管理流程培训课件

行政管理制度作业文件流程培训1行政办公规范1.0为使公司办公管理及建设得以提升，特制定如下规定。2.0办公仪表规范：2.1男士，西装、休闲上装，长裤，服装自然、整洁。2.2女士，职业装，休闲装，长裤，裙装，着装庄重、大方。公司鼓励女士上班化淡装。2.3头发梳理整齐，清洁。男士长度适中；女士不提倡发型太造作。2.4手和指甲应清洁、卫生；指甲应经常修剪、不宜过长。女士可用指甲油，但避免过于鲜艳的颜色。2.5皮鞋无污渍、泥渍，清洁、光亮。3.0开敞区（卡座区）规范：3.1办公桌：桌面除电脑、文件盒、少量工具书、电话、笔架（筒）、台历、口杯外，不应放置其它与办公无关的物品。3.2坐椅：坐椅、靠背一律不能放任何物品，离开座位时，将椅子调正，推入桌底，靠背紧靠桌沿。3.3电脑：主机置于办公桌底，显示器置于桌右方(或中间）。3.4墙面：不能有任何与办公无关信息或资料的张贴。3.5垃圾篓：置塑料袋，置靠屏风右后角处。3.6饮水机：指定地点，不得随意移动。3.7报刊：必须上报架，翻阅完后，放回原位。3.8清洁：地面无日常垃圾，污渍。24.0办公室规范：4.1办公桌：桌面除公司购置办公用品及电脑外，应无其它与办公无关的用品。4.2辅桌：桌面置口杯、文件盒、笔架（筒）、书籍、资料外，应无其它物品。4.3电脑：桌面正中或右上方，主机放置于桌下。4.4文件柜：书籍、资料应规范，整齐。4.5垃圾篓：置于辅桌后侧。4.6清洁：办公桌面无灰尘，电脑及显示器无灰尘。5.0语言规范：5.1交往语言：您好、早上好、（晚）再见、请问、请您、劳驾您、关照、谢谢、拜拜、周末愉快。5.2电话语言：您好、请问、请讲、谢谢、再见。5.3接待语言：您好、请稍等（候）、我通报一下、请坐、对不起、我就去联系、打扰您一下、好的、行（切勿说“不”）。6.0行为规范：6.1坚守工作岗位，不串岗，不串位。6.2上班时间不允许看报纸、聊天、打瞌睡或做与本职工作无关的事情。6.3办公桌应保持整洁、座位应保持清洁卫生。6.4开敞区公用物品或办公用品，用后归位。6.5上班期间保持办公室的安静，不高声喧哗。3办公用品管理1.0为规范办公室办公用品的采购、保管、领取和使用，确保办公所需，倡导节约、物尽其用，最大限度的控制公司办公费用不必要的浪费，特制定本制度。2.0公司所有办公用品的申购、领用、发放等相关事项均适用于本办法。3.0公司综合办公室负责公司办公用品、耗材的采购、保管、发放、费用分摊及报销；4.0各部门根据综合办公室领用标准提报并领取使用。4.1办公用品种类分为消耗品、管理消耗品及管理品三种：4.1.1消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、打印油、原子笔、书钉等。4.1.2管理消耗品：签字笔、白板笔、荧光笔、涂改液、电池等。4.1.3管理品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、大型机、大型削笔器、算盘、钢笔、打码机、姓名章、日期戳、计算机、印泥、打印台等。工程部专用办公用具：圈尺、靠尺、米尺、小铁锤、计算器等。5.0办公用品的申请5.1各部门指定专人负责办公用品及耗材管理，在每月5日前根据本部门需要及《部门办公用品金额标准》，填写《办公用品---月领用申请单》，经过部门领导同意后，转综合办公室。其中《部门办公用品金额标准》由各公司根据当地情况自行确定，交综合办公室报总经理批准。5.2综合办公室资产管理专员根据个人办公领用标准（公司自定，报综合办公室备案，并不断优化调整）及办公用品库存情况，确认各部门领用数量，填写《办公用品需求汇总单》，报行总经理同意后，交采购专员组织采购进货。55.3办公用品购置5.3.1采购专员购买到位后组织验收，办理入库手续，填写《入库单》。5.3.2办公用品原则上由综合办公室统一采购。5.3.3财务专用办公用品由财务部自行执行采购，但申购、入出库手续必须遵守办公用品审批规定。5.4办公用品的入库5.4.1财产管理专员根据《入库单》所列物品与所需采购物品核对，并清点入库，填写《办公用品库存台帐》。5.4.2财产管理专员应每月对库存办公用品进行盘点，做到帐物相符。