项目助理工作手册V11

项目行政工作手册

——市民服务事业部

大纲五、业务接口人四、常用办公软件三、常用流程系统二、日常主要工作一、项目行政工作范围项目行政工作范围1234协助项目负责人进行沟通协调工作。负责项目的流程管理工作，包括盖章、付款等一系列流程审批的管理和跟进。项目文档处理、资产管理及会议组织。组织事业部内部相关会议工作，包括会议通知、会议组织、会议纪要、会议文件归档确认等。项目经理安排的其他工作。TEXT5大纲五、业务接口人四、常用办公软件三、常用流程系统二、日常主要工作一、项目助理工作职责日常主要工作--常规工作编号时间工作任务主要内容工作流程工具接口人备注1每月第一周填写重大项目管理表主要填写上月市民服务《重大项目管理表》中项目执行情况概述部分。填写上月市民服务《重大项目管理表》中项目执行情况概述部分，项目情况可找项目经理获取，完成后发给于浩洋。《重大项目管理表》于浩洋yuhyh《重大项目管理表》可以找于浩洋获取。2每周五16:00组织市民服务事业部交付管理部交付例会组织市民服务事业部交付管理部交付例会。提前申请会议电话、申请会议室、完成项目和技术经理周报整理表、确定议题、发会议通知、会议组织、编写会议纪要、会议纪要归档。八爪鱼会议设备、会议监控系统肖扬、区域助理接口人根据实际情况安排。3每周五17:30编写南区市民服务项目问题汇总表项目旧问题进展、新问题情况。收集项目旧问题进展、新问题情况，并进行汇总发给区域助理接口人。《项目问题汇总表-市民服务事业部》区域助理接口人由区域助理接口人汇总后发给刘纯孜。4每周五编写工作周报编写并上传工作周报。根据上周工作周报，编写本周工作进展、下周工作计划。可以在下周一12点前上传周报。《工作周报》区域助理接口人督促项目成员按时上传工作周报。5月底、季度末收入确认协助项目负责人完成项目收入确认，提交分包商完工证明、业主方阶段证明文件给南区助理江丽珍，并协助她完成收入确认事宜。《项目收入确认申请报批表》南区助理江丽珍、财务韩茜收入确认细则编号时间工作任务主要内容工作流程工具接口人备注6编写项目例会PPT包含开发测试上线、运营、集成、待办事项反馈、待办沟通等进展与计划内容。收集项目周报资料进行编写，并经项目经理审核。《项目周报》、PPT项目负责人根据项目例会实际情况安排7项目例会汇报协助项目负责人汇报上周项目工作进展以及本周工作计划，问题讨论等。主持并汇报项目情况投影仪、PPT项目负责人根据项目例会实际情况安排8合同付款协助项目负责人完成项目合同付款符合付款条件→提起付款流程→跟进流程审批→提交报销资料→完成报销财务报销系统、采购付款系统财务岗田贵霞tiangx9银行保函协助项目负责人完成银行保函开具符合开具保函条件→提起银行保函申请→提交并确认保函资料→跟进流程审批→拿到保函保函及资信管理系统核算岗刘国琰liugye10过程文档盖章协助项目负责人完成项目过程文档盖章工作法务审核→提起印章流程→跟进流程审批→文档盖章→文档归档印章管理系统法务冯婷、印章管理员王红伟12项目管理协助项目负责人完成项目管理工作项目负责人日常主要工作—项目随机工作日常主要工作—项目收入确认7业务分类项目类型定义项目代码核算方法收入确认原则收入确认依据供货供货指销售第三方软、硬件产品的项目A收发货确认收入法收发货比例到货签收单

合同集成复杂集成项目软硬混签或硬件+集成服务B全部收发货+阶段证明全部发货、阶段证明、合同收款条款客户签收单、阶段证明、合同收款条款软件软件开发指接受委托方需求，定制化开发软件项目，知识产权归委托方或双方共有的项目C完工百分比法按完工百分比确认总收入，按阶段证明确认外部收入和利润

