第五章：工作分析的程序和常用方法

回顾1.工作分析的具体内容。2.工作分析内容的标准化。1工作分析任务责任职责工作说明工作规范知识技能能力职位基本资料工作职责绩效考核标准工作概要工作环境和条件工作关系工作权限

其他内容工作分析的主要内容任职资格.条件23目录一工作分析概论二工作分析的历史与发展三组织设计与工作分析七工作岗位评价八工作分析质量鉴定九工作分析实践四工作分析的内容与组织五工作分析的程序与方法六工作岗位分级十工作分析调查表

3狱卒的故事4

有三个人,要被关进监狱三年,监狱长给他们三个人,一人一个要求。美国人:爱抽雪茄，要了三箱雪茄。法国人:最浪漫，要一个美丽的女子相伴。犹太人:他要一部与外界沟通的电话。5三年过后

嘴里鼻孔里塞满了雪茄，大喊到：“给我火，给我火！”原来他忘了要火了。第一个冲出来的是美国人。6三年过后接着出来的是法国人，只见他手里抱着一个小孩子，美丽女子手里牵着一个小孩子，肚子里还怀着第三个。

7三年过后最后出来的是犹太人他紧紧握住监狱长的手说：“这三年来我每天与外界联系，我的生意不但没有停顿，反而增长了300%，为了表示感谢，我送你一辆劳斯莱斯！”8感想!!!9

积极的人，象太阳，照到哪里哪里亮；消极的人，象月亮，初一十五不一样。想法决定我们的生活，有什么样的想法，就有什么样的未来。10第五章：工作分析的程序与方法本章学习重点：1、掌握工作分析常用方法的特点：职位问卷分析法、工作写实法、测时法、工作抽样法、面谈法、关键事件分析法。2、掌握工作分析各种基本方法的应用技巧3、了解工作分析程序。11第一节工作分析的程序一、工作分析的基本程序1.确认职务种类和审查现有文件资料2.向经理和员工说明工作分析过程3.进行工作分析4.准备职务说明和职务要求细则5.保持和更新职务说明要求细则12第一节工作分析的程序二、工作分析的操作步骤准备计划分析描述运用建立工作分析小组；明确工作分析的总目标、总任务；明确工作分析的目的；明确分析对象；建立良好的工作关系。选择信息来源；选择收集信息的方法和系统。1.工作名称；2.雇用人员数目；3.工作单位；4.职责；5.工作知识；6.智力要求；7.熟练及精确度；8.机械设备工具；9.经验；10.教育与训练；11.身体要求；12.工作环境；13.与其他工作的关系；14.工作时间与轮班；15.工作人员特性；16.选人方法。1.文字说明；2.工作列表及问卷；3.活动分析；4.决定因素法1.对培训工作分析的运用人员；2.运行控制13第二节工作分析的常用方法14工作分析方法分类方法（1）功用标准分析内容标准对象标准基本方法非基本方法结构性分析非结构性分析任务分析人员分析方法分析基本方式标准观察分析法写实法问卷调查法主管人员分析法文献资料分析法工作实践分析法记实分析法15工作分析方法分类方法（2）传统的工作分析观察分析法资料分析法问卷调查法主管人员分析法面谈（访谈）法工作导向型分析技术关键事件法工作日志法能力要求法职能工作分析法任务清单分析系统管理人员职务描述问卷海氏计划工作信息模型系统职业分析清单法人员导向型工作分析技术工作要素法临界特质分析系统工作分析问卷体能分析法工作要素清单法16常用工作分析方法分类方法（3）职位问卷分析法工作日志写实法测时法工作抽样法关键事件分析法面谈法掌握17一、职位问卷分析法最通用的方法；设计问卷是关键；分类：通信问卷、非通信问卷的集体问卷，检核表问卷、非检核表问卷，标准化问卷和非标准化问卷，封闭问卷与开放式问卷。18职位分析问卷法（PAQ）1972年由普渡大学E.J.McCormick提出是一种适用性很强的工作分析方法包括194个项目，其中187个用来分析完成工作过程中员工活动的特征，另外7个涉及薪酬问题6个部分：信息来源；心理过程；识别“产出”；与其他人的关系；自然和社会环境；其他工作特征。6分制主观评分19通过结构化的问卷来收集信息，不必亲临现场观察。广泛用职务调查表职务调查表由工作执行者填写，包括基本资料、工作时间要求、工作内容、工作责任、任职者所需知识技能、工作的劳动强度、工作环境等内容。20工作分析问卷-1姓名：

