外贸英语函电

外贸英语函电

课程简介

1.《外贸英语函电》是必修课，学分3分。2.importanceofthiscourse随着世界经济一体化及中国加入世界贸易组织,我国企业面临的国际竞争越来越残酷,为了在竞争中取胜,企业需要一批英语运用能力强、外贸业务水平高的复合型人才。

在此形势下,越来越多的高校纷纷开设若干实用性较强的课程,外贸英语函电则是当中最普通的一门。Howtolearnthiscourse1.学习、模仿样式

尽管当今外贸函电的格式和语言趋于简单化、口语化,但人们在撰写信函时,仍袭用着一定的格式。

因此，首先得学习商业信函的格式,弄清各部分在信中的位置和书写方法,然在撰写信函时,可以直接模仿或套用自己喜欢的一种格式。在商务信函中,很多的习惯用语和表达方式有很大的借鉴价值,特别是开头用语和结束用语,值得学生学习和仿效。比如请对方早日答复的常用结束语有:

Wehopetohearfromyousoon.

Welookforwardtohearingfromyou.

Yourpromptreplyiseagerlyawaited.

Weshouldappreciateyourearlyreply.

Welookforwardtoyourearlyreply.

Pleaseletushaveyourreplyatonce.2.归纳、诵记句式

由于外贸信函有其独特的语言特征和词汇特征,因此在学习外贸函电时,可以归纳、总结所学过的常用词汇、短语和句型进行分门别类,然后花些时间背诵、记忆所归纳和总结的内容。(1)我们经营电器。Wehandleelectricgoods.

Wedeal(trade)inelectricgoods.

Weareinthebusiness(trade,line)ofelectricgoods.

意义大同小异的句型还有:

Wespecializeinelectricgoods.

Weexclusivelydealinelectricgoods.

Electricgoodsfall(lie)withinthescopeofourbusinessactivities.(2)Please(请放心……)

a.我们会把一切准备好。(thatwewillgeteverythingready)

b.我们将装运无误。(thatwewilleffectshipmentwithoutdelay)

c.我们会密切合作。(thatwewillcloselycooperatewithyou)

d.我们的产品能在你处打开销路。(thatourproductswillfindagoodmarketatyourend)3.操练、撰写形式

在具备了一定的外贸英语词汇量,掌握了必要的外贸句型,了解了外贸实务的各个环节之后,要练习如何撰写各种信函的形式。在操练过程中,不仿由浅入深地分三步实施:1)从英汉互译入手,先句子,再段落,到全文。《外贸函电》综合了英语的基础知识和涉外商务的相关知识,是一门系统性、模仿性、实践性和操作性都很强的课程。只有通过系统地学习、不断地操练、模仿和实践,才能巩固所学的知识,最终达到能够正确翻译并能拟写相关的外贸信函。推荐书目和网站一、有用网站：1，英语学习1）听力特快

/2）外销员考试网/wxy/2.网上词典1）剑桥国际英语词典/2）韦氏词典/3.外贸知识外贸精英网/chukou-liucheng/二、推荐书目1，《国际商务英语函电》，王碂，西安交通大学出版社。2，《外贸英语函电》，易露霞，陈原，清华大学出版社。Chapter1Introduction一、商务函电的写作原则7”C”原则1.体谅Consideration体谅的重点在于要注重多站在对方立场上考虑问题。“We”-attitudee.g.Weallow2percentdiscountforcashpayment.“U”-attitudeYoucanget2percentdiscountwhenyoupaycash.2.谦恭Courtesy撰写商务函电时的恭谦不仅仅意味着礼貌，同时应真挚，机敏，缜密，注重时常表达对阅信者的欣赏与感激。sincere,tactfulandappreciativee.g.

YouarerequestedtosendmeapricelistforyourT-shirts.WouldyoupleasesendmeapricelistforyourT-shirts?Polite

WehavereceivedyourletterofOct.7withmanythanks,andwetakethepleasureofsendingyouourlatestcatalog.Wewishtodrawyourattentiontoaspecialofferwhichwehavemadeinit.3.清晰Clarity写信者应尽量清晰地表达自己的意思。

Mr.WhiteyesterdaycalledouragentDavidsayingthatthemistakewas“his”.AstothesteamerssailingfromHongkongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.Theword“bimonthly”hastwomeanings:twiceamonth,oroncetwomonths.Thereaderwillfeelpuzzledaboutthemeaning.)4.简要Conciseness简要和清楚经常是相辅而成的。摒弃信中的陈词滥调可使信更清楚更简要。

Avoid“wordiness”and“cliché”e.g

WeacknowledgethereceiptofaletterdatedAugust27fromyou.ThankyouforyourletterofAugust27.WeacknowledgethereceiptofyourletterofAugust27withthanks.5.正确Correctness正确意味着适当的语言、准确的语法、真实的信息和精确可靠的数据。

