐一个数据库。同一帐套的不同年度帐之间是相互联系的，具体将在年度帐管理中讲解到。2.1.2系统管理操作的基本流程1．新用户操作流程2．老用户操作流程2.1系统管理2.1系统管理新用户操作流程如下图所示:

初次登陆，用户名为admin,密码默认为空。2．老用户操作流程老用户操作流程如下图所示:2.1系统管理3．启动系统管理系统一般允许以两种身份注册进入系统管理：一是以系统管理员的身份；二是以账套主管身份。系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套，具体包括帐套的备份、新建帐套、引入帐套、设置操作员、指定帐套主管、设置和修改操作员密码及权限等。账套主管负责所选账套的维护工作，具体包括帐套参数修改，年度帐的管理，及该帐套操作员权限的设置。在第一次运行系统时还未建立核算单位的账套。因此，在建立账套前应以系统管理员的身份进行登录。2.1系统管理【知识要点】启动系统管理时应注意：1.启动系统管理的操作包括启动系统管理模块并进行注册，即登录进入系统管理模块。在系统管理中可以进行设置操作员、建立账套和设置操作员权限等的操作。2.系统允许用户以系统管理员“admin”的身份，也可以以账套主管的身份注册进入系统管理。

【知识要点】启动系统管理时应注意：3.系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、恢复和备份，设置操作员、指定账套主管，并可以设置和修改操作员的密码及其权限等。账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、功能模块启用及对年度账的管理（包括建立、清空、恢复、备份以及各子系统的年末结转、所选账套的数据备份等），以及该账套操作员权限的设置。【知识要点】启动系统管理时应注意：4.由于第一次运行该软件时还没有建立核算单位的账套，因此，在建立账套前应由系统默认的管理员admin登录。5.系统管理员“admin”没有密码，即密码为空。在实际工作中，为了保证系统的安全，必须为系统管理员设置密码。在教学过程中，由于一台计算机供多个学员使用，为了方便则建议不为系统管理员设置密码。2.1.3权限管理1．角色管理2．用户管理3．权限管理1）功能权限管理2）数据权限管理3）金额权限管理2.1系统管理2.1.3权限管理目的权限管理的目的是为了保证系统及数据的安全性，符合内部控制的岗位分工要求，防止越权操作。角色管理角色是指企业管理中拥有某一类职能的组织，他们的权限是相同的，实际上是用户组，用户被设置为某一角色后，在系统内的所有帐套都拥有该角色的权限。角色管理是方便控制操作员权限，可以依据职能统一进行权限的划分。用户管理只有系统管理员才有权设置用户。用户管理主要完成对所核算帐套用户的增加。删除、修改等维护工作。2.1系统管理2.1.3权限管理

权限包括功能权限、数据权限和金额权限三种形式。1.功能权限功能权限是在系统管理中分配的，被赋予了某种权限，能够执行相应的操作。只有系统管理员和该帐套主管才能进行权限设置。但系统管理员能够指定某帐套的帐套主管。2.数据权限和金额权限数据权限可以通过记录级和字段级的权限控制。字段级权限控制是指对单据中包括的字段进行权限分配，提高系统的安全保密性。记录级权限控制是指对具体业务对象进行权限分配，根据所选用户或角色及业务对象进行明细的数据权限分配工作。比如，赋予某操作员填制凭证权限的同时，还可通过数据权限进一步限制其所能使用的凭证类型或会计科目。金额权限主要用于完善内部金额控制，对具体金额数量划分级别，对不同岗位和职位的操作员进行金额级别控制。比如，审核权限可分审核5万元以内的权限和5万元以上的权限。2.1系统管理2.1.4账套管理1．建立账套1）账套信息2）单位信息3）核算类型4）基础信息5）分类编码方案6）数据精度定义2．修改账套3．账套的引入和输出2.1系统管理2.1.4账套管理1．建立账套帐套信息用于输入新帐套的有关信息，主要包括已存帐套、帐套代码、帐套名称、帐套路径、启用会计期等单位信息用于输入新建帐套的基本信息，主要包括单位的名称、单位简称、单位地址、法人代表、邮政编码、联系电话、传真、电子邮件、税号和备注等内容。核算类型用于记录新建帐套的基本信息，包括帐本位币、企业类型、行业性质、帐套主管、是否按行业性质预设科目等内容。基础信息是用于记录新建帐套的基础核算信息，主要包括存货、客户、供应商是否分类及是否有外币核算等内容。分类编码方案，为了便于对经济业务数据进行分级核算、统计和管理，系统对会计科目、企业部门、结算方式、客户分类、地区分类、存货分类、供应商分类等进行编码。数据精度定义，是指定义数据的小数点位数。2.1系统管理【知识要点】建立账套时应注意：1.新建账套号不能与已存账套号重复，实验时，请同学们用班级序号+学号序号组成，如1班学号为01的同学，请用101表示帐套号，转专业同学在本班最大序号后新增。2.账套名称可以是核算单位的简称，它将随时显示在正在操作的财务管理软件的界面上。3.账套路径为存储账套数据的路径，可以修改。4.启用会计期为启用财务管理软件处理会计业务的日期，一般为年度的1月1日，这有利于可比性。5.启用会计期不能在计算机系统日期之后。