工作名称：部门：

编号：上级姓名：

上级职位：1.任务综述：请用你自己的语言简要叙述你的主要工作任务。2.特定资格要求：请列举为完成由你的职位所承担的那些任务，需要具有哪些证书、文凭或许可证。21工作分析问卷本调查问卷由任职人填写，填写后交上级主管签署意见，并送人事部门审核姓名

性别

年龄

职位名称

职等职级

部门

学历

专业（在校）

直接上级职位

直接下级职位

上级主管意见：

上级主管签字：人事部门意见

人事人员签字：工作分析问卷22须答题须知：u

请您按照工作职位的实际要求答题，请不要以任何个人的因素来衡量

u

选择题类，请于选定项字母或□前打1、本职位所需教育程度A初中（含）以下B高中职技C大专D本科E研究生以上2、

本职位所需外语语种（），外语程度要求A不须B书面通C书面及口语略通D精通3、

本职位所需汉语表达能力A不限B普通话口头能力强C书面及口头强D极强的文字功底4、

本职位所需户籍所在地A本地户口B不限5、

本职位所需其专业的工作经验A6个月以下B6个月-2年C2年-5年D5年以上工作分析问卷236、本职位应用哪种设备（），设备、工具、仪器需要的应用能力。A搬运B操作C操作及维修D软硬件设计7、

本职位对设备、工具、仪器的责任A不易损失B有时损失需一般防范C容易损失需密切防范D难免损失需严加防范8、

本职位对材料、在制品、成本的责任A不易损坏B有时损坏需一般防范C容易损坏需密切防范D难免损坏需严加防范9、

本职位直接督导范围（人数）A0B1-4C5-10D11-20E21人以上10、职位间接督导范围（人数）A0B1-20C20-100D101-300E301人以上11、本职位管理工作中的责任及能达到的程度（一般员工可不答此题）A要负责分派工作，按规定检查工作成果，达成目标。B要能很快熟悉新接受的工作，排定计划。C要能解决工作中的矛盾，不同部门的活动，达成目标。D要能有效分配组织资源，做出最佳激励政策，确保员工与公司的最大利益。12、本工作所需的行政专业能力A例行性、重复性工作。B例行性工作，偶尔需要个案处理。C需要依经验改进新技巧解决复杂问题。D需要调查分析研究解决问题。工作分析问卷2413、本工作的责任A按上级指示工作，上级对结果负责。B根据计划进度，安排自己工作，根据内部原则工作。C安排计划，分析结果决策可能与上级协商。D有下属单位，需要制定公司目标和政策。14、本工作职能对公司的影响范围A例行性工作，如果出错容易发现，错误对公司基本无影响。B有限范围内协调工作，错误不易发现，错误对公司有些损害。C职责对公司单位功能及本部门任务完成有一定的影响力。D负责一个部门以上功能，本部门最高主管不在时，负责本单位。15、本工作所需的人际关系能力A普通技巧B良好技巧C高度技巧16、所需体力及感官能力A不限B体力强C敏捷而有力D身体素质强且五官感知力强17、所需资料处理能力A传递B记录整理及传递C依据常规做相关的技术性改进D需调研分析、评估与创新工作分析问卷2518、所需领导力A无需B一般C较强D极强19、所需计划力A无需B一般C较强D极强20、所需创新力A无需B一般C较强D极强21、所需掌握事物能力A不需B经过长时间可掌握C很快能掌握D一接触就掌握22、列出您的主要工作责任至少8-10条（请按照主次顺序说明，用词要精确、不要摸棱两可，不要官话套话），及每项责任的重要程度（%）和所用时间（%）。工作分析问卷2623、例说明您的工作中常发生的关键事件，发生频率，及每次的持续时间。关键事件

发生频率

持续时间/次

24、明您的服务对象或客户是谁？工作中需要和哪些部门、哪些人合作？频率怎样？服务对象/客户

需合作部门/人

频率

25、您的工作还需要哪些特长？需要什么证照？

工作分析问卷2723、请描述您的工作地点及工作环境。工作地点：□办公室□80%室内□60%室外□60%出差□常年出差工作环境：温度：□40度以上□30-40度□20-30度□10-20度□10度以下光线：□明亮□一般□较暗□漆黑卫生：□清洁□基本清洁□一般□较脏□很脏危险：□无□基本无危险□比较危险□非常危险空气：□清新□普通□较差□极差其他：`24、您的工作有哪些决策责任（说明您要做哪些决定，及决定会产生哪些影响）？决策责任：