Appropriateandgrammaticallycorrectlanguage,factualinformationandaccuratefigures(suchasspecifications,quantity,priceandunit,etc.)6.完整Completeness一封商务函电应包括所有必要的信息。诸如收信人、寄信人，写信的目的、时间、地点。

Allnecessaryinformation(who,what,when,where,how),andcompletestructure。7.具体Concreteness

我公司专门经营中国纺织品出口业务。Wespecializeintheexportoftextiles?二、商务信函的格式与构成

FormandStructureofBusinessLetters1.商务信函的格式：全齐头式FullBlockForm缩进式IndentedStyle混合式ModifiedBlockForm1)全齐头式在全齐头式中，每行都从左边顶格开始。这一格式简单易于打字，是商业信函中最常用的格式。MarketingDepartment

HuaqiangCompany

200BeijingRoad，

Changchun,Jilin,130001，China

Sept.12,2006

Prof.ThompsonHarvardUniversityBoston,MA02163U.S.A.

DearProfessorThompson,Tocelebratethefiftiethanniversaryofthefoundingofourcompany,werequestthehonorofyourpresenceatareceptionwhichistobeheldatDayuHotel,ChangchunonSeptember30from7p.m.to9intheevening.Wewouldbegladifyoucouldcome.Yoursfaithfully,MikeTang2）缩进式IndentedStyle信头、信内地址的每行文字均比上行向右缩进一、两个字母，正文每段的首行向右缩进4个字母。HarvardUniversityBoston,MA02163,U.S.A.

Sept.20,2006

Mr.MikeTangMarketingDepartmentHuaqiangCompany200BeijingRoadChangchun,Jilin130001China

DearMr.Tang,

ThankyouverymuchforyourinvitationtojointhefiftiethanniversaryofthefoundingofyourcompanyatDayuHotel,ChangchunonSeptember30.

Iwillbehappytobethereat6:50p.m.totakepartinthereception,andlookforwardtoitwithpleasure.

Yoursfaithfully,

Thompson

3）混合式混合式也称半齐头式，使用这种格式时，只是日期、问候性的结尾及签名写在纸张的右方，其他所有都从左边顶格写。518MainStreetRochester,NY14612U.S.A.July8,2006

Mr.GalenSmithABCCompany5688SussexSt.Buffalo,NY14384U.S.A.

DearMr.Smith,

WeenclosedetailsofourinquiryforfurcoatstobedeliveredbeforetheendofAugust.

Willyoupleasegiveusyourpricesforthequantitynamed?

Yoursfaithfully,

MarkJohnson2.商务信函的构成（如下图）BEIJINGLIGHTINDUSTRIALPRODUCTSIMP.&EXP.CORPORATION

Tel:（010）66668888E-mail:bjlipc@YourRef:038/teOurRef:QYT/zcs

April9,2006P&HCompany8000LincolnDriveNewYork,NY1122U.S.AAttention:

Import

Dept.

DearSirs,

Subject:LeatherJackets

信头编号日期封内行名和地址请某人注意称呼事由WethankyouforyourletterofMarch28.Asrequested,wearesendingyouherewithacopyofourlatestprice-listforyourreference.Pleasenotethatallpricesareunderstoodtobesubjecttoourfinalconfirmation.Welookforwardtoyourspecificenquiry.

Yoursfaithfully,Z.G.WangManagerZGW/bkEncl.:asstatedCC:ourBranchOfficesP.S.YourletterofApril2hasjustarrived.Wewilllookintothematterandreplytoyousoon.正文表示敬意的结尾署名职务认辩人记号附件抄送附言1）信头几乎每一家商业公司都用带信头的信纸来写信。信头往往是商务信函中最显著的要素，位于信纸的最上端。它标明信是从何处来的。信头一般包括公司的名称、地址、电话、传真、因特网和电子信箱地址的等。2）编号Reference企业每天都要处理很多信件，因此，有必要根据交易的内容、办事人或时间等来分类，以便于对商务信函存档管理。组成部分分项示例1. ChinaNationalCereals,Oils&FoodstuffsImp&ExpCorp.8JianguomenNeiDajieBeijing10005,ChinaTelephone:86-10-6526-8888Fax:86-10-6527-6028E-mail:carl@ OurRef.YourRef.