建立账套时应注意：6.行业性质的选择决定着系统采用何种会计制度下的会计科目进行会计核算。7.账套主管可以在此确定，也可以在操作员权限设置功能中修改。8.系统默认按所选行业性质预置会计科目。如果单击“按行业性质预置科目”复选框（即取消√），则不按行业预置会计科目。【知识要点】

设置编码方案时应注意：1.为了便于对经济业务数据进行分级核算、统计和管理，软件将对会计科目、企业的部门等进行编码设置。编码方案是指设置编码的级次方案，这里采用群码方案,这是一种分段组合编码,每一段有固定的位数。编码规则是指分类编码共分几段,每段有几位。一级至最底层的段数称为级次,每级(或每段)的编码位数称为级长。编码总级长为每级编码级长之和。2.除科目编码级次的第1级外，其他均可以直接根据需要进行修改。3.由于系统按照账套所选行业会计制度预置了一级会计科目，因此，第1级科目编码级次不能修改。4.在系统未使用前，如果分类编码方案设置有误，可以在系统中的“基础设置”中进行修改。【知识要点】

2．修改账套当系统管理员建完帐套和帐套主管完成年度帐后，在未使用相关信息的基础上，可对必要进行调整的信息进行调整。3．账套的引入和输出输出与引入就是数据备份与数据恢复。引入是指将系统外的某帐套数据引入本系统中。主要功能是保证系统安全和有利于集团公司合并和分析工作。输出是指将所选的帐套数据进行备份输出。不仅需要输出系统，还要将数据存储到不同的介质上。2.1系统管理2.1.5年度账管理1．建立年度账2．引入和输出年度账3．结转上年数据4．清空年度数据2.1.6系统安全维护1．系统运行监控2．设置数据自动备份计划3．清除系统运行异常任务4．上机日志5．刷新2.1系统管理2.1.5年度账管理3．结转上年数据

新年度到来，应设置新年度核算体系，即设置新年度的账簿并将上年余额过渡到新年度，以便开始新的一年的核算。新年度建账流程：1.年度帐备份在建立新年度帐之前，结转上年业务处理，然后执行年度帐—输出命令的备份工作。2.建立新年度帐执行“年度帐—建立”操作，系统将自动按年度先后顺序建立。3.结转新年度帐年度帐建立后，执行“系统—注销”命令，再以新年度重新注册，执行“年度帐—结转上年数据”命令操作。4.调整相关事项成功结转上年余额后，在新年度日常业务开始之前，可以对某县事项进行调整。5.新年度的日常业务处理2.1系统管理结转上年数据流程如下图所示:

2.1系统管理2.2.1企业机构基础信息设置1．部门档案2.职员档案2.2.2财务基础信息设置1．会计科目设置2．凭证类别设置3．外币设置4．项目管理设置2.2基础设置2.2.3往来单位基础信息设置1．客户分类2.客户档案3．供应商分类4．供应商档案5．地区分类2.2.4存货基础信息设置1．存货分类2.存货档案3.计量单位2.2基础设置2.2.5收付结算信息设置1．结算方式2.付款条件3．开户银行*2.2.6供应链基础信息设置1．仓库档案2．收发类别3．采购类型4．销售类型2.2基础设置*2.2.6供应链基础信息设置5．产品结构6.成套件7．费用项目8．发运方式9．货位档案10．非合理损耗类型*2.2.7其它基础信息设置1．常用摘要2．自定义项2.2基础设置基础信息设置的顺序2.2基础设置外币设置部门档案客户分类供应商分类会计科目设置凭证类别存货分类地区分类计量单位职员档案客户档案供应商档案存货档案设置人员档案时注意：1.人员类别在“人员类别”档案中设置。企业可用来对人员进行分类设置和管理。一般是按树形层次结构进行分类，系统预置在职人员、离退人员、离职人员和其他人员四类顶级类别，用户可以自定义扩充人员子类别。2.当此人员选择为业务员时，需填写“业务”页签中的信息。3.在人员列表中双击要修改的人员，进入“人员档案”窗口，单击【修改】按钮，即可进入修改状态修改。人员编号不可修改。4.在人员列表中双击要删除的人员，进入“人员档案”窗口，单击【删除】按钮，即可删除人员档案。【知识要点】设置供应商分类时应注意：新增的供应商分类的分类编码必须与[编码原则]中设定的编码级次结构相符。2.供应商分类必须逐级增加。【知识要点】设置外币时应注意：此处仅供用户录入固定汇率与浮动汇率，并不决定在制单时使用固定汇率还是浮动汇率；在总账模块的【选项】中，【汇率方式】的设置决定制单使用固定汇率还是浮动汇率。【知识要点】增加会计科目时应注意：1.增加会计科目时，要遵循先建上级再建下级的原则；会计科目编码的长度及每级位数要符合编码规则；编码不能重复；2.科目已经使用后再增加明细科目,系统自动将上级科目的数据自动结转到新增加的第一个明细科目上，以保证账账平衡相符。删除会计科目时应注意：1.删除科目后不能被自动恢复，但可通过增加功能来完成。2.非末级科目不能删除。3.已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再删除。4.被指定的会计科目不能删除。如想删除，必须先取消指定。【知识要点】修改会计科目时应注意：1.非末级会计科目不能再修改科目编码2.已经使用过的末级会计科目不能再修改科目编码。3.已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再修改。4.被封存的科目在制单时不可以使用。【知识要点】指定会计科目时应注意：在指定科目时，如果本科目已被制过单或已输入期初余额，则不能删除、修改该科目。如要修改该科目必须先删除使用该科目填制的凭证，并将该科目及其下级科目余额清零，再修改。【知识要点】设置凭证类别时应注意：1.凭证类别的前后顺序，将决定明细账中账项的排列顺序。例如：设置凭证类别排列顺序为收、付、转，那么在查询明细账、日记账时，同一日的凭证，将按照收、付、转的顺序进行排列。2.若选有科目限制，则至少要输入一个限制科目。若限制类型选“无限制”，则不能输入限制科目。3.若限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。4.已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字。5.输入多个限制科目时，科目之间必须用半角逗号分割，否则会出错误信息。【知识要点】设置项目目录时应注意：如果用户需要修改项目大类名称、项目分类级次、项目栏目结构等项目大类的相关信息，可单击工具栏上的【修改】按钮，进入项目大类修改向导，进行修改。【知识要点】设置结算方式时应注意：1.票据管理标志是为出纳对银行结算票据的管理而设置的功能，类似于手工系统中的支票登记簿的管理方式。2.用户可根据实际情况，选择该结算方式下的票据是否要进行票据管理。3.结算方式最多可以分为2级。4.如果要修改或删除某种结算方式，单击工具栏上的【修改】或【删除】按钮即可，结算方式一旦被引用，便不能进行修改和删除的操作。【知识要点】为什么需要进行会计科目的编码？会计科目是对会计业务具体核算内容进行分类的名称。会计科目编码设计是根据会计制度的规定及会计科目的设置，按照一个系统的方案确定出各级科目唯一数字编码的方法。会计科目编码在手工操作下一般不使用，但是采用计算机处理会计数据时，则需要采用会计科目编码，这有利于加快数据处理。其他如部门、项目等编码参照科目编码。2.2基础设置1.采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关系2.保证会计科目的唯一性3.便于计算机处理和分类4.节省存储空间5.提高处理速度2.2基础设置

方法：.顺序编码位数编码分组编码原则：规定性原则，企业一级会计科目编码采用会计准则或制度的规定。层次性原则1501 固定资产150101 固定资产——甲车间150101001 固定资产——甲车间——A型机床150101002 固定资产——甲车间——B型机床一致性原则，不同一级科目下同一性质分类体系应保持一致。简短性原则扩展性原则科目编码方法与编码原则立体科目方法是指将科目中大量重复的科目从科目体系中分离出来，按照项目进行存储，并将项目和科目建立动态链接，在满足优化会计科目体系的同时，达到精细核算的目的。科目体系结构1.系统启用次序1