决策影响：

25、您还有其他需要表达的吗？

感谢您认真阅读本问卷！祝您工作顺利！工作分析问卷28如何填写工作分析问卷本工作问卷共28题，其中选择题22题，问答题6题。请按照工作职位的实际要求答题，勿以个人特点衡量。答题方法：选择题类，请于您认为最合适的选项前画“”。问答题类，请于指定位置写出您的答案。答题人员：

本次工作分析对象中所列人员。工作分析项目小组选定的其他人员。29逐步核对，在符合本职任务的项目上划“√”，并说明它对工作的重要性代号N12345重要性无关很低低一般高很高1.保护交通事故现场证据______2.在经常发生事故的地段注意防止新事故______3.使用闪光信号灯指挥交通______4.使用交通灯指挥交通______5.捕捉违章驾驶员并填写情况表______6.估计驾驶员的驾驶能力______7.对违反交通规则的人解释交通规则和法律知识______8.跟踪可疑车辆，观察违章情况______9.签发交通传票______10.对违反交通规则的人发出警告______11.监视交通情况，搜寻违章车辆和人员______12.检查驾驶执照或通行证______13.护送老人、儿童、残疾人过马路______14.参加在职培训______15.参加射击训练______16.操作电话交换机______17.擦洗和检查装备______18.维修本部门的交通工具______民警任务调查问卷表工作分析方法30问卷调查法

优点：1)收集工作信息速度快，用时少。2)调查面广，工作分析者可以在很大范围内调查工作者。3)适用面广，对简单的体力劳动工作、复杂的管理工作均可适用，而在远距离调查方面更显出其优越性。4)用问卷调查法所得的结果可以数量化，并由计算机处理，从而进行多方式、多用途的分析。31问卷调查法缺点：1)设计调查问卷的技术要求高、耗时多、费用高。2)问卷设计者和被试者对同一问题的理解会不一致，影响调查结果的真实性。3)不容易了解被试者的态度和动机等较深层次的信息。4)在获得被试者的积极配合方面也存在欠缺。32当观察的对象与内容为某个片断时，常采用写实法。这是通过对工作内容和过程的如实记录，达到工作分析目的的一种方法。当大量的事实记录下来之后，按照它们所描述的内容进行归类，最后就可以清晰地了解实际的工作，有助于对工作及其任职者的全面了解。二、工作日写实法33工作日写实的步骤三步骤写实前准备实际观察记录整理分析34个人工作日写实工作组工作日写实多机床看管工作日写实自我工作日写实特殊工作日写实工作日写实的种类以作业者为对象，由观察者写实，是工作日写实的基本形式。以工作团队为对象，由观察者写实，两种：一种工作内容写实；多种工作内容写实。以多机床看管员工为对象，由观察者写实，为发挥员工效能提供依据。以员工自我为对象，由自己写实，为改进管理，有效利用时间提供依据。以个人和工作团队为对象，由观察者写实，研究特殊事件。35当观察者与被观察者合二为一时，观察分析就成了工作者自我记录法；工作者按照标准格式，例如工作日志形式，及时详细地记录自己的工作内容和感受，然后在此基础上综合分析，实现工作分析的目的。使用范围：管理或其他随意性大、内容复杂的岗位工作分析。36工作日志写实法