合同

客户阶段证明

确认收入审批表

服务服务阶段证明服务类项目，指合同中有明确服务阶段交付内容的项目，如咨询服务项目。D服务收益期指合同中有明确收益期的项目，如软硬件运维项目，金额20万以上W收益期法收益期比例合同

合同约定的收益期时间进度

确认收入审批表服务到款服务类项目，金额20万内，合同约定按交付内容付款。不提供阶段证明。F到款法实际到款比例合同

实际到款凭证

确认收入审批表

收入确认原则与项目核算方法新财务政策要求（非供货项目）：收入确认依据、工程成本实花比例（不含项目组奖金）孰低日常主要工作—项目收入确认供货类项目——A类前提条件：采购合同必须完成签订收入确认依据：客户签字盖章的签收单收入比例计算方式：收货金额占采购成本的比例签收单产品清单与销售合同、采购合同一致签收单不允许跨年提供关于供货类预付款预付款：未收货时付款，即使采购合同条款为背靠背付款，仍为预付款ITS财务关于采购预付款的规定：1、有预付条款的采购合同签订前，必须经过田洪涛总加签2、供应商发票必须在付款当月取得日常主要工作—项目收入确认到款类项目——F类，集团内部项目收入确认依据：到款认领单实花比例判定：以确认收入当天的实花数据确认实花比例维护项目——W类收入确认依据：根据服务期按季度确认合同关键点：服务起始点及规定服务期财务操作时间为每季度末实花比例判定：根据季度末25日实花确定实花比例日常主要工作—项目收入确认阶段证明类项目——C类，D类，P类收入确认依据：客户签字盖章的阶段证明阶段点要求：需求确认、开发设计、上线、试运行、初验、终验且在合同商务条款或工作说明书中有描述阶段证明或合同、工作说明书中须明确工作量比例实花比例判定：以阶段证明客户签署日期对应月份的实花数据为准，签署日期为当月时，以当月截至25日实花比例为准合同商务条款若有终验条款，在确认100%收入时，须提供加盖印章的终验报告，不能提供终验报告，须提供100%终验阶段证明，并100%回款后方能确认100%收入工程外包未支出部分，可以供应商提供的同阶段点的阶段证明做为实花依据，阶段证明注明已完工比例或金额，提交商务审核时同时提供分包合同阶段证明不能跨财年确认收入日常主要工作—项目收入确认复杂集成项目——B类复杂集成项目——指同时包含第三方硬件或软件采购以及软件开发或服务的综合型项目（毛利率>8%通常会被认定为复杂集成）阶段点要求：100%到货、初验、终验确认收入比例：阶段点对应合同收款条款的比例与成本实花孰低初验、终验阶段其他要求同C、D类项目（以阶段证明签署日期为准看实花，终验报告等）不能跨财年进行收入确认因B类项目确认收入要求较为苛刻，混签类建议争取向客户协调软硬分开立项（不同法人体或硬件合同不出现项目名称）日常主要工作—项目收入确认其他注意事项（—）收入确认之前，须关注系统中项目状态是否符合收入确认条件：1、VP是否进售中2、SAP是否正常建单3、VP收付款计划是否为基准（在合同付款条款为开口时，收付款计划为设账期的依据）（二）收入确认申请单：确认收入前，需考虑实花情况确认收入比例后再填写收入确认申请单，避免收入申请单据的重复签批，不确定的情况下建议与商务先行沟通；（三）账期设置原则：1、项目账期设置首要依据合同，合同条款不明确时，将参考VP中项目收付款计划。2、账期超过450天需要任总加签3、ITS规定的最长账期不超过720天4、如账期较长，请提前预留审批时间（四）因现行收入确认政策复杂，财务审批控制点较多，很多问题可能难以预期。建议收入确认尽量早做，给出现的问题预留补救时间。

