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文档简介
第六章新型载体档案管理一、概述二、照片管理三、磁盘、磁带档案管理四、光盘管理五、电子文档管理一、概述(一)、文书档案载体的演变1、甲骨文2、青铜、生铁、铜铁合金——国之重器3、竹简、木牍4、缣帛5、石刻档案6、纸草书7、羊皮纸一、概述商代甲骨文
一、概述竹简、木牍一、概述马文堆帛书
一、概述摩崖石刻
一、概述7、羊皮纸一、概述(二)新型档案载体照片、胶片录音、录像电子文件磁盘、光盘、硬盘、存储卡二、照片档案的管理以感光材料为载体、以影像为主要反映方式的一种专门的档案。黑白照片、单色照片、着色照片、彩色照片黑白照片黑白照片着色照片彩色照片案例引入二,许多音像材料没有编写相应的文字说明,致使一些活动的确切日期、参加者、地点、内容无法辨认。三,音像材料未加整理和专门保管,造成音像材料损伤、丢失、变质、消磁等。思考:怎么做才能避免这些问题?建立音像档案管理制度和规范,统一公司音像档案的管理。二、照片档案的管理传统照片:照相机——胶卷——冲洗相片将被拍摄物体成像于感光材料上获得的图像。新型照片:数码相机/摄像头——电子图像运用计算机和数码影像技术拍摄物体获得的图像,属于电子文件。按体裁:新闻照片、单位活动现场照片、自然现象、艺术照片。(二)照片档案的整理1、收集范围单位新闻报道单位活动和重大事情其他(技术、企业文化、制度、员工活动)思考:假设09文秘班现在要建立班级档案,以下图片是否存入档案中?为什么?保存?不保存?(三)照片档案的整理1、构成:底片、照片、文字说明。(1)底片:照片最原始的材料和最重点的部分,分为原始底片和翻版底片。(三)照片档案的整理(2)照片:通过底片洗印而成的图片。(3)文字说明:对照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等情况的简短介绍性文字。(二)照片档案的构成(三)照片档案的整理2、整理要求:(1)、照片档案的底片、照片应该分开单独整理和存放。(2)、照片和说明一同整理存放。(3)、按序摆放,组成案卷。(三)照片档案的整理3、底片/照片的整理新华社记者在整理底片3、底片/照片的整理(1)编号底片/照片号:全宗号—保管期限代码—册号—张号全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。保管期限代码:分别用“1、2、3”或“Y、C、D对应代表永久、长期、短期。册号:从1开始编号张号:从1开始编号3、底片/照片的整理Eg:09文秘班全宗号:09wm永久保存的第一册第一张底片\照片编码:09wm—Y—1—13、底片/照片的整理(2)底片号的登录用铁笔刻在胶片乳剂面片空白边处,也可用其他方式将底片号附在胶片乳剂面片空白边,不得影响画面。09wm—Y—1—13、底片/照片的整理(3)底片的整理底片袋(一张一袋)在底片袋右上方标明底片号、照片号、时间底片号照片号时间3、底片/照片的整理(4)照片文字说明对照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等情况的简短介绍性文字。练习:对这个照片写一份文字说明(5)底片、照片的保存底片册、照片册(297mm*210mm)(封面、封底、芯页)1、底片袋按序号插入底片册2、照片按序号插入照片册(5)底片、照片的保存底/照片册(297mm*210mm)2、封面印制“底/照片册”字样,册脊写明全宗号,保管期限、起止张号、册号。(5)底片、照片的保存3、内含:案卷目录底片册内备考表(情况说明、立册人、检查人、立册时间)4、按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列,上架保存。(5)底片、照片的保存大幅底片、照片的保存放入专用的档案袋、档案盒中。最好竖立摆放横放,堆放高度不超过5cm。(三)照片档案的保管1、温湿度条件(1)照片:温度:14~24℃相对湿度:40%~60%(2)底片:温度:13~15℃相对湿度:35%~45%昼夜温差变化不大于±2℃,昼夜湿度变化不大于±5℃。(三)照片档案的保管2、库房设施和装具P129门窗密封良好、温湿度控制调节设备装具:结实、密封、防光、防尘、防虫、防污染、防高温、防潮。