说同学聚会话项目管理课件

说“同学聚会”话“项目管理”周清湘信息管理中心

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工作内容

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核心员工日常事务制定工作计划定期召开例会撰写工作总结日常工作处理内控管理协同工作定期监控执行情况间歇性督促、强调关键工作风险规避配合其它部门工作主导“小项目”实施历时三周左右，须三个部门以上配合提纲项目概论案例素材项目背景立项确认项目启动确定计划实施与监控项目收尾再说项目

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项目概论

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综合范围时间费用质量人员沟通风险采购内容阶段启动计划实施监控收尾◎◎◎◎案例素材

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厦门大学贸易经济系9002本科班，系1990年09月入学，1994年07月毕业。在校期间学生42（女：15）人，其中，辅导员：周清湘；班长：林进剧；支部书记：邓润辉。自毕业参加工作至今，尚未集体聚会。项目背景

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岁月悠悠，情谊绵绵。二十四年前，我们从五湖四海相聚厦门大学，而后四年中，我们朝夕相处，共同渡过了人生最纯真、最美好、最值得留恋的大学校园生活。二十载匆匆而去，不同的经历，不同的生活，不同的地方使我们天各一方，但不变的永远是彼此浓浓的同窗深情。如今，我们已经进入不惑之年，离开学校已经二十年了。二十年的分别是二十年的牵念，离别，给了我们相约的再聚机会。在经历了社会的磨练之后，同学们再次相聚校园，是否会勾起心中那段尘封多年的记忆？引出多少对生活的感慨？激发更多对美好未来的憧憬……情感需求立项确认

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林进剧、邓润辉发起厦门大学贸易经济系9002班毕业二十年聚会倡议。通过电话、邮件、QQ等通讯形式了解本班同学的聚会意愿。得到多数同学的支持，迫切要求开展一场聚会，庆祝毕业二十周年。大家一直认为：班长林进剧同学作为本次组委会负责人是最合适的人选。项目发起聚会日期：公元2014年05月01日至03日；举办地点：厦门大学；资金来源：团支书邓润辉（土豪，企业老板）承担聚会期间所有费用；交通费用：参会同学自行解决往返厦门的车船费。达成共识项目启动项目目标组织保障策划与任务启动会议过程分析

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项目启动-目标

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实现毕业二十年再次相聚母校80%以上的同学能够出席聚会追忆校园生活，分享事业变迁领略母校变化及游览南普陀寺参观当年的学生宿舍及图书馆看望、慰问尚健在的任课老师记录聚会过程，与会人员珍藏范围已经确定项目启动-组织保障

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项目赞助人（周清湘、邓润辉）组委会主任（林进剧）宣传组（曾莹莹）后勤组（黄丽珍）采购组（张煌勇）外联组（许闽阳）财务组（朱祝培）叶伟伟张培东何燕鹏黄春治后勤组：具体负责聚会活动组织和日程安排、报到、交通、食宿安排。采购组：主要负责宾馆预订、场地预订、出租车租赁、各类物品购买等。财务组：负责制定人均费用预算、费用支出及财务公开等事务。宣传组：负责场地布置、摄影、通讯录制作、光盘编制、发放，条幅悬挂。外联组：负责对同学、老师联系与邀请，安排拜会任课老师。项目启动-策划与任务书

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项目描述：背景、需求、目的和目标里程碑：项目关键任务和时间节点目标责任书及活动方案同学集合完毕厦大聚会参观校园纪念品财务结算看望任课教师评价标准：本次聚会成功标准的度量或验收规程（满意度）约束条件：过程中的限制性条件，将会影响聚会的风险和成本干系人：组委会成员、宾馆经理、出资者、任课老师等项目启动-启动会议

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核心内容：强调目标目的，确定工作方式、管理方式组织确定：明确组委会组织结构及核心成员工作分工：各组织的工作职责及人员具体分工日常管理：确立日常交流、沟通机制，关键环节例会及决议明确里程碑：聚会关键工作节点确定，具体时间点确认工作部署：安排最近阶段具体工作及承担者信息发布：会议决议发布（老师、同学）及执行（项目成员）输出内容：组委会名单暨分工、聚会策划书、同学通讯录项目启动-过程分析

