chapter 1建立商务关系

BusinessCorrespondences

外贸英文函电IntroductiontothecourseCoursedescriptionCourseobjectivesCoursecontents

LearningguideAssessmentandRequirements外贸函电IntroductionEnglishbusinesscorrespondence

orbusinessletterisawrittencommunicationbetweentwoparties.Itisameansthroughwhichviewsareexpressedandideasorinformationiscommunicatedinwritingintheprocessofbusinessactivities.Itistolearnboththelanguageandtheprofessionalknowledge(inotherwords,tolearnthelanguageyouaregoingtousewhenyouwork).外贸函电CoursedescriptionBusinessCorrespondenceisoneofthemostimportantcoursesforstudentswholearnInternationalBusinessTrade.ItisdesignedtohelpstudentstoaccomplishthetransitionfromgeneralEnglishlearningtospecializedEnglishlearning,aimingatpreparationforafuturebusinesscareer.外贸函电CourseobjectivesAfterthecompletionofthewholecourse,studentsaresupposedto:comprehendandmasterthebasicwritingskillsforvarioustypesofbusinesscorrespondence.befamiliarwiththegeneralconventionsaswellasmainproceduresininternationaltradepractice.conductbusiness,makequickandcorrectreactionstothebusinessinformationandmakebusinessconcludedinreallifesituations.

外贸函电CoursecontentsThecontentsofBusinesscorrespondenceinvolvemanyaspectsofinternationalbusinesstrade,mainlyinclude:Establishingbusinessrelations;Inquiry;Offer;Counteroffer;Order;Acceptance;Contract;Packing;Shipment;Payment;InsuranceandClaim.外贸函电Achievebalancebetweenlanguage-learningandbusiness-learning.Achievebalancebetweeninputandoutputofwhathavebeenlearned.Achievebalancebetweencourse-booklearningandsimulatedpractice.Focusonvariouswritingpatternsandwritingskillsofbusinesscorrespondences.Masterthecommonly-usedbusinessvocabulariesandmakegooduseofthem.外贸函电LearningguideThecoursewillbeassessedasfollows:Routineperformance:40%,including:routineattendance,in-classpractice,testsandoutside-classassignmentsFinalexam:60%外贸函电AssessmentandEvaluationCriteriaChapterOne

LayoutofaBusinessLetterContents

ObjectivesLeadingIn

SampleletterLanguagePointsSummaryAssignmentsCasestudy外贸函电Objectives

Uponcompletionofthischapter,youshould:

befamiliarwiththelayoutofbusinessletters.knowtheformatsofbusinessletters.knowhowtoaddresstheenvelope.外贸函电LeadingIn

NamethewaysofcommunicationyouknowWhatisthelayoutofanEnglishletter?外贸函电TelephoneFaxE-mailLetterTelegramTelex外贸函电WaysofcommunicationWarmingup外贸函电日期Date封内地址InsideAddress称呼Salutation正文Body结尾敬语ComplimentaryClose签名Signature外贸函电LayoutofBusinessLetter1.信头letterHead2.日期Date3.封内地址InsideAddress4.称呼Salutation5.

正文Body6.结尾敬语ComplimentaryClose7.签名Signature8.事由Subject9.附件Enclosurea参考号Ref.No.b经办人AttentionLinec抄送CarbonCopy

go

Letterhead

Generally,aletterheadwillincludethecompanylogo,company'sname,address,telephonenumber,faxnumberandemailaddress,andthewebaddressifavailable.

信头的写法：2种格式

信头一般印在信纸上端的中间，但也可印在信笺的左上方1）平头式RichardThomas&BaldwinsLtd.151GowerStreetLondon,SCT6DY,EnglandTel:63216260Fax:63302700外贸函电2）缩行式SHANGHAIPHARMACEUTICALCO.,LTDP.O.BoxNo.1752,Shanghai20002,ChinaTel:63216260Fax:63302700E-mail:spcld@online.shcn2.发信人地址、日期的具体写法：1）门牌号码和街名（或邮箱号）

例如:151GowerStreet

但有些不写门牌号与街名，而写出信箱号，如P.O.Box1079,即PostOfficeBox1079的缩写，第1079号信箱。2）城市、邮政编码、国家名

例如：London,Swg250Y,England

美国地址在城市名称后应写州名和邮区号，例如，Columbus,Ohio43210，U.S.A.

（二）编号和日期1.编号（ReferenceNo.)

有的信头下有编号。编号是供参考用的，作用是能使复信与先前发出的信函联系起来。

a.卷宗号码(afilenumber)、b.部门代号（departmentalcode)，c.辨认代号（initialsofthesigner)：口述人和打字人的名字缩写。

编号又分：

你方编号（YourReferenceNo.),

我方编号（OurReferenceNo.),例如：YourRef:B-1549YourRef:JBD/WMOurRef:A-3450OurRef:WDW/LPInsideAddressAlwaysincludetherecipient'sname,addressandpostalcode.Addjobtitleifappropriate.距日期两到四行，打在左边。1.写上封内地址的益处：1）发信时可与信封上地址相互对照，以免发信时发生错误2）收信人读信时可以相互对照3）便于查阅Date外贸函电02/01/032002年1月3日2003年2月1日2003年1月2日ChinesewayAmericanwayBritishwayToavoidconfusion,itisacommonpracticetowritemonthsinwords.

