某房地产公司计划合约部管理制度

xx房地产开发公司合同（协议）管理制度一、目的为加强xx房地产开发公司合同（协议）管理，规范工作流程，维护公司利益，根据企业实际情况，制定本管理办法。二、范围本管理办法适用于xx房地产开发公司。三、职责xx房地产开发公司负责签订、履行合同（协议）的人员（包括经办、审批、资料管理等）贯彻执行本管理办法。四、方法与过程控制包括一般规定、合同订立的管理、合同审批程序、合同履行的管理、合同档案的管理及其他规定。五、一般规定本管理办法适用于直接构成发包单位项目开发成本且需要承包单位通过工程施工形成实体产品（如土建、安装、装饰、园林环境等）的合同；土地、材料设备采购、设计类合同则另按有关管理办法执行。六、合同管理必须遵循以下原则：1、合法性原则：工程合同管理必须全面符合有关法律法规及行业规定，使得公司的权益能够依法受到保护。2、合同书原则：工程施工必须正式签署合同书以明确双方的权利、义务和责任。3、事前签订原则：工程合同应在经济事项发生前签署，禁止工程类业务未签署合同即先行施工。4、利益明晰原则：合同应清楚的界定、描述各方的权利和义务，以杜绝模糊、歧义、推诿、扯皮现象；合同中尤其应有明确的、可以界定清楚的合同价款、结算办法及付款方式；如果合同价款可能调整，则应明确调整依据、调整方式（如何计价、总价如何最后确定等），并就设计变更与现场签证的有效性、可控性做出明确规定。七、合同（协议）审批流程：工程施工、安装类合同（协议）工程施工、安装类合用执行施工定额类采用市场价格类工程部提出申请工程施工、安装类合用执行施工定额类采用市场价格类工程部提出申请工程部提出申请工程副总经理审批总经理审批工程部拟定承包方案工程部拟定承包方案总工办对工程项目提出相应的技术质量要求预算部对工程部拟定工程项目承发包方案进行造价概算主管预算部总经理助理审阅工程部组织协调预算部、总工办、工程副总经理、总经理讨论通过总工办对工程项目提出相应的技术质量要求方案及技术要求需工程副总经理审阅工程部进行市场调查预算部对工程项目进行造价概算工程部组织施工队伍（2~3家）报价、商谈工程部组织协调预算部、主管预算部总经理助理、总工办及相关人员讨论商议承包价格工程副总经理审核审计部门对外包工程项目审计工程部拟定正式合同（协议）法律顾问审阅工程部填写《合同审批单》主管预算部总经理助理—财务部部长—工程副总经理（复核签字）总经理复核签字工程部执行综合办公室存档营销包装类合同销售部部长提出书面申请，初步拟定营销包装方案销售部部长提出书面申请，初步拟定营销包装方案主管销售部总经理助理审阅总经理审核批准销售广告类销售部做市场调查并委托商家报价、商谈或招标（2家以上）营销包装类涉及工程施工主管销售部总经理助理审阅价格方案价格、方案报请总经理审核审计部门审核销售部拟定合同（协议）法律顾问审阅（备注）销售部部长填写《合同审批单》财务部部长复核签字主管销售部总经理助理复核签字总经理批示签字销售部执行综合办公室存档销售部形成初步草案总工办对工程进行技术质量要求预算部对其进行造价概算销售部拟定正式施工合同（协议）销售部部长填写《合同审批单》主管预算部总经理助理—财务部部长—主管销售部总经理助理—工程副总经理（复核签字）总经理批示签字销售部验收综合办公室存档（一）工程施工、安装类合同1、执行施工定额类（1）工程部根据项目具体情况对施工定额类工程项目外包提出申请，外包工程成本费用超过十万元的必须提出书面申请，并对外包工程项目的相关技术要求（总工办）、工程成本造价（预算部）、施工方案（工程部）进行说明；外包工程成本费用在十万元以内的可口头请示。（2）经公司工程副总经理、总经理审核批准后，工程部拟定项目承发包方案，拟定外发包合同（协议），填写《外发包工程联系单》，写明：1、申请工程项目名称；2、申请工程类型；3、申请工程项目概要。