《企业采购销售内部控制问题研究9200字（论文）》

一、引言我国的经济不断快速发展，越来越多的企业诞生，有些企业不断强大，而有些企业渐渐衰弱，企业的强大稳固离不开内部控制。内部控制作为公司管理的重要组成部分和公司管理的重要手段，在公司的发展和成长中发挥着至关重要的作用。采购和销售是公司日常业务的重要组成部分，对公司的业务绩效具有决定性的影响。采购和销售的内部控制是公司内部控制的关键要素。因而分析企业的采购与销售的内部控制，能很好的正确认识企业这两部分环节的状况，并能从中发现问题从而改进，规避一些控制的漏洞，促进企业进行有效的控制。本文希望通过企业的采购与销售的内部控制的研究达到以下目的：（1）意识企业采购与销售的内部控制的重要性。（2）通过实践分析以及文献的分析，了解企业采购与销售内部控制的方法手段。（3）就实习单位的采购与销售环节内部控制提出相关研究结论与自我的见解。二、相关概念介绍（一）企业采购内部控制的内容采购是企业日常经营活动的重要组成部分，其对于企业的经营业绩有着至关重要的影响，所以越来越多的企业开始注重采购内部控制。在企业中采购一般有着专门的部门负责，这并受到了企业相关高层的关注。企业采购内部控制的具体含义指的是，企业在了解生产采购需求的情况下，制定符合企业需求的科学采购流程，并对相关的采购关键节点进行控制，最终使得企业采购效率和质量得以提升。当然在企业采购内部控制中机制的完善不是全部，还需要企业员工严格执行相关的流程，并使得这种行为成为了员工的工作习惯。对于企业来说其指定完善、科学的采购内部控制制度，其可以使得企业的采购行为得到有效的规范，最终使得企业的采购始行为始终有序进行。最后，对于企业来说还应该健全相关的采购内部监督机制，使得不同的采购关键节点形成相互制约，最终使得企业的采购管理实现规范化运作。（二）企业销售内部控制的内容销售是企业经营活动的终端所在，由于其直接面对产品的使用者，这使得企业销售内部控制有着极高的价值。销售内部控制不仅仅是企业服务质量提升的关键点，同时也是企业提升发展潜力的基础所在。企业销售内部控制指的是在一定的环境下，企业为了实现特定的销售目标，在组织内部实施各种制约以及调节组织、计划、程序和方法的过程。企业销售控制主要包含三个部分，即事前控制、事中控制以及事后控制。具体来说首先应该建立销售控制的目标，这个目标可以使得一定的销售业绩，也可以是特定的服务指标等。但是为了更好的进行事后的评估工作，一般组织都会对相关的目标进行量化处理。在此基础上制定销售控制的基本制度以及流程，并协同不同的部门对相关的销售环节进行监督，最大程度保障销售目标的实现。最后，为了实现对整个销售控制成效的评估，事后还应该建立完善、科学的评估体系，在评估中发展问题和可控制中的优点等，进而在接下来的销售控制中进行改进。（三）企业内部控制的意义从本质来看，内部控制对企业管理有举足轻重的作用，内部控制就是从根源出发，通过制度的手段来避免企业内部出现腐败、怠工等现象，它为其降低风险，提高抵御风险的能力。如果企业没有建立风险制度，那么企业在发展过程中必然会出现一系列的内部混乱问题。企业的管理理念，要有效地融入执行过程中就必须要建立制度去激励和约束。企业只有建立全面的内部控制制度去发挥实际作用，才能促进企业发展，更快更保险的达成企业的目标。内部控制在中小企业有深远的意义：一是，内部控制管理可升级企业的各方面效率，尤其在经营方面；二是，内部控制管理和维护企业的资产安全；三是，内部控制管理可推进企业的竞争能力、预防风险能力，能高效地避免企业在营业中的隐患和损失，把企业犯错误降到最低的可能。三、上海航信德利信息技术有限公司的采购与销售内部控制分析（一）上海航信德利信息系统有限公司的现状分析上海航信德利信息系统有限公司是由德国德利多富国际有限公司于2016年6月成立的合资公司。核心业务是为银行和零售公司提供信息技术的软件和硬件解决方案以及相关服务。