第二章 办公室环境管理

教学目的：

1、办公室环境的含义；

2、办公室环境的类别；

3、办公室环境的优化办法；

4、制约办公室环境的自然因素和社会因素；

5、如何防范和处理应急事件；

6、开放式办公室布局与封闭式办公室布局的优点和缺点。

重点：目的2、3、5、6、

难点：目的3、4第二章办公室环境管理一、办公室环境广义：是指一定的组织机构的所有成员所处的大环境。包括社会和组织环境。狭义：是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的环境，包括人文环境和自然环境。（人文环境包括：文化、教育、人际关系等；自然环境包括：办公场地、建筑设计、空气、光线、颜色、设备、布局等）二、办公室环境管理的目的

环境的好坏直接影响到人的身心健康和工作效率，办公室环境管理的目的是优化办公室环境，使在其中工作的人员能尽量免除外界有害因素的影响，不断提高工作效率。三、办公室环境的分类社会环境：包括一个国家和地区的政治、经济、文化、法律、体制以及人口、民俗、民族、历史等因素。它是研究办公环境的出发点。职能环境（组织内部环境）：指一个社会组织内部的机构设置、目标划分、运行情况、制度建设以及人际关系和工作方法等。它是办公室环境的核心。工作环境：指具体的办公活动的场所、使用的设备和从业人员的状况。它是办公室环境的基础。四、制约办公室环境的自然因素绿化环境空气环境光线环境颜色环境声音环境设备环境安全环境五、制约办公室环境的社会条件影响办公室工作人员的行为不只是硬环境，在某些时候，软环境对人的影响更大，因此，应提高工作人员的素质，加强软环境建设。主要有：人际环境气氛环境工作作风环境总之，第一、要注意培养工作人员的宽容开朗的性格。第二、要形成彼此间的合作精神和团队精神。第三、要有意识地保持办公室健康文明清新脱俗的氛围。六、办公室工作环境的优化（一）办公室的筹建（见教材18—19页）

1、确定办公用房的产权形式

2、合理地选择办公地点

3、设计适宜的内部结构注：人类工程学（教材18页）（二）办公室布局宏观布局（组织内部）：要本着便于各项公务沟通协调的原则，关系密切的办公室要相互接近。凡与社会接触较多的部门，如收发室、传达室等，应设在人员进出的地方；综合、秘书等部门应设在办公楼的中心地点；文印、计算机房、财务等办公室应设在办公楼一端；要与领导和其他职能部门相毗连。微观布局（办公室内部）：开放式和封闭式（见教材（19页）（三）办公室布置尽量避免人员和文件过多地往返流动;地面无堆积物和障碍物;保证基本的工作空间;噪声过大或昂贵的设备机器,开辟单独房间放置；考虑到易于清扫、易于疏散；根据部门工作人员工作关系，决定办公位置；物品摆放有序（21—22页）；保持办公室的清洁卫生（20—21页）；接待室与工作室分开；消除各种安全隐患（23—24页）；过于生活化的物件，如：玩具、手纸、饭盒、肥皂、护手霜、洗涤剂、正在织的毛线等，不能出现在外人目所能及的地方七、正确处理突发事件1、制定各种突发事件的应急预案；2、对所有员工进行相关培训，实行演练，了解突发事件处理办法；3、加强管理，健全制度，明确责任；4、定期督察，分析信息，提前预判，消除各种隐患；5、遇事冷静，处理及时、得当；6、及时做好各种记录，为事后处理提供证据。绿化环境

外部环境应绿树成荫、芳草铺地、花木繁茂。它不仅能点缀环境，还能调节小气候，有利于提高工作效率。

内部只能放置花草，且所占空间不能太大，要考虑到安全因素。空气环境

空气环境是以空气温度、湿度、清洁度、流动速度四个参数来衡量的，简称“四度”

温度：冬天在20—22度，夏天23—25度。

湿度：正常温度下在40%—60%

清洁度：包括新鲜程度和洁净程度，要保持空气新鲜。

流动速度：在22度情况下，流速在0.25米/秒为宜。通风标准每人每小时约2000立方米。光线环境

长期在采光、照度不足的场所工作，很容易引起视觉疲劳，不但影响工作效率，长久还会使视力下降，影响身体健康。但是亮度也不能太高，不然会带来眩光，使视觉效能下降。

以自然光为主，以人造光补充，日光灯最适宜办公。

颜色环境

颜色具有很强的感染力和吸引力，可直接影响人的心理活动和行为。办公室可根据其所在的不同地区及不同用途而采用不同的颜色。

气温高、天气热的地区，办公室宜采用冷色；气温较低的地区，办公室宜用暖色。

地板颜色要比墙壁深，墙壁颜色要比天花板深，天花板以白色为最佳，会议室用浅色与中性颜色（黄或赤），走廊用明亮颜色，休息室（男的用蓝色，女的用淡红色）。声音环境

办公室保持肃静、安宁，才能使工作人员聚精会神地从事工作。办公室环境应有一个理想的声强值，即20—30分贝，人在这个声强范围内的工作，会感到轻松愉快，不易疲劳。

可以适当播放音乐，办公室音乐以选择轻快的古典音乐与节奏轻快的轻音乐为宜。设备环境

要想大幅度提高办公效率，办公用品的适用化和现代化也是一项必要的措施。

我国传统的办公室设备有办公桌椅、电话、文件档案柜、报架、图片架、图书资料等。现代化的办公设备则增加了计算机、传真机、复印机、口授打印机、录音机、录像机、碎纸机、扫描仪、投影仪等。

现代化的设备环境要求办公室日益强化和完善以下功能：数字计算功能、文字处理功能、信息查询功能、通信功能、管理和辅助决策功能等。

设备和物品摆放要合理、适当、有序（见教材21页）安全环境

安全环境是整个办公室安全措施的总和。安全环境的内容大致包括以下四个方面：

人身安全：要加强门卫登记制度，重要部门要派专人值班。

财产安全：对办公室的设备、文件、档案以及仓库要实行严格的安全防范措施。

防火安全：要设置防火和灭火及避雷装置，做到有备无患。

信息安全：要做好文件、会议、商业秘密的保密工作，杜绝口头、纸面、电子等多种渠道的泄密

见教材23—30页人际环境

1、一致的目标。可使大家团结共事，避免无穷的争执而无所作为。

2、统一的行动。要在统一的目标下充分发挥个人之长，要有严格的规章制度、科学的组织管理、共同的价值观念、公平合理的办事作风。

3、融洽的凝聚力。它是办公室成员之间的吸引力和相容程度。

气氛环境

和谐气氛，通常是指一种非排斥性的情感环境。互相猜疑乃至嫉恨，凡事相互推诿扯皮，必然工作效率低下。

良好的心境是建立和谐气氛的根本因素。工作作风环境

工作作风由认识、情感、意志和行为等多种因素形成，是在共同的目标与认识的基础上，经过办公室全体成员的长期共同努力逐步形成的一种较为稳定的精神状态和具有一定特色的行为规范环境。办公室中影响工作人员的心理、态度、行为以及工作效率的各种因素的总和称为办公室环境。它包括硬环境和软环境。