《档案文献检索》课件

档案文献检索联系方式Emailtjlifj@tjlifj@Te于《档案文献检索》课程在专业课中的地位是一门专业课是档案学的主干课讲授和学习方法互动式课堂教学方法实践教学方法课程的考核和要求考核方式要求——出勤、课堂讨论、小论文、课堂发言等教学参考文献期刊档案学通讯档案学研究档案工作国内著作丁振宁.档案管理工作标准与档案分类法操作指南.吉林音像出版社1陈兆祦.文件论与档案管理.北京：中国档案出版社，１９９３国外著作[美]戴维.比尔曼.电子证据当代机构文件管理战略.北京:中国人民大学出版社,2000陈兆祦.六十国档案工作概况.北京:档案出版社国外档案学论文GUIDELINESONMANAGINGELECTRONICMESSAGESASRECORDS,NationalArchivesandRecordsAdministration,January14,1997,/elecroic/intro.html国际档案理事会电子文件管理委员会报告:电子文件管理文献回顾.http:

SueMcKemmishi,GlendaAcland.AccessingEssentialEvidenceontheWeb:TowardsanAustralianRecordkeepingMetadataStandard.

http://.au/aw99/papers/mckemmish国外档案机构和档案资源网站国际档案理事会，网址为http：／／www．archives．ca／ica／。这是国际非政府组织。它收录了ICA的计划，成员、地区机构和出版物等信息。档案人员资格认证学院(AcademyofCertifiedArchivists)，网址为http：／／www．certifiedarchivists．org／。此网站收录了由超链接连接该学院领导层人员名单、该学院新会员调查官计划、档案资格认可考试、考试题目所依据的档案人员职责描述文件的文本、1998年档案资格认证考试的数据、资格认证维护的准则和建议，等等。美国档案工作者协会，网址为http：／／www．archivists．org／。此网站收录了美国档案工作者协会教育和研讨会信息、协会指南、美国和加拿大组织的链接信息、会员信息、年度会议信息等。它也收录了经过挑选的美国档案工作者协会情况介绍手册，如“捐赠者信息”，这对于整个档案界来说是非常重要的资源。国外档案机构和档案资源网站档案人员日记簿(ArchivistsDay-book)，网址为http：／／www．tulane．edu／lmiller／daybookhtml。从这里您可以找到档案人员感兴趣的全世界的全文、研讨会、研讨班和其他信息的链接信息。美国地区性、州和当地档案组织机构目录，网址为http：／／www．smith．edu／pnelson／regionals／。此网站收录了美国所有档案协会的链接信息，包括组织机构的邮寄地址、机构主席和工作简报编辑、会员数量、职责和义务。它也可以链接到加拿大省/地区理事会和协会（http://www.usask.ca/archives/mona3.html）和美国档案工作者协会下属的学生部达到目录。全国历史促进协调委员会。/ncc。能够使档案人员及时了解与档案和历史有关的美国政治事件和政府事务。1982年以来，此委员会还充当起全美历史和档案专业的咨询办公室的职责。绪论一.“档案检索”在档案学中的地位二.档案信息特征三.档案信息管理系统简述一.“档案检索”在档案学中的地位首先，是从档案管理学中剥离出来的一门专业课。其次，从环节上分析，是一个单独的管理环节。第三，从二元档案学理论上分析，是档案信息开发的一项工作。1.档案管理的基本内容文书或档案室阶段收集收集整理保管反馈调整编研提供利用检索鉴定统计登记文书或档案室阶段实体管理收集、整理、保管、鉴定、统计登记工作之一反馈阶段信息开发检索、提供利用、编研、统计登记工作之一2.档案的二元管理——实体管理与信息开发二.档案信息特征档案信息与载体的不可分离性档案信息传递中的增值性档案信息在传递过程中被官方利用，其内在价值不单完整无损，反而会在信息交流中扩散、增值，产生直接或间接的社会效益或经济效益。档案信息在利用过程中，通过一定的加工方式（编纂、研制、设计等），会再生出与原始档案信息形式完全不同的新的信息或其他文献信息，反映出档案信息实现其价值的多次性和高效性。如方志、年鉴、大事记、机构沿革、统计资料汇集、科技陈国汇编、产品介绍等。档案信息的可浓缩性档案信息可通过加工、选择、组织等技术进行压缩，以便于利用。目前档案信息海量，如要高效利用，需借助信息加工处理技术。常见的档案目录、索引、数据库等，即位浓缩加工的档案信息。档案信息存储与扩散的一致性存储的目的是更快更好的传递、扩散和交流，便于共享。档案信息存储是扩散的先决条件。档案信息总是处于不断积累和传递使用的动态循环之中。档案信息的原始性三.档案信息管理系统简述

（一）档案信息管理系统的结构与功能输入子系统其功能是收集和拣选档案材料，将有价值的档案信息输入系统。存储加工子系统其功能是对档案中包含的信息进行揭示、加工于组织，以档案条目和机读数据的形式，对收集的档案信息进行存储输出子系统其功能是将加工处理的档案信息提供利用反馈子系统其功能是通过统计和用户调研等方式随时掌握和分析系统运行情况和用户需求状况，使用和和系统之间得以交互，使系统不断晚会和优化。档案信息管理系统结构与功能图档案信息管理系统输入子系统存储加工子系统输出子系统反馈子系统收集拣选著录标引编目摘要编研报道检索用户调研统计（二）档案信息管理系统的优化控制统一规划，整体协调，合理划分与组织系统的内部结构，保障系统流通渠道的畅通，使系统有目标、有计划的顺利进行。通过规范化、标准化等措施，提高系统的工作效率和质量，避免浪费，并达到信息资源的共享。及时引进先进技术设备，强化系统功能。科学评价系统，及时发现问题，逐渐完善系统结构和功能。保持与外界的联系与沟通，随时吸取其他信息系统长处，达到系统与外界环境的动态平衡。第一章档案文献检索系统概述

