《行政管理职位工作手册》

...wd......wd......wd...行政管理职位工作手册2017更改版目录第一章行政部职责描述4一、行政部职能4三、行政部工作职责4一、行政总监6二、行政部经理7第二章行政部组织管理9二、行政部组织管理工作模板9三、行政部组织管理工具表单12第三章办公事务管理14二、办公费用管理工作模板14三、办公费用管理工具表单16三、公关接待管理工具表单19三、会议管理工具表单20三、印章管理工具表单21第四章网络信息管理23一、计算机网络管理知识准备23三、计算机网络管理工具表单24第五章文书档案资料管理26一、文书管理工作知识准备26二、达成工作目标的四个工作事项26三、文书管理工具表单27三、档案管理工具表单29二、信件管理工作模板32三、信件管理工具表单32二、资料管理工具表单33第六章员工提案管理36一、员工提案管理知识准备36二、员工提案管理工作模板37三、员工提案管理工具表单39第七章行政人事管理42二、达成目标的四个工作事项42二、招聘管理工作模板43三、招聘管理工具表单44二、培训管理工作模板46三、培训管理工具表单46二、员工日常管理工具表单50二、员工出差管理工具表单51第八章财产物资管理53二、达成目标的两个工作事项53三、财产物资管理工具表单53二、固定资产管理工具表单55二、办公用品管理工具表单58第九章车辆司机管理60二、车辆司机管理工具表单60第十章安全保障管理63二、达成目标的三个工作事项63三、劳动安全工具表单63一、安全保卫管理工作模板66二、安全保卫工作工具表单68一、消防安全管理工作知识准备70三、消防安全管理工具表单71二、突发事故处理工具表单72第十一章后勤服务管理76一、员工宿舍管理工作知识准备76二、员工宿舍管理工作模板77三、员工宿舍管理工具表单79三、员工餐厅管理工具表单82一、环卫绿化管理工作知识准备85二、环卫绿化管理工作模板87三、环卫绿化管理工具表单89一、其他后勤服务管理工作模板91二、俱乐部管理工具表单92第十二章法律服务管理95二、达成目标的四个工作事项95二、法律服务管理工作模板96二、达成目标的四个工作事项99第一章行政部职责描述一、行政部职能行政部作为企业的综合事务管理部门，其主要职能是为整个企业的运转提供资源支持和后勤保障，具体表达在以下五个方面。1．参谋职能行政部不仅应在日常事务方面做好上级领导的“参谋〞和“助手〞，更应在企业经营理念、管理策略及用人政策等重大问题方面有自己的见解，从而真正成为上级领导不可或缺的“高级参谋〞。2．沟通协调行政部不仅要与企业领导沟通，还要与各部门之间充分沟通，以便清晰地传达企业的政策和上级领导的意见，保证高效地完成任务。3．行政事务处理行政部承担着文书资料管理、办公自动化、接待等事务的处理工作。4．后勤保障行政部担负着车辆管理、司机管理、总务后勤〔卫生、餐厅、倒班宿舍〕管理、安全保卫管理等行政工作。5．监视控制行政部不仅要为上级领导和各部门提供服务，还要制定企业的行政管理制度，并对相关制度的执行情况进展检查、监视与控制。三、行政部工作职责行政部主要负责贯彻公司领导指示，做好上下联络沟通，及时向领导反映情况、反响信息，并做好各部门间的相互配合、综合协调等工作。行政部的工作职责如表1-1所示。表1-1行政部工作职责一览表行政部工作职责行政部工作职责职责细分职责细分备注备注1．日常办公事务管理〔1〕企业各种日常办公事务的方案、组织、协调与控制〔2〕会议组织、协调，会议内容的记录与传达在建设办公自动化系统方面有给予协助的职责2．办公物品及设备管理〔1〕负责制定办公物品及设备采购、保管、发放与使用制度〔2〕负责办公物品及设备的采购事宜〔3〕负责办公物品的保管、发放、使用〔4〕办公设备日常保养与故障维修计算机及网络设备的故障一般由专业人员维修3．文书资料管理〔1〕印信的管理和文书、公文的起草、收取、传达与处理〔2〕企业各种档案、书刊的建档、保管、借阅〔3〕做好文书资料以及内部信息的保密工作使得公文处理科学、合理、标准4．车辆司机管理〔1〕办公车辆的调度管理〔2〕安排车辆年检、定期保养、日常维修等工作〔3〕对司机人员的安全驾驶教育、考勤等日常管理提高工作效率，确保公司领导和各部门用车，圆满完成各项任务5．人事日常事务管理〔1〕员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作〔2〕对员工生活福利、安全保健、卫生等方面的管理〔3〕组织员工开展各种形式的活动协调、指导和监视企业内部的各种关系6．后勤保障事务管理〔1〕企业环境绿化、卫生和厂区及宿舍财产、员工安全管理〔2〕企业员工餐厅、员工宿舍的日常管理〔3〕企业水、电等动力系统的正常运行及相关设施维修〔4〕企业日常安全保卫及消防管理后勤保障关系到各项工作的基本运行7．涉外事务管理〔1〕来客接待事宜管理，包括前台接待、客人来访登记与迎送等〔2〕企业对外宣传、公关联系〔3〕牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案树立企业信誉，建设良好的企业形象8．法律事务管理〔1〕审议合同的合法性，保障企业的合法利益〔2〕协助处理日常涉法事务及合同管理〔3〕参与企业重大合作工程和重大业务工程的谈判〔4〕代理企业涉讼案件标准公司法律事务工作，做到依法治理企业一、行政总监岗位名称行政总监所属部门行政部直接上级总经理直接下级任职资格1．学历、专业知识本科及以上学历，拥有行政管理、人力资源管理、物业管理、秘书学等相关专业知识2．工作经历3～5年大、中型企业人力资源管理或行政管理相关工作经历3．