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范围管理时间管理费用管理质量管理人员管理沟通管理风险管理采购管理讨论、确定聚会涉及的工作内容，人员范围、时间范围确认聚会里程碑及关键时间点找到聚会赞助方，界定费用支持方式同学们对聚会后的满意度、成功标志成立组委会，确定负责人及主要部门的人员分工与全体同学沟通二十年聚会，召开启动会，相关信息的传递与收集能够参会的同学太少，缺乏聚会的气氛邀请辅导员动员态度模棱两可的同学，关键同学携带家属，要争得赞助方的允许与支持确定计划工作分解活动排序任务分配所需资源工期核定成本估算进度计划风险计划沟通计划阶段综述过程分析

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确定计划-工作分解（主干）

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周年聚会后续工作厦大聚会前期准备预订酒店联系聚会点联络同学联络老师重游校园聚会庆典看望老师用餐与演讲组织集合全程录像交流感情游南普陀拜会老师合影录像财务结算光盘制作发纪念品通讯录光盘纪念品制定计划联络确认名单确定计划-工作分解（分支）

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PPT演讲演讲准备讨论修改准备内容制作PPT内容讨论确定项目搜集资料试制作制作模板动画设置填入内容分解方法：自上而下法、头脑风暴法分解原则：完全穷尽，彼此独立分解方式：交付结果、部门职能、产品结构、实施顺序等最低层特征：一个清晰的任务、一个清晰的责任人、估算工作量和工期确定计划-活动排序

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编号任务前置资源编号任务前置资源1制定计划组委会7接站、住宿10、5出租方2联络同学1电话、QQ8重游校园9厦大3联络老师2电话、QQ9组织集合7宾馆前4确定名单2、3组委会10联系车辆1出租方5宾馆预定4、6宾馆方11资金到位4邓润辉6确定聚会点4组委会N………1结束26543开始N确定计划-责任分配

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WBS内容后勤采购外联宣传财务赞助完成日期1.0制定计划▲●●●●□3月15日1.1联络同学▲●●3月25日1.1.1联络老师▲●●3月25日1.1.2确定名单▲●3月28日1.1.3宾馆预定▲●4月01日1.1.4确定聚会点▲●●4月02日1.2资金到位●▲□4月05日1.2.1重游校园●▲5月02日1.2.2组织集合●▲●4月30日1.2.3联系车辆▲●4月24日3.3晚会表演●▲5月01日4.1宾馆结算●▲5月03日注：▲-责任；●-协助；□-审批；△-承包确定计划-活动排序（方法论）

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排序方法：按照工作的客观规律按照项目目标的要求按照工作的轻重缓急根据事务内在关系来排序技巧：只用工作分解结构（WBS）的最低层次的各项首先把最相关的项排好（建一个子网），然后再合并所有子网先不要担心资源、日期、或工期确定计划-所需资源

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参加人员、宾馆、场地、车辆、资金、礼品、光盘、电脑、投影等资源类型：人员、物资、技术、资金…资源估算考虑因素：需要什么资源什么时候需要获得所需资源由谁拍板估算方法：专家判断法确定计划-工期（含方法论）

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4月01～28日筹备；4月29日～30日接站、集合；01日上午看望老师；01下午游览南普陀寺；01日晚间聚会典礼；02日上午自由交流；02日下午游览校园；03日上午发放纪念品、退房；03日下午结束。定义：根据项目范围和资源等相关信息，确定（估计）完成所有活动所需的工期估算方法：三点估算法：采用乐观、悲观和最可能的三点工期估算法，并进行平均值、标准差值等有关计算来确定工期的方法工期=（a+4b+c)/6专家判断法：由项目经理组织1~3名团队成员对任务消耗的工期进行估算，并确定项目日程关键提示：任务的工期估算要以“谁来做”和“如何做”为基础确定计划-成本估算

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编号费用项目具体内容需求数量预估价格成本小计1交通出租车费40次50.002000.002食宿住宿费150人天200.0030000.00用餐费450人次30.0013500.003聚会招待费8桌800.006400.004礼品金戒指6枚2000.0012000.005宣传各类横幅3个10.0030.00录像制作全过程2500.002500.006场地会场租赁1场3000.003000.007物资水果吃食1次300.00300.00参观门票50人20.001000.0N……………合计————————90300.00确定计划-成本估算（方法论）

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信息来源历史项目、任务执行者、专业评估人员、行业权威估算方法自下而上法估算最详细的计划活动费用，然后将这些活动费用汇总到更高层级专家判断法类比估算法利用历史信息和专家判断，只有当满足以下条件才可以可靠(a)先前的项目不仅在表面上且在实质上和当下项目是类似的(b)预算的个人或小组具有必要经验参数成本法确定项目成本与编写计算机程序代码行的关系Quantity*ProductivityUnitRate确定计划-进度计划