日常主要工作—项目收入确认—流程发货方式日常主要工作—项目收入确认—流程到款方式日常主要工作—项目收入确认—流程阶段证明方式日常主要工作—项目收入确认—流程服务收益期方式日常主要工作—项目收入确认—流程日常主要工作—考勤基地考勤管理办法一、考勤管理1、基地实行标准工时工作制：1）

每周五个工作日，每日工作八个小时，上班时间为9:00点，下班时间为18:00点，中午休息一个小时(含就餐时间)，每天需签《考勤签到表》。2）

离开办公场所超过15分钟需要向指定考勤人员登记《人员去向表》。3）

考勤负责人（东区基地刘纯孜，南区基地廖爱琳）按公司规定的上、下班时间进行考勤记录。二、请假管理因为基地人员比较分散，为了确保信息沟通顺畅，请假都以邮件方式进行审批确认。2天内（含2天）的请假需给所在项目的项目经理与项目总监发邮件并获得同意确认；2天以上的请假需给所在项目的项目经理与项目总监以及事业部总经理陶振华总发邮件并获得同意确认。

请假获批后还需在考勤负责人处备案方可休假，否则按旷工论处。如能在发请假邮件前与各方进行沟通并达成一致最佳。《市民服务事业部请假备案表》、《员工请假单》

大纲五、业务接口人四、常用办公软件三、常用流程系统二、日常主要工作一、项目助理工作职责常用流程系统常用流程系统发票管理—采购增值税发票系统印章管理系统保函及资信管理系统财务报销系统采购付款系统电话会议预定系统电话会议预定系统进入电话会议预定系统登陆集团内网(/wps/myportal/its

)点击协同办公平台①②电话会议预定系统进入电话会议预定系统电话会议预定系统会议电话资源预订单电话会议预定系统填写基本信息填写预定信息说明：带*号均为必填项。电话会议预定系统电话会议使用说明语音交流1.操作步骤第一步：通过电话拨打会议的接入号码第二步：输入会议（主持人/参与人）密码,并以#号结束第三步：准备开始语音交流2.会议接入号：请按照您所在城市拨打当地接入号北京专署接入：010-593219913.电话控制功能键*+0会议助理服务如需任何帮助，请在会中拨打*0联系会议助理，或随时拨打7*24服务热线400-810-1919。*+6自我静音状态切换为了保持会场声音效果，参会人进入会议后可拨*6键自我静音，如要发言再次拨*6键可解除自我静音状态。电话会议--会议监控系统进入会议监控系统连接集团内网，输入网址/tomain.do

登陆到会议监控系统。点击“会议监控”按钮。主持人密码为提交电话会议预定申请后管理员反馈回来的邮件中主持人密码。电话会议--会议监控系统此处可查看已接入会议的人员名单，点击可查看“离线与会者”名单可进行相关功能操作。电话会议--会议监控系统点击可修改角色点击可修改电话号码点击可通过外呼方式接入电话号码点击可添加参会者电话会议--会议监控系统可加入参会者信息及设置角色。可通过导入联系人批量导入参会者点击下拉查询组名方式批量导入参会者常用流程系统常用流程系统发票管理—采购增值税发票系统印章管理系统保函及资信管理系统财务报销系统采购付款系统电话会议预定系统印章管理系统印章管理流程：法务预审→流程发起→流程审批→文档盖章→文档归档。进入印章管理系统登陆集团内网(/wps/myportal/its