业务了解范围掌握行政管理、后勤管理、日常事务管理等行政后勤管理知识，熟悉日常安全管理、治安管理等治安安全管理相关知识，了解绩效管理、员工考核与考勤等人力资源管理相关知识工作职责职责细分1．制定规章制度〔1〕组织制定行政管理、办公事务管理、总务后勤管理的有关规章制度〔2〕对规章制度的执行情况进展监视、检查和指导〔3〕定期组织对各项制度进展修正和完善的活动2．会议安排与接待管理〔1〕负责行政会议和例会的组织工作，参加或列席会议，指定人员做好会议记录和会议内容的传达工作〔2〕根据总经理的指示，编排工作活动日程表，负责重大活动的组织和接待工作管理3．后勤保障管理〔1〕根据企业开展要求，安排、组织、指导员工餐厅、宿舍的日常管理工作〔2〕负责企业内部办公及生活用水、用电的管理工作〔3〕审批各项改善员工工作、生活条件的意见和建议4．行政性财产物资管理〔1〕组织编制企业行政性财产、物资的采购方案及预算，严格控制行政办公经费支出〔2〕监视企业办公用品、办公用固定资产的购置、保存及发放、维修管理工作〔3〕审核、审批企业办公用车、根基建设和固定资产购置等的申请5．治安与环境卫生管理〔1〕负责企业内部的治安管理工作〔2〕监视、检查企业办公区域、生活区域的清洁卫生管理工作〔3〕监视、检查企业办公区域、生活区域的环境绿化管理工作6．所辖部门管理1〕负责指导、管理、监视分管部门人员的业务及工作，使其不断提高工作效率2〕负责分管部门员工的培训、考核、日常考勤等工作9．部门内部管理1〕负责本部门员工的配备、选拔2〕配合人力资源部组织部门技能培训，指导下属人员的工作3〕配合人力资源部对本部门所属人员进展业绩考核二、行政部经理岗位名称行政部经理所属部门行政部直接上级行政总监直接下级任职资格1．学历、专业知识大学本科学历，拥有企业管理、行政管理、人力资源管理、中文等相关专业知识2．工作经历三年以上大、中型企业行政工作经历3．业务了解范围全面了解国内外企业行政管理的开展趋势和方向，掌握企业行政事务的处理方法工作职责职责细分1．制定行政管理制度〔1〕组织编制各项行政管理规章制度，经行政总监批准后贯彻执行〔2〕负责对各项行政管理制度的执行情况进展监视和检查2．行政性财产物资管理〔1〕制定低值易耗品和行政性固定资产管理制度〔2〕依据各部门提供的所需办公设备及用品的申请表，统一协调，并安排人员购置〔3〕组织对企业行政性财产物资进展登记造册，定期进展盘点，并负责办公用固定资产的维修和保养工作3．车辆调度管理〔1〕企业行政车辆的调度，协调各部门的车辆使用〔2〕安排好企业行政车辆的日常维护、保养及司机的日常管理工作，组织建设企业车辆和司机档案〔3〕控制企业的交通费用4．内外关系协调〔1〕安排每月、每周总经理办公会议及其他各种日常会议，协调总经理和企业各部门之间的工作，上传下达，协助相关部门开展相关重大活动〔2〕协调与政府有关主管部门〔如工商局〕、行业相关管理机构、协会、商会及其他相关企业的关系，并代表企业出席各种会议〔3〕妥善安排外来人员的来访与接待工作5．后勤保障工作〔1〕根据企业的年度工作方案，组织、协调、安排公司的后勤保障工作，包括集体宿舍管理、员工餐厅管理、办公环境卫生管理、通信管理、职工生活管理等〔2〕对企业的安全保卫、消防、环境和卫生进展统一管理，确保企业生产经营安全、顺利地进展6．文书档案管理〔1〕制定企业的文件管理制度，根据管理制度制定年度文件编码，并组织相关人员对企业文件、档案进展建档保管〔2〕草拟、审核企业的重要文稿，包括月、季、年度工作方案和总结报告等〔3〕及时处理重要的来往公文、来电、信函，催促、检查领导批示，审核和修改以企业名义签发的有关文件〔4〕企业印章、法人章和办公室印章管理7．基建工程及物业管理〔1〕负责企业及各分支机构根基设施的出租、租赁等工作〔2〕代表企业实施甲方的功能，组织对工程的建设、设计、监理等进展管理〔3〕负责企业及分支机构的物业管理工作，包括各种设施、设备的维护和保养工作8．办公费用控制〔1〕负责编制企业年度办公费用预算并监视实施〔2〕按照企业年度费用预算，严格控制各项办公费用支出，确认费用分摊范围，按月分摊各项费用〔如费、办公用品费用、房租等〕9．部门内部管理〔1〕负责本部门员工的配备、选拔〔2〕配合人力资源部组织部门人员的技能培训，指导下属员工的工作〔3〕配合人力资源部对本部门所属员工进展业绩考核第二章行政部组织管理二、行政部组织管理工作模板〔一〕行政部组织构造设计实例模板由于企业所属行业、规模以及内部要求的不同，企业行政部的组织构造也不尽一样；而在实际工作中，设计依据不同，行政部的组织构造也会有所不同。1．按职能分类设计的行政部组织构造按职能分类是指按行政部管理分工为根基，按专业化原那么进展设计，具体内容如图2-4所示。行政总监行政总监行政部经理安全保密主管人事行政主管2行政事务主管安全专员办公专员秘书总务后勤主管行政专员后勤专员宿舍管理员餐厅管理员保洁员绿化员接待专员公关专员司机前台接待主管公关事务主管公务车辆主管图2-4按职能分类设计的行政部组织构造图2．按企业规模大小设计的行政部组织构造〔1〕大中型企业行政部组织构造如图2-5所示。基建科基建科配电房机械设备科电气维修科环境保卫部经理助理环卫科物业管理部经理公务车队文书档案科公共关系科福利保障部经理助理员工宿舍管理处生活委员会福利保障部经理内部采购部经理助理办公品采购科福利品采购科设备采购科内勤采购部经理集团行政部行政经理集团行政部行政总监员工餐厅管理处前台服务总经理办公室主任保安科环境保卫部经理图2-5大中型企业行政部组织构造图这种构造的主要特点表现在以下四个方面。①适合大中型现代企业行政事务管理的需要。②决策性工作基本都从企业行政事务管理范围中别离出来，成为独立的职能部门，如内勤采购部、福利保障部、物业管理部。