订购函商务英语外贸课件

第9讲产品订购函(OrderLetter)11）罐头食品cannedfood2）消费品consumptiongoods/consumergoods3）棉制品cottongoods4）衣料coatings/dressmaterial5）高极品highqualitygoods6）成品finishproduct7）半成品semis/semi-finishedarticles8）代用品substitude9）家庭用品householdarticle21.概念订购函是指买方按双方谈妥的条件向卖方订购所需货物的信函。订购是指经过反复磋商，买卖双方接受了交易条件后，买方按双方谈妥的条件向卖方订购所需货物。而订购函就是为了订购货物而发的信函。3订购函是买方发出的，表示向卖方订购所需商品的信函。应清楚地向卖方说明的其所需商品，即说明了商品的名称，规格，型号，单价，数量等。同时买方还需要交待具体的结算方式、交货日期、交货地点等，这样卖方就能根据定订购函清楚的知道买方的要求，提供相应商品和服务。从而使交易顺利进行。订购函有两种形式，一种是在接受函里说明所需订购的货物；另一种是下订单，即把订购函制成订单式，以表格形式列明各项交易条件。4订货：一般是在付订金后，卖家才向买家发货的购销方法。“订”就是预订。所以“订”金一般在交易取消时需要退还。作为合法的合约都应该违约责任。即使是没有事先申明，也有法律意义上基于公平原则的默认兜底违约责任。“订”涉及的违约责任都是非常宽松或者直接免于惩罚。5进出口流程中的订货：贸易双方就报价达成意向后，买方企业正式订货并就一些相关事项与卖方企业进行协商，双方协商认可后，需要签订《购货合同》。在签订《购货合同》过程中，主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、付款条件、结算方式、索赔、仲裁等内容进行商谈，并将商谈后达成的协议写入《购货合同》。这标志着进出口业务的正式开始。通常情况下，签订购货合同一式两份由双方盖本公司公章生效，双方各保存一份。6订购函的内容正文：主要包括以下内容：①商品名称；②牌号；③规格；④数量；⑤价格；