2.Date:15thNovember,20--信头时间3）日期Date（1）按日月年排列。如12thOctober,2001或12October2001（英国英语）（2）按月日年排列（美国英语）这时要注意:月份和日期之间不要用标点点开,年份之前,必须用逗号点开。如：January24,2004日期写法注意事项月份最好用文字，如：

1. 2ndMay,20--2. 2May,20--3. September21st,20--4. September21,20--5. 25Aug.20--6. Oct.10,20--避免月份用数字，如11/12/20--注意标点符号日期位置：美式：在信头和收信人名称地址之间英式：通常在收信人名称地址之下均可以齐头，也可以靠右写法：美式：月-日-年英式：日-月-年美式日期举例信头日期收信人名称地址英式日期举例信头收信人地址日期称呼4）封内地址InsideAddress封内地址详细指明了信件的目的地。因为信封一般不予保留，所以封内需写地址。它通常放在日期下面，与左界边对齐。名称、地址AUKaddress:

AirEnvironmentalMechanicalEquipmentLimited2076WestMainStreetDevon,EX140RAU.K.

公司名称门牌号街道城市邮编(在国家之前)国家中文名称、地址举例广东工贸职业学院中国广东省广州市广州大道北963号单位名称地址由大到小中国地址名称用英文写SinochemJiangsuImportandExportCorporationJiangsuInternationalBusinessMansion,50ZhonghuaRoad,Nanjing210001,P.R.China

单位名称大楼名称门牌号街道城市邮编(在国家之前）国家中国北京广安门南街12号中国北方工业公司邮编：1000535）注意事项AttentionLine通常，当封内地址不包括收件人的姓名时，可使用注意事项来标明具体的收件人。具体收信人位置：

1.收信人名称地址之下2.齐头式靠左，缩格式居中

表示的是承办本信件的具体个人或部门

1.Attention:Mr.H.A.Donnan,ExportManager2.AttentionofMr.Cave

3.TotheattentionofMr.LiuMing

4.ATTN:Mr.IversonBEIJINGLIGHTINDUSTRIALPRODUCTSIMP.&EXP.CORPORATION

Tel:（010）66668888E-mail:bjlipc@YourRef:038/teOurRef:QYT/zcs

April9,2006P&HCompany8000LincolnDriveNewYork,NY1122U.S.AAttention:

Import

Dept.

DearSirs,

Subject:LeatherJackets

信头编号日期封内行名和地址请某人注意称呼事由6）称呼Salutation称呼是对收件人打招呼。称呼位置：必须齐头正规场合下常用：对男士：DearSir,或DearSirs,或Gentlemen:对女士：DearMadam,或DearMesdames,建议使用：DearMr.Johnson,或DearJack,词首字母全大写，用逗号或不用标点符号Gentlemen后用冒号7.事由位置：

1.称呼和正文之间2.齐头式靠左，缩格式居中表示的是该信函的主题1.Re:YourOrderNo.4632.Subject:SHEEPWOOL 3.ContractNo.89048.信文BodyofaLetter信的正文是每封信中最重要的部分。1）正文的格式：一般段与段之间空一行。如果信文过长，不要将签名硬挤在信件尾处。最好再使用一张纸，并在第二张纸上打印至少一段文字，而不仅仅是签名。2）正文的内容：应遵循三段式结构，即开头、中间部分、结尾。9.信尾敬语位置：齐头式靠左对齐，缩格式偏右正规场合下常用：1.Yoursfaithfully,2.Yourstruly,3.Faithfullyyours,4.Trulyyours,建议使用：Yourssincerely,或Sincerelyyours第二个单词小写，结尾用逗号或不用标点符号称呼与结尾敬语的对应关系建议使用10。落款结尾敬语手写签名打印签名职务公司名称11。附件位置：落款之下，左对齐说明该信件有附件

1.Enclosure2.Enc.3.Encl.AsStated4.Enclosure:Brochure12。抄送位置：附件之下，左对齐表示该信件同时抄送给他人1明抄：ccMarketingDepartment2.暗抄：bccMr.SimpsonCarboncopy,收信人知道被抄送Blindcarboncopy,收信人不知道被抄送，只出现在发给被抄送人的信件里13）附言在商务信件中，附言通常用于作为强调某件事的一种手法，一般以P.S.开头。WethankyouforyourletterofMarch28.Asrequested,wearesendingyouherewithacopyofourlatestprice-listforyourreference.Pleasenotethatallpricesareunderstoodtobesubjecttoourfinalconfirmation.Welookforwardtoyourspecificenquiry.

