新型载体档案管理上课2课件

第六章新型载体档案管理一、概述二、照片管理三、磁盘、磁带档案管理四、光盘管理五、电子文档管理一、概述（一）、文书档案载体的演变1、甲骨文2、青铜、生铁、铜铁合金——国之重器3、竹简、木牍4、缣帛5、石刻档案6、纸草书7、羊皮纸一、概述商代甲骨文

一、概述竹简、木牍一、概述马文堆帛书

一、概述摩崖石刻

一、概述7、羊皮纸一、概述（二）新型档案载体照片、胶片录音、录像电子文件磁盘、光盘、硬盘、存储卡二、照片档案的管理以感光材料为载体、以影像为主要反映方式的一种专门的档案。黑白照片、单色照片、着色照片、彩色照片黑白照片黑白照片着色照片彩色照片案例引入二，许多音像材料没有编写相应的文字说明，致使一些活动的确切日期、参加者、地点、内容无法辨认。三，音像材料未加整理和专门保管，造成音像材料损伤、丢失、变质、消磁等。思考:怎么做才能避免这些问题？建立音像档案管理制度和规范，统一公司音像档案的管理。二、照片档案的管理传统照片：照相机——胶卷——冲洗相片将被拍摄物体成像于感光材料上获得的图像。新型照片：数码相机/摄像头——电子图像运用计算机和数码影像技术拍摄物体获得的图像，属于电子文件。按体裁：新闻照片、单位活动现场照片、自然现象、艺术照片。（二）照片档案的整理1、收集范围单位新闻报道单位活动和重大事情其他（技术、企业文化、制度、员工活动）思考：假设09文秘班现在要建立班级档案，以下图片是否存入档案中？为什么？保存？不保存？（三）照片档案的整理1、构成：底片、照片、文字说明。（1）底片：照片最原始的材料和最重点的部分，分为原始底片和翻版底片。（三）照片档案的整理（2）照片：通过底片洗印而成的图片。（3）文字说明：对照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等情况的简短介绍性文字。（二）照片档案的构成（三）照片档案的整理2、整理要求：（1）、照片档案的底片、照片应该分开单独整理和存放。（2）、照片和说明一同整理存放。（3）、按序摆放，组成案卷。（三）照片档案的整理3、底片/照片的整理新华社记者在整理底片3、底片/照片的整理（1）编号底片/照片号：全宗号—保管期限代码—册号—张号全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。保管期限代码：分别用“1、2、3”或“Y、C、D对应代表永久、长期、短期。册号：从1开始编号张号：从1开始编号3、底片/照片的整理Eg：09文秘班全宗号：09wm永久保存的第一册第一张底片\照片编码：09wm—Y—1—13、底片/照片的整理（2）底片号的登录用铁笔刻在胶片乳剂面片空白边处，也可用其他方式将底片号附在胶片乳剂面片空白边，不得影响画面。09wm—Y—1—13、底片/照片的整理（3）底片的整理底片袋（一张一袋）在底片袋右上方标明底片号、照片号、时间底片号照片号时间3、底片/照片的整理（4）照片文字说明对照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等情况的简短介绍性文字。练习：对这个照片写一份文字说明（5）底片、照片的保存底片册、照片册（297mm*210mm)（封面、封底、芯页）1、底片袋按序号插入底片册2、照片按序号插入照片册（5）底片、照片的保存底/照片册（297mm*210mm)2、封面印制“底/照片册”字样，册脊写明全宗号，保管期限、起止张号、册号。（5）底片、照片的保存3、内含：案卷目录底片册内备考表（情况说明、立册人、检查人、立册时间）4、按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列，上架保存。（5）底片、照片的保存大幅底片、照片的保存放入专用的档案袋、档案盒中。最好竖立摆放横放，堆放高度不超过5cm。（三）照片档案的保管1、温湿度条件（1）照片：温度：14~24℃相对湿度：40%~60%（2）底片：温度：13~15℃相对湿度：35%~45%昼夜温差变化不大于±2℃，昼夜湿度变化不大于±5℃。（三）照片档案的保管2、库房设施和装具P129门窗密封良好、温湿度控制调节设备装具：结实、密封、防光、防尘、防虫、防污染、防高温、防潮。无酸纸质卷皮、卷盒、无酸纸袋。（三）照片档案的保管作业：给下列的照片编号、文字说明09WM-Y-1-12009第六届技能节“魅力文秘”大赛，选手们正在展示礼仪。2009年12月3日黄圃理工形体训练室：谢洁玲09文秘30参赛人员09WM-Y-1-22010年元旦文艺汇演，09文秘30展示职业装风采。2009年12月31日黄圃校区篮球场：XXX09文秘30参赛人员作业：给下列的照片编号、文字说明09WM-Y-1-32010校园歌手大赛现代服务系初赛，09文秘班选手比赛中。2010年3月26日黄圃校区B栋一楼阶梯室：邝金雁周佩瑜、冯泳欣图说计算机存储设备光盘：早先的光盘主要用于电影行业，第一款于1987年进入市场，直径为30厘米，每一面可以记录60分钟的音频或视频。看看和我们今天常用的DVD大小对比。软盘：由IBM在1971年引入，从上世纪70年代中期到90年代末期被广泛使用，最初为8寸盘，之后有了5.25和3.5英寸软盘。1971年最早的软盘容量为79.7kB，并且是只读的，一年后有了可读写的版本。磁带从1951年起被作为数据存储设备使用，被称为UNISERVO，可以每秒钟传输7200个字符，这套磁带长达365米，相当沉重。从70年代晚期到80年代出现了小型的盒式磁带，长度为90分钟的磁带每一面可以记录大约660KB的数据。计算机磁带，需用专门的磁带来进行录播三、磁性载体档案的管理（一）、概念：磁性载体档案：主要是计算机磁带、硬磁盘、软磁盘、录像带、录音带。（保管单位为盒/盘）三、磁性载体档案的管理两种形式：一种用录音机和录像机在磁带上记录的档案；用音像设备来播放处理。一种用数码录音、摄像技术来拍摄的数字化信息。属于电子文件，需借助计算机来播放处理。三、磁性载体档案的管理处理流程：收集资料归档处理分类/编目/编号入库储存保养维护三、磁性载体档案的管理1、做好材料的收集。档案员定期或不定期对各职能部门的声像材料进行收集，保证材料的完整和齐全。