⑥结算方式；⑦包装；⑧交货日期；⑨交货地点；⑩运输方式；运输保险等内容78订购函的格式9样例10订购函英文样例11常用术语和表达（订货，order)1.We'dliketoorderyourproducts.We'llsendourofficialordertoday.2.Didyougetourorderforyourtelephones?3.We'venoticedthatyourordershavebeenfallingofflately,haven'tyou?4.That'sbecausewehaveswitchedtomade-upgoodsmarket.5.IsthereanythingIcanbookforyounow?6.Whatwecanorderfromyourightnowarecottongoods.7.Canyouletmehavethenameandquantities?8.UnlessyouorderinMarch,wewon'tbeabletodeliverinJune.9.I'mreadytoplaceanorderwithyou,butonlyoneconditionisthatthegoodsareconfinedtoFinland.10.AdvancedsamplesmustarriveinLondonbeforetheendofAugust;otherwisethegoodsareuseless.11.CanwemakeachangeonorderNo.29734?12.WewanttoincreasethenumberofAR-26sonorderNo.99725?我们想订你们的货，今天会寄上正式的订单。你是否收到了我们订电话机的订单？我们发现贵公司的订单最近逐渐减少了，对吗？那是因为我们转向成衣生意的缘故。目前有什么我可以代您订购的吗？现在我们能向你订购的只有棉织品。你可以告诉我货名和数量吗？除非你方三月订货，否则我们无法6月送货。我准备向你们订货，但是唯一的条件是，货物只限卖给芬兰的公司。前寄样品必须在8月底以前到达伦敦，否则所订货物都将无效。我们可以修改一下29734号订单吗？我们想增加99725号订单上AR-26的数量。12存货Stocks1.DoyouhaveEC-67sinstock?2.We'dliketoorderaKV-3.Doyouhavethatonhand?3.I'llhavethatinformationbytomorrow.4.WillyouwaitwhileIseeifwehavetheminstock?5.I'msorry.We'resoldoutofthegoodsatthemoment.6.Thankyouforyourinquiry,butthegoodsarenowoutofstock.I'msorry.7.I'msorrywe'vegotnoinventoryonthatatthistime.8.Ourstockhasrunlow.Ihopeyou'llorderfromusassoonaspossible.9.Regardinginventory,we'dlikeyoutokeepthreemonths'worthofstockonhand.10.Wedon'tliketohavetoomuchstockonhand.11.Weonlyhavetenoftheitemsinstock.12.Wehavealargestockofthegoods.你们有没有EC-67的库存？我们想订KV-3，你们有现货吗？明天之前我会得到那个消息。我看看那些有没有存货，请您稍等一会儿好吗？很抱歉，现在货已经卖完了。谢谢您的查询，可是现在没有存货了，很抱歉。很抱歉，那个我们目前没有存货。我们的存货快没了，我希望你们尽快订货。关于存货，我们希望你们保留三个月的。我们不喜欢有太多的存货。那产品我们只有10台存货。这货品我们有很多存货。13交货Delivery1.Nowwehavesettledthetermsofpayment.IsitpossibletoeffectshipmentduringSeptember?2.Whenistheearliestwecanexpectshipment?3.ThegoodsmustbeshippedbeforeOctober,orwewon'tbereadyfortheseason.4.Let'sdiscussthedeliverydatefirst.5.Youofferedtodeliverwithinthreemonthsafterthecontractsigning.6.Wehaddeliveryproblemsourselves.7.I'mmoreinterestedinexplanations.I'mmoreinterestedinbeingabletodelivergoodsontime.8.Myteamisoutthereinaverycompetitivemarket,fightingfororders.9.Couldyoudeliverthedrillerssooner?10.Imustsaywecandoverylittleinthismatter.11.Theintervalbetweencontractsigningandshipmentistoolong,I'mafraid.12.I'lltelexhomefortheearliestpossibledeliverydate.我们已经谈妥了付款条件。是否可能在九月份交货？最早什么时候可以交货呢？十月份以前,货必须装上船，否则我们便不能应季节备货。我们先讨论交货日期。你以前提出合同签订之后3个月之内交货。我们自己也遇到了交货问题。我对解释不感兴趣，我感兴趣的是能否按时交货。我的人员在竞争非常激烈的市场上，正在为争取订货而拼命。你方的钻机能否早点交货？我必须告诉你在这件事上我们无能为力。恐怕签合同与交货时间相隔太长了。我会给国内打电报尽可能把交货日期提前。14国际货物运输国际货物运输特点：A是一项政策性很强的工作B