第一节档案文献检索系统的构成档案文献检索的含义对“档案文献检索”一词可以有广义和狭义两种解释。广义的档案文献检索包括存储和查找两个具体过程。前者是指将档案中具有检索意义的特征标识出来，通过编制检索工具、建立数据库等方法使之成为有序的档案信息集合的过程；后者则是指在档案信息集合中选择、获取特定档案信息的过程。狭义的档案文献检索仅指后一过程。存储是查找档案信息的前提或基础，没有存储就无法查找；查找则是存储档案信息的目的，没有查找，存储也就失去了意义。本教材从档案文献检索的广义概念出发，把存储过程和查找过程作为一个整体来研究。存储阶段的目的是使档案信息达到高度的组织化。主要采取对档案文献进行标识化压缩处理的方法，即把档案文献中具有检索意义的特征用语词、代码等符号表示出来，过编目、编写提要等方式将档案原件转换成一种篇幅较短的特殊文献形式，一般成为简短记录档案文献特征的一个条目，并按照一定的规则把这些条目组织起来，形成有序的档案信息集合，供查找之用。查找阶段的目的是获取所需档案信息，主要方法是对档案需求课题进行标识化处理，形成检索提问，再将提问标识与档案信息集合中的标识进行相符性比较，选择出所需要的档案信息，也就是说，在存储的逆过程中把所需档案查找出来。所谓逆过程，是指查找与存储时的思路一致，只是程序相反，形象地说，就是“怎么放进去，就怎么取出来”。档案文献检索的三种形式1．数据检索(dataretrieval)。这种检索是直接回答利用者所需要的有关特定主题的查询，检索出的结果是数据、公式、图表等。包括数值型数据，如某一观测数据、实验数据；非数值型数据，如化合物分子式、产品规格等。数据检索是一种确定性检索，检索结果(有或无，对或错)可直接供利用者利用。2．事实检索(factretrieval)。这种检索也是直接回答利用者所需特定主题的确定性检索，检索出的结果是某种事实，如某一事物发生的时间、地点、过程等。有时它是对检索出的数据进行某种逻辑推理后再输出。3．文献检索(documentretrieval)。这种检索是要查出记载所需信息的档案文献，但检索结果所提供的并不是文献本身，而只是文献线索，检索人员借助．文献线索中提供的存址提取档案文献，再从文献中获得所需信息。因此，文献检索是一种相关性检索，一般说来，并不能直接回答利用者提出的问题。二、档案文献检索系统的构成档案文献群主题分析概念转换目录编制检索工具体系/数据库用户群主题分析概念转换查找检索语言待标档案主题概念检索标识目录数据用户提问主题概念（检索表达式）（标引记录）检索标识著录标引编制检索策略三.档案文献检索方式（一）文献单元方式又称顺检方式、顺序文档。（sequentialfile)以一份文献为一个条目，指明该文献的各种特征，即以文献为单元进行检索，其条目按文献顺序排列。如：案卷目录、分类目录、主题目录等。适用手检系统（二）标识单元方式又称逆检方式、倒排文档（invertedfile）以文献的一个属性标识为单元，指明含有该属性的全部文献，一般只有标识和文献号（档号）。如人名索引、主题索引等适用计检系统第二节检索效率一.查全率和查准率查全率是衡量某一检索系统从文献集合中检出相关文献成功度的指标。即检出的相关文献与全部相关文献的百分比。查全率=检出的相关文献全部相关文献*100%漏检率未检出的相关文献与全部相关文献的百分比。漏检率=未检出的相关文献

全部相关文献*100%查准率衡量某一检索系统的信号噪声比的一种指标，即检出的相关文献与检出的全部文献的百分比。出查准率=检出的相关文献检出的全部文献*100%误检率检出的不相关文献与检出的全部文献的百分比。误检率=检出的不相关文献检出的全部文献*100%二.查全率与查准率的关系查全率与查准率之间是互逆的关系。如果放宽检索以达到较好的查全率，那么查准率就会降低；反之，若限制检索范围以改善查准率，则查全率降低。资料：如何衡量搜索引擎的性能？我们可以将WEB信息的搜索看作一个信息检索问题，即在由WEB网页组成的文档集中检索出与用户查询相关的文档．所以我们可以用衡量传统信息检索系统的性能参数查全率(Recall)和查准率(Precision)–来衡量一个搜索引擎的性能。

查全率是检索出的相关文档数和文档集中所有的相关文档数的比率．衡量的是检

索系统(搜索引擎)的查全率；查准率是检索出的相关文挡数与检索出的文档总数的

比率．衡最的是检索系统(控索引擎)的查准率．对于一个检索系统来讲．查全率和

查准率不可能两全其美:查全率高时．查准率低；查准率高时，查全率低．所以常常

用11种查全率下11种查准率的平均值(即11点平均查准率)来衡量一个检索系统的

查准率．对于搜索引擎系统来讲，因为对于一个查询总能返回很多信息．所以查全率

一般不成问题；加之．没有一个搜索引擎系统能够搜集到所有的WEB同页·查全率很

难比较，所以衡量搜索引擎的性能时．查全率很少使用．目前的搜索引擎系统都非常

关心查准率．即是否为用户提供了相关度报高的、高质量的导航信息．

搜索引擎系统的其它衡量指标还有响应时间、支持峰值查询的能力、易用性、返

回结果的有效性(是否为死链、过时信息)等等．

影响一个搜索引擎系统的性能有很多因素．最主要的是信息搜集策略和检索模型，

包括索引库的更新频率和策略、文档和查询的表示方法、评价文档和用户查询相关性

的匹配策略，查询结果的排序方法和用户进行相关度反馈的机制．三.影响检索效率的因素检索语言的性能检索语言的词汇的范围、专指度、相关关系的显示等，以及检索语言语法的严格、准确度等，影响检索语言的性能。检索途径的数量检索途径多，查全率高。但目录种类和数据库的数据结构有制约作用。著录标引的质量检索标识的准确性是影响查全率和查准率的重要因素。标识是著录标引的结果。检索策略的优劣检索策略指检索途径的选择、检索标识的逻辑表达、检索表达式的灵活调整等。检索人员的素质第二章档案检索语言第一节检索语言的特点与功能第二节检索语言的结构第三节检索语言的分类第一节档案检索语言的特点与功能一.检索语言的特点概念检索语言是根据检索的需要而创制的人工语言，专门用于各种手工的和计算机化的文献信息检索系统，表达文献主题概念和检索课题概念。它作为检索系统的一个构成因素，在提供文献内容检索途径方面起着语言保障作用。检索语言的种类繁多检索语言的实质检索语言的实质是表达一系列概括文献情报内容的概念及其相互关系的概念标识系统，用以对文献内容和情报需求进行主题标引、特征描述或逻辑分类。检索语言的特点检索语言是人工语言，与自然语言相比，其特点：能简单明白、比较患肢地表达文献及检索课题的主题概念语词与概念一一对应，排出多词一义、一词多义和词一含糊现象能明确显示出概念之间的相互关系更容易将概念进行系统排列在检索时便于将文献标引用语与检索用语进行相符性比较。检索语言的词汇、语法和书面形式词汇：指登录在分类表、词表、代码表中的全部标识，一个标识就是一个词汇。分类表、词表、代码表是词典语法：如何创造和运用标识来正确表达文献内容和情报需要的一整套规则。书面形式：主要以书面形式使用，对书写形式有严格要求。二.检索语言的基本功能对文献的主题(及某些外表特征加以标引的功能；对内容相同及相关的文献主题加以集中或揭示其相关性的功能；对大量文献信息加以系统化或组织化：便于将标引用语和检索用语进行相符性比较。检索语言通过它的一套简单明白并具有唯一性和相当专指度的”语词”(即标识)以及明确规定的“语法”(即规则)，能够把文献的内容特征和某些检索意义较大的外表特征尽可能确切地表达出来，从而提高查全率和查准率.在检索中，不但内容相同的文献对检索课题有用．内容相近．相关的文献对检索课题也可能有用。检索语言通过其标识的唯一性，将内容相同的文献集中，并通过它显示概念之间相互关系的各种结构，将内容相近或相关的文献集中，或将其相关性揭示出来，从而有助于准确选择检索标识，提高查全率和查准率。所谓系统化，是指将文献检索标识按文献主题概念之间的相关性进行排列；所谓组织化，是指将文献检索标识按某种严格的序列进行排列。检索语言通过分类排列法或字顺排列法将检索系统中的大量检索标识加以排列使之系统化或组织化，从而明确每一个标记的准确排列位置．这样就可以大大缩小查寻范围，提高检索速度。