指工作者将一天中所从事的工作活动如实地记录下来，然后由分析者根据工作日志的内容来对工作进行分析的方法。

优点:突出表现为所收集的信息一般较真实可靠，同时可以检验面谈法等所收集的资料信息的真实程度。它对于高水平与复杂工作的分析，显得比较经济和有效。

缺点:主要是工作者也许不能真实记录工作活动，因此，必须由该工作者的上级主管对记录的内容进行必要的检查和矫正。

37工作日志法要求从事工作的雇员每天记现场工作日记或日志(participantdiary／logs)，即让他们每天记录下他们在一天中所进行的活动。每个雇员都要将自己所从事的每一项活动拨照时间顺序以日志的形式记录下来。它可以向你提供—个非常完整的工作图景。38要求：（1）工作者每天按时间顺序记录自己所进行的工作任务、工作程序、工作方法、工作职责、工作权限以及各项工作所花费的时间等。（2）一般要连续记录10天以上。（3）由本人记录最为经济和方便。（4）因为记录者可能会带有主观色彩，因此，要求事后要对记录分析结果进行必要的检查矫正，可以由工作者的职介上级来实施。39工作日志填写说明1、请您在每天工作开始前将工作日志放在手边，按工作活动发生的顺序及时填写，切勿在一天工作结束后一并填写。2、要严格按照表格要求进行填写，不要遗漏那些细小的工作活动，以保证信息的完整性。3、请你提供真实的信息，以免损害您的利益。4、请您注意保留，防止遗失。感谢您的真诚合作！40工作日志示例工作日志（封面）姓名：年龄：岗位名称：所属部门：直接上级：从事本业务工龄：填写日期：自月日至月日工作日志填写说明（封二）1、请您在工作开始前将工作日志放在手边，按工作活动发生的顺序及时填写，切勿在一天工作结束后一并填写。2、要严格按照表格要求进行填写，不要遗漏细小的工作活动，以保证信息的完整性。3、请您提供真实的信息，以免损害您的利益。4、请您注意保存，防止遗失。感谢您的真诚合作！41工作日志记录表5月29日工作开始时间8：30工作结束时间17：30序号工作活动名称工作活动内容工作活动结果所耗时间（分钟）备注1复印协议文件4页6存档2起草公文贸易代理委托书800字75报上级审批3贸易洽谈玩具出口1次240承办4布置工作对日出口业务1次20指示5会议讨论东欧贸易1次90参与．．．16请示贷款数额1次20报批17计算机录入经营数据2屏60承办18接待参观3人35承办42写实性工作分析表

示例机构名称：办公室职位：办公室主任编制：3人，主任1人，打字员1人，办事员1人花费时间（分）工作活动内容任务完成量备注开始延续8:005打电话到销售科1次8:052接电话1次8:074帮办事员登记材料2份8:114帮办事员校对

5页43花费时间（分）工作活动内容任务完成量备注开始延续8:005打电话到销售科1次8:052接电话1次8:074帮办事员登记材料2份8:114帮办事员校对5页8:154准备广告材料1页8:191接张厂长电话1次8:201接李厂长电话，要一信件1次8:216和办事员商量工作1次8:275找李厂长要的信1次8:325安排当天的工作1次44三、测时法测时法是以工序或某一作业为对象，按照操作顺序进行实地观察、记录、测量和研究工时消耗的一种方法。45工作日写实法与测试法的区别1.范围不同：工作日写实是以整个工作日为对象，进行总体观察；

测时是研究某一工序或作业的工时消耗情况。2.目的不同：工作日写实的目的是为了掌握工作时间的构成，减少工时损失，为改善工时利用提供依据；测时是为了找出工序作业时间内各项操作的正常工时消耗值，为制定工时定额提供依据。46测时资料的整理和分析1.根据测时记录，删去不正常的次数。2.统计有效的测时次数及每一次测时的具体时间。3.计算标准工时：中位值法：T标准=（T最大+T最小）/2算术平均法：T标准=（T1+T2+T3…+Tn）/nK1=（T最大-T标准）/T标准X100%K2=（T最小-T标准）/T标准X100%47四、工作抽样法又称“瞬时观察法”。是指利用统计学中随机抽样的原理，按照等机率性和随机性的独立原则，对现场操作者或机器设备进行瞬间观测和记录，调查各种作业事项的发生次数和发生率，以必需而最小的观测样本，来推定观测对象总体状况的一种现场观测的分析方法。48工作抽样的步骤

1.明确调查目的，确定观测的精度。2.对调查对象的作业活动适当分类。3.确定观测次数，即抽取的样本数。4.决定观测时刻。5.现场观测。6.检验样数据。一般采取作管理图的方式。7.计算评价观测结果。