运输路线长、环节多C

运输涉及面广，情况复杂多变D运输时间性强E运输风险较大

15国际海上运输特点一、运输量大二、通过能力强三、运费低廉四、速度慢五、风险较大六、可为国家赚取外汇，调整产业结构。七、国防后备力量16船籍：商船的所有人向本国或外国有关管理船舶的行政部门办理所有权登记，取得本国或登记国国籍后才能取得船舶的国籍。17定期航线：使用固定的船舶，按固定的船期和港口航行，并以相对固定的运价经营客货运输业务的航线。定期航线又称班轮航线，主要装运杂货物。特点：1）能较好的保证按期航行2）船期均事先排定，刊签广告，并以船期表分送船公司代理和经常顾客。3）以运杂货为主，种类繁多，性质各异，包装尺寸不一。4）按规定的费率表收费，相对稳定。5）船公司与托运人之间的权利义务，以提单为依据。6）多为股份有限公司，在各港口设立分支机构或委托航运代理办理营运业务。18班轮运输：船舶在固定的航线上和港口间按事先公布的船期表航行，以从事客、货运输业务并按事先公布的费率收取运费。特点：1、班轮运输有固定的船期、航线、停靠港口和相对固定的运费率2、班轮运费中包括装卸费，故班轮的港口装卸由船方负责3、班轮承运货物的数量比较灵活，货主按需租船运输订舱，特别适合于一般件杂货和集装箱货物的运输19租船运输：根据协议租船人向船舶所有人租赁船舶用于货物运输，并按商定运价，向船舶所有人支付运费或租金的运输方式。20Shipment装船1.Theshipmenthasarrivedingoodcondition.运到的货物情况良好。2.Weregretwecan'tshipasyoudesired.很抱歉，我们不能按你们的要求装船。3.We'llsendvesselstopickupthecargoatHuangpu.我们将派船只在黄埔装运。4.Canourorderof100carsbeshippedassoonaspossible?我们订的100辆小汽车能尽快装运吗？5.TheorderNo.105issourgentlyrequiredthatwehavetoaskyoutospeedupshipment.第105号订单所订货物我们要急用，请你们加快装船速度。6.I'msorrytotellyouthatweareunabletogiveyouadefinitedateofshipmentforthetimebeing.很抱歉，现在我们还无法告诉您确切的装船日期。217.Aftershipment,itwillbealtogetherfourtofiveweeksbeforethegoodscanreachourretailers.从交货到零售商收到货物总共需要4至5个星期。8.I'mterriblyworriedaboutlateshipment.我非常担心货物迟交。9.We'dbetterhaveabrieftalkabouttheloadingport.我们最好能就装运港问题简短地谈一谈。10.We'dliketodesignateShanghaiastheloadingportbecauseitisneartheproducingarea.我们希望把上海定为装运港是由于它离货物产地比较近。11.AsmostofourclientsarenearTianjin,we'dliketoappointTangguastheunloadingport.我们的大多数客户离天津较近，所以我们想选择塘沽作为卸货港。12.ThefacilitiesforshippinggoodstoSoutheastAsiancountrieshavechangedalot.出口到东南亚的货物的装运条件已大大改善了。22外贸包装包装（packaging）为在流通过程中保护产品，方便储运，促进销售，按一定的技术方法所用的容器、材料和辅助物等的总体名称；也指为达到上述目的在采用容器，材料和辅助物的过程中施加一定技术方法等的操作活动。23中国国家标准GB/T4122.1-1996中规定，包装的定义是：“为在流通过程中保护产品、方便贮运、促进销售，按一定技术方法而采用的容器、材料及辅助物等的总体名称。也指为了达到上述目的而采用容器、材料和辅助物的过程中施加一定技术方法等的操作活动。”其他国家或组织对包装的含义有不同的表述和理解，但基本意思是一致的，都以包装功能和作用为其核心内容，一般有两重含义：①关于盛装商品的容器、材料及辅助物品，即包装物；②关于实施盛装和封缄、包扎等的技术活动。24一般来说，商品包装应该包括商标或品牌、形状、颜色、图案和材料等要素。1.商标或品牌商标或品牌是包装中最主要的构成要素，应在包装整体上占据突出的位置。2.包装形状适宜的包装形状有利于储运和陈列，也有利于产品销售，因此，形状是包装中不可缺少的组合要素。3.包装颜色颜色是包装中最具刺激销售作用的构成元素。突出商品特性的色调组合，不仅能够加强品牌特征，而且对顾客有强烈的感召力。254.包装图案图案在包装中如同广告中的画面，其重要性、不可或缺性不言而喻。5.包装材料的选择包装材料的选择不仅影响包装成本，而且也影响这商品的市场竞争力。6.产品标签在标签上一般都印有包装内容和产品所包含的主要成分，品牌标志，产品质量等级，产品厂家，生产日期和有效期，使用方法。