Yoursfaithfully,Z.G.WangManagerZGW/bkEncl.:asstatedCC:ourBranchOfficesP.S.YourletterofApril2hasjustarrived.Wewilllookintothematterandreplytoyousoon.正文表示敬意的结尾署名职务认辩人记号附件抄送附言PartsofaBusinessLetter

信件组成部分EssentialParts必要部分1.Theletterhead 信头2.Thedateline 日期3.Theinsidenameandaddress收信人名称地址4.Thesalutation 称呼5.Thebodyoftheletter 信文6.Thecomplimentaryclose 结尾敬语7.Thesignature 落款OptionalParts附加部分8.Theattentionline 具体收信人9.Thesubjectline 事由10.Thereferencenotation 案号11.Theenclosure 附件12.Thecarboncopynotation 抄送13.Thepostscript 附言14.信封格式信封格式不一,根据收信人名称地址的写法通常分两种格式：

缩进格式：收信人名称地址逐行右缩

齐头式：收信人名称地址左端对齐缩格式举例写信人名称地址收信人名称地址：逐行右缩齐头式举例写信人名称地址收信人名称地址：左端对齐三、传真Facsimiles1.传真的特点传真是一种方便、快捷的通讯方式，运用广泛。它具有使用简单方便、传送内容丰富和价格便宜等特点。三、传真FacsimilesSmithBros.co.Ltd120EstoverRoad,Playmouth,UKTel:5482203Fax:5482673

Date:May20,2004FAXTo:ShanghaiJinxiImp.&Exp.CorpATTN:WuYing,Manager收件人FaxNO:0086-21-54206786FM:BertWallegieFAXNO;5482637传件人DearMissSun，ManythanksforyourofferofSeptember12for3000TVsets.WeregretbeingunabletoentertainyourofferasquickdeliveriesfromKoreaaremuchfavorablypriced.

Wewillworkhardertosecureordersifyouassistuswithlowerprices.Yoursfaithfully,SusanLewis四、电子邮件Emails电子邮件的书写电子邮件的正文与一般书信写作要求一致。但发送电子邮件时，还需填入以下信息：1、收信人：这部分应填写收信人的Email地址。2、抄送这里可以填入需要收取副本的其他人的Email地址，这样电子邮件能同时传送到不同的Email地址。3、主题：应按邮件的主要内容填写。Chapter2EstablishmentofBusinessRelations建立业务关系

建立业务关系，俗称建交，是开展国际贸易的最基础环节，即交易双方结石对方，并说明我方建立业务关系之意图的过程。买卖双方都可以发起撰写这类信函。一、RequestfortheEstablishmentofBusinessRelations请求建立业务关系要想建交，首先必须获取客户信息。获取客户信息的渠道，如通过银行、商会、企业名录、驻外机构、广告等，也可以通过互联网查询一些公司的信息。建交函应遵循以下基本结构:1）第一段是告诉对方我方如何获知对方名址和经营范围；2）第二段先表明与对方建交和开展贸易的意图，再对我公司规模、经验、业务范围、经营品种加以概略介绍；3）第三段邀请对方就具体一种商品提出具体要求（或就一种商品进行推销），可要求附寄公司简介、商品目录、价目表和小册子；4）第四段以盼早日回复。H.Simpson&Co.LTD298SouthStreet,Boston,U.S.AAugust10,2008BeijingHuamaoGroupCo.,Ltd566DongchanganStreetBeijingChinaDearSirs,HavingobtainedyournameandaddressfromMessrs.Anderson&Co.Rotterdam,wearewritingyouinthehopeofestablishingbusinessrelationswithyou.(从何处得知对方公司信息）

WehavebeenimportersofArts&Craftsformanyyears.Atpresent,weareininterestedinvariouskindsofChineseArts&Craftsandshouldappreciateyourcataloguesandquotations.Ifyourpricesareinline,wetrustimportantbusinesscanmaterialize.（我公司业务范围，就具体一种商品提出业务往来的邀请，要求对方附寄产品报价和目录。）Wearelookingforwardtoreceivingyourearlyreply.（盼回复）Yoursfaithfully,JohnSmithManager1.NewWords1)relationn.关系，联系2)obtainv.获得，得到3）messrspron.先生4）importern.进口商5）variousadj.多样的，各种各样的6）appreciatev.感激7）craftn.工艺，手艺8）cataloguen.目录9）quotationn.报价10）materializev.实现11）faithfullyadv.忠诚地2.Notes