③负责企业行政事务管理的主要负责人除了要进展行政管理外，对其他部门如企业管理部、人力资源部、财务部、采购部等工作的控制、指导职责有所减少。④这种组织构造主要表达不同部门的职能，每个部门都有专门的负责人和相比照拟固定的岗位。〔2〕中小型企业行政部组织构造如图2-6所示。文书档案组文书档案组办公室主管保安主管白班警卫夜班警卫总务主管清洁组绿化组公务车队公共关系组前台接待组员工餐厅组生活区主管员工宿舍组文娱组电气维护组物业主管机械维修组配电房土木工程组行政经理行政副总图2-6中小型企业行政部组织构造图三、行政部组织管理工具表单〔一〕行政部组织构造与责权表部门行政部部门负责人行政部经理直属领导行政总监行政部组织构造图部门编制经理级人主管级人专员级人部门职责部门权力相关说明编制人数审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期〔二〕行政办公工作一览表部门：人数：填写日期：年月日序号工作内容概述〔三〕行政办公职位标准表职位名称直接上级直接下级管辖范围直接责任主要权力职务代理人条件要求第三章办公事务管理二、办公费用管理工作模板〔一〕办公费用报销规定模板办公费用报销规定办公费用报销规定第一条办公费用种类1．办公用品及低值易耗品采购费。2．车辆使用费。3．交通补贴费。4．应酬招待费。5．其他。第二条办公用品及低值易耗品采购费报销规定1．行政部根据方案统一采购、验收、入库，根据发票、入库单报销采购费用。2．各部门急需或特殊的办公用品，经批准后可自行购置。审批权限划分如下所示。〔1〕单价在50元以下，或总价在200元以下，由行政部经理批准。〔2〕单价在50元以上，或总价在200元以上，由分管副总批准。购置后，提交发票、实物以备核实。〔3〕行政部负责查验入库单并办理入账报销手续。3．原那么上不报销办公用品的装卸费用。第三条车辆使用费报销规定1．车辆使用费的种类车辆使用费包括汽油费、维修费、路桥费、泊车费以及驾驶员补贴等。2．行政部在分析车辆维护、用车、油耗等情况的根基上，制定当月车辆费用开支方案。3．各项费用的核算报销方法如下表所示。费用核算报销方法一览表费用工程名称费用核算报销方法油费1．驾驶员在发票反面注明行车起始点和路程2．由行政部根据里程表、油耗标准、加油时间及数量、用车记录复核，交行政部经理签字验核路桥费、洗车费1．驾驶员每月汇总报销一次2．由行政部根据派车记录复核，经行政部经理签字验核车辆维修1．报销前须提出书面报告，说明原因和预计费用，报销时在发票上列明详细费用清单2．由行政部根据车辆维修情况进展复核，经行政部经理签字验核驾驶补贴按加班标准计算，每月在工资中列支发放第四条交通费报销规定1．交通补贴〔1〕交通补贴具体标准见“公司补助管理方法〞。〔2〕交通补贴在员工工资中发放。2．员工外勤不能按时返回就餐者可给予误餐补贴，误餐补助的标准为每人12元。3．员工外勤每天交通费标准为20元，经批准可乘坐出租车并报销。凡公司派车和未经批准乘坐出租车者，均不予报销外勤交通费。第五条应酬招待费报销规定1．根据“公司对外接待方法〞等文件中规定的接待标准接待。2．应酬招待应事先提出申请，经批准前方可实施。3．原那么上不允许“先斩后奏〞，因特殊原因无法事先申请的，事后须及时报告有关领导。4．应酬招待活动一般在企业确定的定点酒店、宾馆进展。一般在签单卡签字后按月结算，不得擅自在他处结算或用现金结算。第六条对外宣传费用控制对外宣传活动，不仅考虑其效果，而且要核算其成本，力求成本与效益的统一。一般情况下，对外宣传活动所需的费用支出包括以下五个方面。〔1〕活动费用。包括制作费、摄影费。〔2〕人工费用。包括支付给记者的公关费。〔3〕日常费用。包括差旅费、住宿费、编辑费、会议费、资料费、通信费、交际费、杂费。〔4〕印刷费。〔5〕捐款。三、办公费用管理工具表单〔一〕办公费用方案表编号：单位：元科目上年度平均数本年度预算数变动量变动率〔%〕备注一季度二季度三季度四季度固定费用01薪资支出02间接人工03租金支出04办公费05邮电费06水电油料费07保险费08医保费09社保费合计变动费用01加班费02差旅费03运费04维护费05交际费06样品费07包装费08燃料费09职工福利费用10杂项购置费用11会务费12培训费13劳务费14间接材料费用15消耗品费用16保健费17其他费用合计费用总计〔二〕办公费用申请单编号：部门：填写日期：年月日单位：元费用类别金额用途说明附件张数合计人民币〔大写〕报销人签字：审核人签字：主管领导签字：〔三〕通信费用报销单编号：填写日期：年月日部门使用人通信工具类别〔〕固定〔〕移动〔〕其他号码费用〔合计〕人民币〔大写〕审批意见：主管领导〔签字〕审核〔签字〕总经理〔签字〕费用明细〔五〕车辆费用报销单编号：填表日期：年月日驾驶员部门车号预支期间年月日至年月日车型工程张数金额〔单据粘贴处〕合计金额〔大写〕财务审批部门主管审批财务复核部门经理审核经办人签名报销人签名〔六〕招待费用报销单编号：填表日期：年月日姓名职务招待事由附件张部门招待对象招待人数客人人，陪同人备注日期招待地点餐饮费住宿费礼品礼金其他费用金额合计十万千百十元角分金额〔大写〕合计财务审批部门主管审批财务复核部门经理审核经办人签名报销人签名三、公关接待管理工具表单〔一〕公务联系单送抵时间签收人已阅签字转出时间联系事项签复填表人〔二〕参观许可证许可证编号发证日期印章参观单位参观日期参观者姓名职务单位参观区域参观内容参观目的参观路线相关部门签章主管副总生产部行政部营销部公关主管三、会议管理工具表单〔一〕会议记录表编号：填写日期：年月日会议时间地点主持人记录人会