职业学院后勤服务公司财务报销管理制度

职业学院后勤服务公司财务报销管理制度1目的加强后勤公司（包括下属食堂、食品店，下同）的财务管理、规范财务报销，使其符合财政税务相关规定及公司财务管理制度，特制定本办法。2审核、审批原则后勤公司需严格实行审批制度，所有报销业务必须按程序经由相关负责人审核、审批。各报销单必须有经办人和符合规定权限的审批人的签字，方可报销。3财务报销程序3.1取得真实、合法、有效、完整的票据3.1.1经办人员在办理每项业务时，必须取得真实、合法、有效、完整的票据，严禁白条报销。对不合理、不合法的票据不予受理，对不符合要求的票据需由经办人员补正后才能受理。3.1.2取得发票相关规定：3.1.2.1税务发票须有税务局的发票监制章，一般监制章为椭圆形，红色，内注明“全国统一发票监制章“税务局监制；财政局票据须有财政局监制章；除一些特殊发票（如火车票）无发票监制章；一般发票都有防伪标志，若发现有假冒，伪制发票，由发票报销人承担相应的责任；从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的发票专用章或财务专用章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖章。发票印章不清，出纳有权退回。出纳应通过网络、电话查询手段对发票的真伪进行辨别，对有疑问的，有权予以退回。3.L2.2一般发票为三联（存根联、发票联、记账联），增值税发票一般应增加抵扣联，作为报销的发票应为发票联（如为增值税发票应包括抵扣联）。取得发票联次错误，不予报销，发票复印件不允许报销。取得发票基本内容应包括：发票的名称、字轨号码、联次及用途，客户名称，开户银行及账号，商品名称或经营项目，计量单位、数量、单价、大小写金额，开票人，开票日期，开票单位（个人）名称（章）等；开票日期与实际发生业务时间相符，不能跨期跨年报销；开票内容应与实际发生业务内容相符，并与发票名称相符;发票金额大小写相符，分项与合计相符；必须有开票单位发票专用章,并且要求印章清楚；供货商开具的发票必须与进货单的抬头一致；有合同的必须附合同，出纳根据合同规定付款。取得发票要求项目填写齐全，内容完整，字迹清楚，不得涂改，否则出纳有权退回。取得发票要求一次性填开，报销人不得自行开具发票,或更改开票内容。3.2经办人员填写报销单3.2.1原则上经办人员在办理完每项业务后5天内，必须办理报销手续。2.2报销单粘贴要求：所附的原始单据，按照分类粘贴整齐在报销单后面，从左往右依次粘贴，如有合同及申购单或者出差申请单等也应跟报销单附在一起，以便查阅。购买实物的原始票据，必须有手续完备的验收证明，报销单后附入库验收单。需入库的实物，必须先到实物保管员处办理入库手续,由实物保管员按计划或合同验收后，编制验收单并签字，无入库单不予以报销。2.3报销单填制相关要求及规定报销时间（按实际报销时间填写）发生日期（按实际业务发生时间填写）2.3.3报销内容（按所附原始票据内容填写，按照发票内容,必须分类统计分项填写）交通费：为市内公交票、出租车票等差旅费：市外汽车票、火车票、飞机票、住宿费等招待费：餐饮发票（需附接待任务具体事项、参与人员、菜单等）会议费：会议发票（需附会议通知等证明凭证）其他：按规定可予以报销的费用3.2.3.4附件张数：按分类统计附件票据张数，在报销单最右侧填写所附原始单据总张数。3.2.2.5合计（大小写金额一致），如到角后面加“正/整”3.2.2.6报销人：此栏原则上须由经办人自己填写，如有人代填,须注明“**代**”。3审核、审批流程1财务审核：财务进行票据合法性、合规性、真实性、金额准确性审核并签字确认。3.2领导审批：所有报销均需要公司负责人签字批准，涉及金额1000元元以上由学院领导按权限签字审批。4财务付款已经审核、审批的报销单据，到出纳处办理报销或冲账业务。属于现金报销原则上必须由经办人本人到出纳处办理领款手续，并在报销单上报销人签章处签章确认；如遇特殊情况由他人代领，则由代办人签字确认。4用款申请单的使用用款申请单适用于各类无票据付款（先付款后取得相应票据的款项支付或尾款的支付），且属于遇特殊情况，如差旅费及各类预付款项等，需先付款，后结算，方可取得相应票据的，须办理用款申请手续。用款申请单的填写由经办人填写，填写内容主要包括用款用途、用款方式（由出纳填写）、用款金额（大小写相符）、用款人、合同号、申请人、收款单位全称、账号、开户银行等。合同付款，需附相应的合同；员工出差，还需填写“出差申请表”并有公司负责人签字。2.2有财务签字确认2.3财务付款2.4冲账经办人员应及时整理好相应的申请用款单据，填写报销单，至财务办理冲账手续。原则上前账不清，后款不付。5备用金的使用后勤公司需预留备用金的部门是食品店、食堂小卖部、本部充值窗口和东冠充值窗口，员工办理手续后可领取备用金，在规定范围内使用，不得挪作他用。因公出差或者其他需要领取备用金时，应于财务出纳处开具借款单，领取备用金，在规定时间、规定范围内使用，在规定期限之内至出纳处办理清账手续（报销冲账或归还现金），借款单不予以退回。2财务出纳应及时收回备用金，并应组织对备用金使用情况的检查，防止备