第1章 现代办公自动化基础

第1章现代办公自动化基础内容提要：本章介绍办公自动化的基本概念、国内外发展状况、未来发展趋势、电子政务基本知识以及办公自动化的安全与保密等。现代办公自动化实用教程主编：杨循杰第1章现代办公自动化基础1.1办公自动化概述1.2办公自动化的发展1.3电子政务简介1.4办公自动化系统的安全与保密21.1办公自动化概述1.1.1办公自动化的概念办公自动化(OfficeAutomation，OA)是20世纪70年代中期在发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。办公自动化是现代信息社会的重要标志之一，它涉及系统科学、行为科学、信息科学等，是一门交叉性的综合学科，是一个系统工程。31.1办公自动化概述办公信息系统(OfficeInformationSystem，OIS)办公信息系统是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑，以提高专项和综合业务管理水平和辅助决策效果为目的的综合性人机信息系统。41.1办公自动化概述1.1.2办公自动化系统的组成办公自动化系统由以下7个要素组成:办公人员组织机构办公制度办公信息(数据、文字、语音和图形图像)办公流程办公设备办公环境51.1办公自动化概述1.1.3办公自动化的主要内容现代化的办公自动化系统，是综合运用信息技术、通信技术和管理科学的系统，是向集成化、智能化方向不断发展的系统。包括以下内容:公文电子处理技术电子表格和数据处理技术电子报表技术语音和图形图像处理技术电子邮件技术电子会议技术信息检索与传输技术61.1办公自动化概述1.1.4办公自动化系统的功能一个完整的办公自动化系统应该实现下面7个方面的功能:内部通信平台的建立信息发布平台的建立工作流程的自动化文档管理的自动化辅助办公信息集成分布式办公的实现71.1办公自动化概述1.1.5办公自动化系统的基本特征办公自动化系统所具有的共同基本特征:信息提供电子文档管理电子秘书电子邮政决策支持81.1办公自动化概述1.1.6办公自动化的3个层次事务处理型包括文字处理、日程安排、行文管理、电子邮件处理、人事管理、工资管理以及其他事务处理。管理控制型把事务处理型办公系统和综合信息(数据库)紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。辅助决策型以事务处理型和管理控制型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持。91.1办公自动化概述1.1.7现代办公活动的基本特征办公内容包括各类口头信息、书面信息和电子信息的生成和处理、收发和处理、传递和管理，以及各种办公资源的使用和管理。办公行为性质确定型事务处理和非确定型事务处理。办公行为办公活动的协同性协同性即协作与协调，是现代办公活动的主要特征101.2办公自动化的发展1.2.1现代办公技术设备的发展演变单机设备阶段局部网络阶段一体化阶段全面实现办公自动化阶段111.2办公自动化的发展1.2.2办公自动化的发展趋势办公环境网络化办公操作无纸化办公服务无人化办公业务集成化办公设备移动化办公思想协同化办公信息多媒体化办公系统智能化121.2办公自动化的发展1.2.3我国办公自动化的整体现状及存在的问题整体现状影响我国办公自动化发展的问题基础设施建设尚不完善系统的安全难以令人满意相关规章制度不健全办公人员的思想、技术跟不上软件应用相对滞后于硬件平台不能慎重选择适合自身条件的设备、软件和服务厂商131.2办公自动化的发展1.2.4当前我国办公自动化的发展机遇计算机网络技术的成熟与普及，使得许多单位建立了自己的局域网和广域网，并与Internet相联，形成了完善的信息通道。以MicrosoftOffice为代表的办公软件的完善，使办公过程中公文的流转得以顺利实现，同时多媒体、数字签名等技术的应用，又使电子公文能得到普遍认可，为解决电子文档的法律问题提供了技术保障。141.3电子政务简介1.3.1什么是电子政务电子政务是应用现代信息和通信技术，将管理和服务通过网络技术进行集成，在互联网上实现组织结构和工作流程的优化重组，超越时间和空间及部门之间的分隔限制，向社会提供优质和全方位的、规范而透明的、达到国际水准的管理和服务。151.3电子政务简介1.3.2电子政务与办公自动化的关系电子政务和办公自动化在以下几个方面存在明显的差异：应用时间不同应用定位不同应用主体不同系统用户不同161.3电子政务简介1.3.3电子政务的主要内容和特点电子政务的主要内容：政务信息化政务公开电子政务政府采购电子化171.3电子政务简介1.3.3电子政务的主要内容和特点电子政务的特点：政府部门内部的电子化和网络化办公，使得电子政务工作更有效、更精简。政府部门之间通过计算机网络而进行的信息共享和实时通信，使得电子政务将政府工作更公开、更透明。政府部门通过网络与民众之间进行的双向信息交流，为企业和居民提供更好的服务。181.3电子政务简介1.3.4电子政务的发展电子政务的发展阶段允许双向沟通阶段允许价值交换阶段数字化民主阶段集合政府阶段国外电子政务的发展概况我国电子政务的发展概况191.3电子政务简介1.3.5电子政务系统电子政务系统的建设原则实用性先进性可靠性安全性扩展性经济性易用性规范性电子政务网基本结构201.3电子政务简介1.3.62008年中国电子政务发展的回顾在应对各种突发性公共事件，包括政府在内的各种信息网络系统都发挥了重要的作用。奥运会期间，大量的信息网络技术的应用，展示了“科技奥运”。官员利用网络与民众对话、交流成了了解民情的新举措各级政府大力推进服务型的电子政务建设，应用门户网站开发网上办事系统，给企业、社会公众提供了很多方便。211.4办公自动化系统的安全与保密1.4.1办公自动化系统的安全要求办公自动化系统应能防止对信息的非法窃取；能预防泄露和毁坏事件的发生；能在毁坏后及时更正以及恢复正常工作。要达到安全与保密的目的，必须同时从法规政策、管理、技术这3个层次采取有效措施。221.4办公自动化系统的安全与保密1.4.2办公自动化系统信息的不安全因素办公人员办公人员是办公自动化系统信息不安全的因素之一，主要表现在以下3方面：无知泄密违反规章制度泄密故意泄密231.4办公自动化系统的安全与保密1.4.2办公自动化系统信息的不安全因素计算机技术因素完整的办公网络系统必须包含3种网络体系：Intranet(内部网络)、Internet(外网或互联网)及虚拟专用网络。构建办公自动化系统时应注意以下3点技术因素。物理方面软件方面数据方面241.4办公自动化系统的安全与保密1.4.3办公自动化系统信息的安全防范措施内部网络信息安全的防范措施内部网络在安全防范上注重文件在存储和传输时的安全性和机密性。目前常用的是采用完整的先进密码系统对信息进行加密处理，经过加密变换后的信息，即使被窃取，窃取者由于没有解密手段也无法理解其含义。加解密算法：对称加密算法(秘密钥匙加密)和非对称加密算法(公开密钥加密)密钥管理251.4办公自动化系统的安全与保密1.4.3办公自动化系统信息的安全防范措施Internet的安全防范措施