无酸纸质卷皮、卷盒、无酸纸袋。(三)照片档案的保管作业:给下列的照片编号、文字说明09WM-Y-1-12009第六届技能节“魅力文秘”大赛,选手们正在展示礼仪。2009年12月3日黄圃理工形体训练室:谢洁玲09文秘30参赛人员09WM-Y-1-22010年元旦文艺汇演,09文秘30展示职业装风采。2009年12月31日黄圃校区篮球场:XXX09文秘30参赛人员作业:给下列的照片编号、文字说明09WM-Y-1-32010校园歌手大赛现代服务系初赛,09文秘班选手比赛中。2010年3月26日黄圃校区B栋一楼阶梯室:邝金雁周佩瑜、冯泳欣图说计算机存储设备光盘:早先的光盘主要用于电影行业,第一款于1987年进入市场,直径为30厘米,每一面可以记录60分钟的音频或视频。看看和我们今天常用的DVD大小对比。软盘:由IBM在1971年引入,从上世纪70年代中期到90年代末期被广泛使用,最初为8寸盘,之后有了5.25和3.5英寸软盘。1971年最早的软盘容量为79.7kB,并且是只读的,一年后有了可读写的版本。磁带从1951年起被作为数据存储设备使用,被称为UNISERVO,可以每秒钟传输7200个字符,这套磁带长达365米,相当沉重。从70年代晚期到80年代出现了小型的盒式磁带,长度为90分钟的磁带每一面可以记录大约660KB的数据。计算机磁带,需用专门的磁带来进行录播三、磁性载体档案的管理(一)、概念:磁性载体档案:主要是计算机磁带、硬磁盘、软磁盘、录像带、录音带。(保管单位为盒/盘)三、磁性载体档案的管理两种形式:一种用录音机和录像机在磁带上记录的档案;用音像设备来播放处理。一种用数码录音、摄像技术来拍摄的数字化信息。属于电子文件,需借助计算机来播放处理。三、磁性载体档案的管理处理流程:收集资料归档处理分类/编目/编号入库储存保养维护三、磁性载体档案的管理1、做好材料的收集。档案员定期或不定期对各职能部门的声像材料进行收集,保证材料的完整和齐全。
声像档案归档范围及保管期限三、磁性载体档案的管理2、归档要求(1)转换成标准格式,一式两份(A、B盘)。(2)必须是可读文件,运转正常、清洁、无病毒、无划伤。(3)磁性档案性能质量符合相关录音、录像、计算机文件规定。(4)编制归档说明三、磁性载体档案的管理文字说明。磁带(软磁盘)录像带:内容、制式、语别、密级、规格、录制日期录音带:内容、讲话人姓名、职务、录制日期、密级等三、磁性载体档案的管理3、分类、编目、编号(1)按种类、年度、专题分类(2)以盒、盘为单位(3)编制案卷目录(4)贴标签(文字说明)三、磁性载体档案的管理示例:磁性载体档案案卷目录类别:录像片三、磁性载体档案的管理(4)贴标签(文字说明)文字说明输入电脑(档案处理软件)三、磁性载体档案的管理(4)贴标签(文字说明)文字说明输入电脑↓设置格式↓三、磁性载体档案的管理(4)贴标签(文字说明)文字说明输入电脑↓设置格式↓连接标签机三、磁性载体档案的管理(4)贴标签(文字说明)文字说明输入电脑↓设置格式↓连接标签机↓打印标签↓贴标签三、磁性载体档案的管理4、入库储存温度要求:湿度要求:清洁管理要求:风压、防水、防火:防磁要求:15~27℃、最佳温度:18℃40~60%、最佳湿度:40%戴非棉手套操作、除尘远离磁场源放入防磁柜(屏蔽磁场)清除磁性物品三、磁性载体档案的管理5、保养维护定期保养、建立检测保养卡清洁倒带检查修复复制作业:给下列的活动录像编写目录09WM-Y-1-12009第六届技能节“魅力文秘”大赛,选手们正在展示礼仪。2009年12月3日黄圃理工形体训练室:谢洁玲09文秘30参赛人员09WM-Y-1-22010年元旦文艺汇演,09文秘30展示职业装风采。2009年12月31日黄圃校区篮球场:何金花09文秘30参赛人员作业:给下列的照片编号、文字说明09WM-Y-1-32010校园歌手大赛现代服务系初赛,09文秘班选手比赛中。2010年3月26日黄圃校区B栋一楼阶梯室:邝金雁周佩瑜、冯泳欣三、磁性载体档案的管理示例:照片档案案卷(组)目录类别:照片作业:分别给下列的活动照片和录像编写目录2009第六届技能节“魅力文秘”大赛,选手们正在展示礼仪。2009年12月3日,09文秘30参赛人员,60分钟
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