公文写作与处理课件

公文写作与处理机关公文写作

一、公文的功能二、常用公文文种及其选用三、公文的文体、结构与格式四、公文写作的基本要求五、行文规则六、公文写作的语言运用一、公文的功能（一）公文的涵义与特点公务文书，又叫公务文件，简称公文，是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料（包括电报，下同），是传达和贯彻党和国家的路线、方针和政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，指示答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

公文分类按公务文书的自身性质及使用范围，可以把我国现行的公务文书分为两大类：

1．通用文书（1）法定公文（2）事务文书

2．专用文书财经文书、司法文书、科技文书、军事文书等等

公文的特点鲜明的政策性法定的权威性体式的规范性特定的时限性语言的平实性(二）公文的作用（功能）法规功能。公文是发布法律、法规、规章以及规范性文件的有效形式。指导功能。公文是上级机关对下级进行指导工作的重要手段。沟通功能。公文是沟通机关之间横向联系的桥梁纽带。宣教功能。公文是宣传教育干部群众的权威材料。凭证功能。公文是社会活动的真实记录。

斯大林《马克思主义与语言学问题》

“生产的继续发展，阶级的出现，国家的产生，国家管理工作需要比较有条理的文书”。

（三）公文写作与公文处理的意义

.人们对它的认识（伟人说）

“一字入公文，九牛拔不出”

“笔下有财产万千，笔下有人命关天，笔下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸”。

.人们对它的认识（行家说）

公文写作与公文处理的意义

.从办公室的角度看机关工作的纽带领导工作的助手保密工作的重要环节档案工作的基础

公文写作与公文处理的意义

.从法人单位的角度看是组织领导水平的客观反映；是塑造单位形象的窗口；是工作效率和工作质量的真实写照。二、常用公文文种及其选用公文文种即公文的名称，用以表明公文的性质、适用范围和作者职能权限以及制发公文的目的要求等。行政机关的13种主要公文：（一）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。类别有：公布令、任免令、授勋令、嘉奖令、指挥令、否决令、通缉令、特赦令、戒严令、动员令、通令、手令等。我们最常用到的是公布令、任免令。

命令（令）一般由标题（包括发文机关、事由、文种）、发文字号、正文、签发人、日期等几个主要部分。（二）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定可以分为：法则性决定、重大事项决定、机构、人事决定、具体工作决定。

决定的一般结构：

决定一般由标题（包括发文机关、事由、文种）、受文单位、正文、发文机关、日期等几个主要部分。如：国务院关于授予巴金“人民作家”荣誉称号的决定。XXX关于XXXXXX的决定

XXX：

（依据、目的、意义、基本情况）XXXXXXXXXXXX。（决定事项）XXXXXX。（号召要求）XXXXXX。

参看实例决定.doc（三）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。发文机关级别较高（多为省、部级以上机关）。发布的方式一般不张贴，而是通过通讯社、电台、报刊等。如：中华人民共和国国家发展和改革委员会公告2004年第5号（四）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。注意不要把通告写成通知或公告。通告的范围比公告小，各种机关单位都可以发布通告，内容有时具有专门性（如银行、交通方面的），事项可以一般化。发布方式多种多样，可张贴，也可以报刊、电台发布。报纸发布可以省略日期，因报纸有日期。（五）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知属发布、知照文告，针对的对象有特定范围，一般是限于有关单位有关人员，所以叫它“限知性”公文。它的发布方式，多是内部印发张贴，有的也可以公开张贴或公开发表于电台、报刊。

通知的种类有：

1．发布性通知。用于发布法规规章。

2．批转性通知。用于批转或转发文件。

3．事项性通知。用于告知某一事项，如会议通知等。重要会议的通知属正式公文，标题写明什么单位召开什么会议的通知，要编发文号。一般会议的通知属日常事务文书，用得最多，标题可以只写“通知“二字，不编发文号。