1）obtain获得Theseproductsofourshaveobtainedunanimousapporval.我们的产品已获得一致的好评。2）interested感兴趣的Weareveryinterestedinimportingchemicalsfromyourside.Weareinterestedtoreceiveaspecimenofthenewtype.Interesting引起兴趣的Thepriceisnotinterestingtous.3.appreciate感谢，感激，理解Wehighlyappreciateyourkindcooperation.Weshallappreciateyourgivingthismatteryourseriousconsideration.Weshallappreciateitifyouwillsendusabrochureandtwosamplebooksbyimmediately.Wehopeyouwillappreciateourposition.4)inline符合，适合Ifyourpriceisinline,wecantakelargequantities.5)importantbusiness=largebusiness6)materialize实现Theirplansdidnotmaterialize.Wehopethebusinesswilleventuallymaterialize.ExercisesWritingaletter从近期的《国际商务》上，我们得知贵公司欲出口中国羊毛衫。我们是这一行业的主要进口商之一，经营各类羊毛衫已有十年的历史。本公司十分愿意同贵公司建立商务关系。若你方附寄一份关于一份主要产品的目录，我方将非常感谢。如贵公司对此感兴趣，请尽快回复信件。二、AreplytotheRequestfortheEstablishmentofBusinessRelations(回复要求建立业务关系）回复要求建立业务关系的基本框架:1）第一段感谢来信并表达愿意建立业务关系；2）第二段表明我方已按对方要求附寄公司简介、商品目录、价目表和小册子；3）第三段表达货款支付方式（例如用哪类信用证）DearSirs,Wethankyouforyourletterofthe3rdthismouthandshallbegladtoenterintobusinessrelationswithyourfirm.（表达收到来信，并愿意建立业务关系）Complyingwithyourrequest,wearesendingundersepar-atecoverourlatestcataloguesandpricelistcoveringourExports.（表示按照对方要求，我方已经邮寄相关资料）Paymentshouldbemadebyanirrevocableandconfirmedletterofcredit.（提出付款要求）Yoursfaithfully,JackManagerNewwords1.requestv.请求，要求2.enterv.进入，开始3.firmn.公司4.complyv.遵守5.separateadj.分开的，单独的6.pricelistn.单价表7.coveringprep.关于，涉及8.exportn.出口商品9.paymentn.付款。支付10.irrevocableadj.不可撤销的11.confirmedadj.保兑的12.creditn.信用小资料：信用证是指开证银行根据作为进口商的开证申请人的请求，开给受益人（通常情况下为出口商）的一种在其具备了约定的条约以后，即可得到由开证银行或支付银行支付的约定的金额的保证付款的凭证。小资料：不可撤销信用证

不可撤销信用证是指开证行一经开出、在有效期内未经受益人或议付行等有关当事人同意，不得随意修改或撤销的信用证；只要受益人按该证规定提供有关单据，开证行（或其指定的银行）保证付清货款。凡使用这种信用证，必须在该证上注明“不可撤销”(Irrevocable)的字样，并载有开证行保证付款的文句。