)点击协同办公平台根据实际需要选择，印章证照管理系统为母公司印章系统，政府本部子公司印章审批系统为子公司印章系统。印章管理系统此处可以查找用印部门审批权限印章系统的主要功能链接印章管理系统--印章证照管理系统印章管理系统--印章证照管理系统合同/协议用印申请合同/协议用印申请应从【合同/协议用印申请】类别中提交申请，经办人默认是当前用户，用户填写相应申请单信息后提交。点击进入合同/协议用印申请。印章管理系统--印章证照管理系统应根据申请人而不是代办人的人事范围选择本部名称。填写申请单可以选择主合同，选择后该申请就会成为主合同的从合同各方主体均应为全称，不能使用简称。印章管理系统--印章证照管理系统法务岗审批和终审人审批是必选，其他审批和加签级别，申请人可根据集团、平台及SBU要求增加。审批单中附件与实际盖章文件必须完全一致。注释：ITS部门所有的合同/协议盖章都需要加签，当流程走到印章管理员处时，需要印章管理员提交加签，由相关领导加签后方可盖章。市民服务事业部加签人为赵晨zhaochen。合同原件须提交给采购岗李玉红liyhb查看，同时提供一份合同复印件给她进行合同归档。合同原件由北京接口人王茜娜wangxn进行归档。法务岗审批：冯婷fengting终审人：部门总经理陶振华taozh流程：法务预审→印章申请→法务审批→部门终审→提交加签→一级加签→二级加签→印章管理员盖章→合同归档印章类型：神州数码信息系统有限公司—公章印章类型务必根据合同/协议的归属公司来选择。印章管理系统--印章证照管理系统印章管理系统--印章证照管理系统点击进入其他类申请单其他类（非投标、合同）用印申请印章管理系统--印章证照管理系统带*为必填项。印章管理系统--印章证照管理系统注释：ITS部门所有的项目过程文档盖章都需要加签，当流程走到印章管理员处时，需要印章管理员提交加签，由相关领导加签后方可盖章。市民服务事业部加签人为赵晨zhaochen。文档原件须提交给采购岗李玉红liyhb查看，同时提供一份文档扫描件给她进行合同归档。文档原件由北京接口人王茜娜wangxn进行归档。部门法务审批人：冯婷fengting部门终审：部门总经理陶振华taozh流程：法务预审→印章申请→法务审批→部门终审→提交加签→加签→印章管理员盖章→文档归档印章类型：神州数码信息系统有限公司—公章印章类型务必根据过程文档的归属公司来选择。印章管理系统进入政府本部子公司印章审批系统登陆集团内网(/wps/myportal/its

)点击协同办公平台印章管理系统--政府本部子公司印章审批系统点击进入子公司印章申请单当前正在进行的印章流程印章管理系统--政府本部子公司印章审批系统带*为必填项。注释：子公司（佛山公司）所有的文档盖章都不需要加签，当流程走到印章管理员处时，直接盖章即可。佛山公司印章管理人：房晓虹。文档原件自行保管或交由房晓虹归档。法务审批人：冯婷fengting终审人：佛山公司总经理庞斌pangbin流程：法务预审→印章申请→法务审批→部门终审→印章管理员盖章印章类型：神州数码信息系统（佛山）有限公司--公章印章管理系统--政府本部子公司印章审批系统常用流程系统常用流程系统发票管理—采购增值税发票系统印章管理系统保函及资信管理系统财务报销系统采购付款系统电话会议预定系统财务报销系统进入财务报销系统登陆集团内网(/wps/myportal/its

)点击协同办公平台财务报销系统的主要功能链接

操作方法：用户可以根据左侧功能链接列表区直接进入特殊费用报销，除所列费用外的其他费用报销，需进入其他费用报销链接。点击需要报销的科目链接进入填写相应报销单，申请单中白色部分是需要用户输入的，灰色部是系统自动计算的。填写顺序：按照“报销人”-“报销地点”-“实际报销公司”-“实际报销成本中心”-“费用类别”-“费用事由”的顺序进行填写，报销地点必须为实际报销公司的归属地。按次序选择好平台和实际报销公司后，再点击实际报销成本中心打开成本中心选择框，供选择的成本中心列表已经由系统自动按照选定的“实际报销公司”进行过滤。系统会根据费用类别和申请单类别自动提供可选的费用事由。财务报销系统报销人根据自己的实际需要选择相应的费用类别；如果选择项目费用售前或项目售中工程，则该项目为对应的售前或售中状态，需选择项目号及WBS元素；如果费用类别选择为项目费用销售预提，也需选择项目号及WBS元素，并且报销金额不能超过该项目在ERP中预留的金额。终审人可以由报销人选择，加签人由系统自动按照对应费用事由的审批规则生成，不允许修改。