4．任免通知。如：关于香港特别行政区政府曾荫培等2人职务任免的通知。

5．指示性通知。对下级机关有所指示，如认为其内容不宜用命令或指示发布的，可以用“通知”发布。写作通知的结构一般性通知的结构：转发XX关于XX

XX的通知

XXXX：wo

现将XXXX”关于XX的通知“(文号)转发给你们，请遵照执行。

X年X月X日

会议通知的结构：关于召开XX会议的通知

XXXX：

为XXXX（目的），定于X年X月X日在XX召开XX会议，研究落实XXXX等问题，请你单位XX准时出席。

X年X月X日

通知任免通知的结构（1）：关于XXX任职的通知

XXX：

经研究，决定：

XXX同志任XX局局长（任期4年）。

X年X月X日

任免通知的结构（2）：关于XX等同志职务任免的通知

XXX：

经研究，决定：

XXX同志任XX局局长（任期4年）。

免去XXX同志XX局局长职务。

X年X月X日

参看实例通知.doc（六）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。通报多限在机关体系内部使用，属于限知性公文。与通知相比，并非都是以上对下，不能有所部署，只能用于批评表扬和通报重要情况。

通报有三种：

通报1．表彰性通报。表扬好人好事的，正文应包括事实、意义、表彰决定、希望与要求等内容；表扬先进典型、介绍先进经验的，正文应包括事迹、经验、决定等内容。如：国务院关于表彰国家科委等单位长年深入基层开展扶贫工作的通报。表彰性通报的结构：关于表彰XXXX的通报

XXX：

XXXX（表彰事实、背景），XX（意义）现决定对XXXX予以通报表彰。

XXXXX（号召）

X年X月X日通报批评性通报的结构：关于XX擅自XX的通报

XXXX：

XXXX（错误事实）。XXXXX（决定或措施）。

XXXX（要求）。

X年X月X日2．批评性通报。批评事故，正文要包括经过情况、原因和决定（包括防止办法）；批评坏典型的通报，要有清楚的情况介绍、合理的因果分析和正确的指示决定。一般有附件。通报批评性通报的关于XX擅自XX的通报

XXXX：

XXXX（错误事实）。XXXXX（决定或措施）。

XXXX（要求）。

X年X月X日工作通报的结构：关于XX年XX工作的通报

XXX：

XXX（基本情况）。XXXXXXXX（成绩和问题）。

XXXXX（要求）。

X年X月X日3．工作情况通报。传达重要情况和要各机关知道的事项。以情况为主，可以有分析、提要求。如：中共广东省委、广东省人民政府关于全省林业大检查的情况通报。（七）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。格式包括标题（发文机关、事由、文种都不能省略）、原由、事项、结语（用“提请审议”字样结尾）。如：国务院关于提请审议《中华人民共和国劳动法（草案）》的议案。

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。如：关于农村中小学教育收费专项检查情况的报告。

格式：包括标题、原由、事项、结语（用“特此报告”、“专此报告”字样结尾）。类别：综合报告、专题报告（八）报告

报告

1.综合报告：情况问题全面，意见建议有根据，以便上级了解和指导。

综合报告的结构：关于XXXXXX的报告

XXXX：

XXXX（情况或依据）。

XXXXXXXX（说明）。

XXXXX（结论或设想）。特此报告

X年X月X日专题报告的结构（1）：关于XX事故的报告

XXXX：

XXXX（事故经过）。

XXXX（事故后采取措施）。

XXXX（调查及事故原因）。

XXXX（经验教训和措施）

XXXX（请求处分）特此报告

X年X月X日专题报告的结构（2）：关于报送XX建议的报告

XXXX：

XXX（事实）。

XXXXX（建议的依据）。

XXXXX（建议内容及说明）。

现将XX建议报上，请审阅。

特此报告

X年X月X日报告2.专题报告：反映某项工作和问题，新的举措和设想，要求上级了解或指导。（九）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

请示的结构请示：包括标题、原由、事项、要求（结尾）。标题一般由事由和文种构成。原由应有理有据、具体明白。事项应具体，如需要多少钱、多少人等。结尾应写上“以上请示，请批复”、“以上请示，请审批”等专用公文术语。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。请示的结构：关于XXXXXX的请示

XXXX：

XXXX（请示缘由和请示事项）。

XXXX（提出意见供上级判断、决策）。妥否，请批示。

X年X月X日

（联系人：XX

电话：0551-XX）必须一文一事不能一文数事必须事先请示,不能先斩后奏标题不要写成请示报告语气平气恳切材料真实理由充分、要求明确向主管部门请示，不能越级请示

请示的注意事项参看实例请示.doc区别点请示报告性质呈批性陈述性目的请求指示和批准汇报工作、反映情况时间只能事前事前、事中、事后均可内容只能一文一事可多事报、一事报处理必须答复阅存，可不答复结尾妥否，请批示特此报告，请审阅