检索语言之便于将标引用语和检索用语进行相符性比较主要表现在：一是由于其标识的简洁性、规范化和有序性，进行比对操作十分容易；二是大部分标识采用层次结构．或采用自由组配方式．不仅能进行整体相符性比较(查明文献主题与检索课题是否完全一致），而且还能进行局部相符性比较(查明文献主题与检索课题是否部分一致)-第二节检索语言的结构一.检索语言结构与功能的辩证关系任何一种检索语言，都是由若干种语言要素按一定机构形式结合起来的一个有机统一体，各种要素互相联系、互相作用，共同实现着检索语言的四项基本功能。因此，检索语言的机构状况，对其性能和效率有决定性影响。二.产生检索语言基本功能的各种结构（一）产生检索语言第一项基本功能的结构第一项功能对文献主题加以标引的功能实现用标识标引什么是概念标识表达文献主题内容(及某些外形特征)的概念标识，是检索语言的基本要素：它不仅是检索语言发挥第一项基本功能的工具，而且也是发挥其他三项基本功能的基础．概念标识的区分

从标识的编码形式上号码标识语词标识．代码标识概念标识的区分

从标识形成的阶段上固定标识组配标识概念标识的区分

从标识层次上层次结构标识无层次结构标识概念标识的区分

从标识组配结果上作后组式使用的组配标识作先组散组式使用的组配标识不同类型的标识结构对第一功能的影响1.编码型2.组配型3.层次型1．编码型标识结构

号码标识是利用数字、字母按照一定的编码方法组合而成的标识。如“BA2人民代表大会常务委员会会议”因为号码都是后配的，用号码标识编码时可服从于反映知识分类体系的要求．按知识分类体系(事物．学科和职能分工的分类体系)组织文献信息，形成分类法系统的各种语言。优点：具有很好的系统性语词标识是利用自然语言的语词经过规范化处理后作为标识的。如“上海会议”、“令狐冲”、“独孤剑法”语词标识一般只按字顺排列，因此必须是以语词所表达的事物为中心集中文献信息，形成主题法系统的各种语言。优点：具有很好的直观性代码标识与号码标识类似，也是利用字母、数字按照一定的编码方法组合而成的标识，但它一般仅限于标引某类事物的某一方面的特征，相当于从某一角度对某类事物进行命名2．组配型标识结构通过文献标引工序实际赋予—个文献主题的标识称为文献标识，文献标识所表达的大多是具有多个概念因素的复杂概念。固定标识表达复杂概念的文献标识可以是固定的(即预先组配好的，在分类表、词表编制阶段对复杂概念一一列出专指标识）组配标识表达复杂概念的文献表识是组配而成的，即复杂主题概念要在文献标引阶段，从分类表、词表中选取机构表达概念因素或简单概念的标识来组配表达标识的组合方式先组式标识先组散组式标识后组式标识标识组合（形成）的阶段标引阶段编表阶段检索阶段先组式标识先组散组式标识后组式标识组配型标识的逻辑原理基于概念的可分析性和可综合性的逻辑原理．即一个复杂概念可以分解为若干简单概念(或概念因素)，若干简单概念(或概念因素)也可以综合为一个复杂概念。因此，一个复杂的文献主题概念可以用若干个表达简单概念(或比较简单的概念）的标识的组配来表达电影彩色宽银幕武打儿童美国数字组配标识的优点能反映事物概念多向成族的实际能进行多途径检索包罗主题概念的能力和及时反映新事物、新学科的能力较强标识专指度高扩大．缩小．改变检索范围相当自由．检索时可任意选择专指度，能进行多因素组配检索和逻辑运算，既适用于电子计算机枪索系统电适用于手工检索系统，既可作先组散组式标识使用也可作后组式标识使用组配标识适应的检索方式组配标识系统只有与标识单元方式配合使用时，才能充分发挥其优越性能3．层次型结构标识每一个复杂主题概念都可分出若干层次。标引复杂主题概念的先组式文献标识可以采用无层次结构，包可以采用层次结构，先组散组弍文献标识必定是一种层次结构。无层次结构的文献标识只能回答一个与其完全一致的检索提问；一个层次结构的文献标识能够回答与其层次数相等且层次的顺序相同的多个检索提问。后组式文献标识是无所谓层次结构或无层次结构的．它能够回答任意的检索提问。（二）产生检索语言第二项基本功能的结构第二项功能对内容相同及相关文献加以集中或揭示其相关性实现方式将一种检索语言的全部或部分概念标识置于某种显示概念关系的结构形式中。显示概念关系的结构形式1.等级结构2.参照系统结构3.轮排聚类结构1.等级结构等级结构等级结构使各种概念按相关性排列成一个具有隶属、并列关系的概念等级体系。应用体系分类法分面类表词族索引范畴索引等事例（摘自《中国档案分类法》）LA商业

1国内商业

11商品购销

111工业品购销

1111五金

1112交电

2.参照系统结构参照系统参照系统是主题法系统中各种语言显示概念关系的主要结构形式。是将具有相关性但因为按自顺排列而被分散的那些概念联系起来。应用主题语言事例（摘自《档案主题词表》）DuiWaizhengce

对外政策

D外交政策

F闭关政策

S政策

C和平共处五项原则3.轮排聚类结构轮排聚类结构将表达复杂概念或多因素主题的标识，按它们所表达的每个有检索意义的概念因素或主题因素进行轮排。当某一概念因素或主题因素轮排到检索入口位置时，就能将具有这一特征的标识排列在一起，起到聚类作用。应用标题词叙词关键词分类号（三）产生检索语言第三项功能的结构第三项功能对大量文献信息加以系统化和组织化实现方式将标识置于某种严格有序的结构形式中。应用分类序列结构（分类语言）字顺序列结构（主题语言）字顺分类结构（主题——分类语言）分类字顺结构（分类——主题语言）（四）产生检索语言第四项功能的机构第四项功能便于将标引用语与检索用语进行相符性比较实现方式利用标识的简洁性、规范性、有序性采用标识的层次结构或自由组配结构第三节档案检索语言的分类分类方法按构成原理分按标识的组合方式分按学科、专业分按结构原理分