5.5办公用品的领用保管5.5.1财产管理专员在入库完成后，联系各部门办公用品领用人领取。5.5.2属于需临时支领的办公用品，综合办公室按定额标准核定后领取，办理出库手续，填写出库单。5.5.3对于大件器具类办公用品，综合办公室应本着多人合用原则组织领用；同时确定使用人。5.5.4如因工作调动或离职，须按公司规定将个人保管的所有办公用品（耗材除外）全部交回综合办公室，需要本部门继续留用的，确定使用人报行政，便于行政跟踪办公用品的使用情况。66.0办公设备耗材（配件）管理6.1耗材、配件申请领用同办公用品，可在每月《办公用品——月领用申请单》中的填写。6.2计算机配件如键盘、鼠标等出现故障需要更换的，确认不能维修的，可到综合办公室办理领用手续，并将已坏配件交还综合办公室报废处理。6.3对于打印机、传真机耗材，各部门应本着节约原则，提前作出需求计划，通知综合办公室；同时综合办公室作为管理部门，应对相应耗材的使用情况有详细了解，对于常用、耗费量大的物件作合理库存。6.4财产管理专员对以上办公设备耗材（配件）同时也应建立台帐进行管理。7.0办公用品及耗材的盘点及费用分摊7.1财产管理专员每月末应对库存物品进行盘点，保证库房物品帐务相符。7.2财产管理专员在每月30日前应对办公用品、耗材按各部门领用情况，将费用分解到各部门，进行费用核定，填写《办公用品、耗材报表》，明确各部门费用。同时综合办公室将《办公用品、耗材报表》中的各部门费用抄送各部门负责人。8.0库房管理：库房物品必须摆放整齐，非库房人员，未经许可不得进入库房。9.0报销：综合办公室采购人员以《办公用品申购单》、《入库单》、《办公用品、耗材报表》作为报销依据进行报销。10.0相关说明10.1对于不能按时提报办公用品月度申请表的部门，综合办公室有权认为该部门当月无办公用品申请，不予采购相应用品。10.2部门申请金额超过计划标准，综合办公室有权取消相应金额的申请数量。7车辆管理1.0车辆管理1.1公司工务车证照的保管，车辆年审及车辆保险的购买等事务统一由综合办公室负责管理。公司车辆由综合办公室指派专人驾驶、保养并负责维修、清洁、检验等。1.2本公司人员因公用车须事前申请调派，综合办公室依重要性顺序派车。不按规定申请不得派车。1.3车辆驾驶人必须持有驾驶证照。1.4未经总经理批准，公司车辆不得借予本公司之外的人员使用。2.0车辆维护保养2.1车辆维修、清洗、打腊等应先填写《车辆维修通知单》，注明行驶里程，经核准后方可送修。2.2汽车外部保养平时保证汽车内外清洁，一个月要对汽车表面打腊一至二次，保证漆面的光洁度。汽车出现问题后，不能拖时间，要及时报修，公司同意后，方可到指定厂家进行修理。车内不得吸烟，如发现有烟头、烟味，一次扣发驾驶员50元，从工资中扣除，作为处罚。2.3车辆平时保养内容为：每行驶5000公里做一次保养，换机油、机油滤心器、四轮保养，检查刹车片、轴承、电瓶水。每行驶一万公里后，保养内容和五千公里相同，还要增加换空气滤清器，检查方向机、横、直拉杆球头。每行驶三至四万公里，换牙箱油和齿轮油。2.4车辆应在公司指定的特约修理厂维修，否则维护费一律不准报销。可以自行修复的，报销购买材料、零件的费用。92.5新车：5000公里做走活保养。5000公里内，行驶速度不得超过80公里/小时，早上一定要待汽车水温升起后，方可行车。行车时要注意不能急加油。2.6车辆行驶途中发生故障或其他耗损急需修复、更换零件时，可视实际需要进行修理，但无迫切需要或修理费超过2000元时，应由综合办公室核准报公司领导批准。2.7如因驾驶员使用不当或疏于保养，致使车辆损坏或机件故障，其所需要的修理、维护费，应视情节轻重，由公司与驾驶员（或车管责任人）共同承担。2.8费用报销公务车油料由综合办公室统一购买油票，外出购油和维修须经批准后，凭发票实报实销。3.0违规与事故处理3.1在无照驾驶、未经许可将车辆借予他人使用而违反交通规则或发生事故，由驾驶人负担损失，并给以记过或免职处分。3.2违反交通规则，其罚款由驾驶人负担。三个月内须将罚款回单交回综合办公室保管，以便年审之用，否则从第四个月工资中扣除其罚款金额。