请示与报告的区别报告的特点行文的单向性表达的陈述性（十）批复批复的适用范围：适用于答复下级机关的请示事项。写批复应注意：批复是上级机关对下级机关请示的答复。批复意见要明确，如不同意，要写出不同意的理据，如部分同意，部分不同意，要分别写出意见。不要模棱两可，含混不清。批复的结构：关于XXXXXX的批复

XXXX：

你XX“关于XXXX的请示”﹝2003﹞3号）收悉。现批复如下：

XXXXX（答复问题）。

X年X月X日

批复格式要求：

1．标题。写成“关于×××的批复”或者“×××关于×××的批复”。如：国务院关于同意广东省设立茂名市茂港区的批复（国函〔2001〕11号）

2．原由。应用类似“你省《关于茂名市设置茂港区的请示》（粤府〔2000〕38号）收悉”、“你局《关于上报信宜市第三中学扩建项目可行性研究报告的请示》（信计字〔2003〕132号）收悉”作为原由。批复的结构：关于XXXXXX的批复

XXXX：

你XX“关于XXXX的请示”﹝2003﹞3号）收悉。现批复如下：

XXXXX（答复问题）。

X年X月X日

关于“批示”：与“批复”相近又直接有关的是“批示”。它是机关领导人对文件处理所批的意见。应该写在批示单上，有时批在文头空白处。一般很简单，如：“同意”、“中肯”、“送×××同志阅处”等，不单独行文。内容多的往往据以起草为“批复”或“通知”等公文，但有时也以“批示”发文。“批示”因是随文而发，其写法除了开头不必写是关于何文的批示外，基本与“批复”相同。（十一）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。

作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，须经上级批转。所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致意见时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签报请上级机关决定。上级机关应对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。

作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。

作为平行文，提出的意见供对方参考。意见格式要求：

1．标题。一般采用“发文机关+事由+文种”的模式。如：中共中央国务院关于做好2001年农业和农村工作的意见。

2．原由。讲明发布意见的背景和根据。

3．事由。具体对工作指导的办法和措施。

4．结尾。一般为提出要求。意见的结构：关于XXXXXX的意见

XXXX：

XXXX（提出问题或依据），现就XX问题提出以下意见：

XXXXX（见解或办法）。

XXXXX

（注意事项、预测前景、补充说明、实施要求，此部分亦可省略）如无不妥，请转发各地施行。

X年X月X日（十二）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法律效力。函有商洽函、问答函、审批函、答复函。函的格式（在信函式格式中提到）与书信大体相同，因为是郑重的公务，所以要有一定的格式，用语要得体，要讲礼貌，不亢不卑，不能用命令的口吻、粗暴的语气。参看实例函.doc

函的主要结构：函的结构（1）：

安徽省交通厅

————————————————————————

皖交函〔2006〕1号关于转送XXXXXX的函财政厅：

现将《XXXXXX》转送你厅，供参考。二○○六年一月一日

函的结构（2）：

安徽省交通厅

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皖交函〔2006〕1号

关于XXXXXX的复函省政府办公厅：

现将《XXXXXX》报送办公厅，供参考。

二○○六年一月一日

1．函头。印有“名头”的发函纸，单编发函号，“发文字号”中加“函”字。函号在武文线下一行标识。（注意：文号有函字的不一定都是“函”，如国务院的批复用“国函”字样）信函式格式与便笺头比较函的主要结构：

2．标题。有两种写法：机关＋事由＋复函对象＋文种，事由＋文种。文种要写明是函还是复函。标题在函号下空一行居中标

3．上款。受函机关或领导人。

4．正文。“发函”大体是开头提出问题，说明是什么事或针对、根据什么。主体表示要求，商洽什么，告知什么，请求什么，即要对方做什么。结尾要求何时答复及得体的礼貌用语，如“请大力协助为盼”，“望准予××是荷”，“望能同意”，“请即函复”，“盼复”，“望早日函告”等。“复函”与“批复”类似，说明是根据什么函所发的复函，表明态度，结尾一般用“特此函复”作结束语。