航信德利集研发，生产，销售和服务于一体。该公司总部位于上海，并在北京、成都、广州和其他城市设有办事处，员工总数近700名。航信德利拥有独立的软件和硬件研发团队，并不断推出满足银行和零售市场以及上海自贸区工厂需求的产品，负责生产来自中国及海外的银行和零售产品订单；庞大的销售服务网络可覆盖全国380个城市，为客户提供响应最快的全方位贴身服务。产品主要涵盖银行电子系统、零售电子系统以及智慧自助终端系统。（二）上海航信德利信息系统有限公司的采购内部控制分析公司的采购程序参考质量、环境和职业健康安全管理体系手册、采购管理流程图、质量管理体系各过程的流程图。企业有战略采购、采购、供应商质量管理。战略采购负责开发和认定新供应商、管理供应商以及相应的商务谈判。采购负责项目采购、首样认定申请样品提交、处理工程变更和停产元件的通知、交货期和日常供应商的管理。供应商质量管理协同战略采购负责供应商的资格认证和年度供应商质量管理。工程和IQAEngineer负责新元件和首样认定申请的评估。公司对于供应商的选择进行下面规定：合格供方的评审和选定由战略采购牵头，会同采购部、质量保证部及工程部进行评审、选定；由战略采购将选定的单位列入“合格供方名单”。采购负责获取化学品供应商的经营执照、危险化学品经营许可证、化学品道路运输经营许可证及化学品运输车辆驾驶员资格证及检查其有效性。当供应商有任何变化时，应及时递交供应商变更申请表到对应企业采购员，通过企业的评估后作出相应对策。供方应有良好的环境绩效或通过环境系认证。（1）对于有要求的零件应提供产品安全技术数据表。（2）对于给公司提供材料的供应商，在系统建新供应商前战略采购或采购必须要求新供应商与公司签订REACH协议。（3）对于新发展的本地供方，由战略采购根据其初步调查掌握的情况，向公司推荐候选本地供货商，最终由战略采购和供应商质量管理共同进行评审决定：对于单价大于人民币500小于10000的产品必须有双方比价；对于单价大于10000人民币的产品必须要三方比价；紧急情况或独家供应商情况除外。评定供货单位依据的有关信息可以是：（1）根据要求进行加工的供方需要提供保密协议（2）供方的资质，如营业执照及法律法规相关文件等（3）根据企业的要求进行加工的供方需要提供供应商行为准则（4）劳防用品的供应商需要提供资质及相关报告（5）化学品的供应商提供相关资质及MSDS。全球供应商的筛选由德国总部帕德博恩市和新加坡相关全球商品采购经理负责，本地的运营执照在Oracle中维护的资源和批准的单价进行后续采购。经调查及质量体系审核通过的新供方单位，一般应由供方提供首批样品，进行确认检验，试用、验证，合格后方可正式定点采购。采购负责获取化学品供应商的经营执照、危险化学品经营许可证、化学品道路运输经营许可证及化学品运输车辆驾驶员资格证及检查其有效性。当供应商有任何变化时，应及时递交供应商变更申请表到对应企业采购员，通过企业的评估后作出相应对策。计划员根据公司的的预测和生产计划，结合库存数在系统下达采购需求。根据系统需求的建设，采购员将采购申请转化为采购订单，经采购主管和采购经理确认后，采购订单可以传给供应商。各部门的零星采购需求，则须填“PurchaseRequisition”，在批准后，由采购员负责采购；对于指定品牌的需求，需求部门必须在“PurchaseRequisition”中写明原由并得到SCM总监和财务总监批准后，由采购员负责采购。采购员应遵守定点定价采购的规定，任何订单价格和Infor差异必须得到批准后在POTEXT中给予标明。所用的或依据的采购文件均必须经审批的有效版本。采购产品的验证——顾客的验证：（1）当合同规定时，顾客有权在本公司或供方资源处对采购物资进行验证或要求供方提交检验数据和记录；（2）顾客验证事宜根据检验与放行准则由采购员IQAEngineer负责安排，必要时IQA参与；不论顾客是否验证，公司都须严格地按规定对采购产品进行控制；（3）顾客的验证不可减轻公司提供合格产品的责任。