49五、面谈法不能够实际去做观察、不可能去现场观察或者难以观察，则必须访问工作者。

访谈的对象：工作者、主管人员或者工作者的同级与下级。

适用范围：短时间可以把握的生理特征分析，或长时间才能把握的心理特征分析。

形式：个别访谈、集体访谈

要求：事先准备好问卷或提纲。50发问的要点：工作分析所应包含的信息-7W1、用谁（Who）2、做什么（What）3、何时（When）4、在哪里（Where）5、如何（How）6、为什么（Why）7、为谁（Forwhom）51(1)对每个雇员进行个人访淡（IndividualInterview）：一般访谈、深度访谈(2)对做同种工作的雇员群体进行的群体访谈（GroupInterview）：一般座谈、团体焦点访谈（FocusGroupInterview）(3)对完全了解被分析工作的主管人员进行主管人员访谈52面谈法的典型提问方式你所做的是一种什么样的工作？你所在职位的主要职责是什么?你又是如何做的？你的工作环境与别人的有什么不同？做这项工作所需具各的教育程度、工作经历、技能是怎样？它要求你具有什么样的文凭或工作许可证？你都参与些什么活动？这种工作的职责和任务是什么?你的工作绩效的标准有哪些?完成你承担的工作任务还需要那些条件？53某公司高管访谈提纲尊敬的公司领导：我们是项目组，我们正在进行有关企业内部管理的咨询项目，为了全面了解企业现状，设计有针对性的管理解决方案，特对您进行访谈，您的观点和所提供的信息对于项目的顺利开展至关重要。感谢您接受访谈。附：访谈提纲您的业务分管？请您简单介绍公司的发展历程和当前的经营状况？请您简单介绍公司的整体战略目标和业务组合情况？您认为公司当前的优势是什么？当前存在的问题是什么？如果用几个词形容一下公司的文化氛围，是什么？公司的人员构成情况如何？公司的部门设置和组织结构是如何演变的？公司的业务流程是否清晰，办事效率如何？公司的人事任免和竞聘程序是否科学和合理？当前的考核体系存在何种问题？薪酬体系存在的问题？员工期望什么样的激励方式？文理学院项目组

2012-0454访谈法优缺点优点：能够简单、迅速地收集工作分析资料，适用性强。由任职者亲口讲出工作内容，具体而准确。缺点：

被访谈者往往夸大其承担的责任和工作的难度，

容易引起工作分析资料的失真和扭曲。55访谈时需要注意的几个问题选择最了解工作内容、最能客观描述职责的员工。尽快建立融洽的感情，说明访谈的目的及选择对方进行访谈的原因，目的是不要让对方有正在进行绩效考核的感觉。事先准备一份完整的访谈问题表，重要的问题先问，次要的问题后问。

如果工作不是每天都相同，就请对方将各种工作责任一一列出，然后根据重要性排出次序，以避免忽略那些虽不常见但却是很重要的问题。在访谈过程中，工作分析人员只是被动地接受信息。56访谈时需要注意的几个问题在访谈过程中，工作分析人员只是被动地接受信息。

如果出现不同的看法，不要与员工争论。

如果出现对主管人员进行抱怨，工作分析人员不要介入。

不要流露出对工资待遇方面有任何兴趣，否则员工会夸大自己的职责。访谈结束后，将收集到的材料请任职者和他的直属上司仔细阅读一遍，以便做修改和补充。57六、关键事件分析法对实际工作中具有代表性的工作者的工作行为进行描述。比如把文秘人员的打字、收发文件等一系列行为收集起来进行归纳分类，得到有关工作内容职责等方面的信息。局限性：需耗费大量时间，对于一些不具显著特征的工作行为可能造成遗漏，对整个工作实践缺乏完整的了解。58关键事件法

指通过对关键事件的收集、归纳、分析，从而达到对整个工作进行分析的目的的方法，又称典型事例法。优点:能直接描述人们在工作中的具体活动，可以揭示工作的动态性，所以，这种方法获得的资料适用于大多数工作分析。

缺点:一是收集、归纳、分类要耗费大量的时间；二是关键事件所描述的是特别有效或无效的行为，很难对一般的工作行为形成总的概念，但后者恰是工作分析的主要目的。59关键事件法示例销售工作的八种关键行为：（1）善于把握客户的订货信息和市场信息；（2）密切关注市场需求的变化；（3）善于与销售部门的管理人员交流信息；（4）善于同生产部门的管理人员交流产品信息；（5）能说到做到；（6）坚持为客户服务，了解与满足客户的需求；（7）积极收集产品的售后反馈信息；（8）工作态度积极主动；60小结：不同工作性质特点的人分析的方法不同管理类人员知识型人员市场销售类人员操作类型人员结果导向结果＋能力导向结果＋行为导