26包装的功能①实现商品价值和使用价值，并是增加商品价值的一种手段；②保护商品，免受日晒、雨淋、灰尘污染等自然因素的侵袭，防止挥发、渗漏、溶化、污染、碰撞、挤压、散失以及盗窃等损失；③给流通环节贮、运、调、销带来方便，如装卸、盘点、码垛、发货、收货、转运、销售计数等；④美化商品、吸引顾客，有利于促销。27外贸包装的特点欧美1、务实：理性突出第一信息（可口可乐），严谨的规范性做出各种提示说明。2、品牌意识：CIS（企业识别系统）的导入，企业形象整体策划。3、高新科技：材料更新，更注重生态循环。4、程式风格：大度，严谨，视觉尺度大。日本、韩国1、传统与欧化熔于一炉：西式构成、排列、组合、空间，日式改样、材质。2、手写字体运用广泛。3、注重理念与整体：重礼，尊卑，等级，秩序，自尊，交往，社会，哲学，伦理。28包装Packing1.ThenextthingI'dliketobringupfordiscussionispacking.下面我想提出包装问题来讨论一下。2.Itisnecessarytoimprovethepackaging.改进包装方法十分必要。3.Packinghasaclosebearingonsales,anditalsoeffectsthereputationofproducts.包装直接关系到产品的销售，也影响产品的声誉。4.Ontheouterpacking,pleasemarkwording,"HandlewithCare".在外包装上请标明"小心轻放"字样。5.Packingchargeisabout2%ofthetotalcostofthegoods.包装费用占货物总值的百分之二。6.Themachinesmustbewellprotectedagainstdampness,moisture,rustandshock.机器包装必须防湿、防潮、防锈、防震。7.Wehavenoobjectiontothestipulationsaboutthepackingandshippingmark.我们同意关于包装和运输唛头的条款。298.Thepackingmustbestrongenoughtowithstandroughhandling.包装必须十分坚固，以承受粗鲁的搬运。9.Wehaveespeciallyreinforcedoutpackinginordertominimizetheextentofanypossibledamagetothegoods.我们已经特意加固包装，以便使货物万一遭到的损坏减小到最低程度。10.Itwouldcostmoreforyoutopackthegoodsinwoodencases.使用木箱包装成本会高些。11.We'llpackthemtwodozenstoonecarton,grossweightaround25kilosacarton.我们一纸箱装两打，每箱毛重25公斤。12.Thefountainpenisplacedinasatin-coveredsmallbox,linedwithbeautifulsilkribbon.钢笔装在一个锦缎小盒里，再用一条漂亮的绸带系在外面。30付款方式TermsofPayment1.Whatisthemodeofpaymentyouwishtoemploy?您希望用什么方式付款？2.Theonlytermofpaymentwecanacceptis100%irrevocabledocumentaryletterofcredit.我们能接受的付款条件只有100%不可撤销跟单信用证。3.L/Catsightiswhatwerequestforallourcustomers.开即期信用证是我方对我们所有客户的要求。4.WillyourbankopentheL/Cbymailorbytelex?你们的银行将用信函方式还是电报开信用证？5.WemayhavesomedifficultiesmakingpaymentinJapaneseyen.用日圆付款可能会有困难。6.Wecan'tacceptpaymentondeferredterms.我们不能接受延期付款。317.Pleaseprotectourdraftonpresentation.请见票即付。8.ThedraftwasdiscountedinNewYork.汇票已经在纽约贴现。9.We'vedrawnonyouforpaymentoftheinvoiceamountingto$30,000.我们已经按照发票金额30,000美元向你方开出了汇票。10.Thisisthenormaltermsofpaymentininternationalbusiness.这是国际贸易中惯用的付款方式。11.ItwouldhelpmegreatlyifyouwouldacceptD/PorD/Ainstead.如果你们能接受付款交单或承兑交单，这会对我们帮助很大。12.OurdraftNo.36wasdishonored.我们的第三十六号汇票被拒付了。32进货与出货ImportsandExports1.Pleaseletusknowimmediatelywhenwecanhaveanewsupply.有货可进时，请马上通知我。2.Weexpectfiftytocomeinbeforetheendofthismonth.