议名称参加者会议议题会议过程会议决策记录审核人审核结果〔二〕年度会议方案表会议名称主持人开会地点会议召集单位开会日期会议主要工作人员开会时间与会者应备资料会议宗旨及议题会场标示资料与会单位会场拟分发资料人数三、印章管理工具表单〔一〕印章使用登记表盖章时间文件名称发文号公章类别盖章次数使用人批准人备注〔二〕印章使用审批表编号用章部门盖章时间公章类别盖章次数文件发文号文件名称备注用章人〔签章〕批准人〔签章〕注：请在备注栏中简要说明盖章用途〔三〕印章使用申请单单位申请日期年月日用印类别用印份数文件名称文件说明申请人核准人〔四〕印章管理登记表种类区分名称印章内容管理责任人办理责任人备注公司印章名印公司名印公司名称行政部经理行政部经理部门印章部门印行政部印公司名称、部门名称行政部经理行政事务主管分店工厂名分店印公司名称、分店名称××分店经理分店行政科长职务印章董事、经理职务名称行政部经理行政事务主管金属制部长印财务部经理印〔银行专用〕公司名称、职务名称财务部经理财务主管第四章网络信息管理一、计算机网络管理知识准备〔一〕局域网相关知识1．局域网的基本构成局域网由计算机、传输媒体、网络适配器、网络连接设备、网路操作系统等构成。2．局域网的传输媒体局域网的传输媒体包括同轴电缆、双绞线、光缆等，其性能比较如表4-1所示。表4-1传输媒体性能比较表传输媒介价格电磁干扰频带宽度单段最大长度非屏蔽双绞线最廉价高低100米屏蔽双绞线中等低中等100米同轴电缆中等低高185~500米光缆最高没有极高几十千米3．局域网交换机的选择局域网交换机是组成网络系统的核心设备。对用户而言，选择局域网交换机最主要的指标是端口的配置、数据交换能力、包交换速度等。因此，在选择交换机时要注意以下事项：〔1〕网络管理能力；〔2〕交换端口的数量；〔3〕交换端口的类型；〔4〕主干线连接手段；〔5〕系统的扩大能力；〔6〕交换机总交换能力；〔7〕是否需要容错能力；〔8〕是否需要热切换能力；〔9〕是否需要路由选择能力；〔10〕能否与现有设备兼容、顺利衔接。〔二〕网络维护相关知识网络维护的主要工作包括故障检测与排除、网络日常检查及网络升级，具体内容包括以下3个方面。1．故障的检测与排除故障处理过程包括发现故障迹象、追踪故障的根源、排除故障和记录故障解决方法等四个主要局部。2．网络检查网络检查是指在网络正常运转的情况下对服务器状态和网络运行情况的动态信息加以收集和分析的过程。有些数据最好每天检查一次，而有些数据那么较长时间检查一次即可。3．网络升级一般在网络管理中需要考虑的是必须进展的升级，这些升级能够保证网络正常运转。虽然网络操作系统的升级通常是最迫切的，但硬件和软件也需要及时升级。三、计算机网络管理工具表单〔一〕计算机故障维修记录卡部门：填写日期：年月日单号：机器编号规格数量故障损坏说明预估修理费使用人备注〔二〕计算机网络报修登记表序号报修时间报修部门报修原因维修人维修情况完成时间备注12345异常情况说明〔三〕计算机网络设备档案表设备使用部门：设备名称设备品牌规格型号销售号码销售公司设备价格购置日期维护公司维护年限年维修费用故障现象及维修情况维修人维修时间更换配件记录故障记录备注第五章文书档案资料管理一、文书管理工作知识准备〔二〕公文的一般格式公文格式一般包括标题、主送单位〔部门〕、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送〔抄报〕单位〔部门〕、公文字号、主题词等。1．公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。2．向上级请示的公文一般只写一个主送单位〔部门〕；如果需要上报另一个上级单位〔部门〕，可以采用抄报的形式。3．发文时间以领导签发的日期为准；联合行文以最后单位签发的日期为准。4．公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文时，只标明主办单位〔部门〕的公文编号。5．公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前注明附件的名称和件数。6．收、发文单位〔部门〕应写明单位〔部门〕全称或标准化简称。联合发文应将主办单位〔部门〕排列在前。7．文字一律从左至右横写横排。8．公文纸一般用16开纸，在左侧装订。通告等用纸的大小，根据实际需要确定行文关系。二、达成工作目标的四个工作事项〔一〕文书管理企业文书是指企业在生产经营管理过程中，发挥各种职能、处理各种公务所形成的所有文件材料的总称。企业文书可以用来表达企业领导者的决策意图，行使职权；下级向上级报告情况、请示问题；对外联系工作、商洽公务以及制订方案、记载各种活动，是企业行政管理不可缺少的有力工具。〔二〕档案管理档案管理是文书管理中的一个重要组成局部。企业中重要的文件资料都具有一定的时效性，需要妥善管理，对这些文件资料的管理就是所谓的档案管理。〔三〕信件管理处理信件是行政部办公事务的主要内容，也是日常行政事务的主要内容，所以企业与外界来往的各类信件，都需经行政部统一处理。为了有效地处理往来信件，更好地完成信件管理工作，必须把握信件处理的规律。〔四〕资料管理企业的内部刊物、图书资料以及其他资料是企业文书资料的重要组成局部。内部刊物是企业经营管理理念、企业文化的重要载体，图书资料是企业的精神财富。因此，企业必须加强对图书资料及内部刊物等的管理，使其发挥更大的作用。