财务报销系统财务报销系统--财务报销系统①境内差旅报销②财务报销系统--财务报销系统--境内差旅报销带*为必填项交通伙食补助发放方式，一般选“随工资发放”。结算方式一般选择“一卡通”点击“添加一行”填写差旅费明细，然后点击“计算总和”财务报销系统--财务报销系统--境内差旅报销财务报销系统--财务报销系统--境内差旅报销注意事项境内差旅报销通常是报到项目中的，所以报销人需选择项目费用售前或售中工程，该项目为对应的售前或售中状态。报销时需提供相关票据证明，如车票、携程网行程单、酒店发票等。酒店发票需要有明细。财务报销系统--财务报销系统会议费报销带*为必填项财务报销系统--财务报销系统—会议费报销需与项目负责人明确费用类别、费用事由、WBS元素按照实际情况填写，会议内容如：XXX业务研讨财务报销系统--财务报销系统—会议费报销预算金额>实际金额，实际金额总和须与合同金额一致。如与第三方签有场地租赁合同等合同，则需附上合同扫描件财务报销系统--财务报销系统—会议费报销注意事项会议费报销须与项目经理确认是报到部门还是报到项目中。须与项目经理确认报销科目。预算金额通常大于实际金额，实际金额总和须与合同总额一致。报销时需提供相关发票，可使用筹办会议费、场地费、租场费这类发票。财务报销系统--财务报销系统进入其他费用报销系统点击进入“其他费用报销”系统报销地点必须为实际报销公司的归属地财务报销系统--财务报销系统--其它费用报销根据实际情况选择费用类别和费用事由。若有分包合同，则附上合同。注意事项-2-2-6通常是只能报技术协作费，对应的发票内容为技术协作费。2012年11月1日起广东地区部分营业税发票改为增值税发票，增值税发票必须在采购付款系统报销。

《DCITS报销系统营改增报销变化指引》在报销前须与财务沟通确认报销的费用事由，发票内容等。一般来说宣传费用不允许报在售中项目中，宣传费用是属于市场类费用，选择的前提是该宣传是针对本公司的宣传，否则不允许选择这个费用事由。费用报销走市场费，必须是用于神州信息品牌或旗下解决方案或服务产品的推广或合作才可以，非神州信息的市场推广活动或宣传，原则上是不允许走市场费用的，除非公司财务综合考虑有特殊原因，那需要财务的领导批示，市场部市场总监阮炜总这里才可申请。报销金额大于等于5万元时，需要约款才能支付。市场类费用大于等于5000元需要田洪涛总签字才能支付。在提交报销前，需与项目经理确认报销单内容。项目经理确认后方可提交。财务报销系统--财务报销系统--其它费用报销常用流程系统常用流程系统发票管理—采购增值税发票系统印章管理系统保函及资信管理系统财务报销系统采购付款系统电话会议预定系统进入发票管理—采购增值税发票系统登陆集团内网(/wps/myportal/its