（3）总工办对工程部申请的工程项目承发包方案在《外发包工程联系单》提出相关技术质量要求。（4）预算部对工程部申请工程项目承发包方案进行造价核算，并在《外发包工程联系单》上写明，主管预算部总经理助理审阅。（5）财务部对工程部申请的工程项目承发包方案拟定合同（协议）在《外发包工程联系单》提出相关财务要求。（6）工程部根据总工办提出的相关技术质量要求和预算部对项目外包工程的造价概算和财务要求，工程部与意向承包施工单位进行摸底洽谈，组织内部招标，并就投标的几家施工单位的投标情况组织预算部、总工办、主管预算部总经理助理、工程副总经理、总经理联合考核投标的施工单位，经过讨论通过确定最终承包单位。（7）工程部根据最终确定的承包单位拟定正式合同（协议），填写《工程合同（协议）审批单》，写明：1、工程名称；2、合同类型；3、签约单位；4、合同金额及结算方式。（8）公司法律顾问审核合同（协议）具体条款是否有不利于企业条款等，如有经过法律顾问建议，工程部重新修订；如没有，工程部开始进行合同（协议）的正式审批程序。（9）《合同审批单》会签栏：主管预算部总经理助理→财务部部长→工程副总经理→总经理（10）经批准通过的工程外包合同，工程部按照合同内容执行。（11）《外发包工程联系单》、拟定合同草案、《工程合同（协议）审批单》、正式合同由综合办公室存档。2、采用市场价格类（1）工程部根据项目具体情况对市场价格类工程项目外包提出申请，外包工程成本费用超过十万元的必须提出书面申请，并对外包工程项目的相关技术要求（总工办）、工程成本造价（预算部）、施工方案（工程部）进行说明；外包工程成本费用在十万元以内的可口头请示。（2）经公司工程副总经理、总经理审核批准后，工程部拟定项目承发包方案，工程部拟定项目承发包方案，拟定外发包合同（协议），填写《外发包工程联系单》，写明：1、申请工程项目名称；2、申请工程类型；3、申请工程项目概要。（3）总工办对工程部申请的工程项目承发包方案在《外发包工程联系单》提出相关技术质量要求。（4）方案及技术要求需工程副总经理审阅。（5）工程部对外包工程进行市场调查，预算部对工程部申请工程项目承发包方案进行造价概算，并在《外发包工程联系单》上写明，主管预算部总经理助理审阅。（6）财务部对工程部申请的工程项目承发包方案拟定合同（协议）在《外发包工程联系单》提出相关财务要求。（7）工程部根据总工办提出的相关技术质量要求和预算部对项目外包工程的成本造价概算及财务要求，工程部与意向承包施工单位进行摸底洽谈，组织内部招标，并就投标的（2-3）家施工单位的投标情况组织预算部、总工办、主管预算部总经理助理联合考核投标的施工单位，经过讨论通过确定最终承包单位。（8）工程副总经理审核。（9）工程部根据最终确定的承包单位拟定正式合同（协议），填写《工程合同（协议）审批单》，写明：1、工程名称；2、合同类型；3、签约单位；4、合同金额及结算方式。（10）公司法律顾问审核合同（协议）具体条款是否有不利于企业条款等，如有经过法律顾问建议，工程部重新修订；如没有，工程部开始进行合同（协议）的正式审批程序。（11）《合同审批单》会签栏：主管预算部总经理助理→财务部部长→工程副总经理→总经理（10）经批准通过的工程外包合同，工程部按照合同内容执行。（11）《外发包工程联系单》、拟定合同草案、《工程合同（协议）审批单》、正式合同由综合办公室存档。特殊说明：对于外包工程项目较大、成本造价在十万元以上、总经理指示的，必须采取内部招标形式。（二）营销包装类合同1、销售广告类（1）销售部部长提出申请，初步拟定销售包装方案，报请主管销售部总经理助理审阅，经公司总经理审核批准后方可实施。（2）经批准实施后，销售部做好市场调查并委托商家报价、商谈或招标（必须2家以上）。（3）销售部将市场调查的结果、与商家报价及商谈的结果报主管销售部总经理助理审阅其价格方案，经审计部门审核后报请总经理审核。