分类语言按学科（职能）集中文献；以号码为标识；按号码顺序排列体系分类法组配分类法描述语言按事物集中文献；以语词为标识按字顺排列标题法叙词法关键词法代码语言就事物的某一特征，用某种代码标引、排列按标识的组合方式分先组式语言标识在编表时就固定组配好后组式语言标识在检索时才组配起来按学科和专业范围分

综合性语言

多学科语言专业性语言第二章内容总结第一节检索语言的特点与功能第二节检索语言的结构第三节检索语言的分类第三章分类检索语言及《中国档案分类法）第一节体系分类法原理第二节《中国档案分类法》第三节《中国档案分类法》的管理第一节体系分类法原理一.体系分类法二.类目的划分三.分类体系四.分类规则五.类名与注释六.类目之间相互关系的显示和处理七.分类标记的配置八.体系分类法的局限性一.体系分类法概念是一种直接体现学科分类、专业分类和职能分类的等级制概念标识系统，它是对概括文献情报内容及某些外表特征的概念进行逻辑分类和系统排列而构成的。二.类目的划分1.类目是许多具有某种（或某些）共同属性的事物的集合。而对这些事物所具有的共同属性的概括反映，就形成概念，因此，表达一类事物的概念的名称又称为类名，在文献资料的分类上，成为类目。2.类目的划分分类——类是可分的，因为其包含的事物除了具有共性外，每一事物都有自己的个性，因此，可以依据事物的不同属性作为划分标准对一类事物进行层层划分。关于类目划分的例子和有关概念武功剑法刀法棒法子类（下位类）：经过一次划分所形成的一系列概念。母类（上位类）：被划分的类母类与子类的联系：表征母类的属性存在于其子类之中。各子类间的联系与区别：联系——具有表征母类的共性区别——具有各个子类的特性三.分类体系

由于事物一般具有多种属性，这些属性都可作为划分标准，所以分类是可以连续进行的，即经过一次划分所得到的子类，还可用别的属性作为划分标准再次划分。例如武功剑法独孤剑法华山剑法衡山剑法恒山剑法前令狐冲时代恒山剑法后令狐冲时代恒山剑法刀法棒法每次划分出来的各子类互相并列，共同隶属于其母类。形成的体系：即概念等级体系四.分类规则第一，每一次划分时，只使用一个划分标准第二，划分后所得各子类的外延之和应等于其母类的外延要选择反映事物本质的、符合分类目的的属性作为划分标准五.类名与注释(一）类名类名是限定类目所表达的事物概念的内涵和外延。例如：MA216165寒潮类名的涵义类名涵义受上位类、下位类、注释、相关类的制约。（二）类目注释1.作用：明确类目的涵义——更加明确地规定每一个类目的内涵和外延。明确类目之间的关系——完全揭示类目之间的关系以及相似类目之间的关系。明确分类方法——分类表使用的特殊规定。2.注释的方式简单的注释与带实例的注释笼统的注释与具体的注释指示性的注释与参考性注释对一个类目的注释与对一组类目的注释六.类目之间相互关系的显示和处理（一）体系分类法类目关系处理的一般方法1.利用体系分类法的结构形式——处理等级关系和并列关系。2.设置交替类目——处理可隶属于两个门类的类目。3.类目内容划分规则

类目注释等同关系等（二）类目内容范围划分规则——处理各学科、职能间关系1.边缘学科——在重点关系方面设置正式类目，在另一方面设交替类目。如：地球化学——正式类目在地球科学下2.两门学科为各自目的所研究的共同问题，处理1。如：农业经济学——正式类目在经济学下，在农业科学下设交替类目。3.一类事物的总论和分论——按重点关系分类，而不是按学科或问题完全集中。是《中档法》中一个非常典型的问题如机械、建筑等类。4.两门学科、职能的交叉关系——用注释，设参见关系。如有关干部管理问题，在A和B类下都涉及，则在两类下设互参关系。注意：具有交叉关系的类目很多，不可能完全显示。而不完全显示，就会造成漏检。七.分类标记的配置（一）分类标记即分类号，是由具有自然顺序的标记符合构成的。分类号是类目的代号，是分类检索语言的语词。(二）分类标记的条件有较大的容纳性，易于增补和扩展新类目；有较好的表达性，能从分类号辨别类目的涵义和关系；易排易检，排列无特殊规则；号码简短；有伸缩性，便于扩检、缩检；助记性好（三）层累标记制度以一位数字或一个字母标志大类，再加一位数字或字母标志其下位类，如此层层累加数字或字母，来表达类目的层层划分以及类目之间的隶属和并列关系。

1.武功

11.剑法

111.独孤剑法

112.华山剑法

113.衡山剑法

114.恒山剑法

1141.前令狐冲时代恒山剑法

1142.后令狐冲时代恒山剑法（四）变通、特殊的标记方法1.八分法用途：解决同位类超过十个时的标记方法。用法：用1——8标记同位类，当同位类超过8个是，不用9，而用91、92、93标记；当同位类超过16个时，不用99，而用991、992来标记。特点：9不算一级，要与其后面的一位数字结合起来才算一级。即91=9（8+1），

92=10（8+2），

991=17（8+8+1）2.双位法用途：解决同位类个数很多的一种标记方法。用法：在展开时一下就用两位数字。如《中档法》中的NJ151111/151199。特点：不用00-09;10、20等号码，实际标识81个子目。八.体系分类法的局限性1.局限性的最大表现——集中与分散的矛盾。2.典型反映：党政职能的交叉问题总论与分论问题—职能手段的应用。如机械、建筑、经济、教育等。会议问题3.产生集中与分散矛盾的根本原因客观事物的多向成族性与体系分类法类目单线排列原则之间的矛盾。体系分类法采取类目单线排列原则的原因，在于其标识是先组定组标识。反映多种属性的概念因获得了固定的组配形式而成为一体。第二节《中国档案分类法》一.档案分类法与图书分类法的异同二.《中档法》的体系结构三.对于几个问题的处理四.《中档法》的管理一.档案分类法与图书分类法的异同（一）相同构成原理相同：以概念逻辑和知识分类为基础。结构体系大同小异：由基本大类、主表、附表、索引等组成采用的方法、手段类似采用复分、仿分、类号组配、注释、设置交替类目等标记制度、标记符号及标记方法相似采用混合号码、层累制、八分法、双位制及辅助符号等（二）不同1.分类对象档案分类法——类分档案图书分类法——类分图书资料2.分类标准