保兑信用证保兑信用证（ConfirmedCredit）是指由另一家银行即保兑行（通常是通知行，也可是其他第三者银行）对开证行开立的不可撤销信用证加负保证兑付责任的信用证。其要点是：第一，保兑的对象必须是不可撤销信用证。第二，对不可撤销信用证加保的银行，称为保兑行（ConfirmedBank）。第三，对开证行开立的信用证进行加保，一般是应受益人的要求而作的；所以需要加保，是因为受益人对开证行的资信不够了解，或不够信任。也有的开证行担心自己开立的信用证不被受益人所接受而主动要求加保的。第四，信用证一经保兑，受益人便取得了开证行和保兑行的双重付款保证，收汇更为稳妥；经过保兑的信用证，首先由保兑行承担付款责任，故保兑行在此成为“第一性付款人”，即只要受益人提供了符合信用证规定的单据，保兑行必须付款，或承兑或议付。第五，凡使用保兑信用证，应在该证上注明“不可撤销”的字样和保兑行加保的文句。Notes1.reply答复1)我们急切等候你们对我们去信的答复。Weanxiouslyawaityourreplytoourletter.2)请立即答复我们的去电。Pleasereplytoourcableimmediately.2.enterinto开始，缔结Wewishtoenterintobusinessrelationswithyourcorporationforthesupplyoflightindustrialproducts.我方愿与你公司建立贸易关系，以便取得轻工产品的供货。Weexpecttoenterintobusinesstalkswiththemnextweek.我们预期下周与他们洽谈。中国纺织品进出口公司与伦敦贸易公司洽谈并达成协议。ThisagreementisenteredintobyandbetweentheChinaNationalTextilesImport&ExportCorporationandtheLondonTradingCplywith依照，符合Thisofferdoesnotcomplywithourrequirements.这个报盘不符合我们的需要。4.underseparatecover另寄、另邮也可以说byseparatemail(undercover或enclose随函邮寄）Wearesendingyoucataloguesunderseparatecover.Wearesendingyoucataloguesbyseparatemail.目录本即将另邮寄去。Wearesendingyouunderacopyofourpricelist.Weareenclosingacopyofourpricelist.随函寄去我方价目表一份。5.latest最晚的，最近的HereisacopyofthelatestissueofBeijingReview.ThelatestdateforyoutoreplyisDecember6.你方答复的最迟日期是12月6日。6.cablev.打电报cablesbsth把某事物电达某人;cablesbforsth向某人电索某事物Pleasecableusoffers.Pleasecableusforoffers.cablen.电报Pleasemakeusanofferbycable.Pleasemakeusacableoffer.UsefulSentences1.初次写信给对方，要求建立业务关系1）盼望与您建立业务关系Wearewritingtoyouwithadesiretoopenanaccountwithyou.(2)请容我们自我介绍，我们是台北首屈一指的贸易公司。LetsusintroduceourselvesasleadingtradingfirminTaipei.（3）我们希望与您建立业务关系。Pleaseallowustoexpressourhopeofopeninganaccountwithyou.(4)Yournamehasbeenmentionedbyourchiefsupplierasthemostreliablefirm.我们的主供货商曾向我公司提及过贵公司，认为你们是最可信赖的。（5）Weareinterestedinyournewproductelectronictranslatorandshallbepleasedtohaveacatalogandpricelist.我们对您的新产品电译机甚感兴趣，希望能寄来贵公司的产品目录及价格表。2.结尾用语1)Yourpromptreplyiseagerlyawaited.2)Welookforwardtohearingfromyousoon.3)Yourpromptattentiontothismatterwouldbehighlyappreciated.4)Wehopethatthiswillmeetyourimmediateattention.3.从何处获取收信人的信息表达句子1）Wehaveobtainedyournameandaddressfrom…2)Yourfirmhasbeenrecommendedtousby…3)Throughthecourtesyof…,wecometoknowyournameandaddress.4)Weown/haveyournameandaddressto…5)Weareindebtedto…foryournameandaddress.6)Yournameandaddresshasbeengiventousby…7)Ontherecommendationof…,wehavelearnedwithpleasurethenameaddressofyourfirm.8)Wecometoknowthenameandaddressofyourfirmthrough…4.关于介绍寄信人公司业务范围的表达句子1）Ourcompanydealswith(handles,dealsin,isinthelineof)theimportandexportof…2)Wespecializein(areengagedin,arespecializedin)theexportationof…3)Weareoneofthelargest…importersinourcountryandhavehandledwithvariouskindsoftheproductsforabout…years.4)Wewritetointroduceourselvesas…5)Wewishtoinformyouthat…6)Tofallwithinthescopeof…三、资信咨询StatusInquiry当第一次与一家公司打交道并有意与其做生意时，你肯定要了解这家公司。如果一家国外公司，双方相距甚远，很难亲自去进行视察、走访，那么通过信函所作的资信调查就十分重要和必要。外贸企业为了资金安全或者货物的安全，首先要了解即将交易的对象是否真实存在，还要了解其经营状况、财务状况、信用、声誉、经营方式和范围以及管理能力等。调查资信的方法有很多，既可以通过与其有业务往来的公司和银行，也可以通过咨询机构和商会等来获取相关信息。要想从对方银行得到资信证明书，就必须到自己银行，借助于双方银行的关系来获取未来顾客的资信情况。一般的资信调查信函的写作步骤如下：1.直截了当地说明写信的意图，对要查询的公司给予简单的说明，并注明其详细的地址；2.说明双方之间的关系及想要调查的原因；3.说明想要调查的详细内容，如：财务状况，业务范围以及以往的履行合同的情况等；4.保证严格地保守秘密；5.表示感谢并希望得到进一步帮助。BankofChina

ShanghaiBranch

April4,2004BarminsterBankLTD.,LondonE.C.25BPEngland

DearSirs,Ourclient,ChinaNationalImport&ExportCorp.,hasaskedusforinformationabouttheAutoEngineeringCo.,Ltd.inLondon,England,asthelatterwouldrequestastandingcreditofUSD5,000tostartbusiness.（直接对要查询的公司给予简单的说明）WeknowtheAutoEngineeringCo.,Ltd.,butourknowledgeofthecompanyislimitedtoafewmonthstradingwithafirminShanghaionanL/Cbasis.Weshould,therefore,liketoknowwhetherornottheirfinancialandcreditstandingaresoundsothatwemayrespondtoCNIEC.（说明双方之间的关系及想要调查的原因，要调查的范围）TheonlyreferencegivenbytheAutoEngineeringCo.,Ltd.istheirbank,NationalBankofLondon.Weshallbemostgratefulforanyinformationyoucanobtainforus.（给出对方合作的银行并谢谢提供资信恢复）Yoursfaithfully,WanGouqingManagerNotes1.standingadj.长期存在的，持续的，永久的;状态Astandingorderfortheabove-mentionedgoodsshouldbedeliveredeverythreemonths.2.creditn.信用，信誉；信用证Theircreditisgood.OurproductsareinhighcreditwiththecustomersinEurope.Pleaseestablishthecreditassoonaspossible.3.tradingn.贸易，交易，交换Tradingwasactivethroughouttheday.Tradingwaslowlastmonth.Tradingaccount营业帐户Tradingcompany贸易公司Tradereference商业证明人4.soundadj.可靠的，有理由的CNIECisasoundbusinessfirm.Thefirm’sfinancialstandingissound.4.Ourknowledgeofthecompanyislimited…5.Wewouldliketoknowwhetherornottheirfinancialandcreditstandingaresound….6.Weshallbemostgratefulformanyinformationyoucanobtainforus.四、ThereplyoftheStatusInquiry资信调查的回复一般回复资信调查信函的写作步骤如下：1.告知对方已经按对方要求展开调查。（分为好和不好两种情况）2.陈述调查的事实。3.基于调查事实，提出我方建议。4.告知对方所有信息需要保密。DearsSirs:Wehavecompletedourenquiriesconcerningthefirmmentionedinyourletterof4thAprilandregretthatwemustadviseyoutoregardtheirrequestforcreditwithcaution.（告知对方已经按对方要求展开调查）