)点击协同办公平台发票管理—采购增值税发票系统发票管理系统的主要功能链接当前正在进行的发票交接流程发票管理—采购增值税发票系统进入增值税发票交接系统发票管理—采购增值税发票系统发票管理—采购增值税发票系统带*为必填项根据发票信息填写，填写完成后点击添加发票管理—采购增值税发票系统注意事项先在采购付款系统中查询（输入供应商名称进行查询）合作的供应商是否在我司已有供应商编号，若有供应商编号，进行第二步；若没有的话，创建供应商需要供应商的税号、银行账户、银行名称、联系人等信息，把相关信息提供给韩茜建供应商编号。建好供应商后，提供合同名称、项目名称、项目编号、供应商名称、供应商对口人及联系方式、合同金额等信息给韩茜建采购订单号。按照发票类型进入相应系统填写发票交接单。发票交接需用到发票交接单、发票、采购报销单（手写版）三份文件，把这些文件提交给北京接口人王茜娜，其中采购报销单需要它帮忙找其余的领导签字，然后提交给财务做发票交接。业务范围填写规则：如项目号为AFUBC70271，则业务范围为FU01。税率根据实际情况选择。通常采购发票为0.17，服务发票0.5&0.6。发票管理—采购增值税发票系统进入普通发票交接系统发票管理—采购增值税发票系统发票管理—采购增值税发票系统发票管理—采购增值税发票系统请参照“增值税发票交接”的填写方式常用流程系统常用流程系统发票管理—采购增值税发票系统印章管理系统保函及资信管理系统财务报销系统采购付款系统电话会议预定系统保函及资信管理系统进入保函及资信管理系统登陆集团内网(/wps/myportal/its

)点击协同办公平台保函及资信管理系统当前正在进行的银行保函申请单点击填写“银行保函申请单”保函及资信管理系统保函及资信管理系统注意事项流程走到“保函办理岗复核”时，需与对应的业务员（如上图中的保函办理岗：杨茜）联系并填写相关资料。与业主方确认履约保函模板的内容是否有误。与业务员核对资料没问题之后，提起印章流程，神州数码信息系统有限公司的项目需要公司公章与郭为总手签章，如上图。所有的资料准备好后提交给保函办理岗处理后续事宜，一般资料提交给银行受理后，需要5个工作日才开出保函。在保函申请过程中须与保函办理岗保持密切联系，一旦资料有错漏，及时更改。目前保函办理岗工作人员为：刘国琰liugye财务报销系统--财务报销系统常用流程系统常用流程系统发票管理—采购增值税发票系统印章管理系统保函及资信管理系统财务报销系统采购付款系统电话会议预定系统采购付款系统进入采购付款系统登陆集团内网(/wps/myportal/its

)点击协同办公平台采购付款系统当前正在进行的采购付款单点击填写“采购付款申请单”采购付款系统采购付款系统注意事项①业务范围填写规则：如项目号为AFUBC70271，则业务范围为FU01；②付款性质分为应付和预付，应付是在已对货物进行验收，并有签收单，且签收单已提交给韩茜做收货确认，这个时候就选应付；③预付是还没有做收入确认的时候选，但现在公司不允许采用预付；④报销方式分为直报和借款，若报销单和发票一起寄给财务的就选择直报，若发票是已经提交给财务并已完成发票交接，则选择借款。例如，首次报销30%，贴的发票是100%的，则第一次须先做发票交接，报销就选择借款。⑤采购用途分为标准和其他，采购类选择标准；服务类的选其他。采购付款系统⑥明细表中PO号为采购订单号；⑦明细表中需求跟踪号为项目编号；⑧明细表中订单含税金额为合同总金额；⑨明细表中应付含税金额为本次要支付的金额；⑩付款人为项目经理；注：当流程走到应付岗审批，如果本次支付金额大于等于5万元，需要提前约款。如果本次支付属于预付款，需要先咨询财务要提供哪些资料，或者需要哪些领导加签，以免约到款后因前面的准备工作没做好而导致付款不成功。约款成功须当天16点以前把相关资料提交给财务处理，一旦错过，则该笔款项的报销5个工作日内不允许再次约款。神州数码信息系统有限公司，代码为0048，报销地点：北京。神州数码信息系统（佛山）有限公司，代码为00C1，报销地点：佛山。采购付款系统大纲五、业务接口人四、常用办公软件三、常用流程系统二、日常主要工作一、项目助理工作职责常用办公软件画图工具PPTWORDEXCELVISIOPROJECTMindM