基建档案管理制度

基建档案管理制度为了提高学院工程建设项目档案的质量和管理水平，充分发挥基建档案在工程建设、使用管理、维修改造中的作用,根据国家《基本建设项目档案资料管理暂行规定》，结合本学院实际情况，制订本办法。第一条基建档案是指在学院范围内对确定的建设项目进行勘察、规划、建设和管理等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、照片、财会账册、凭证及报表决算等各种载体的文件材料。第二条基建档案归档范围1、项目建议书、可行性研究报告的申请与批复等立项依据文件；2、环境预测、调查报告等项目评估资料；3、选址、征地申请，征地报告、协议书及批复文件，拆迁方案、许可证及地界划分、土地借用，互换割让等文件材料；4、地质勘探、地形测量或测试中形成的文件材料；5、设计委托书及设计要求；6、初步设计、施工图设计、设计计算书及审批文件、施工图审查文件、图纸会审纪要等；7、开工报告及审批表、建筑许可证、规划许可证等建设许可资料，以及与市政接驳产生的各种资料；8、招标、投标文件、工程监理合同、施工合同或承包合同、补充协议、材料（设备）购销合同及工程概算；9、基建工作年度（季度）计划及总结、统计报表；10、基建工程财务预（结）算、竣工决算报告；11、施工记录、施工质量检查记录、设计交底、隐蔽工程记录、施工中重大事故调查分析及其处理报告、增项更改通知单、施工技术总结等施工过程中形成的完整的施工文件,以及竣工验收证明书，验收报告，建筑、结构、水、电、暖、燃气、下水和道路的竣工图，工程质量鉴定书等竣工文件；12、产权证书等。第三条归档要求1、工程建设项目各个环节的建设与基建档案文件材料的形成、积累、整理、审定工作同步进行，工程竣工验收与基建档案的验收工作同步进行，基建资料归档并经档案管理部门出具归档合格证明后，方可进行财务结算。2、由综合部负责人分管基建档案工作，并由项目管理服务单位配备一名专职档案员负责基建文件的收集、整理、立卷、归档工作。3、建设过程中的基建资料一般不借阅，如确需借阅、摘抄、拍照、复制时，须经综合部负责人批准后均以复印件的形式提供，且必须按规定时间归还提供的复印件。4、归档的基建文件材料必须反映其管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。5、凡归档的文件材料均应是原件，做到审查手续完备、字迹清楚，图而清晰、整洁，不得用易褪色的书写材料书写。6、具有法律依据和凭证和文件材料、签字和印鉴必须齐全，请示与批复要同时归档，缺一不可。7、归档份数：竣工图一式二份（一份交城建档案馆，一份学院内部存档），文字材料、底图、底片和声像材料各归档一套。8、归档时间：凡具有法律依据和凭证的重要文件材料（审批文件、产权证明、使用证明、处理产权纠纷等）在办理、处理完毕后应及时归档；竣工图、施工文件材料、声像材料在竣工验收后三个月内归档。第四条组卷方法.卷内文件排列顺序：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图）。.基建文件材料采用卷皮、卷盒（袋）方式保管。图纸大于卷盒的，以折叠成四号图纸的规格保存。.卷内文件材料，要逐一编写页号。.填写卷内目录和备考表。第五条基建资料的归档程序1、综合部负责人和专职档案员按照归档范围，做好平时基建文件材料的收集、整理工作。2、在工程项目竣工时，由专职档案员按归档范围要求，将该项目文件材料收集齐全完整，并系统组卷，项目验收交综合部负责人检查验收签字后，向城建档案馆、学院内部档案管理部门移交，并办理好移交手续。第六条归档后的基建档案的管理、利用和借阅1、属于学院工程建设项目的基建档案一般都属于永久保存。学院内部档案管理部门应定期对基建档案进行检查、鉴定，以重新确定档案的保管期限，调整密级以及销毁等事项。2、为保证竣工图与工程现状相符，凡在改建、扩建、使用、维修、抗震加固和管理过程中，工程发生变更时，必须填写更改通知单，经分管领导批准后方可变动。且所有更改图和有关的文件材料，水、电、燃气、下水系统的更改图和竣工图要完整地存档于一起。3、基建档案主要供本学院内部使用，若他人或外单位查阅，须经分管领导批准后方可查阅。4、基建档案一般不外借，如确需借出，须经分管领导批准后方可进行，且必须按规定时间归还。5、借阅的基建档案需摘抄、拍照、复制时,须经档案管理人员允许；底图档案只