采购产品的验证——现场验证：必要时公司可派检验员赴供方检验。现场检验应由公司检验员出具检验报告，此报告随货进公司可作为随批质量凭证，予以免除进货检验，现场检验报告由IQA保存。采购产品的验证——由供方实施的检验：当采购关键产品公司不能检验时，必要时采购要求供方提供随批检验报告由进货检验员进行进货检验，需检查进货品质的一致性；由进货检验员对供方的每批进货质量记录在“incomeQualityInspectionReport”对不合格批及不合格品的处理程序参见《不合格品的控制》程序“进货不合格品的控制与处理”。物资进公司还应注意对随货跟随的质量凭证的验证。对于固定资产生产设备，采购员提供发票和包装信息给物流员申请备案和卡口核放单（一式三份，供应商一份，仓库一份，物流一份务必加盖海关章），供应商收到核放单之后安排通关，货物和单据到仓之后，由仓库收货员递交已通关过机的核放单给物流员，物流员及时在海关系统确认。与供方质量保证活动的协调为了保证采购物品的稳定质量和供需双方的良好协作关系，本公司应与供方加强多渠道联系，除了采购员与其保持的采购关系外，检验组也应与其保持相应的联系以帮助指导供方提高生产水平，改进产品的质量。公司发现供方有产品或质量体系的问题，应及时反馈给供方，加强联络和协调，双方达成一致。评价：公司建立了采购的岗位责任制，明确了岗位职责、权限，一定程度上分离了岗位，形成制约。对于采购申请，授予了采购员请购权，根据商品与服务的类型，经管理部门审批再进行采购，对于采购需求的审核由采购员填制相应表格得到不同部门批准后才实行。在采购业务的各个环节中请购与审批环节的授权批准是重点，这部分公司没有细化规定，公司应当建立严格的购买审批制度，明确审批权限。对于供应商的选择，公司采用多部门共同参与比质比价的方式，能够避免舞弊风险。公司根据具体现状制定了验收制度，进行三方验证，保证了检验部门、采购部门以及供应商的共同参与。（三）上海航信德利信息系统有限公司的销售内部控制分析上海航信德利信息系统有限公司在销售发货确认货款进行收款时，没有建立一个完整的客户款项催收机制，应收货款没有进行实时的跟踪和系统的管理，赊销款没有进行实时的监控和催收，公司所登记的客户信用系统不完善，对应该计提的坏账准备没有及时计提，对在进行的资产减值测试没有进行测试，导致款项到账延迟和坏账，销售款项本来应该是最重要的一项，但是，由于内部控制体系的不完善，导致公司的坏账较多，影响了正常情况下计提的资产减值准备，导致坏账没有进行相应及时的会计处理，公司的账目不明、账实不符，影响了公司的正常运转，降低了工作效率和员工的积极性。四、公司的采购与销售内部控制存在的问题与成因分析（一）公司的采购与销售内部控制存在的问题1.采购环节（1）采购职责不明晰在公司的采购过程中，经常会出现一个人担任多个职位，特别是一些更重要的职位的现象。如果相应的工作系统不完整且承诺不足，这将在某种程度上导致财务欺诈发生。如果确定与采购有关的职位失去了内部约束，特别是如果财务和仓库部门未建立特定的遏制关系，则很容易导致采购过程中的混乱。在某些公司财务部门中，会计和收银员职位的责任由一个人承担，这很容易在采购过程中导致商业会计中的缺口，并且在公司库存期间很难找到它们，最终会导致一些经济损失。（2）预算超支现象严重采购预算超支是在公司的生产和运营过程中经常发生的问题。公司的生产部门经常在材料不足时根据临时条件进行采购活动。如果生产条件发生变化，预算可能会超支，从而导致资金不足。如果一批材料购买过多，而下一批不能使用，则会产生一定数量的材料浪费，最终给公司造成相应的经济损失。对于附属公司，尤其是医药和食品类，超出采购预算会导致公司利润显著下降。（3）采购与供应关系处理不到位首先，买方与供应商有着密切的关系，他们很容易在采购过程中忽略材料的质量和价格。