三、文书管理工具表单〔一〕发文登记表发文收件单位联系人内容有无附件密级速级签收备注文号日期〔二〕收文登记表收文发文日期来文单位文号事由份数有无附件签收日期收文单位文号事由份数有无附件寄件人签收〔三〕公文传递单填写日期：年月日收文送文编号文件名称发文签收备注〔四〕公文会签单发文单位发文文号发文日期年月日时限□普通件□急件□特急件密级□普通□秘密□机密□绝密内容会签顺序单位接文时间交文时间行政部转呈时间1月日时月日时月日时2月日时月日时月日时3月日时月日时月日时备注三、档案管理工具表单〔一〕档案索引表序号档案号档案名称建档日期储存位置档案内容处理〔二〕档案明细表全宗号目录号案卷号借出归还日期单位名称经手人姓名管理人员签字日期管理人员签字〔三〕档案调阅单编号：填写日期：年月日类别调卷部门调卷人文件内容摘要调阅用途调阅期限自年月日起至年月日日止，共日原收文编号借出日期档号归还日期备注保管人签章〔二〕信件与便函的写作步骤商业信件与便函是企业经营中不可缺少的书面沟通工具。好的信函应该通过语气、短句、标点等元素显现出“简洁、热情、友好〞的情绪。信函的表现技巧有以下几点：使用清晰、简洁而又准确的语言；不要用官话、行话、抽象的词语和废话；用短句；使用自然、幽默、友好的词汇。1．信件商业信件一般都按照公司的既定格式和惯例要求来书写，主要包括以下十个操作步骤。〔1〕判断信件的类型，确定使用的格式。〔2〕看是外文信件还是中文信件。〔3〕信件标题〔私人信件没有〕的书写。〔4〕敬语和称呼的书写。〔5〕开头局部的书写：告知写信的目的。〔6〕中间局部的书写：提供详情。〔7〕结尾局部的书写：说明希望对方采取什么行动。〔8〕祝福语或附词的书写。〔9〕签字、日期的书写。〔10〕另附内容〔如果有的话；商业信件最好没有〕。2．便函商业便函一般比较短，正规性也要比信件低一些。书写要求与信件基本一样，即简洁、准确、通顺、易懂；关键的一点，是便函把需要传达的议题、要点醒目地突现出来。便函的书写主要包括以下十个操作步骤。〔1〕确定目标：为什么要写这个便函。〔2〕什么类型的便函：问候函、问讯函、招待函、邀请函、致谢函、通知函、任职函、请假条、约会函、预订函等。〔3〕组织材料。〔4〕称呼的书写。〔5〕开头：说明原因。〔6〕中间局部的书写：写出对方必须知道的事情，不是绝对必要的内容不要写。〔7〕结尾局部的书写：向对方表示感谢或提出要求。〔8〕敬语、谢语的书写：根据情况确定是否需要。〔9〕签字、日期的书写。〔10〕添加附件：如活开工程、日程安排。二、信件管理工作模板〔一〕庆贺分店开业函模板庆贺分店开业函庆贺分店开业函亲爱的××先生：贵公司的××分店开业，谨致贺意。我××公司预祝贵公司在复杂的国际市场上能有非凡的成就！贵公司如有需要我××公司能有所帮助之处，请尽管直接与我们联络。董事长×××敬上××××年××月××日三、信件管理工具表单〔一〕信件接收登记表日期：年月日日期信件种类接收人收信人所属单位/职位分发日期签收人〔二〕外发信件登记表序号外发时间信件信息发信人信息密级信件类别外发地址收信人外发信件人外发单位二、资料管理工具表单〔一〕图书借阅卡图书信息栏借阅信息栏图书编号借阅人图书名称办理人图书价格借阅日起图书等级归还日期签字确认栏借阅人签字：年月日办理人签字：年月日说明：双方各留一份，便于日后归还确认。〔二〕借阅登记表年月日编号借阅日期资料名称借阅人归还日期借阅人签字借阅办理人：〔三〕档案调阅单编号：填写日期：年月日类别调卷部门调卷人文件内容摘要调阅用途调阅期限自年月日起至年月日止，计日原收文编号借出日期档号归还日期备注保管人签章〔四〕音像材料送审表送审日期：年月日音像资料名称附加文字材料页次音像资料送审人签字确认栏摄编人员配音人员文字起草人员参审人员签字：年月日签字：年月日签字：年月日签字：年月日审核意见签字：年月日第六章员工提案管理一、员工提案管理知识准备为了在剧烈的市场竞争中立于不败之地，现代企业必须全心全意地依靠全体员工，倡导员工参与管理，鼓励员工依据其平日的工作经历和研究心得，对公司开展提出合理化建议。公司应广泛集中他们的智慧和经历，改进生产和管理，不断地增强企业活力，推动企业持续开展。为此，有必要进展提案管理。1．提案管理的作用提案管理的作用如表6-1所示。表6-1提案管理作用表序号作用概括具体阐述1降低成本提案可以通过优化企业设备、设施，优化业务流程，减少人工操作，以节约时间、提高结算效率，从而降低成本2增加收入如预付服务费、为产品开辟新市场、开发新产品和服务的提案3重塑生产程序如简化生产步骤、铲除或减少生产过程中人工劳动的提案4提高质量熟悉具体工作的员工往往能够提出提高该项工作效率和质量的好提案，而管理层和其他员工对此可能并不熟悉5增加利润降低生产成本，增加员工收入和提高产品质量会为企业带来更多的利润6良性沟通正常的收集、评价和推行提案的系统会鼓励员工与他们的主管上级或同事讨论如何提高工作效率，从而更有利于企业开展7适应变化那些主动提出提案的员工更乐于身体力行地参与他们所倡导的变革二、员工提案管理工作模板〔一〕员工提案管理制度模板员工提案管理制度员工提案管理制度第一章总则第一条为激发全体员工的想象力，汇总个人智慧与经历，提出有利于本公改善司生产及开展业务的建议，到达降低生产成本、提高产品质量、提高公司经营效果的目的，特制定本制度。第二条公司行政部负责受理提案、审查提案、提出处理意见和建议。第三条公司总经理对重大提案具有最终决策权。第二章提案内容第四条提案内容提案内容应是对本公司生产、经营具有建设性及具体可行的改善方法，具体内容包括以下六个方面。1．各种操作方法、制造方法、生产程序、销售方法、行政效率等的改善；2．有关机器设备维护、保养的改善；3．有关提高原料的使用效率、改用替代品原料，节约能源等；4．新产品的设计、制造、包装及新市场的开发等；5．废料、废弃能源的回收利用；6．促进作业安全，预防灾害发生等。