（4）价格、方案经总经理批准后，销售部拟定合同（协议）草案，填写《外发包工程联系单》，写明：1、项目名称；2、项目类型；3、项目概要。（5）财务部在《外发包工程联系单》提出相关财务要求。（5）销售部根据财务部要求，拟定正式合同，在《合同审批单》上，销售部部长应写明：1、项目名称；2、合同类型；3、签约单位；4、合同金额及结算方式。（6）《合同审批单》会签栏：财务部部长→主管销售部总经理助理→总经理（7）经批准通过的销售广告合同，销售部按照合同内容执行。（8）《外发包工程联系单》、拟定合同草案、《工程合同（协议）审批单》、正式合同由综合办公室存档。2、营销包装含工程施工类（1）销售部部长提出申请，初步拟定销售包装方案，报请主管销售部总经理助理审阅，经公司总经理审核批准后方可实施。（2）经批准实施后，销售部将营销包装含工程施工类的工程形成初步草案，填写《外发包工程联系单》，写明：1、项目名称；2、项目类型；3、项目概要。（3）总工办对销售部申请营销包装含工程施工类的工程在《外发包工程联系单》提出相关技术质量要求。（4）预算部对销售部申请营销包装含工程施工类的工程进行造价核算，并在《外发包工程联系单》上写明，主管预算部总经理助理审阅。（5）财务部对销售部申请营销包装含工程施工类的工程在《外发包工程联系单》提出相关财务要求。（6）工程部根据总工办提出的相关技术质量要求和预算部对项目外包工程的造价概算和财务要求，拟定正式施工合同（协议），销售部部长填写《合同审批联系单》。（7）《合同审批单》会签栏：主管预算部总经理助理→财务部部长→主管销售部总经理助理→工程副总经理→总经理（8）经批准通过的销售广告涉及工程施工的合同，销售部检查验收。（9）《外发包工程联系单》、拟定合同草案、《工程合同（协议）审批单》、正式合同由综合办公室存档。八、合同交底在合同签订之后，一般要求申请部门就主体合同填写《xx房地产开发公司项目承发包合同摘要表》，发至各相关部门，并向有关人员进行合同讲解交底，说明工期、质量、工程范围、付款方式、发包单位职责、总分包关系等，以便各岗位人员协调、配合、执行。九、合同款支付申请部门负责合同款支付的经办，并填写付款申请单、工程付款审批表等，经相关职能部门审核、公司领导审批后支付。合同付款审批流程：承包单位报付款申请报告（付所需付款依据）监理审核形象进度（附质量等说明）工程部现场工程师提供《竣工验收单》承包单位报付款申请报告（付所需付款依据）监理审核形象进度（附质量等说明）工程部现场工程师提供《竣工验收单》工程部部长填写《预付款审批单》预算部部长、主管预算部总经理助理复核签字主管工程部副经理复核签字财务部部长复核签字总经理签字财务开支票并登记实际完成和付款台账（一）工程款拨付审批：（1）承包单位报付款申请报告（附所需付款依据、发票等）。（2）主管该项目监理工程师审核形象进度（附质量验收等说明）。（3）工程部现场工程师填写《竣工验收单》。（4）工程部部长填写《预付款审批单》。（5）预算部部长、主管预算部总经理助理复核签字（审核外包工程项目造价核算）。（6）主管工程副总经理复核签字，并向财务部查询该承包工程项目工程款支付情况，根据财务部提供该承包工程项目工程款支付情况对该项目承包单位提出付款额度，征得总经理意见后，签批《预付款审批单》（总经理特批付款除外）（7）财务部部长签批《预付款审批单》。（8）总经理签批《预付款审批单》。（9）财务开支票并登记实际完成和付款台账。（二）营销包装类合同付款按公司财务部有关报销流程审批拨付。十、合同变更的管理合同订立后，因客观条件发生变化需要变更合同内容的，或者承包单位提出变更要求的，经办人员应及时向主管工程副总经理请示报告，主管工程副总经理同意变更的，经办人员在与对方协商一致后起草变更后的条款，再按照合同订立的有关程序办理，严禁擅自变更合同。