档案分类法——以人类社会实践活动的职能分工为基础，以档案内容所反映的事物属性为注意分类标准图书分类法——以科学分类为基础，以图书所反映的学科属性为主要分类标准3.分类体系档案分类法——根据国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学、文化等社会实践活动的分工，并结合档案记述和反映的事物的属性关系，形成的逻辑分类体系。图书分类法——根据图示内容的学科性质形成的比较严密的知识分类体系。4.用途档案分类法——主要用于档案分类标引、编制档案分类目录。一般不用于档案实体的分类排架。图书分类法——用于类分图书、编制分类目录、进行分类检索，也用于组织分类排架，对藏书建设和图书流通情况进行分类统计等。二.《中档法》的体系结构（一）基本大类大部政治科学文化经济政治中国共产党党务国家政务总类政法军事外交政协、民主党派、群众团体科学文化G文化、教育、卫生、体育H科学研究经济J计划、经济管理K财政、金融L贸易、旅游M农业、林业、水利N工业P交通Q邮电R城乡建设、建筑业S环境保护、土地管理T海洋、气象、地震、测绘U标准、计量、专利（二）主表类目类目之间的关系标记制度注释1.类目是分类法的基本单位，《中档法》（第2版）共有10万条类目，分为单一类目和组合类目（类组）。单一类目：如KA326关税组合类目（类组）：如KA31企业上缴利润、预算收入2.类目之间的关系

（《中档法》类目体系图示）

K财政、金融、保险、审计………………一级类目

KA财政……………………

二级类目

1财政制度……………

三级类目

11预算………………

四级类目

12工交财务

13商贸、金融财务

14农业财务

︰︰2财政预算、决算

21︰29其他预算、决算（年报）

︰326关税

参见LA74

等同关系同位类并列关系相关关系等级关系3.标记制度混合编号制《中档法》采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合编号制，数字的位数一般表示类目的级位，基本遵循了层累制编号原则。变通方法当同位类过多时，采用了八分法和双位制。补充方法为了补充基本类号的不足，采用了一些辅助符号：“+”

并列符号“：”关联符号“-”

综合复分号“/”

起讫符号“《》”

民族复分号“（）”世界各国和地区复分号“〔〕”

中国地区复分号4.注释（三）辅助表概念又称复分表、附表。是将分类表中某些具有共性的类目从主表中抽出，汇编成各种复分表。作用统一类目，简化类表，缩短篇幅，帮助记忆。类型通用复分表——适用于分类表各大类。专类复分表——是主表中某一类或某几类里所附加的专用性复分表，只供某一类或某些类目使用。1.通用复分表——适用于分类表各大类（1）综合复分表也称总论复分表。是各类具有共性的有关综合事务方面档案复分的依据。复分符号：“—”如《农业条例》标引为“MA—13”农业条例使用要求综合复分表的类目一般不在主表反映，但有时也作为专类在主表或专用复分表中列出，此时应本着“主表——专用复分表——综合复分表”的选择方案。具有综合复分表中两种以上特征的档案文件，只能选择其中主要的一种加以复分，不能重复使用。（2）世界各国和地区表是各类目需要按国家和地区标准复分时的依据。凡主表中表明“依世界各国和地区表分”的类目，都可使用此表复分。复分符号：“（）”如《日本渔业》的标识为“MD（113）”渔业日本（3）中国地区表是各类目档案需要按行政区划复分时的依据。凡主表中注明“依中国地区表分”的，均可用该表复分。复分符号：“〔〕”在该表中还编列了旧的省区名称，并注明该地区存在的年代，如“〔热河省〕（1928—1955）”（4）中国民族表需按民族复分时使用。凡主表中注明“依中国民族表分”，均可使用该表。复分符号：“《》”。如《回族自治》为“B41《03》”（5）科技档案复分表是各类具有共性的科技档案复分的依据。2.专类复分表是主表中某一类或某几类里所附加的专用性复分表，只供某一类或某些类目使用。其使用范围在主表中有规定。如《地质工业规划》的符号为“NA031”使用方法复分时将复分表的号码之间加在主表号码之后。工业专用综合复分表关于仿分通过标引联系了解。组配编号把两个或三个互相关联的类目组配起来，表示分类表中未列出的一个复杂概念。如：NJ37专用机械设备

宜入各类，如愿在此集中，采用组配编号法，按本分类法序列排。例如石油化工机械为NJ37：NR7三.对于几个问题的处理1.交叉关系的处理中共各级组织所形成的档案，内容属于综合性的和党内事务的，归入党务类；内容属专门业务的，归入有关专类。各项专业活动所形成的具有交叉关系的档案，恰当划分各个类目的归属范围设置互参2.集中与分散问题的处理基本原则——从总到分的原则，集中与分散相结合的办法。具体处理：标准、计量、专利、环保——集中设类干部管理——党、政、军三方面集中设类，即各方面形成的有关干部管理的档案，分别集中于有关的三个类内；计划、科学研究、基本建设、机械设备、经费——部分集中、部分分散。综合性的、通用的、基础性的——集中设类专项的、应用性的、专业的——归入有关专类

第三节《中档法》的管理一对《中档法》实施管理的作用档案分类法在使用过程中，会出现许多漏洞和错误。为修正这些错误，要修订。新事物、新概念不断涌现，档案材料不断增加，要求分类表增加新类目。二.分类法修订和管理的内容1.增加新类目，扩充加细。2.删除不必要的类目3.调整类目体系4.增设附表和注释5.采用分类新方法1.增加新类目，扩充加细。（1）直接增加下位类的细分。NL13运输机细分为NL13运输机

131运5型

132运7型

133运10型（2）把注释改为下位类R122城市详细规划包括居住区规划、中心规划区、商业区规划、工业区规划、历史地段保护规划、专业工程详细规划、城市设计

细分R122城市详细规划

1221居住区规划

1222中心区规划

1223商业区规划

1224工业区规划

1226

历史地段保护规划

1227专业工程详细规划

1229其他

（3）加注“复分、仿分”进行细分。

TA6海洋资源开发与利用

依世界各国和地区表（Ⅰ）分ND78通用设备、仪器

仿NJ分（4）扩大组配编号法的使用范围

TD49其他专业测量

宜入各专业类，如愿在此集中，采用组配编号法，按本分类法序列排。例：水文测量为TD49：ND2112.删除不必要的类目对分类表中的漏洞、错误进行订正、修改。3.调整类目体系增设基本大类、调整类目之间的关系以及不合理的排列顺序，甚至对某些类的体系进行彻底修改。4.增设附表和注释5.采用分类新方法三.《中档法》的修订第一版1987年12月特点：是我国第一部统一的档案分类法是一个简表，类目太粗，不能满足分类需要。使用允许各使用单位根据本专业或本部门档案的实际情况，对有关类目进行扩充加细。类目细分后，填写《细分类目登记表》，报《中档法》编委会审批。管理和修订第2版1995年1月第2版在以下方面对第1版进行了修订：根据我国档案资源构成的实际情况，确定了“一法四表”的体系结构《中华人民共和国档案分类表》《民国档案分类表》《清代档案分类表》《新民主主义革命档案分类表》在第1版19大类基本稳定的情况下，对类目进行了调整和扩充，类目总量由5000条增至10万条。加大了使用复分、仿分、注释、参见等现代文献分类技术的力度，提高了分类表的检索功能。第四章主题检索语言与《中国档案主题词表》第一节主题检索语言的构成、特点与性能第二节标题词法与单元词法的原理第三节叙词法原理第四节《中国档案主题词表》体系结构第五节《档案主题词表》的评价与管理第五章第一节主题检索语言的构成、特点与性能一.主题检索语言用语词表达文献的主题内容，按字顺排列，并设置参照系统显示文献主题之间关系和提供各种查词途径的概念标识系统。文件（案卷）内容概念主题标识（语词）分类标识（分类号）标识主题分析概念转换档案数据值标准分类号、主题词分类语言主题语言主题检索语言的类型主题检索语言标题词语言单元词语言叙词语言关键词语言二.特点标识（语词）是事物名称，一个检索系统中，关于同一事物的全部文献集中的同一标识下。如：主题语言大豆种植计划、产量、收购、价格、进出口贸易、栽培技术、良种推广、加工等分类语言经济管理大豆计划、产量农业大豆栽培、良种推广轻工业大豆加工三.主题检索语言的主要性能1.控制主题检索系统所用的语词标识，以保证其具有较高的检索效率——规范化语词2.引导使用者周密选词——参照系统3.方便标引人员和检索人员查找所需检索词——多种索引规范化标识之案例1.

