《采购作业流程》管理办法

《采购作业流程》管理办法1.0目的为了规范和完善采购作业程序，确保物料的申购，采购得到合理、有效的管控，制订本作业流程。2.0范围适合所有物料的申购、采购入库及不合格品退货的过程实施。3.0职责3.1生产副总（必要时总经理）：负责物料采购的最终审批工作；3.2PMC部（物控）：负责《物料请购单》的制作与下发、物料控制工作；3.3PMC部采购：负责物料采购经办、进度跟催、供应商沟通与管理工作；3.4PMC部（仓库）：负责物料数量的验收工作；3.5品管部：负责物料的品质验收工作。4.0作业程序4.1生产物料由物控员以《物料需求计划》方式提出申购，经生产副总审批；样板物料及工、量具、辅助用料等非生产物料由相关部门以《请购单》方式提出申购，经部门负责人审批。所有经过审批的申购指令统一交到采购，由相应采购员负责处理；4.2采购员根据《物料需求计划》，结合采购周期、最小订购量、最低存量等资料，在进行采购期、量分析后，编制《采购计划》。若存在不能满足《物料需求计划》内容等异常情况进，采购员必须在4小时内向物控员反馈；4.3采购员将编制好的《采购计划》交采购组长或PMC部主管审核；4.4采购组长或PMC部主管对《采购计划》进行审核。有误，则通知采购员进行修改。无误，返交采购员编制《采购订单》；4.5采购员按要求编制完整、准确的《采购订单》，必要时，附上样板、图纸等资料，并交上级审核、审批；4.6凡采购总金额在100元以下的直接采购品、小量补采物料不编制《采购订单》，直接以《请购单》方式采购，但必须交采购组长或PMC部主管审核审批；4.7采购组长或生产副总、PMC部主管分别对《采购订单》进行审核、审批。若有误，则通知采购员进行修改；无误，返交采购员实施采购作业；4.8审核、审批时间规定：紧急订单30分钟内完成，常规订单2小时内完成；4.9审核、审批通过，由相应采购员将《采购订单》下达给供方，紧急订单30分钟内完成，常规订单2小时内完成并要求对方书面回签。《采购订单》审批不通过，采购员必须适当说明理由，以回复相关部门负责人；4.10采购员将审批通过的《采购订单》于4小时内分发给内部相关部门（包括仓库、财务），并保管好所有《物料需求计划》、《采购计划》、《采购订单》及《请购单》，以备对帐时提供给财务人员审查；4.11采购员负责对下达给供方的《采购订单》进行回签跟催，要求供方在2天内完成回签确认工作，并将《采购订单》内容列入《采购管制表》；4.12采购员当天将供方确认后的订单在《采购管制表》予以标识、记录，并随时与供方保持联系，要求供方按质、按量如期交货；4.13采购组长或PMC部主管定期或不定期对采购员的跟催情况进行检查；4.14如因公司内部原因而产生《采购订单》内容需作变更时，采购员须先进行确认，待确认无误后，及时与供应商协商变更事宜，以尽量减少本厂损失。若因供应商原因而产生《采购订单》内容需作变更时，采购员须尽快通知物控员、采购组长或PMC部主管处理；4.15供方送货到厂后，仓库收料员负责《送货单》与《采购订单》的核对工作，并在《采购订单》上作好相应记录，以备追溯与查核；4.16收料员按《进料作业流程》对来料进行数量点收、品管部IQC根据《进料检验作业流程》对来料进行品质验收，判定来料是否合格允收，并将《进料检验报告》的采购联交采购员；4.17采购员需对仓管员或品管员反馈的在收料过程中出现的异常问题进行协调与处理。必要时，与供方高层进行相关的改善沟通；4.18检验合格，仓管员填写《材料进仓单》，并进行相关入库作业；判定不合格，则启动《进料不合格品处理作业流程》；4.19收料员将《每日收货汇总表》、仓管员将《材料进仓单》、品管员将《进料检验报告》于第二天8：30前送交采购；4.20采购员根据各部门送交的物料信息，将采购结果列入《采购管制表》。若有异常，则及时反馈给物控员；4.21采购员签收《材料进仓单》供方联，并将供方联转给供方做结算凭证；4.22公司财务会计核实《材料进仓单》内容，与供方对帐无误后，将采购金额列入应付款项；4.23采购员及时处理因物料拒收而作退货处理的后续工作；及时处理因生产部退料、需再退供应商以及短缺补采等处理工作；向供方反馈不良信息，并要求供方改善及确认补货交期。5.0处罚规定5.1对不按本流程规定时间完成任务的，处罚责任人5元/次；5.2未办理有效手续进行采购的，处罚采购员10～100元/单；确有特殊先采购后补单的，只限小额少量物料，且当天须完成补办手续，违者处罚10元/天，至完成补办手续为止；5.3对不按照流程规定交上级审核、审批的，处罚责任人5元/单；5.4《采购订单》下达给供方后，未要求供方回签的，处罚采购员5元/单罚款；5.5采购员丢失《材料进仓单》的，按5元/单处罚；5.6采购员未及时安排退货的，按5元/单处罚，超过7天仍未退货的，由