关于XXXXXX的函

XXX：

XXXXXX（发函目的、原由）。

XXXXXX（要求对方做什么）。妥否，请函复（望函告）。

X年X月X日

（十三）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要不加盖印章。会议纪要是把会议整个情况和结果简要地记下，形成文章，作为会议的一种文件，属于议决性公文，也叫会议文件。有些重要会议，可以用决议、决定等公文郑重发布议决的问题。有些较为一般的会议，可以采用会议纪要的形式上呈下达或公诸报端。主要包括以下两类：会议纪要办公会议纪要的结构：ＸＸ办公会议纪要第Ｘ期

XX局办公室编X年X月X日

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时间：地点：主持人：出席：列席：记录：（会议决定事项）1．例会、办公会议的纪要这是机关研究日常工作和日常事务的会议。大体有固定的时间，有相对固定的出席者，如市长办公会、局务办公会等。这类会议的纪要，往往办成长期的，类似简报。会议纪要版头标识由“××××××会议纪要”组成。用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。期数在版头下一行中间处标明“第×期”，红色反线上左标编者“××××办公室编”，右标日期。正文内容包括时间、地点、主持人、出席人、列席人、会议议决事项。

会议纪要办公会议纪要的结构：ＸＸ办公会议纪要

XX局办公室X年X月X日

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时间：地点：主持人：出席：列席：记录：（会议决定事项）工作会议纪要的结构：关于XXXX工作会议纪要

XXXXXXXX（交代会议背景包括会议目的、会议议题、参加人员情况、领导是否出席并讲话）

XXXX（领导讲话重点）。

XXXX（会议认为、会议决定）。

XXXX（会议要求）。2．专题性、大型会议的纪要这种会议纪要大体规格是由标题、正文、文尾构成。标题有两种写法：一种是简括标明议决的问题，然后以副题写明什么单位什么性质的会议纪要。另一种是严肃朴实地写下何种会议纪要，让人一目了然，如《西藏工作座谈会纪要》、《广东、福建两省座谈会纪要》等。标题下面注明日期。文尾，除公开发布外，作为文件发布或上送下达，要按公文要求注明主送、抄送、发送的范围。对国家行政机关的主要公文种类中没有“条例”、“规定”，大家可能会有疑问：刚才讲到命令（令）的格式时，温家宝签署的国务院令第375号公布《工伤保险条例》、黄华华签署的广东省人民政府令第81号发布《广东省计算机信息系统安全保护管理规定》，这些不是行政机关的条例、规定吗？其实，这些都是作为命令（令）的附件下发的。文种使用中的常见错误（一）自制文种

在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种并俨然以正式公文行文。常见的有：“请示报告”、“工作思路”、“情况汇报”等。（二）误用文种把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种使用的情况。常见的有：把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“方案”等作为公文文种直接使用。把属于总结类的文种“小结”、“总结”，以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、

“实施细则”等作为正式文种直接使用。但是，如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布，则是规范用法。如“××市委办公室关于转发《市委宣传部××年工作要点》的通知”，““××政府办公室关于印发《××年××工作实施方案》的通知”。

(三)混用文种不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。常见的有：“通知”与“通告”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。

（四）滥用文种一些部门单位为了突出本部门单位工作在党委、政府行文中的地位，代拟文稿的时候总是喜欢用“决定”文种。“决定”这种文种，市级以下党委、政府一般用于加强自身建设、表彰先进、向英雄模范人物学习等方面，或者用于关系经济社会大局的重要政策性文件，中央、省委文件也极少用“决定”文种。三、公文的文体、结构与格式（一）公文的文体公文的文体是指公文的表达方式。属应用文体，但它又不同于一般的应用文，具有自身的特殊属性：

1．公文被规定以现代汉语的书面形式（即白话文）作为必须使用的符号系统。

2．公文兼用说明、叙述、议论三种表达方式。（二）公文的结构公文的结构是指公文的组织结构，具有规范性和相对确定性。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。（三）公文的格式（重点内容）公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。

1.公文用纸幅面及版面尺寸

公文页边与版心

用纸：国际标准A4型纸210mm×297mm天头（上白边）：37±1mm订口（左白边）：28±1mm版心：156mm×225mm(不含页码)2．公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。3．排版规格与印制装订要求①排版规格：文字符号从上至下、自左而右依次横写横排。正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。②制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。③印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。④装订要求：公文应左侧装订，不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。

4．公文中各要素标识规则

公文由眉首、主体、版记三部分组成。置于公文首页红色反线(宽度同版心，即

156mm)以上的各要素统称眉首；置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称记。

00001

秘密★机密一年

特急

安徽省交通厅文件皖交办﹝2006﹞1号————————————————————

关于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日主题词：××××通知————————————————————