第五条提案内容如属于以下各项范围，为不适当的提案，公司不予受理。1．攻击团体或个人的提案。2．诉苦或要求改善待遇者。3．与曾被提出或被采用过的提案内容一样者。4．与?中华人民共和国专利法?及其他法律法规相抵触者。第三章提案受理和审查第六条提案人或单位应填写规定的提案表，必要时另加书面或图表说明，投入提案箱。公司每周六开箱一次。第七条审查组织l．各厂成立“提案审查小组〞，由有关主管组成。2．公司成立“提案审查委员会〞，由各厂厂长及公司有关部门主管组成，并设执行秘书。第八条审查程序1．各提案表均须先经各厂“提案审查小组〞初审通过后，才可汇报“提案审查委员会〞〔公司各部门提案直接送至委员会〕。2．“提案审查委员会〞每月视提案需要召开1～2次委员会，审查、核定各小组汇送的提案表及评分表，必要时可请提案人或有关人员列席说明。第九条审查准那么1．提案审查工程〔1〕动机20%。〔2〕创造性15%。〔3〕可行性25%。〔4〕回收期投资30%。〔5〕应用范围10%。2．成果审查工程〔1〕动机15%。〔2〕创造性20%。〔3〕努力程度15%。〔4〕投资收回期25%。〔5〕效益25%。第四章提案处理和落实第十条提案处理1．采用的提案：交由有关部门实施，除通知原提案人外，并进展登记及检查实施成效。2．不采用的提案：将原件发还提案人。3．保存的提案：须经较长时间考虑者，先将保存理由通知原提案人〔一般以三个月为限，但经委员会同意可延长至六个月〕。第十一条成果检查1．实施的提案，各实施部门应认真执行，每月应填具“成果报告表〞〔见附表3〕，呈直属主管核定后，转呈各厂“提案审查小组〞。经三个月的考核，并予评分后，再呈“提案审查委员会〞。2．“提案审查委员会〞依“审查小组〞所报的成果报告表及评分表详作审查核定。第十二条奖励1．提案奖励：改善提案由审查委员会评定，凡采用者发给1200～5000元不等的提案奖金，未采用者发给100元的鼓励奖金。2．成果奖励：审查委员会根据“提案改善成果评分表〞对提案采用后的成果进展评估，成果良好者可给予提案人5000～10000元的奖金。3．特殊奖励：提案采用实施后，经定期追踪效益，成果显著绩效卓越者，由委员会核计实际效益后，报请核发20000～100000元的奖金。4．团体特别奖以部门为单位，六个月内，平均每人有采用三件以上提案的被采用者前三发名特别奖。具体奖励内容为：〔1〕第1名：锦旗及奖金5000元；〔2〕第2名：锦旗及奖金3000元；〔3〕第3名：锦旗及奖金2000元。第十三条提案内容如涉及国家专利法的相关内容，其权益归本公司所有。第十四条本制度经总经理核定后予以公布实施，修改时亦同。三、员工提案管理工具表单〔一〕工程提案表填写日期：年月日单位职称姓名提案名称编号现况、缺点〔附图〕、说明提案改善内容〔具体、详细、附图〕估计投资额〔分项估算〕预计效益暨投资回收期〔二〕会议提案表××公司××会议第×号提案提案人所在部门提案日期提案编号理由〔写明提出建议或意见的理由〕措施〔写明实现所提主张的措施〕审查意见审查人签字〔盖章〕备注〔三〕提案记录表填写日期：年月日提案编号提案人所属部门性质提案事项收件日期审核日期审核人结果实施效果核发资金制程设备其他可用可试不佳〔四〕员工提案汇总表编号：日期：年月日提案编号提案人所属部门类别提案事项收件日期审核日期审核人结果实施效果核发奖金生产类技术类其他可用可试不佳第七章行政人事管理二、达成目标的四个工作事项〔一〕员工招聘管理行政人事部的主要工作之一是为企业及时补充所需的人力资源，以保证满足各岗位的人员需求，从而保证工作的连续性，提高企业整体工作效率。〔二〕员工培训管理培训作为企业培养人才的一种重要手段，已成为企业在剧烈的市场竞争中能否取胜的一项关键性工作。为此，企业的行政人事部门应做好员工培训的战略管理、培训方案管理、培训实施管理等工作。〔三〕员工日常管理加强员工日常事务管理，是保证企业有序运行的重要条件之一。员工日常事务管理的内容比较广泛，如员工考勤管理、休假管理、奖惩管理等。〔四〕员工出差管理员工因公出差时，企业行政人事部门应做好出差审批、出差人员管理、出差费用管理等事项，以保证出差活动的有效性，节省不必要的出差费用和开支。二、招聘管理工作模板〔一〕员工录用管理制度模板员工录用管理制度员工录用管理制度第一条目的为统一管理和标准本公司员工录用工作，特制定本制度。第二条招聘形式公司采用招聘网站、人才市场、校园招聘、人才中介、广告媒体、猎头等多种渠道进展外部招聘。第三条应聘资料1．应聘者应提交的资料包括亲笔履历书、有关证书、身份证复印件、求职申请书、1寸照片三张。2．推荐书。必须由推荐者提交推荐书一份，重点写明推荐理由。3．所有职员招聘都必须经过初试、人才测评、复试、考试〔根据需要〕、招聘小组集体面试、背景调查等程序前方可确定录用。第四条对于初步决定录用的人员，人力资源部负责就薪酬、到职日期、试用期等具体事宜与其进展沟通确认。第五条面试各程序完毕且合格后，由行政人事部经理审核，报总经理批准后录用。第六条发出录用通知应聘者通过几轮的选拔，考核合格并经背景调查确认合格后，行政人事部应尽快通知被录取的应聘者，一般是在考核完毕后的七天左右，一方面寄发录用通知书，另一方面还要以告知的方式通知。对未被录用的应聘者，也应委婉地告知其结果，并对其表示感谢。第七条新员工试用期为1～6个月。公司可根据员工试用期表现或根据对技术、业务的特别要求，经与员工协商，可适当延长或缩短其试用期，但最长不能超过6个月。第八条用人部门填写“试用期考核表〞，经直接主管、部门经理、行政人事部、总经理审批合格后正式录用。第九条试用期考核内容主要包括工作态度、工作能力、工作表现等。