文件级目录工资薪金薪水薪饷薪俸俸给饷金文件题名检索结果：检索词：工资薪金薪水薪饷薪俸俸给饷金

检索结果60217959329480988累计：≥1755查全率34.3%10.19%3.3%18.7%27.35.58%0.45%规范化标识之案例2.

案卷级目录工资共检索到7条有关工资的条目薪金共检索到3条有关薪金的条目薪水共检索到3条有关薪水的条目薪饷共检索到20条有关薪饷的条目薪俸共检索到15条有关薪俸的条目共检索到15条有关薪俸的条目案卷题名检索结果：检索词：工资薪金薪水薪饷薪俸

检索结果7332015第二节标题词法与单元词法的原理一.标题词法（一）概念标题词法是以标题词作为语词标识，对文献进行标引与检索的主题检索语言。（二）标识1.标题词一种检索用的，经过规范化的自然语言的语词标识。2.标题词的类型依据标题词在检索系统中的作用，标题词分为两种：（1）主标题词2.副标题词在检索系统中起主导作用的词。多为表示事物概念的名词。飞机、信息论、磨损在检索系统中起次要作用的词。多为表现主标题词某一方面概念或通用概念的词。对主标题词起说明或限定作用。稳定性、安全、应用、设计（三）标题词法的特点1.采用规范的检索用的语词标识，主、副标题词经过规范处理后，按固定的顺序排列于标题词表中。2.采用定组方式，即以主标题词与副标题词的固定组配形式来表达某一主题概念，标题词法中未规定的组配关系，不能任意采用。3.一般采用二元组配，即一组检索款目多由一个主标题词和一个副标题词组成。典型的标题词法的检索方式汽车

设计861231

液压系统862022气垫船

设计861568

维修863330

噪音865225组配结果：汽车设计汽车液压系统定组不能组配：汽车维修汽车噪音不能三级组配：汽车液压系统噪音（四）对标题词法的分析优点组配固定；组配误差小；直观性强。缺点采用定组方式，不能充分发挥主题词法组配灵活的特点；二元组配难于表现专指度高的主题概念，降低了查准率。在反映概念之间关系方面，只能反映同义关系（“用—代”），不能反映等级（“属—分”）关系，族性检索功能较差。二.单元词法（一）概念是一种以单元词作为语词标识，对文献进行标引与检索的主题检索语言。（二）标识1.单元词采用自然语言的形式；具有概念的独立性与概念的单元性。单元词所表达的概念具有独立而完整的含义。单元词所表达的概念是一个最基本的概念单元无论在含义上，还是在字面上，都不能再拆分令狐冲教育档案武功武功秘籍2.在单元词法中，单元词按字顺排列。（二）单元词法的特点1.单元词必须是规范的自然语言语词，一个检索系统所使用的全部单元词记录在规范的单元词表中。2.采用后组配方式（后组），即在标引时单元词不组配，而是在检索时才将有关单元词下所列出的文献号加以对比，号码相同者表明有组配关系。典型的单元词语言的检索方式不锈钢焊接861081862522863519866330866332867573868582868996862111866332863519863981864530866332869091两组文献在两个标识下都出现，表明这两个语词有组配关系不锈钢焊接（三）对单元词法的分析优点：运用组配功能，可以用较少的词量，反映较多的主题概念。2.缺点：单元词法的组配是字面组配，容易产生组配误差，降低检准率。实用性较差，在实际中很少使用。第三节叙词法原理一.叙词法的一般原理二.主题词的编表选词三.叙词的组配四.主题词的规范和控制五.主题词法的特点第四节一.叙词法的一般原理（一）概念（二）叙词法对多种检索语言原理的吸收（三）叙词法的构成原理（四）叙词的性质节目录（一）概念叙词法是一种采用表示单元概念的规范化词语的组配来对文献主题进行描述的后组式词汇型概念标识系统。（二）叙词法对多种检索语言原理的吸收叙词法功能组配功能轮排功能索引参照系统语词规范化

单词组配单元词法概念组配组配分类法预先组配标题法对语词的严格规范完善的参照系统关键词法范畴索引等级索引主题词轮排索引体系分类法一（三）叙词法的构成原理1.按主题（文献所论述或涉及的事物）集中文献。2.用规范化的、可以通过组配（概念组配）来表达复杂概念的语词直接标引文献主题。3.用参照系统、分类索引、等级索引、轮排索引和主题词关系图等多种方式显示主题概念之间的相互关系。4.用字顺序列直接提供主题检索途径。5.用于标识单元方式手工检索系统或用于计算机检索系统时，具有标引深度大、能够实现多途径检索，扩大、缩小或改变检索范围灵活，适应多种检索要求等优点。（四）叙词的性质

1.概念性和描述性叙词选用的是基本名词术语，具有很强的概念性。（抽象）叙词法允许用多个主题词来比较具体地表达一个复杂的主题概念，因此有很好的描述性。（具体）如“草食性鱼类”2.组配性主题词组配是叙词法的主要特征。主题词组配严格遵守概念组配原则，检索噪音大大降低。（与单元词法相比）3.规范性叙词法对主题词采用了全面、严格的规范化措施，保证主题词作为一种概念标识的高质量。4.语义关联性采用比较严密的参照系统。还采用分类索引、等级索引、轮排索引、图示法等，以多种形式建立主题词语义网络。有助于保证选词的准确性和全面性，提高标引和检索质量。5.动态性主题词表定期修订，根据实际需要进行增词，删减、改换词，具有较轻反映新事物、新学科、新概念的能力。6.词汇控制特点主题词选词主要依据词的使用频率，并据此对词表进行增删条件，保证现行主题词都有一定实用价值和适当的专指度。7.适应计算机检索系统的特点。由于主题词标识是组配使用的，比较灵活，在检索中可以运用逻辑检索、加权检索法等，能充分发挥计算机的逻辑运算能力。节目录二.主题词的编表选词（一）选词范围（二）选词原则（一）选词范围1.普通主题词表示各种事物及其属性的名词。这些名词所表达的是普通概念。反映各门学科、各种职能活动的基本术语多属于这类名词。如：土壤、棉花、档案馆2.专有主题词表示某一特定事物的专有名词。这些名词表达的都是单独概念如：地名、民族名和语言名、时代和年代、人名、机构、会议名、产品名、事件名、法规条约名等档案主题词表选词范围（二）选词原则以所编主题词表规定的专业或职能范围为依据。要考虑被标引文献的数量及其增长速度，文献数量与主题词数量要成一定比例。（用户保障原则）要考虑检索的具体要求：笼统要求，选表示事物名称的词；专深要求则还要选用反映事物方面、部分、特种的词。充分发挥主题词的优异性能。考虑被选词的使用频率和检索意义。使用频率过高或过低的词都不适用作为主题词（文献保障原则）。要有完备而数量尽可能少的基本词汇。完备——针对大部分文献的标引精炼——避免标引分散。注意选用词义明确，符合科学性、通用性要求的词。避免词义含糊。考虑主题词对检索系统的适应性。机检——少选词组手检——多选词组节目录三.叙词的组配1.概念组配2.叙词组配形式3.叙词组配的作用节目录1.概念组配