抄送：××，××。————————————————————

省交通厅办公室2006年1月1日印发

-1-

①眉首公文眉首由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人等部分组成。

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秘密★机密一年

特急

安徽省交通厅文件皖交办〔2006〕

1号———————————————————关于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日主题词：××××通知————————————————————

抄送：××，××。————————————————————

省交通厅办公室2006年1月1日印发

-1-眉首要素之一

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。公文份数序号用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。如“1”编为“01”。通常带有密级公文编制份数序号，不带密级公文也可编制份数序号，如国务院文件都编有份数序号。

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秘密★机密一年

特急

安徽省交通厅文件皖交办〔2006〕1号————————————————————关于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日主题词：××××通知————————————————————

抄送：××，××。————————————————————

省交通厅办公室2006年1月1日印发

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公文份数序号眉首要素之二

秘密等级和保密期限用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行。秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。如机密★1年。在此需要说明的是，如不标识保密期限，秘密等级两字之间应空l字距离；如需标注保密期限，则秘密等级的两字间则不空l字距离，以使该字段不致过长。00001

秘密★机密一年

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安徽省交通厅文件皖交办〔2006〕1号————————————————————关于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日主题词：××××通知————————————————————

抄送：××，××。————————————————————

省交通厅办公室2006年1月1日印发

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秘密等级和保密期限眉首要素之三

紧急电报有“特提”、“特急”、“加急”、“平急”，紧急公文应根据紧急程度标明急件或特急。标识紧急程度用3号黑体字，顶格标在版心右上角第1行，两字之间空1字。同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。00001

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安徽省交通厅文件皖交办〔2006〕1号————————————————————关于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日主题词：××××通知————————————————————

抄送：××，××。————————————————————

省交通厅办公室2006年1月1日印发

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紧急程度眉首要素之四

由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm（信函为30mm，命令为20mm）。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大22mm×15mm。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号。00001

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安徽省交通厅文件皖交办〔2006〕1号————————————————————关于××××××的通知××：

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附件：1.××

二○○六年一月一日主题词：××××通知————————————————————

抄送：××，××。————————————————————

省交通厅办公室2006年1月1日印发

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发文机关标识眉首要素之五

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称不应简化(如2006不编为“06”

)，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位(如1不编为01)，不加“第”字。发文机关标识与红色反线之间的距离是3行位置，发文字号应标在第3行，并且不要紧贴红色反线，空出约4mm的距离，实际掌握只要不贴红色反线即可。发文字号应居中。00001

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安徽省交通厅文件皖交办〔2006〕1号————————————————————关于××××××的通知××：

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附件：1.××

二○○六年一月一日主题词：××××通知————————————————————

抄送：××，××。————————————————————

省交通厅办公室2006年1月1日印发

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发文字号发文字号中的常见问题

（一）年号不全。如：将“2007”省略为“07”。（二）括弧不对。发文年度应用六角括弧“〔〕”括入。错用成圆括弧“（）”、方括弧“［］”、方头括弧“【】”。（三）位置不当。将发文年度位置提前到了机关代字前面。如：将“×发〔2007〕×号”错为“〔2007〕×发×号”（四）序号累赘。发文顺序号中多加了“0”变成“0×”。（五）一文多字号。联合发文时并用了几个单位的发文（六）一字号多文。用同一发文字号制作两份不同的文（七）跳号。没有按自然数的顺序依次排列，中间出现跳号现象。（八）字第搭配不当。正确的是“字”在年号之前，不用“第”；前面用“字”，后面用“第”；前面无“字”，后面就不应有“第”。常见的错误是：有“字”无“第”或有“第”无“字”。但“字”、“第”均省去是正确用法，如：×委〔2007〕×号（九）滥用“发”字。只有重要文件才采用“××发”字号。（十）自制发文字号。未按规定要求编制发文字号。眉首要素之六

上报公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第l行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。00001