第十条本制度经公司总经理审核通过后实施，修改时亦同三、招聘管理工具表单〔一〕应聘人员登记表应聘职位：填表日期：年月日姓名性别年龄出生日期籍贯民族身高体重学历职称安康状况婚姻状况毕业院校所学专业第一外语级别第二外语级别联系方式身份证号期望工资上岗时间其他要求所受教育起止时间学校名称专业学历工作经历起止时间公司名称所任职务相关证明人参加的培训培训机构培训机构培训内容所获得的相关证书所受过的奖励及处分兴趣和爱好个人特长及自我评价〔二〕面试成绩评定表应聘者姓名性别年龄毕业院校专业学历应聘职位应聘时间评价工程评定等级A．优B．良C．好D．一般E．差仪表、仪态专业知识技能的掌握工作经历与应聘职位的关联程度语言表达分析判断能力应变能力情绪控制能力综合评价人力资源部评价录用决策□予以录用□储藏□不予考虑用人部门评价录用决策□予以录用□储藏□不予考虑总经理评价录用决策□予以录用□储藏□不予考虑二、培训管理工作模板〔一〕培训评估报告模板基本信息包括培训工程〔课程〕名称、培训时间及方式、培训地点、培训实施部门等培训反响对培训讲师的评价对培训资料或内容的评价培训组织单位的评价对培训环境的评价其他提出的建议培训工作小结取得的成绩与缺乏之处三、培训管理工具表单〔一〕员工培训申请表申请部门申请人培训时间总时数培训讲师需费用培训地点受训人员培训内容培训器材部门主管签字：年月日主管领导签字：年月日〔二〕培训实施方案表拟办单位：填写日期：培训班名称本年度举办班数培训地点培训负责部门〔人〕培训目的培训对象培训人数培训时间教学目标培训科目科目名称培训方式讲师姓名培训时间培训地点备注培训进度周次培训内容摘要备注第1周第2周第3周〔三〕培训费用预算表编号：申请日期：年月日课程名称日期地点费用预算明细1．教材元/本×本＝元2．讲师报酬元/时×时＝元3．讲师交通费元4．讲师住宿费元/日×日＝元5．讲师膳食费元/日×日＝元6．其他费用元7．合计费用元8．预支费用元参加培训人员名单〔计人〕部门姓名职称备注〔四〕培训反响意见表课程名称：培训讲师：培训时间：年月日满意度调查工程很差差一般尚好好很好1234561．课程内容评价〔1〕对学习到的新知识、观念、技巧等内容的满意程度〔2〕实用性、可操作性〔3〕对今后工作的启发程度〔4〕掌握问题解决方法的助益程度〔5〕到达课程目标或个人需求目标的接近程度2．培训讲师评价〔1〕与课程主题相关之专业能力〔2〕课程的准备工作〔PPT的质量〕〔3〕讲课的条理性〔4〕口语表达能力〔如清晰、准确等〕〔5〕激发学员学习意愿方面的能力〔6〕对时间的掌握、控制程度〔7〕鼓励提问并耐心解答3．培训管理评价〔1〕培训工作组织〔2〕培训教材资料〔3〕培训场地的环境卫生4．学员的感受〔1〕综合感觉〔2〕收获〔3〕启发或心得体会〔4〕建议〔如希望参加的培训类型、课程；推荐内部讲师、好的培训公司和课程；对培训组织形式及与培训相关的建议等〕受训人员签名部门职位填写时间二、员工日常管理工具表单〔一〕员工考勤统计表编号：填表日期：年月日姓名所属部门出勤天数应出勤天数请假迟到早退备注事假病假婚假产假其他迟到累计时间早退累计时间〔二〕员工请假申请单编号：填表日期：年月日姓名所属部门填表日期请假类别□事假□病假□婚假□产假□丧假□其他〔请注明〕请假事由请假时间年月日至年月日部门负责人意见人力资源部意见主管副总意见总经理意见二、员工出差管理工具表单〔一〕员工出差方案申请表出差人职务代理人职务签认出差人姓名姓名代理人出差地点出差时间自年月日时起至年月日时止〔共日〕拟办事项主管副总批示部门负责人申请人日期起止地点交通工具交通费住宿费杂费合计合计合计金额〔大写〕万仟佰拾元角分附凭证张财务主管：会计：经办人：〔二〕员工差旅费报销清单填写日期：年月日单位：元姓名职务出差累计时间单据张出差事由工程金额起止时间地点车费起止时间地点车费住宿费起止起止起止起止膳食费交通费其他备注合计总经理：财务主管：部门主管：出差人：〔三〕员工差旅费支付明细表填写日期：年月日单位：元出差人出差日期核付金额出差事由日期起止间起止地点交通费膳食费住宿费杂费合计工作要点月日起止起止种类金额经理：财务主管：部门主管：出差人：第八章财产物资管理二、达成目标的两个工作事项〔一〕固定资产管理1．建设固定资产管理制度建设科学、严谨的财产物资财务、账目管理制度，防范财产流失。行政部需要根据固定资产、办公用品等财产物资的特点分别建设财产物资管理制度，保障财产物资的管理有章可循。具体制度包括固定资产管理制度、基建工程管理制度及办公用品管理制度等。2．强化固定资产的日常管理行政部配合各相关部门做好固定资产的日常管理工作，开展固定资产的维修、保养工作，确保固定资产使用的安全性。〔二〕办公用品管理办公用品管理主要就是开展办公用品的采购、进展办公用品的保管并负责办公用品的领用。办公用品管理的重点就是使办公用品管理的各个环节实现标准化、制度化。三、财产物资管理工具表单〔一〕物料移交清册部门：共页第页工程规格及说明单位数量备注接收单位：移交单位：主管：经办人〔二〕物资保管清单编号：所属部门：保管人：项次购置日期凭单号码品名规格厂牌数量单位单价签认接收日期处理情况凭单号码年月日年月日〔三〕物料使用转移登记卡使用部门：使用人姓名：职级：填写日期：年月日保养日期财产编号品名规格数量单价总价使用人签认移交人备注二、固定资产管理工具表单〔一〕固定资产登记表财产科目：工程编号：购置日期：年月日使用年限：购置金额：日期凭证字号使用部门日期凭证字号使用部门〔二〕固定资产移交清单部门：填写日期：第页工程规格及说明单位数量备注承受部门：移交部门：经理：主管：经办人经理：主管:经办人：〔三〕固定资产保管记录卡〔正面〕财产分类编号中文名称英文名称厂牌取得日期规格配件台币原价原币值