叙词法的基本原理是概念组配

采用概念分析与综合的逻辑方法，将复杂概念分解为几个表达简单概念的语词收录到叙词表中，标引、检索时用叙词的组配来表达复杂主题概念。当某些概念分解后产生歧义时，就直接用词组来表示。字面组配与概念组配的区别字面组配其实质是词的分拆与组合（即拆词）概念组配实质是词义的分析与综合（即拆义）区别方法概念组配的结果是参与组配的任何一个概念的下位类。图示字面组配与概念组配区别字面组配宗教+社会学

宗教社会学

航空+病理学航空病理学

香蕉+苹果香蕉苹果

概念组配宗教+社会学

宗教社会学航空医学+病理学航空病理学香蕉味食品+苹果

香蕉苹果2.叙词组配形式（1）同级词组配（交叉组配）同级词：指表达相同性质概念的叙词。同级词组配：在两个或两个以上具有交叉关系的同级词之间进行的组配。同级词组配可以形成一个新概念。如：高等教育*教育改革高等教育改革（2）方面词组配（限定组配）在一个表示事物的叙词和表示事物某一属性、某一方面的叙词之间进行的组配。组配的结果可以形成一个新概念。这种组配形式在叙词组配中应有最广。如：水稻——栽培水稻栽培

录音档案——档案保护技术录音档案保护技术（3）关系词组配（概念联结组配）在两个或两个以上具有密切联系的叙词之间进行的组配。其结果并不形成新的概念，而是反映了参加组配的叙词之间的联系。如：图书馆学-关系-档案学图书馆学与档案学的关系叙词组配3.叙词组配的作用可以控制词汇量，缩小词表篇幅。可以充分表达档案主题，提高标引专指度。可以进行多途径检索和精确检索，自由扩大、缩小和改变检索范围。可以及时反映新事物、新概念。使用计算机检索的需要。叙词组配四.主题词的规范和控制词汇控制，是指对大量的自然语言词汇进行压缩、优选和规范化处理的过程。叙词法选用表达文献主题概念的自然语言语词作标识，在选词过程中进行了严格的词汇控制。节目录控制的内容：1.词量控制2.词类控制3.词形控制4.词义控制5.词间关系控制节目录1.词量控制作用：自然语言词汇量巨大，如果不加选择地采用，会给档案信息的存储、组织和检索带来困难。因此，须对自然语言词汇进行压缩和精选，只将档案标引和检索锁需要的词汇精选出来加以系统组织和排列，对那些使用频率过低的词汇予以删除或者合并。词量控制的方法第一，建立一套完备而精炼的核心词汇。完备——核心词汇应是各学科专业所通用的基本词汇，应相当完备，使得绝大部分档案标引和信息组织不致困难。精炼——要将不常用的词汇压缩至最低限度。第二，控制专指度。专指度指档案主题法的标识与档案主题概念的相符程度。专指度过高的词汇使用频率较低，可将它们合并到其上位词中，以减少词汇量。第三，控制先组度。先组度指表达专指概念的复合词（先组词）在整个叙词词汇中所占的比例。词汇中收录的复合词越多，其先组度越高，词汇量也随之增大。叙词法作为组配型检索语言，既选用了表达简单概念的单词（后组词），也收入了相当数量的表达复杂概念的词组（复合词、先组词），同一复杂概念，是选用复合词，还是用单词组配表达，是叙词法中须解决的问题。一般来说，凡是用单词组配能准确表达不会产生歧义的概念，都应选用单词而在下列情况须使用复合词当组配表达会产生意义失真或失去检索意义时。如猎户星云亲属语言文化水平在标引和检索中使用频率很高的词组，分拆后又要组合在一起。如火箭推进器表达单独概念的专用名词。如环境工厂北京图书馆2、对词类的控制档案主题词可选用的词类，主要是能够表达档案主题概念的词，包括

名词名词性词组极少量形容词由两个或两个以上的词所组成的语言单位。一个词组可以分拆为两个词。单纯词合成词水戏剧其他词类，如动词、副词、介词、连词、感叹词等，一概不选用。数词不列入词表，当标引需要时可按照规则使用。3.词形控制汉字不同形体的优选。简体字、繁体字、异体字等的优选汉语词不同写法的优选。如壮族僮族主题词词序的规定。选择自然词序，不采用倒置词序。如科技档案（正式主题词）科技，档案（非正式主题词）同义词的优选。学名与俗名，选学名新称与旧称，选新称不同译名、全称、简称，选通行词普通同义词之间，选科学、确切、通用的词准同义词的优选准同义词指那些在词语上十分相近、不是同义词但可作为同义词处理等那些词。优选的做法：将近义词合并到其中较为通行的词中。如经济渗透

Y经济扩张、将反义词、否定词合并到其正义词和肯定词中如漏检率

Y检全率将过于专指的词合并到其上位词中如象形

Y六书4.词义控制指对多义词和词义含糊的词加以限定和注释。词义控制方法限义词——从学科、专业、地域、时间等方面对词的含义加以限定如词（语言学）词（文学）黒旗军（山东）黒旗军（广西）注释——是对词义含糊的词进行说明或加定义，以明确词的含义。如特大城市注：100万人以上的城市限义词和注释的区别限义词作为叙词的组成部分，标引时要标出；注释只是用来明确词的含义和范围，标引时不标出。5.词间关系控制叙词法采用的词间关系控制方法：建立参照系统（主要手段）编制各种索引参照系统显示词间关系的方法用参照符号将叙词间的等同关系、等级关系和相关关系予以全面显示，形成一个语义网络。汉语叙词表所采用的参照符号等同关系