Aboutoneyearagoanactionwasbroughtagainstthefirmbyoneofitssuppliersforrecoveryofthesumsduethoughpaymentwasrecoveredinfull.(陈述调查的事实)Ourenquiriesrevealnothingtosuggestthatthefirmisnotstraightforward.Itseemstousthatthefirm’sdifficultieswereduetobadmanagementandinparticulartoovertrading.Consequently,mostofthefirm’ssupplierseithergiveonlyveryshortcreditforlimitedsumsormakedeliveriesonacashbasis.(基于调查事实，提出我方建议)Thisinformationis,ofcourse,suppliedinthestrictestconfidence.(告知对方所有信息需要保密)Yoursfaithfully,SmithManagerNotes1.enquiryn.询盘，询价Wehaveconveyedyourenquirytothemforattentionandaresurethatyouwillhearfromthemwithinashorttime.Inconclusion,enquiriesshouldbebrief,specific,courteousandreasonable.2.concerningprep.关于Ihavenosuggestionsconcerningthis.Hehasalreadybeenreportedconcerninghistax-evasion.3.recoverv.收回、追偿Thestockmarketswasrecovereditsusualbriskness.Wehavedecidedtotakestepsatoncelegallytorecovertheamountdue.Recoverloans收回贷款Recoverone’sexpense追偿费用4.straightforwardadj.正直的，坦白的，诚实的Astraightforwardglance逼视Straightforwardexplanation率直的解释5.overtradingn.贸易过度，交易过量Asaresultofovertrading,thecompanywentbankrupt.6.regardv.看待，对待Iregardhisbehaviorwithsuspicion.7.revealv.显示，显出；泄露，透露Researchhasrevealedthathewasthefatheroftwelvechildren.8.confidencen.信赖，信任instrictconfidence对（某事）保密9.mentionv.提到，提及Pleasedonotfailtomentioninyourofferthequantityavailable.Usefulsentences1.Wehavecompletedourenquiriesconcerningthefirmmentionedinyourletter.2.Wemustadviseyoutoregardtheirrequestforcreditwithcaution.3.Ourenquiriesrevealnothingtosuggestthatthefirm…4.Thisinformationissuppliedinthestrictestconfidence.五、促销SalesPromotion一般促销信函的写作步骤如下：1.告知对方已邮寄新产品样品或新产品目录;2.介绍这些新产品新的功能、销售业绩以及价格;3.希望对方早日回复。ChinaNationalImport&ExportCorp.SichuanRoad,Shanghai,China

Oct.19,2004P.O.Box3472AarhusDenmarkDearSirs,Bytoday’spost,wehavesentyousampleofapairofskiboots-thelatestproductofourfactory’swinter-footweardepartment.(告知邮寄了新产品样品）Wecanofferthesebootsinallpopularsizesatthepricesshownontheattachedlist.Youwillnotethatwearemakingyouaspecialintroductoryreductioninpricesowingtoyoursupportinthepast.Wecanmaintainthisreductiononlyforashorttimesowerecommendyourearlyorders.（告知对方可以给予优惠价格）Thebootsareavailablefromstock,anddeliverycanbemadewithintwoweeksafterreceiptoforderandthecovingletterofcredit.（告诉发货需要时间）Welookforwardtohearingfromyousoon.（盼早点回复）Yoursfaithfully,XiaYanManagerNotes1.samplen.样品2.skibootsn.滑冰鞋3.offern.v.提供，出价，报盘Ifyourquantityisconsiderablylarge,wecanofferyouadiscountof10%onpricelist.We’dliketoofferyoupaymentbyL/C.WearemakingyouafirmofferonCIFC2%NewYorkBasissubjecttoyourreplyreachingusbefore25July.4.attachv.附加，附带Weattachalistofproductsthatweareregularlyexportingandtrustsomeoftheseitemswillbeofinteresttoyou.5.owingto由于，因为Owingtobadweatherwehavetochangethescheduleofleaving.Becauseof,dueto,thanksto,bedueto6.maintainv.保持，维持，坚持Thelotioncanmaintainyourskin.maintainsocialorder7.availableadj.可用的，有空的，单身的，空闲的Theministerwasnotavailable.Ihaveveryfewdaysavailableatthemoment.