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活动方案及工作筹备同学集合完毕厦大聚会参观校园纪念品财务结算看望任课教师3.154.264.305.015.025.03项目启动会工作汇报会上线动员会关键节点监控会关键节点监控会项目总结会确定计划-进度计划（方法论）

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关键路径法工期总和最长的一条路径成为关键路径，它是完成该项目所需的最短时间。关键路径上的每一项任务都是关键任务，这些任务的完成时间一有迟延，就会影响项目或阶段的完成时间。哪一条是关键路径？1结束26543开始5241012623498确定计划-风险计划

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1.天气下雨或较恶劣。减短校园游览时间，适当增加室内活动，合照改在室内进行。除非天气极端恶劣，可取消室外活动。2.部分同学迟到或临时有事不能及时到场。由后勤组负责落实未到原因，确实不能到场者作好记录，迟到者由小组负责接待，及时参与正在进行的活动。同时，采购组及时通知宾馆退掉多余的客房。3.部分参与者携带家属。

外联组确认名单时明确家属人数，以恰当安排位置。必要时，向赞助人申请费用。4.聚会结束时部分参与者醉酒。由后勤组领头，所有小组负责，将轻微醉酒者送至车上，确保其安全回到宾馆。严重醉酒者由后勤组安排专人护理。5.筹备资金与实际花费不符合。在进行纪念品发放时进行调整。

确定计划-风险计划（方法论）

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风险识别回顾列出的假设和限制—每一项代表一个风险点回顾WBS—每项工作或交付件哪里会出错项目团队进行头脑风暴交互，找出风险点考虑以往项目中出现过的问题，审视当下的环境风险评估事件概率发生可能性大于60%、发生可能性介于30%与60%之间、发生可能性小于30%影响度按照“高、中、底”分类风险评估规避：改变项目计划，以排除风险或条件，使项目目标不受影响转移：设法将风险的后果连同应对的责任转移到第三方减轻：设法将不利的风险事件的概率或后果降低到一个可以接受的临界值接受：该策略可以分为主动或被动方式确定计划-沟通计划

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沟通方式会议形式、关键节点成果汇报、重大变动讨论与确定沟通时机里程碑时点，关键节点（全体集合前、晚会开始前、晚会高潮时）、关键工作交付时、风险点到来前。参与人员组委会主任、项目成员、核心成员、赞助人、顾问沟通内容计划进度、费用支出、成果汇报、工作部署、风险应对、突发事件处理、范围变更反馈方式会议纪要散播、直（间）接干系人告知、工作安排跟进、结果告知等

确定计划-沟通计划（方法论）

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沟通范围：分析利益干系人对项目的兴趣及影响程度，针对干系人制定沟通计划。沟通原则及时准确恰到好处确定计划-阶段综述

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确定计划-过程分析

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范围管理时间管理费用管理质量管理人员管理沟通管理风险管理采购管理确定工作范围变更标准及变化范围制定工作进度计划评估费用项目，计算总体金额确定各项工作内容的质量标准聚会沟通机制出台，项目计划确定及散播梳理关键风险及时间节点，形成初步应对方案和策略实施&监控推进沟通监控变更分析

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实施&监控-工作推进

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项目成员按照工作计划开展工作使用《工作落实清单》部署任务使用《工作跟踪清单》验收成果

实施&监控-有效沟通

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实施&监控-有效沟通（会议）

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有效沟通关键要素会前事先了解开会的原因，预期要取得什么结果考虑是否可能取消会议确定需要参加的最少人数选择会议地点，会议布置与会议目的相一致会前和关键与会者就议题进行充分沟通，并取得支出会中做好筹备，按时开始，首先点明会议的目的和议程每位与会者都有发言的机会对会议内容进行口头总结会后会后发布会议纪要给每位与会者会议上必须产生明确的决定所有决定必须立即付诸行动实施&监控-过程监控

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监控什么？高风险任务（严重醉酒者、携带家属、极端天气、同学迟到）里程碑有关进展（方案落地、同学集合、重游校园）使用资源和费用（入住情况、实际花费、礼品发放）各类计划执行情况，工作方法运用情况（会议、文档等）监控方法召集会议观察/检查计划跟踪定期反馈及报告进展报告（甘特图、里程碑趋势图）状态报告阶段结束/月度评估报告实施&监控-变更管理

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变更缘由委托人：不断变化的想