秘密★机密一年

特急

安徽省交通厅文件皖交办〔2006〕1号签发人：××————————————————————关于××××××的请示××：

一、××

二○○六年一月一日（联系人：×××0551-×××）······签发人下行、平行公文首页版式上报公文首页版式实际操作中的常见错误版头使用中的常见问题

（一）版头混用。将下行文版头用于上行文。如使用“××文件”式样的版头用于向上级报告事项、请示工作、任免干部或批复等。这里应该使用“××（

）”的版头。

（二）使用非标准版头。使用设计或印刷不标准的版头。常见的是：格式不对、尺寸不标准、非红色印刷、发文机关字体不庄重等。

（三）使用没有版头的白纸印发文件

②主体公文主体由标题、主送机关、正文、成文时间、附件、附注等部分组成。

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安徽省交通厅文件皖交办〔2006〕1号————————————————————

关于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日（附注：××××××）主题词：××××通知————————————————————

抄送：××，××。————————————————————

省交通厅办公室2006年1月1日印发

-1-主体要素之一

公文标题由发文机关、中心语、文种三部分组成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题在红线下空2行，用2号小标宋体字（常见的公文标题一般都加粗），可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题00001

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安徽省交通厅文件皖交办〔2006〕1号————————————————————关于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日主题词：××××通知————————————————————

抄送：××，××。————————————————————

省交通厅办公室2006年1月1日印发

-1-

公文标题中的常见问题（一）缺少发文机关或通过决议、决定的会议名称。

“决议”、“决定”等文种的标题不能省略发文机关或通过决议、决定的会议名称。如“中国共产党湖南省第九届委员会第三次全体会议关于《中共湖南省委关于认真学习贯彻党的十七大精神，努力开创富民强省新局面的决定》的决议”，就不能省略会议名称，《中共湖南省委关于认真学习贯彻党的十七大精神，努力开创富民强省新局面的决定》，就不能省略发文机关。

（二）用发文字号代替文件名称

如：“关于××〔1997〕×号文件的批复”，这类标题的事由，除极少数熟悉标题中所述文件的内容的人外，其他人是不能明白的。应将原文件标题或其主要内容明确标注在批复文件当中。

（三）文字累赘。如：《××××人民政府关于认真贯彻落实×政发〔2007〕××号文件精神，积极动员群众大力开展抗旱播种保苗，保证今年农业夺取丰收的情况的报告》，发文机关可省略，所引文件的发文字号应删掉，事由可概括，改为《关于春耕播种情况的报告》就简明了。此外，在标题中常出现文字或词义重复的现象，如《关于贯彻××××通知的通知的通知》，应为《关于贯彻××××通知的通知》；又如《关于请求解决××××的请示》，应为《关于解决××××的请示》，后面有请示，前面用请求就是多余的。如《××政府办公室关于印发〈关于××××活动实施方案〉的通知》中，后一个“关于”就可以不要。

（四）滥用标点符号。除引用文件用书名号外，公文标题中一般不标注其他标点符号。

（五）缺少文种。如《××市人民政府批转市教育局关于建立高等院校学习基地的报告》，误把被转发部门的“报告”当作本公文的文种，应在其后补上“通知”这一文种。（六）发文机关简称不规范。如：如把“劳动和社会保障局”简称为“劳社保局”，就不规范。如果是“发展和改革委员会”应简称为“发改委”，如果是“人口和计划生育委员会”应简称为“人口计生委”。主体要素之二

主送机关是公文受理机关，应当使用全称或者规范化简称。标题下空l行，左侧顶格用

3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

主送机关00001

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安徽省交通厅文件皖交办〔2006〕1号————————————————————关于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日主题词：××××通知————————————————————

抄送：××，××。————————————————————

省交通厅办公室2006年1月1日印发

-1-

主送机关中的常见问题

（一）缺主送机关。除公布性文件外，一般文件都必须标明主送机关。但有的文种如会议纪要等，主送机关一般放在文尾末页下端。

（二）主送机关表述不规范。未按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、有关部门的顺序排列；未用全称或规范化简称，如“市府”应为“××市人民政府”；分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号的原则办理；随意使用统称，如“市内各单位”。（三）多头主送。主送机关不止一个。向上级机关行文，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。

（四）主送个人。公文不得主送领导个人。

主体要素之三

正文在主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

正文00001

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安徽省交通厅文件皖交办〔2006〕1号————————————————————关于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日主题词：××××通知————————————————————

抄送：××，××。————————————————————

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正文中的常见问题

（一）错别字。如：（1）因粗心大意，将“宏观”错成“客观”，“拨款”错成“拔款”，“突击”错成“突出”……；（2）因辨析不准，将“淡薄”错成“淡簿”，“渎职”错成“赎职”，“严厉”错成“严励”。