其次，买方和供应商之间的经济交易很容易导致黑匣子交易，从而导致买方偏离公司的位置，从而消除了优质货源及其供应商，并给公司造成了经济损失。最后，买方和供应商在激烈的竞争中具有与其他供应商抗衡的隐性运营，促使公司仅与某些供应商进行采购交易，给公司和其他供应商带来不利影响和损失。2.销售环节（1）产品滞销或缺货企业的销售一般有针对的客户，因为客户的个体差别较大，对商品的需求要也就不同，并且需求量也不一样。企业为缓解供货压力一般会事先采购商品，因为对客户需求预测不准确，常遭受滞销或缺货的风险。（2）订单违约客户为转移资金压力，经常会采用先货后款的方式。但由于企业因自身订单合同存在缺陷，对客户的违约行为常因证据不足等问题而只有自身承担后果。合同中对各项订单条款不清楚，关于违约责任说明不清，导致客户的违约成本降低，增加客户违约可能性。（3）销售收费混乱因客户较为分散，订单量较大。而企业销售人员素质不高，没有专业的财务会计知识，只会一些简单的会计操作，发票开具混乱，一些本不应该缴纳的费用多缴纳了，一些应该缴纳的费用却没有缴纳，导致制造业企业的账目混乱。（二）公司的采购与销售内部控制存在的问题的成因分析1.采购环节（1）监督管理机制不健全公司在采购过程中对各种连接的监视和管理不足。管理层尚未对内部控制形成强烈的意识，也没有足够重视为采购过程制定相关的监控和管理系统。很难有效地识别财务账户和实际存款。同时，没有更合理地判断及时有效的采购材料是否可以继续使用，该公司无法获得有关废物处理的完整信息。对整个采购过程的不良监控最终将使实现预期的采购目标变得困难。（2）采购计划不合理企业生产与销售的实际情况决定了企业所需材料的采购量，而不少企业的生产、销售等部门制定的采购计划不完善，在编制采购预算支出时也往往应付了事，缺乏详细的价格总结和实施调查。盲目确定采购目标，导致采购材料的相关指标不合理，采购费用支出规划和利用不到位，从而造成企业难以采购到优质的材料，间接增加了采购费用支出，进而导致企业经济利润的减少。（3）供应商管理制度不完善绝大多数企业尚未形成健全的供应商管理制度，也没有制定完善的采购材料质量考核制度，而各个行业内部也没有组织考察供应商的具体活动。同时企业在审批过程中，未对采购人员与供应商的关系进行深入把握，对供货及采购流程也没有实行严格的控制。另外，绝大部分行业都没有形成科学的评判标准体系，对供应商进行全面评定。2.销售环节（1）对客户信用信息了解不全面在企业的销售过程中，必须对客户的信息进行充分了解，包括客户的资金实力、信用情况以及在行业内的总体评价等等，通过对这些信息的了解与掌握，能够对客户情况进行预先判断，然后，再考虑是否与客户做交易。但是，在与客户进行交流的过程中，由于信息不对称等情况，容易造成对客户信用的了解不到位，客户信息资料的收集不全面。给予客户不适当的销售方式和结算方式，在客户赊销信用等方面也没有建立完善的信用借贷系统，增大了客户违约的可能，造成了各种资金风险，坏账率较髙，影响企业资金流的正常循环，资金成本以及经营利润受到影响，给企业的经营状况造成了阻碍和负担。（2）销售合同的签订不够科学完善在企业进行销售合同的签订时，一定要进行严格的审査，这一点对于企业来说至关重要，只是销售部门与客户企业相关人员进行合同的签订与协商，没有对合同的内容进行实质性分析了解，比如应收账款应在收到货物之后的多少日到账，可能出现客户违约的情况，这些都会导致销售合同签订存在一定的系统风险，为日后埋下隐患，由于没有聘请相关的合同专家或者法律顾问，也无法对这份合同进行一定的建议指导，企业的销售部门也没有和其他部门进行相关的讨论，无法根据要求确定各个制造流程环节所需要的时间与截止日期，为日后交货不及时埋下了隐患。（3）销售收款的确认不明确由于企业中的财务人员大部分都是半路出家，没有专业的财务会计知识，只会一些简单的会计操作，给销售收款带来了一定的风险。