档案管理实务培训提纲

档案管理实务培训提纲杨浦军休中心吴智雄2015年5月28日第一部分档案概述一、档案的定义档案是人们社会活动形成的文、行、声、影等历史真迹材料。含五要素：档案的形成者（作者）、档案形成原因（社会活动）、档案的基本形态（文、行、声）档案的本质特征（历史真迹）和档案的“属”（材料）。■二、档案的属性知识属性和信息属性，是档案的两个重要属性。■三、档案的作用及性质工作凭据、工作参考、工作调研、宣传教育等。■四、单位档案全宗是归单位所有，由单位统一管理一切档案的总和。第二部分档案工作性质、原则和内容一、档案工作的性质档案工作具有管理性、服务性、政治性的性质。二、档案工作的基本原则集中统一管理、完整与安全、便于工作利用。■三、档案工作内容从狭义上讲，是指档案室、档案馆的业务工作（或称专业工作），即用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务。它的内容包括档案的收集、整理、保管、编目与检索、统计、编辑与研究、利用服务等八项工作。（一）收集。将分散形成的档案经过甄别挑选，按一定的办法集中保存起来，这就形成了档案的收集工作。（二）整理。为了解决档案的零乱状况和便于管理、利用，就需要把档案分门别类地加以系统化，这就形成了档案的整理工作。（三）鉴定。对大量档案材料进行去粗取精的鉴别工作，把有保存价值的档案保留下来。（四）保管。对档案采取必要的保护措施，进行系统管理，这就是档案的保管工作。（五）编目和检索。为解决档案数量和利用的矛盾，通过多种途径和形式揭示档案的内容和成分，提供查找档案的手段，这就是档案的编目和检索工作。（六）编辑和研究。为了保护保护档案原件和满足更多的系统利用，就需要对档案进行、研究并编辑，公布档案史料，这就是档案的编辑和研究。（七）统计。要全面、及时地了解档案和档案工作发展、变化，做到“胸中有数”，掌握规律，就需要对档案和档案工作进行数量的观察和分析研究，这就是档案的统计工作。（八）利用。保存档案的目的就是利用，为各项工作服务。第三部分档案工作实务一、整理主要内容包括：区分全宗、分类、组卷、卷内文件整理、案卷封面的编目、案卷的装订、案卷的排列、案卷目录的编制。整理工作的原则：1、必须保持文件之间的历史联系。主要是指文件的来源、时间、内容和形式等方面。2、应充分利用原来的基础。■二、档案的分类：分类内容包括：选择分类方法、制定分类方案、档案的归类和案卷的排列。档案分类要体现客观性、逻辑性和实用性。常用的分类方法：1、年度分类法。2、组织机构分类法。3、问题分类法。分类法的选择和分类方案的编制：1、年度——组织机构分类法。2、组织机构——年度分类法。3、年度——问题分类法。4、问题——年度分类法。一个单位内的档案可分成党、政、工、团四部分。每一部分再进行分类整理。单位内档案少，可将党、工、团分为“党群”和行政两部分，然后再细分类。■三、立卷1、立卷工作内容：组成案卷，拟写案卷标题、卷内文件的排列与编号，填写卷内文件目录与备考表，案卷封面的编目与案卷的装订。2、立卷的方法：按问题立卷、按作者立卷、按名称立卷、按时间立卷、按地区立卷、按收文机关立卷。3、卷内文件的整理：卷内文件的排列和编号。排列的方法主要有：一个作者，一个问题（或名称）的案卷，按文件时间先后次序排列；一个作者、几个问题（或名称）的案卷，先按问题的重要程度，再按时间次序排列。无论采取哪一种排列方法，都必须保持来文、复文、正文与附件、同一文件的不同稿本之间不可分割的联系。卷内文件排好后按统一方法编上页号。填写卷内目录和备考表。4、案卷封面的编目和案卷装订案卷标题的基本要求：政治上准确；文字简练、表达准确；标题的基本结构力求完整，主要包括作者、问题和名称三部分。案卷装订基本要求：整齐、规范，无金属物。■四、案卷排列和编制案卷目录1、案卷排列。就是根据一定的方法，确定类内案卷的前后次序和存放位置，保持案卷之间的联系。2、编制案卷目录。案卷经过排后，应按顺序编号并登记到案卷目录上。案卷目录，就是案