十一、合同结算（1）当合同中约定的承包单位的责任和义务已全部完成，并且通过验收、达到了工程结算条件，由工程部收集整理结算资料，填写《工程结算申请表》。

（2）如工程存在质量问题或履约过程中承包单位存在违约情况等，工程部应在结算申请表中作出详细说明及处理意见。

（3）由预算部负责按合同确定的结算方式办理结算，并特别注意：奖罚条款的执行（如工期奖罚、质量奖罚、安全奖罚等）、承包方承诺让利、各项费用的计取或扣除（如水电费、扣款项目、保修金等）、承包单位多报领的甲供材料、变更签证未如实实施的部分、钢材实际用量、主材价格等。

（4）工程结算的具体方法按《xx房地产开发公司工程预结算管理办法》执行。

（5）工程结算要注意结算资料的及时整理、分类、归档、保存。十二、合同管理奖惩有关规定（1）合同管理奖惩办法是为了调动员工的积极性、推进合同法制化管理、严肃合同责任、维护企业合法权益而制定的。奖惩的对象是企业的合同经办人和相关审批部门人员。原则上以鼓励为主，处罚为辅。凡是合同管理工作未出差错的，均应获得奖励；而在合同履行和合同纠纷处理中有重大过失或者故意而导致公司经济损失的，则要追究行政责任和经济责任。因此，公司明确各方面的权利义务，做到有章可循。（2）为提高合同签订的时效性，各申请部门在签订合同及审批之前，要提前做好相关的工作计划（小型工程合同在签订合同及审批之前15天内做好计划，大型工程合同在签订合同及审批之前30天内做好计划）。（3）为提高合同签订审批过程的时效性，合同经办人应主动协调好各相关部门及有关领导（小型工程合同审批不得超过3天，大型工程合同审批不得超过5天，因相关主管领导或总经理出差等原因造成审批时间延后的，经办人员应尽量做好提前量）。（4）处罚

1、凡是因经办人自身的过错或相关部门经办审核人造成签订的合同发生纠纷的，扣罚本人1个月工资。给公司造成经济损失的，公司保留追究经济赔偿的权利。

2、在诉讼或者仲裁过程中，不认真对待，导致该赢的未赢，该少赔的未少赔，参与处理的经办人应承担相应的责任，同时予以辞退。3、凡是因经办人没有做好工作计划造成合同签订及审批延后，导致先施工后补合同的，扣经办人200元。4、凡是因在合同审核过程中的审核人自身的过错造成合同签订及审批延后，导致先施工后补合同的，扣审核过程中的审核人200元。十三、其他规定1、本管理办法xx房地产开发公司务必严格执行，如在执行过程中，与实际情况确有不适合之处，执行部门可根据实际情况作修改之请示，报经公司人力资源部核实后经总经理批准后方可实施。

2、本管理办法自2010年8月1日起执行。

相关表格1、xx房地产开发公司外发包工程联系单2、xx房地产开发公司工程合同（协议）审批单3、xx房地产开发公司工程合同（协议）摘要表xx房地产开发公司工程合同（协议）草案联系单申请部门：申请日期：申请工程项目名称申请工程项目类型□前期类□□施工类□材料设备类类□室外环境装装饰类□营销包装类类申请工程项目概要（申请部门）部门主管（签字）：：工程项目技术质量量标准（总工办）部门主管（签字）：：工程造价（预算部）项目成本造价概算算：