Returnsalutation1.Ifunsuretowhomyoushouldaddressaletter,youshouldusethefollowingsalutations:

DearSirorMadam,

2.Ifyouknowthenamebutarenotfamiliarwiththeotherperson,youshouldusethefollowingsalutation:

DearMr./Mrs.XXX,外贸函电3.Ifyouarequitefamiliarwiththeotherperson,youmayusethefollowingsalutation:

HiXXX,HelloXXX,XXX,外贸函电Informal

salutation其位置比封内地址和经办人行低两行，并与之平头1.商业函件1)用“DearSirs,”不能单独用“Sirs,”2)美国人用“Gentlemen：”,更加普遍(不能用单数）,单数时称“DearSir”3)如果是女性公司，则用“DearMesdames,”2.公事函件：“DearSir，”对一般机关团体负责人适用此外公事函件还可以用“Tothosewhomaybeconcerned，”外贸函电

外贸函电（六）事由（主题）TheSubjectLine或Caption：

事由（标题）的作用是让收信人对信的主旨一目了然，写在称呼语下面的两行，一般是在信笺中上部的位置，可在前冠以Subject：或Re：的字样。

事由要简单扼要，说明商品名称、数量、信用证或合同号码等即可。eg.Subject:AnnualStockholdersMeetingRe:YourOrderNo.111BodyofaletterThebodyofabusinesslettertypicallycontainsthreeparagraphs:·

1.introductoryparagraph·

2.oneormorebodyparagraphs3.concludingparagraph外贸函电Bodyofaletter注意事项：1）段与段之间一般空两行

想一想：如果信的正文很长，一页纸不够用而需两张或数张联页，该怎么办？外贸函电Bodyofaletter如果信的正文很长，一页纸不够用而需两张或数张联页，应在第一页的右下端打“待续”（tobecontinued),并在联页上端注明收信人的名称、日期、页数，再继续打正文。这是为了避免第一页和第二页，第三页在发信时误置。外贸函电FormalTruly/sincerely/Faithfullyyours,InformalBestregards,外贸函电ComplimentaryCloseCapitalizeonlythefirstwordinthecomplimentaryclose,andfollowallphraseswithacomma.注意：1）结束礼词写在结尾语下隔一行，正中或略向右边写起2）只有第一个字母大写，后面加逗号3）欧洲信函把Yours放前，美国则把副词放前4）用Yours而不用Your，与Yours连用的一定是带-ly的副词。外贸函电ComplimentaryCloseCapitalizeonlythefirstwordinthecomplimentaryclose,andfollowallphraseswithacomma.Signature

Company’snameYoursignaturetypedsignature(jobtitle)ELECTRONICSLTD.

HaroldJones

HaroldJonesManagerReturn

外贸函电想一想：如果有资格签署的人不在公司，想请他人签署，该怎么办？外贸函电注意：1)p.p.有时候有资格签署的人不在公司，常以授权（powerofattorney)授权一负责的雇员签署，在这

情况下，则应在公司行号前写上P.P.(PerProcuration)或PerPro.,它的意思是代理。也有用for代替p.p.的。

格式一般如下：Yoursfaithfully

（P.P.）THENATIONALTRANSPORTCO.，T.M.WhiteT.M.WhiteManager外贸函电（十一）其他1.附件（Enclosure):

如信中有附件时，应在左下角注明Encl.或Enc.(缩写），如果附件不止一件，应注明2Encls.或3Encls.等.例如:Encls.：2Invoices3Encls.:1B/L1Photo1Certificate

外贸函电2.副本抄送（CarbonCopyNotation)：如果写信人希望信件内容为更多人的知晓，那么在Enclosure的下方必须注明c.c.的字样，然后打上抄送单位的名称。c.c.可以大写，也可以小写，其后跟冒号c.c.:Mr.BrucePatC.C.:PublicRelationDepartment外贸函电3.主办人代号，又叫辨认代号Indentification

以便日后查对这封信是由何人主稿，由何人速记打字。一般的写法是把主稿人、速记员的姓名的第一个字母连续打出，两者之间加一斜划,或加冒号。

例如一个名叫WillianL.Rich的人向一位名叫MargaretDavis的秘书口授一封信，他们可以缩写成WLR/MDWLR:MDmlr/md

外贸函电4.附笔（再启）(Postscripts)

信写完后，如果想起还有要紧的话要说，可以在信末加P.S.,然后由发信人签署本人简笔签名（本人姓名的每一个字母，如ParkDavis,只签P.D.)。郑重的函件一般不用P.S.，说明写信人办事不够周密。eg.P.S.Thesampleswillbemailedtoyoutomorrow.外贸函电（十一）其他1.附件（Enclosure):

如信中有附件时，应在左下角注明Encl.或Enc.(缩写），如果附件不止一件，应注明2Encls.或3Encls.等.例如:Encls.