模块3(3)：立卷归档(档案处理)

档案与信息管理模块三：文件整理与归档项目三：文件归档鉴定归档鉴定概述

确定归档范围

确定保管期限

归档鉴定概述一、定义文件的归档鉴定是指文件归档时确定其归档范围与保管期限的工作。归档范围决定了文件的存留与否保管期限决定了文件留存时间的长短二、意义1、关系到档案室室藏档案结构的质量优劣

2、关系到准确划定档案期限的长短3、关系到档案整理、编目、鉴定、开放、利用等工作的质量和效率4、关系到档案保管费用的高低文件质量方面：保证完整、精炼文件管理方面：提高效率、节约成本三、原则文件的归档鉴定必须从本单位与国家的长远利益出发

文件的归档鉴定必须以单位的地位与职能、文件的内容为基本要素确定其是否归档及保管期限文件的内容是决定文件价值的主要因素，它是进行文件归档鉴定的又一主要依据四、要求保证档案保管期限划分的准确性保证归档文件的有效性保证归档文件的完整性归档鉴定概述

确定归档范围

确定保管期限

确定归档范围一、定义与意义是指在归档前根据单位存史与实际工作的需要和根据文件的来源、性质、作用及价值划定必须归档的文件。列出了必须归档的各类、各种文件，它是文件归档的主要依据。文件的归档范围能避免具有保存价值的文件漏归，保证档案的齐全完整；

能避免无价值的文件转化档案，保证档案的精炼；

简化了归档工作，提高立卷归档工作的质量与效率；

二、归档范围与重点《机关文件材料归档与不归档范围》1987年12月4日国家档案局印发

上级机关的文件材料本机关的文件材料同级机关和非隶属机关的文件材料下级机关的文件材料………上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）本机关的请示和上级机关的批复文件本机关及其内设部门计划、总结、报告本机关业务活动和科学技术管理文件检查下级机关工作、调查研究文件本机关或本机关汇总的统计类文件本机关形成的会计文件………………………

………………

文件归档的重点

对于一个具体单位而言，其文件归档的重点应是反映本机关主要职能职能活动和基本历史面貌的文件材料，即围绕主管业务开展的一些主要与重要的活动和反映本单位机关的组织沿革与规模演变的文件材料。三、不归档范围《机关文件材料归档与不归档范围》1、上级机关的文件材料2、本机关的文件材料3、同级机关和非隶属机关的文件材料4、下级机关的文件材料四、应注意的问题考虑档案进馆与否的因素。以与本单位工作活动的联系和作用为出发点，辩证地对待各类文件。本单位档案结构完整与门类齐全。归档鉴定概述

确定归档范围

确定保管期限

确定保管期限一、归档文件的保管期限

归档文件的保管期限，是指档案保管的最长时（年）限。

永久长期短期1987年国家档案局发布的《机关档案保管期限的规定》明确的文书档案的保管期限：长期为16年至50年

短期为15年以下

二、各种保管期限及其得失目前我国档案界有3种意见三分法两分法即划为永久、长期和短期三种。由于长期和短期保管的时间跨度过长，档案包容量过大，带来种种弊端。即划为进馆和不进馆二种，主要是用于划分进馆档案范围的，它对于档案必须进国家馆的机关档案室有一定的适用性，因而档案馆的工作人员多倾向于这种划分方法。弊端1：收交档案双方总有一方必须对档案进行二次划分。弊端2：对无须进馆的机关档案室毫无疑义。弊端1：妨碍鉴定和销毁工作的及时进行，毫无意义的延长大量档案的生命。弊端2：大量无实际保存价值的档案造成馆藏结构质量低下。弊端3：大量无实际保存价值档案造成后续工作量增加，影响工作质量和效率。分段标时法即划分永久与定期，定期档案再按价值不同分为50年、30年、15年、5年四个档次。这种划分方法对于无进馆任务的档案室一适用，优势明显。优点1：保证国家档案馆档案的质量，又减少县级档案馆的库房和管理压力并节省保管费用。优点2：能较为准确地划分保管期限。优点3：具有明显的可操作性，使鉴定工作更为简便、准确，包括期满和销毁鉴定。三、划定保管期限的依据与步骤划定文件保管期限的依据依据其在单位存史与实际工作需要中的地位与作用。划定文件保管期限的步骤阅读文件；按保管期限表划定期限；核查、调整。建立本单位永久保管档案的基本比例注重确定