如何组织有效的会议

如何组织有效的会议

技术中心项目管理部—施平热身：先来开一个会议题：找出小组成员之间肉眼无法观察到的16个共同点时间：8分钟分组：1.阿泰、海峰、丽荣、雷雷2.张健、刘玲、左亮各小组需要确定一名主持人和一名记录人热身回顾是什么行为和心态导致你们的讨论结果用一个比喻形容参加会议的心情用一个比喻形容主持会议的心情引子——摘自《中外管理》9/2000，作者：石言开会于中国好比是骑自行车，全球数量最多，水平却极差。在我们全力以赴开各种名目的会议前，为什么就不抽空想想：一个好会到底该怎么开？目录结构真的要开会吗一会前做好准备会中掌控节奏二三我们都开过哪些会？以制定产品接入流程为例，涉及如下会议启动流程制定，通知相关部门并明确对口人收集相关部门对流程草案的意见，并沟通确认针对流程修改稿，组织相关部门最终确认并发布流程发布后，组织相关部门人员进行集中宣贯流程执行过程中遇到问题，商讨解决方案一、真的要开会吗什么是会议？会议的界定三人以上聚在一起展开有组织的讨论

有效达到明确的目的一、真的要开会吗会议的目的是什么？传达信息交流意见做出决定解决问题会议的功能一、真的要开会吗会议效率不高的情况及原因参会人不清楚会议内容证据不足没有达成结论确定的工作没有责任人参会人员迟到或早退临近中午或下班开会有些人不必参加会议该参加的人没有参加讨论过于发散或跑题会议时间过长、拖沓达成结论事后众说纷纭达成结果不了了之错误的对象及时间目的不清、准备不足缺乏主持技巧缺少记录跟踪一、真的要开会吗无需开会的4个如果不开会必要人物不能出席有比开会更好的方法没做充分的会前准备没什么要特别讨论的开会一、真的要开会吗实战：哪些会需要、哪些不需要一、真的要开会吗目录结构真的要开会吗一会前做好准备会中掌控节奏二三会前60%会中20%会后20%二、会前做好准备会前准备的重要性会前需要准备什么？二、会前做好准备明确会议目的和议题选择适当的参会人确定会议的时间及地点发送通知并传递相关文件为什么要明确会议目的？当大家都清楚为什么开这个会，有助于…充分的会前准备及沟通讨论聚焦，快速达成意见有效地控制并缩短会议时间二、会前做好准备制定议程的注意事项二、会前做好准备会前充分沟通，确认本次会议需要讨论的议题议程应提前分发，使参会人员有备而来确定关键议题，并预留足够时间根据轻重缓急列出讨论先后顺序常规议题先讨论（时间短、易达成共识）一次会议不要安排太多的议题邀请必要的参会人员特殊专长：具备特殊技能的专家，能够促进讨论授权决策：能够做出决策，并将工作授权给执行人员，如部门经理提供意见：某些人因为正在参与某一特定事件，或者有经验，能向其他成员提供有用意见提供信息：发起需求、引发讨论或提供信息的人，如公司领导、业务人员、合作伙伴二、会前做好准备选择适合的会议时间

二、会前做好准备尽量避免：刚上班、心绪混乱的时间开会临近中午、饥肠辘辘的时间开会临近下班、归心似箭的时间开会没有及时提前通知会议时间及地点马拉松会议，一小时为宜，二小时为极限目录结构真的要开会吗一会前做好准备会中掌控节奏二三会议开始前

三、会中掌控节奏会议即将开始前，做好如下工作：再次提醒参会人员，确认是否可以参会检查会前需要准备的材料是否准备好到达会场，检查会议设施，如座位数量、投影仪主持会议掌握节奏控制时间准时开始、准时结束开场白3~5分钟，说明会议议程、指定记录人维持秩序平息过激争论，阻止跑题讨论总结决议结束前预留时间，总结结论及Action会议过程中三、会中掌控节奏主持人及参会人常见错误开会前未事先通知要讨论的重要议题

缺乏影响力、说服力，被参会人牵着鼻子走

每个议题上花的时间非常不均匀

没有会议纪要，没有明确会议结论及后续工作迟到/早退，进进出出

会前没有充分准备，不了解会议要讨论什么

做自己的事情，不参与会议讨论

与其他参会人争吵