YD相关关系C等级关系

SF碳元素Y非合金钢非合金钢D碳元素档案馆F综合性档案馆专业性档案馆信息论C控制论系统论综合性档案馆S档案馆控制论C系统论信息论专业性档案馆S档案馆系统论C信息论控制论参照符号“Z”（族）为族首词指引符，当词表附有词族索引（等级索引）时，才采用此符号，也显示等级关系。参照符号

Z球类运动排球运动足球运动篮球运动乒乓球运动

……

……族首词排球运动

Z球类运动五.主题词法的特点1.直接性档案主题法直接采用自然语言语词作标识，较之分类法中的号码标识在表达概念上比较直观。主题法标识按字顺排列，每个标识都处于同等地位，任何细小主题概念都可按字顺索得，而不想分类法中被埋没于层层类目之下。2.专指性由于主题法直接从档案材料所论述和涉及的具体对象和问题选词，并可通过组配方法来描述复杂主题概念，因此，无论主题如何专深，概念之间的关系如何复杂，只要其具有实际检索意义，都可以根据需要进行主题标引，而不像分类法那样受分类体系的限制，难于归类。3.灵活性主题法中的每个标识都处于相对独立的位置，能够比较方便地加以增删和修改。可以及时反映新学科、新事物、新概念，而不像分类法中的类目，受上位类、下位类、相关类、分类号的限制，牵一发而动全身。节目录第四节《档案主题词表》的体系结构一.主表二.范畴索引三.词族索引四.附表一.主表（一）概念：是词表的正文部分，有全部正式主题词和非正式主题词按汉语拼音顺序排列而成。。（二）《中国档案主题词表》的选词范围20世纪初叶以来反映党、政管理工作的词汇，及档案中经常涉及的政治活动、科学研究、生产技术、经济建设等方面的专业词汇和反映新事物、新概念的词汇主要包括以下方面的词汇：1.中国各民族、各民族文字与语言的名称，世界上其他主要文字、语言的名称，主要宗教名称；2.行政职务与专业技术职务名称，军职与军衔名称；3.部分国家法律和规章名称；4.节目、节令名称，具有特殊重要意义的会议名称和有重大影响的历史事件名称；5.学科名称及反映学科具体内容概念的部分词目，重要的常见的化学元素、矿物、合金、化合物名称；6.小说、戏剧、曲艺、诗歌、绘画等文学艺术作品的泛称词及其使用频率高的下位词；7.田径运动、水上运动、冰上运动和体操等体育运动项目名称及其直接下位词；8.常见的动物、植物、疾病、医药及各类工农业产品的名称；9.枪械、火炮、弹药等武器称谓及其直接下位词（三）词的款目结构款目项Youyong………………汉语拼音游泳[CE]………………款目词及其范畴号参照项D游水…………………“代”项F蝶泳……”分“项蛙泳仰泳自由泳S水上运动………………”属“项Z体育运动*……………

”族”项C水球运动…………

…”参“项等级关系（等同关系）（相关关系）起排列和检索入口作用该词在范畴索引中的分类号显示词间关系节目录二.范畴索引又称分类索引。概念：将主表中的全部主题词按其概念属性划分成大大小小的类目排列而成，以满足从分类的途径查词的族性检索的要求。《中国档案主题词表》范畴索引的特点其类目是参照《中档法》主表的类目，并结合主题词的特点而设置的，所有类目不超过三级。其标识符号采用汉语拼音字母与数字混合制，一、二级类目用字母标识，三级类目用阿拉伯数字标识。《中国档案主题词表》范畴索引的结构G文化、教育、卫生、体育……一级类目GA文化……………二级类目GA1文学……

……三级类目当一个词具有两个类目的属性时，在有关类目重复出现。节目录三.词族索引又称等级索引概念将具有等级关系的主题词汇集在一起，构成一个从泛指词到专指词的等级系统。作用可以从一族词中外延最广的族首词出发，找到一系列同族的主题词，显示其间的层层隶属关系，增强词表的族性检索功能。《中国档案主题词表》的词族索引《中国档案主题词表》确定族首词1233个，入族主题词1398条，占正式主题词总数的52%，包括词表中具有属种关系、包含关系以及一部分具有整体与部分关系的主题词。《中国档案主题词表》词族索引的结构其结构是将入族的词按等级展开的形式排列在族首词之下，族首词之间以及族首词之下的同级主题词之间依据拼音序列排列，族首词为一级词，其下分词前置一个点为二级词，二个点为三级词，三个点为四级词，以此类推。词族索引无标注项和参照项，不包括非正式主题词。节目录四.附表附表一般由专有叙词词汇汇编而成，包括人名、地名、机构名、产品名等。附表的作用将专有叙词单独编成附表，可避免主表体积过大，方便查词。附表中所收词汇与主表一般不重复，实际上是主表的一个组成部分。《中国档案主题词表》的附表1.人名表共11771位明清以来重要人物主要收录明清时期进士、三品以上命官；民国重要政府及执政党的正部级官员；中华人民共和国中央人民政府及中共中央部委局办一级机构正职以上领导人，其他党派、团体主义负责人，上将、正军级以上国职人员，全国各界著名人士，著名华侨与国际友人，与中国重大历史事件有关的著名外国人等。人名表的结构Shenjunru沈钧儒（1875——1963浙江嘉兴）

D沈秉甫沈衡山2.机构名表收录明清1900个明清以来中央级党、政、军、社团、企事业机构名称包括：明清时期重要政府机构以及著名工矿、学堂名称，辛亥革命以来中央政府及其直属机构和派出机构名称，中央立法、司法、军事机构以及大军区的名称，执政党中央机构和派出机构名称，其他政但、团体中央机构名称，有影响的全国学会、协会、宗教团体名称，重要级企事业单位名称以及与上述机构有相同级别的临时机构的名称等机构名表的款目结构及款目词排序方法与主表级别相同，但不标范畴号，也无注释。参照项设Y、D、C。Zhongxuanbu中宣部

D中共中央宣传部Disijixiegongyebu第四机械工业部

C电子工业部节目录第五节档案主题词表的评价与管理一.档案主题词表的评价二.档案主题词表的管理一.档案主题词表的评价（一）词表结构评价1.词表结构的严密性词表的各个组成部分相互对应、相互指引的程度。主表和辅助表各司其职，功能互补，提供不同的查词途径，又相互联系，构成有机整体。2.词表结构与功能的成本效益用尽可能见简明的结构达到尽可能齐全的功能。功能齐全但结构复杂、不编使用，或结构简单但功能单一，都是不可取的。3.词表的易用性指词表的结构模式、排检方式是否易于标引和检索，如有无详尽的使用说明，是否提供了多种查检手段或辅助工具等。（二）词汇水平评价1.完备性与词汇量的大小有关，词表词汇量的多少决定了词表的规模。一般说来，词汇量越大，词汇的完备性越高。完备性受词表性质、专业范围、档案数量、先组度等多种因素制约。应以基本满足标引需要为限。2.专指度指词汇表表达档案主题概念的确切程度。可通过词汇的使用频率来衡量。使用频率过高，说明专指度偏低，需