声像档案归档范围及保管期限三、磁性载体档案的管理2、归档要求（1）转换成标准格式，一式两份(A、B盘）。（2）必须是可读文件，运转正常、清洁、无病毒、无划伤。（3）磁性档案性能质量符合相关录音、录像、计算机文件规定。（4）编制归档说明三、磁性载体档案的管理文字说明。磁带（软磁盘）录像带：内容、制式、语别、密级、规格、录制日期录音带：内容、讲话人姓名、职务、录制日期、密级等三、磁性载体档案的管理3、分类、编目、编号（1）按种类、年度、专题分类（2）以盒、盘为单位（3）编制案卷目录（4）贴标签（文字说明）三、磁性载体档案的管理示例：磁性载体档案案卷目录类别:录像片三、磁性载体档案的管理（4）贴标签（文字说明）文字说明输入电脑（档案处理软件）三、磁性载体档案的管理（4）贴标签（文字说明）文字说明输入电脑↓设置格式↓三、磁性载体档案的管理（4）贴标签（文字说明）文字说明输入电脑↓设置格式↓连接标签机三、磁性载体档案的管理（4）贴标签（文字说明）文字说明输入电脑↓设置格式↓连接标签机↓打印标签↓贴标签三、磁性载体档案的管理4、入库储存温度要求：湿度要求：清洁管理要求：风压、防水、防火：防磁要求：15~27℃、最佳温度：18℃40~60%、最佳湿度：40%戴非棉手套操作、除尘远离磁场源放入防磁柜（屏蔽磁场）清除磁性物品三、磁性载体档案的管理5、保养维护定期保养、建立检测保养卡清洁倒带检查修复复制作业：给下列的活动录像编写目录09WM-Y-1-12009第六届技能节“魅力文秘”大赛，选手们正在展示礼仪。2009年12月3日黄圃理工形体训练室：谢洁玲09文秘30参赛人员09WM-Y-1-22010年元旦文艺汇演，09文秘30展示职业装风采。2009年12月31日黄圃校区篮球场：何金花09文秘30参赛人员作业：给下列的照片编号、文字说明09WM-Y-1-32010校园歌手大赛现代服务系初赛，09文秘班选手比赛中。2010年3月26日黄圃校区B栋一楼阶梯室：邝金雁周佩瑜、冯泳欣三、磁性载体档案的管理示例：照片档案案卷（组）目录类别:照片作业：分别给下列的活动照片和录像编写目录2009第六届技能节“魅力文秘”大赛，选手们正在展示礼仪。2009年12月3日，09文秘30参赛人员,60分钟