首先，对于企业的销售收款来说，当货品到达确认收货的条件确定收人时，存在票据开具不严谨的问题，体现为多开、漏开、时间不准确等，影响企业的税务核定。其次，在发票开具时，由于国家最新颁布的相关税收政策存在知识漏洞，所以，对于一些增值税和消费税的会计处理没有进行辨别，导致发票开具混乱，一些本不应该缴纳的费用多缴纳了，一些应该缴纳的费用却没有缴纳，导致企业的账目混乱，不能进行很好的内部控制，影响了企业的发展。五、公司采购与销售内部控制存在的问题改进对策（一）采购环节1.完善采购内部控制制度，合理分配采购职权建立和完善内部控制制度可以有效地规范公司的各种采购程序，减少其他相关因素对采购活动的影响，尤其是可以防止个人的恶意在采购活动中发挥作用。公司在建立和完善内部控制制度时，不仅应根据公司基本内部控制标准的有关标准制定采购内部控制制度，还应根据公司生产经营和采购工作的实际情况制定采购内部控制制度，进一步完善企业采购内部控制制度，而且我们必须严格执行和实施该系统。同时，公司在进行采购时应充分分配权力，以确保所有相关的采购工作都能以适当的权力和保证来进行，并进一步规范和改善内部采购控制。2.科学制定采购目标在公司的生产和运营过程中，所需材料的采购周期有所不同。因此，公司应根据各种物料的采购周期，科学组织相应的采购工作。例如，材料采购周期短的公司应严格控制材料消耗的全过程，并有效控制材料使用量及其预算。同时，公司应根据生产和经营状况以及市场变化有效地调整材料的采购。尤其是对于最新的材料，公司必须总结其先前的采购并根据生产和市场情况创建科学预算，以便充分利用采购资金，最小化采购成本和最大化公司利润。3.通过多重观察选择优质供应商在采购过程中，企业采购人员应对多家供应商的材料质量和价格进行充分对比，并在充分沟通后选择材料质优价廉的供应商。同时企业应组织人员对供应商的材料和服务质量、价格和信誉等多个方面进行全方位考察，并建立健全供应商奖励机制，以便于企业与优质供应商建立长期良好的合作关系。（二）销售环节1.充分了解客户信息，建立完善的客户信息系统在制造业企业进行签订合同之前，必须对客户的信息进行充分的了解，比如客户的信用情况、客户公司的业务运营情况、客户是否具有还款能力、客户的业内口碑等，只有将这些情况充分了解之后，才能确定是否确定合作关系，避免烂账、坏账问题的发生，并且，在了解客户信息之后，还需要建立完备的客户信息系统，对每一位客户的信息进行登记，定期进行客户信息的整理，确定制造企业的大客户群以及一些业务往来不频繁、信用较差的客户，在以后的业务合作中给予充分的重视，保证合作以及收款的安全性，避免不必要的系统风险，还有利于加强与客户之间的合作关系，促进合作往来。2.聘请专业人员进行合同签订在进行合同签订时，销售合同是具有一定的法律效力的，合同签订完成之后就会产生法律效力，对双方做出制约，因此，在合同签订这一环节是很重要的。然而，制造企业却将这一重要的步骤完全忽视了，在签订合同的过程中，制造企业需要聘请专业的人员完成，不只是销售部门单独的工作。需要与其他部门进行协商，确定联动机制、发货时间、地点以及收款时间，只有将各个环节确定好，才能够制定与签署合同，避免产生相应的系统风险，而且，每一份合同需要聘请法律顾问进行审阅，保证合同的万无一失，避免产生法律风险。3.规范会计业务的相关流程，扩大会计业务的覆盖面在制造企业进行相关的会计业务处理时，箝要规范一系列会计业务的操作流程，这样才能保证制造企业的正常运营。制造企业由于营业额较大、生产环节较多、会计业务操作较为复杂，所以，在实际的会计业务操作过程中需要格外注意。因此，信息处理需要进行层层审批且经过较多的流程，制造企业会计业务操作的相关流程规范显得更为重要，在实际的会计业务操作实务中，确定好各个会计业务的流程，让财务会计人员完全按照标准操作，防止出现不必要的失误，对于操作过程必须秉持流水作业、合理分工等一系列原则，明确会计核箅以及报表的流程处理方法，科学的分解各个岗位的操作，使之