3.3各种车辆如在公务途中遇不可抗拒的车祸发生，应先急救伤患人员，向附近警察机关报案，并立即与公司相关领导联络协助处理；如属小事故，可自行向综合办公室报告。3.4因意外事故造成车辆损坏，其损失再扣出保险金额后，再视实际情况处理。3.5发生交通事故后，如需向受害当事人赔偿损失，经扣除保险金额后，其差额视责任具体处理。103.6发生责任事故造成经济损失时，按事故的性质分别给予扣减工资的处罚。3.6.1一般事故（经济损失在2000元以下者）：按经济损失的10％处罚，最高200元；3.6.2重大事故（经济损失在2000—5000元者）：按经济损失的8％处罚，最高400元；3.6.3特大事故（经济损失在5000元以上者）：按经济损失的6％处罚，最高1000元；3.6.4机件责任事故：按经济损失金额20％处罚，最高1000元。4.0驾驶岗位责任4.1综合办公室应做好对公司领导和各部门的驾驶服务。4.2凭用车申请单出车，未经领导批准不得用公车办私事。私自出车，发现一次扣罚100元，如发生交通事故，驾驶员自行承担一切责任。4.3驾驶工作应积极主动，服从分配，搞好团结互助，有事提前请假，不得无故缺席勤。4.4行车前要坚持勤查，做到机油、汽油、刹车油、冷却水备齐；轮胎气压、制动转向、喇叭、灯光完好；确保车辆处于安全、准确、可靠的良好状态。4.5公司职工不得用公车学习汽车驾驶，否则，一切后果及损失由车辆管理者负责赔偿。4.6驾驶人应严守交通规则，交通违章按第三章第一条处理。4.7对用车者的服务4.7.1不论用车者是否是本公司员工，驾驶员都要热情接待、小心驾驶、遵守交通规则，确保交通安全。4.7.2对于公司外客人，更应热情服务，以维护公司良好形象4.7.3驾驶员应在乘车人(特别是公司客人和领导)上下车时，主动打招呼，开关车门；115.0车辆注册、保险及年检5.1公司所有车辆正式投入使用之前，应由综合综合办公室按重置价值办理车辆保险。车辆保险类别可分：5.1.1车身险5.1.2第三者责任险（包括乘客人身伤亡险）5.1.3司机座位责任险5.1.4不计免陪险5.2车辆保险应统一由公司负责购买，综合综合办公室根据实际情况选择有较高信誉的保险公司进行投保，并有三家或以上的报价。5.3综合综合办公室在选择投保公司后，根据保险单费用填写《请款单》，经副总经理审批，如金额超越副总经理的审批权限，须交总经理批核。然后办理相关车辆保险，并将相关文件存档。5.4综合综合办公室每年定期办理有关续保手续，保险价值仍根据公司车辆的有关原则，按重置价值进行续保。5.5公司车辆注册及年检，由综合综合办公室负责准备有关文件，根据交通部门的具体要求将新购车辆进行注册，每年根据规定及时进行牌照年检。6.0行车安全及奖励6.1公司专职驾驶员要对本车各个部位经常检查，保证行车时灯光齐全、仪表正常工作。行车时保持中速行驶，在高速路上行驶最高不得超过120公里/小时。6.1.1对全月安全行车无事故者，给予50元安全奖；6.1.2对半年安全行车无事故者，给予200元安全奖；6.1.3对全年安全行车无事故者，给予300元安全奖；6.1.4在八小时工作时间内发现饮酒者，一次罚款500元。13

车辆使用管理工作流程图

开始填写用车申请表（单）审核审批查询车辆使用信息调配车辆通知驾驶员使用车辆登记用车信息用车结束驾驶员、用车人签字车辆入库结束14印章管理1.0为规范公司各类印章的管理，明确印章管理流程中涉及的相关部门（岗位）的权利、责任，特制定本管理办法。2.0公司各类印章及用印管理的相关事项均适用于本办法。3.0公司各类印章的归口管理部门为综合办公室。3.1公司公章、法定代表人印章、合同专用章由公司综合办公室保管，公司综合办公室为使用对接部门。3.2部门印章由各部门经理保管、使用，并对印章的使用负责。3.3财务专用章和财务印鉴章由财务部相关人员管理。3.4子公司或分公司印章由公司综合办公室管理。4.0方法与过程控制4.1印章的刻制和启用4.1.1因业务需要或组织机构变更，需刻制相应的印章时由综合办公室填写“刻章申请表”，报送总经理审核批准后，由综合办公室到具有国家颁发的刻章许可权的公司（或部门）刻制印章。4.1.2印章刻制完成