增加资本支出原值使用年龄每年折旧额第一年第年—第年最后一年年月年月年月〔反面〕使用部门接收日期使用保管人签章交还经管部门日期经管部门签章年月日年月日年月日年月日二、办公用品管理工具表单〔一〕办公用品请购单财管字第号填写日期：年月日财产名称规格用途单位数量需用日期估计价值备注请购部门负责人意见：年月日行政部经理意见：年月日主管副总经理年月日主管：申请人：〔二〕办公用品一览表办公用品名称规格单位单价〔元〕代号办公用品名称规格单位单价〔元〕代号〔三〕办公用品登记表使用部门：管理部门：名称编号标准厂名或牌号构造附属设备存放地点耐用年限原价增加价值日期摘要凭证号数单位数量增加减损结存〔四〕办公用品领用表填写日期：年月日部门领用人核发领用物品及规格用途数量单位单价总价主管：保管员：第九章车辆司机管理二、车辆司机管理工具表单〔一〕车辆使用登记表使用人姓名司机姓名牌照号码车名车身号码车型购车日期初检日期复检日期保险记录保险公司保险证号码保险期限保险内容配购价格经销商附属品□收音机□放音机□热风□冷风司机住址住址〔二〕车辆使用申请单第一联留行政部办公室日期：年月日申请人部门随行人数方案用车时间日时～日时部门主管签字派车人签字目的地事由备注第二联交驾驶人，车辆用毕由驾驶人交回行政部办公室。申请人部门随行人数方案用车时间日时～日时部门主管签字派车人签字目的地事由以下内容在用车完毕后由驾驶人填写，交回行政部办公室备查共计行车里程〔公里〕汽油〔升〕有无违章罚款或事故缘由备注用车人签字部门主管签字〔三〕车辆调度派车单使用部门随行人数起止点及时间事由车号行车里程行车时数管理部门主管使用部门主管经办人使用人〔四〕车辆日常检查表车号：填写日期：年月日工程星期洗车加油记录车况记录维修记录备注汽油机油金额配件外观运行维护内容金额加油里程换油里程轮胎音响冷气合计审阅：主管：填表人：第十章安全保障管理二、达成目标的三个工作事项〔一〕劳动安全管理企业在生产经营活动中客观存在着一定程度的不安全因素，因此企业要加强劳动安全管理工作，否那么可能造成员工的伤亡和企业的重大损失。企业的行政部要建设健全劳动安全、劳动保护管理制度、进展劳动安全检查、实施劳动安全宣传教育等，确保企业员工的人身安全，杜绝安全事故发生。〔二〕安全保卫管理安全保卫管理，主要指企业内外的治安管理，具体工作事项包括出入管理、值班管理、治安巡逻管理等，企业通过安全保卫管理保证公司、个人的财产不受损失，确保安全的工作环境。〔三〕消防安全管理行政部应指定专人负责企业的消防安全管理工作，做好消防安全检查、消防安全教育培训、消防设备和器材的检修等各项工作，防止火灾发生，防患于未然。三、劳动安全工具表单〔一〕安全工作日报表填写日期：年月日无意外事故意外事故事故频率对策指标人员时间累计时间工作场所姓名内容原因损失额经理：主管：〔二〕安全检查报告书检验工程待改善工程其他备注复检消防通道□无法使用□道路阻塞灭火道□失效□走道阻塞□缺少走道□阻塞□脏乱门□阻塞□损坏窗□损坏□不清洁地板□不洁□损坏厂房□破损□漏水楼梯□损坏□阻塞□脏乱厕所□除臭□漏水□损坏办公桌椅□损坏工作桌椅□损坏□污损餐厅桌椅□损坏厂房四周□脏乱□废弃未用一般机器□保养不良□根基松动高压线□根基不稳□保养不良插座/开关□损坏□不安全电线□损坏给水□漏水□排水不良仓库□凌乱□防水防盗不良废料□未处理□放置凌乱其他主管：检验员：〔三〕安全整改通知书部门：填写日期：年月日字第号不安全地点不合规那么处或不安全情形说明建议改善事项改善期限改善经过及结果审核厂长部门经理组长班长〔五〕安全事故报告书填写日期：年月日事故内容事故责任人见证人所属部门出事地点发生日期年月日发生时间□早上□下午时发生原因事故状况处理方式基本对策追踪检查制表人：审核人：一、安全保卫管理工作模板〔一〕治安管理制度模板治安管理制度治安管理制度第一章总则第一条为搞好企业的治安管理工作，保证企业内办公环境的安全，特制定本制度。第二条治安管理工作由行政部负责，行政部经理根据企业的实际情况，负责配备保安人员，监视治安工作执行情况。第二章治安管理工作主要措施第三条实行治安岗位责任制1．行政部为明确各级保安人员的职责与权利，标准其行为，应协同保安主管制定“保安员值班岗位责任制〞、“门岗值班制度〞、“保安员交接班制度〞、“保安员器械使用管理规定〞等制度，并监视实施。2．为约束企业员工的日常行为，减少各类事故发生的隐患，共同搞好企业区域的治安防范工作，行政部经理组织制定“治安保卫管理规定〞、“防火防风安全管理规定〞等治安管理条例，并监视贯彻执行。3．行政部应协同保安主管应根据企业厂区的大小和当地社会治安情况，配备相应数量的保安人员，实行24小时值班制度，从而保证企业治安的管理工作有条不紊地进展。第四条实行治安巡视制度1．门卫登记：即在企业大门进出口处配备1～2名保安人员，行使以下职责：〔1〕严格控制无关人员和车辆的进入，对进入企业厂区的来访人员进展验证登记。〔2〕对携带物品外出的人员特别是流动人员，实行严格的检查，防止财物流失，并维护企业厂区的正常秩序。〔3〕防止有碍安全和有伤风化事件的发生。〔4〕门卫登记应实行24小时值班制。2．守护：安排治安保卫人员，对特定的重要目标实行实地看护和守卫工作。行政部经理要根据守护目标的范围、特点及周围环境确定适当数量的守护岗位，并据此安排守护人员。守护岗位的保安人员，应做到下面的“四熟悉〞。〔1〕熟悉守护目标的情形、性质、特点、周围治安情况和守护方面的有利、不利条件。〔2〕熟悉有关制度、规定及准许出入的手续和证件。〔3〕熟悉守护岗位周围地形及设施情况。〔4〕熟悉电闸、消防栓、灭火器等安全设备的位置、性能和使用方法，以及各种报警装置的使用方法。3．