8.deliveryn.交货，交付Pleasepayondelivery.Thereweretenitemsmissinginthelatestdelivery.Usefulsentences1.Weshouldbegratefulforyourtrialorder.2.Weshouldbegratefulforyourfurnishingusdetailsofyourrequirements.3.Itwillbegreatlyappreciatedifyouwillkindlysendusyoursamples.4.Wearegreatlyobligedforyourbulkorderjustreceived.(obliged,adj,感谢）5.Weassureyouofourbestservicesatalltimes.6.Weshallbeverygladtohandleforyouatverylowcommissioncharges.7.Wearealwaysinapositiontoquoteyouthemostadvantageouspricesforhigherqualitymerchandise.8.TheymainlytradewithJapanesefirms.Forthepastfiveyears,wehavedonealotoftradewithyourcompany.9.Ourcompanymainlytradeinartsandcrafts.10.Theyarewell-knownintradecircles.12.Wehavebeendoingquitewellinourbusiness,wearewillingtoopenanaccountwithyou.13.WouldyoupleaseintroduceustosomeofthemostreliableexportersofChinesehandicrafts?14.Ifyouareinterestedindealingwithusinotherproductsofourcompany,pleaseinformusofyourrequirementsaswellasyourbanker’snameandaddress.ChapterThreeEnquiriesandOffers(询盘与发盘）BackgroundInformation1.询盘（价）enquiry(inquiry)

交易一方欲购买或出售某种商品，问另一方发出的探询买卖该商品及有关交易条件的一种表示。2.报盘（报价、发盘）offer

交易的一方向另一方提出买或卖某项商品的各种交易条件并愿意按所提出的条件与对方达成交易，这种口头的或书面的表示即称之为报盘（报价、发盘）。3.实盘(firmoffer)即指有约束力的发盘。是发盘人有肯定订立合同的意图。实盘一旦由交易的另一方（受盘人）有效接受，发盘人对其发盘的内容，在有效期内不得随意变更或撤销，否则发盘人将承受违约的法律后果。实盘所列的交易条件必须肯定、明确，不能含糊和模棱两可；也不应有任何保留。实盘的内容一般应有：货物正确的品名、详细的品质规格、清楚的包装情况、实在的数量、准确的装运时间和装运港口、完备的价格条款和支付条件。另外，实盘还有两个内容：一个是明确提出这个发盘是个实盘(firmofferorirrevocable).3.实盘(firmoffer)另一个是发盘的有效期。根据各国法律规定和国际贸易惯例，实盘都有有效期。有效期是对发盘人的约束，以便利受盘人凭以进行研究交易的可能性。在有效期内，发盘人有必须承担成交的义务，但是超过了有效期，既或受盘人再行接受，发盘人有权拒绝成交。在规定具体的有效期时，要根据不同的商品，在不同的市场、不同的地理位置以及节假日等情况。明确规定此期限的起止日期和地点以免误解。

在当前的国家贸易中，使用实盘报价较多。但遇到下列情况之一，实盘立即失效：

1）受盘人在实盘有效期外表示接受，发盘人不受约束。2）受盘人对实盘中的一项明确表示拒绝或修改，该项实盘立即失效。3）一经受盘人作出还盘，原发盘也随之失效。2.虚盘(non-firmoffer,offerwithoutengagement)也称不受约束的发价。即发盘人有保留地愿按照一定条件达成交易的表示。虚盘不必有完整的内容，没有时限的规定，而且也不明确不肯定，如参考价、数量视我供应可能、以我最后确认有效(Subjecttoourfinalconfirmation),以我货未售出为准(subjecttounsold),此发价……可按市价增减(Weoffer…subjecttomarketfluctuation)等。在日常的业务中，外寄的报价单、价目单及形式发票等，一般都注明“仅供参考”或“以我方最后确认为准”。这就排除了接盘人只要接受就可以成交的权限。3.1EnquiriesandrepliesManyStepsinBusinessNegotiation

enquiryoffercounter-offeracceptance一般性询函的写作步骤如下：1.说明想要购买的货物；2.请求对方寄送有关该商品的目录、价格或样品；3.询问对方所能提供的折扣，你方所能接受的支付条件和期望的交货时间；4.以盼早复收尾。UsefulExpressions1.learnfrom从…得知2.CommercialCounselor’sOffice商务参战处3.handicraftarticle手工艺品4.brocadehandbag锦绣手袋5.leadingimporter大进口商6.quotesb.apriceforsth向某人就某物报价7.placeanorderwithsb.forsth向某人就某物下订单UsefulSentencesUsefulSentences