（二）标点符号错误。常见顿号与逗号混用，逗号与句号混用，方括号与六角括号混用，书名号与引号混用。

（三）数字使用不规范。应该用阿拉伯数字的用了汉字，如“20世纪90年代”错成“二十世纪九十年代”；应该用汉字的用了阿拉伯数字，如“党的十七大”错成“党的17大”。正文中的数字，部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写，其余的应当使用阿拉伯数字。

（四）随意简称。如将“社会主义精神文明建设”简称为“社精文建设”，“高速公路公司”简称为“高速公司”。

（五）引文标注错误。未按所引用公文的发文时间、标题的发文字号的顺序引用。如“你单位××〔2006〕×号文件（关于×××的请示）收悉。”应为如“你单位关于×××的请示（××〔2006〕×号文件）收悉（六）随意使用字体字号。

（七）随意设定字距行距。

（八）前后表述不一致。如前面用单位全称，后面却用规范性简称。主体要素之四

附件在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码，如附件：1．×；附件名称后不加标点符号。上行文（请示）必须告知联系人姓名、电话，以附注形式标识。附件00001

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安徽省交通厅文件皖交办〔2006〕1号————————————————————关于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日主题词：××××通知————————————————————

抄送：××，××。————————————————————

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附件标识中的问题

（一）有附件不标注。（二）附件名未标全称。（三）标注不规范。“附件”二字顶格标注（正确的是顶格空一字）；只标了一个“附”字（正确的是标“附件”二字）；附件未全部标注；附件标题末用了标点符号。四）内容不适。在印发、转发、批转公文的通知中，错将所印发、转发、批转的公文作为附件特殊说明。印发、转发、批转通知和所印发、转发、批转件是共同组成一件公文的，且已在标题中说明，无需作附件标注。“关于印发《××工作方案》的通知”中，工作方案就是文件的正文，而不是附件，无须标注。主体要素之五

成文日期以领导人签发的时间为准。联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签，一般不使用复印件会签。成文时间以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报，以发出日期为准。成文日期用汉字书写，即俗称“大写”，不能用阿拉伯数字与汉字混用，同时年月日要标全。规定零要写成“○”，是因为“零”与汉字的另一种数字写法“壹、贰、捌”等是一个序列，而采用“一、三、五”这种写法用“○”比较协调。成文日期00001

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安徽省交通厅文件皖交办〔2006〕1号————————————————————关于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日主题词：××××通知————————————————————

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成文日期标识中的常见问题

（一）将拟稿日期作为成文日期。成文日期，一般以领导人最后签发的日期为准；经会议讨论通过的决议、决定等，以会议通过的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；电报以发出日期为准。成文日期应当写明年、月、日，年份不能简写。

（二）将打印日期作为成文日期。

（三）汉字和阿拉伯数字乱用。党的机关应用用数字标识：“2005年3月20日”，行政机关应用汉字标识：二○○五年三月二十日。

（四）位置不当或与落款不协调。常见错误是成文日期第一个字向左越过发文机关第一个字或直接向左靠齐。正确位置一般应是成文日期第一个字与发文机关第三个字（或中间）对齐，向右排印。当发文机关最后一个字比正文缩四个字排印时，成文日期的最后一个字比正文缩两个字。总的原则是，成文日期的标识是与发文机关标识协调，以保持文面的美观。

主体要素之六公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。行政机关联合向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。公文生效标识

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。00001

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安徽省交通厅文件皖交办〔2006〕1号签发人：××————————————————————关于××××××的请示××：

一、××

二○○六年一月一日

（联系人：×××0551-×××）A．单一发文印章B．联合行文印章有两种情况：

a

a当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。联合行文印章

b

b当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。关于印章的特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

机关印章使用中的常见问题

（一）当用不用。请示、报告等上行文应该用印而未用印。

（二）不当用印的却用了印。如印制的有特定版头的一般普发性文件和会议纪要却用了印。

（三）位置不当。用印既不压发文机关也不压成文日期或只压其中一个。

（四）模糊不清。未及时清洗印章，使印记模糊不清。

主体要素之七

附注是需要说明的其他事项。上行文请示必须告知联系人姓名、电话，公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行。如：（此件发至县、团级，传达到全体党员）。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。00001

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