我们希望月底之前能进货50台。3.You'llhaveitbytheendofnextweekwithoutfail.下周结束前，你一定可以拿得到。4.Wouldyoutellusyourearliestdeliverydate?你能告诉我们你们最早的送货日期吗？5.Deliverytakessixweeksafterwereceiveyourorder.在接到订单后，要六个星期才能送货。6.WecanguaranteedeliverybeforeJuly20.7月20日前，我们保证可以送货。337.What'sthedispatchdatefortheEC-50weorderedlastweek?我们上周所订的EC-50的发货日期是几号？8.Couldyoureconfirmtheshippingdateforme?您能替我再确定一下运送日期吗？9.They'llbesentonthetenthofNovember.11月10日会送去。10.They'rescheduledtobesentonOctoberthetwentieth.货预定在10月20日送去。11.TheyareduetoarriveinSeattleonMarchthesecond.货预定在3月2日送达西雅图。12.Nowwe'reverybusy,soI'mafraidit'llbeabouttwomonthsbeforewe'llbeabletodeliver.现在我们很忙，所以恐怕大约两个月后才能送货。34订购函的翻译【原文】35【译文】36【原文】37【译文】尊敬的阁下：请将下列货物尽快装运为盼：加利弗尼亚大米11，000磅，日本茶叶150箱，面粉115袋。俟收到装货单据，我们立即付款。总经理高桔敬呈2002年4月15日38【原文】主题：SWC食糖贵方2009年7月17日关于要求我方向日本运送10,000公吨食糖的来函已收悉。感谢贵方对我方产品感兴趣。根据贵方要求，我方现提供以下产品信息：1.品名：青岛高级白砂糖；2.包装：新麻袋装，每袋100公斤；3.数量：10,000公吨；4.价格：FOB青岛港105美元/公吨；5.付款：通过青岛的阿尔银行（Albank)开具即期支付的100%的不可撤销保兑信用证；6.装运：在收到信用证后三至四周内尽快租船直接发往日本横滨港；特别提示：我方现有存货不多。如果贵方同意接受我方的报价，贵方要及时开具信用证，以便能够尽早装运。静候早复！XXX3940贵方八月15日来函已收悉。现就贵方要求提供以下报盘：商品名称:美的空调规格:W30型数量:1000台单价:CIF纽约每台90美圆包装:纸箱装运期:2008年3月31号前自中国港口运至纽约,允许分批装运和转船付款条件:不可撤消信用证,于装运前1个月开给卖方,并在上述装运期后15天内在中国仪付有效。41InreplytoyourletterofAugust15,wearegivingyouanoffertoyourrequestasfollows:

Commodity:

Mideaairconditioning

Specifications:

ModelW30

Quantity:

1000

Price:

USD90CIFNEWYORKPacking:

cartonShipment:

shippedtoNewYorkfromChinabeforeMarch31,2008,partialshipmentandtrans-shipmentallowed.Payment:

IrrevocableLetterofCredittobeopened30daysbeforethetimeofshipment.Theletterofcreditisvalidfor15daysbynegotiationdraftsinChinaaftertheshipmentdate.4215thSeptember,2014Dearsirs,InreplytoyourletterofAugust15,wearegivingyouanoffer,subjecttoourfinalconfirmation,asfollows:

Commodity:

CommonRoundIronWireNails

Specifications:

Asperattachedlist

Packing:

L

Quantity:

100kegs

Price:

USD65netperkegCFRLagos

Shipment:

September/October,20..

Payment:

Confirmed,IrrevocableLetterofCreditpayablebydraft

atsighttobeopened30daysbeforethetimeofshipmentUnderseparatecover,wehavesentyousamplesofvarioussizesandthebrochurerequired.Ifyoufindtheaboveacceptable,pleasecableusforconfirmation.Yoursfaithfully,SmithJohnChiefofImportDepartment

Encl.2RequiredLists43