第二章会计电算化制度及项目实施

第二章：会计电算化制度及项目实施一、会计电算化法规制度（一）相关法律法规1989年，财政部颁布了第一个会计电算化的法规《会计核算软件管理的几项规定（试行）》；（1990年1月1日起施行）1993年修订的《会计法》第一次将会计电算化问题纳入法律规范。1994年，财政部颁布了《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》；（1994年7月1日起施行）1996年，发布了《会计电算化工作规范》、《会计基础工作规范》、《会计档案管理办法》；1999年10月31日九届全国人大十二次会议又重新修订了《会计法》，增加了在关会计电算化的内容，并于2000年7月1日起开始实施的新《会计法》，为进一步加强会计电算化管理提供了法律支持。一、会计电算化法规制度随着时间推移，一部分已经发布的会计电算化法规制度已不再具有效力，根据财政部2011年第10号公告，目前依有效的会计电算化规章主要包括《会计电算化管理办法》《会计核算软件基本功能规范》《会计基础工作规范》和《会计档案管理办法》。一、会计电算化法规制度（二）《会计法》对会计电算化的规定1、对会计核算软件及会计资料的基本规定（1）采用计算机进行会计核算的单位，使用的会计核算软件必须符合国家统一的会计制度规定。（2）二是电子计算机生成的会计资料必须符合国家统一的会计制度的要求。2、对会计账簿登记、更正的规定登记账簿是以审核无误的会计凭证为依据，在账簿上连续、系统、完整地记录经济业务的专门方法，是会计核算的中心环节。一、会计电算化法规制度（三）《会计电算化管理办法》的主要规定1、是明确会计电算化的主管部门会计电算化的主管部门是财政部，其主要任务是研究制定会计电算化发展规划并组织实施等；国务院业务主管部门按照《会计电算化管理办法的规定》，依据业务分工具体负责本部门的会计电算化管理工作。中国人民解放军总后勤部财务部具体负责军队的会计电算化管理工作。2、对会计核算软件提出的具体要求。3、对实行会计电算化的单位提出的具体要求。（软、硬件及制度）4、明确会计电算化的监督管理要求。二、会计核算软件的要求（一）会计核算软件的基本要求1、会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作效率；2、会计核算软件应当按照国家统一会计制度的规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表；3、会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照；4、会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能；5、会计核算软件应当符合GB/T19581-2004《信息技术会计核算软件数据接口》国家标准的要求；二、会计核算软件的要求6、会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况；7、会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能；8、单位修改、升级正在使用的会计核算软件，改变会计核算软件运行环境，应当建立相应的审批手续；9、会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。二、会计核算软件的要求（二）会计数据输入功能的基本要求会计电算化条件下，会计数据的输入方式包括手工录入、存储介质导入以及由其他业务系统传入等。输入的数据主要有三大类：初始数据、记账凭证数据和原始凭证数据。二、会计核算软件的要求1、对初始数据输入的基本要求（1）．输入会计核算所必需的期初数据及有关资料；包括各级会计科目名称、编号、年初数、期初数、累计发生额及有关数量指标等。（2）．输入需要在本期进行对账的未达账项；（3）．选择会计核算方法；包括固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等。（4）．定义自动转账凭证；（5）．用户设置；包括设置每个用户的登录名、登录密码、姓名、操作权限等。二、会计核算软件的要求2、对记账凭证输入的基本要求会计核算软件必须具备输入记账凭证的功能。输入内容应包括记账凭证日期、记账凭证编号、业务摘要、会计科目名称或编码、金额、附件张数等。软件应当对记账凭证编号的连续性进行控制。二、会计核算软件的要求3、对记账凭证的控制功能会计软件应当提供以下控制功能，确保记账凭证的编制和处理符合国家统一的会计制度要求：（1）．正在输入的记账凭证编号与已输入的记账凭证编号重复的，予以提示并拒绝保存；（2）．以编号方式输入会计科目的，自动显示该代码所对应的会计科目名称；（3）．借贷双方金额不平衡，或没有输入金额的，予以提示并拒绝保存；二、会计核算软件的要求（4）．有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，予以提示并拒绝保存；（5）．正在输入的收款凭证借方科目或付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”的，予以提示并拒绝保存；（6）．会计核算软件应提供对已经输入尚未记账的记账凭证进行修改和审核的功能；（7）．对同一张记账凭证，应当具有权限控制功能。防止同一用户对同一张凭证具有输入、修改和审核权。二、会计核算软件的要求4、对原始凭证输入的基本要求（1）．在输入记账凭证的同时，输入相应原始凭证。（2）．在记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计软件自动生成记账凭证。注：记账凭证通过审核或记账后，对相应的原始凭证不能直接进行修改。二、会计核算软件的要求（三）会计数据输出功能的基本要求会计数据输出包括屏幕查询、打印、保存到存储介质以及通过数据接口传输到其他业务系统等多种形式。1、屏幕查询的基本要求在会计电算化下，无须每天将会计账务数据打印输出，平时的查账需求可以通过屏幕查询来满足。屏幕查询一般应当实现对以下内容的查询：（1）．各级会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和当前余额等项目（2）．本期输入的记账凭证、原始凭证二、会计核算软件的要求（3）本期和以前各期的总账和明细账（4）往来项目的结算情况（5）本期和以前各期的会计报表对以上查询内容，会计软件应当显示其是否已经结账。如果需要，也可以对屏幕查询的内容进行打印输出。二、会计核算软件的要求2、打印输出的基本要求对会计核算软件打印输出的要求主要包括以下内容：（1）应当提供打印输出原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、总账、会计报表的功能（2）在总账和明细账的直接记账依据完全相同的情况下，总账可以用总分类账户本期发生额、余额对照表替代（3）在保证会计账簿清晰的条件下，打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少（4）对于业务量较少的账户，提供会计账簿的满页打印输出功能二、会计核算软件的要求（四）、会计数据处理功能的基本要求1、会计核算软件应当具有记账功能2、会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能3、会计核算软件应当提供按照规定的会计期间结账的功能4、会计核算软件应当具有自动编制符合国家统一会计制度规定的会计报表的功能5、会计软件应当采取加密存储、用户身份验证等多种手段确保会计数据安全保密，防止对数据的未授权访问、复制、篡改、删除三、会计电算化岗位及其权限设置的基本要求（一）电算化会计岗位的划分及职责会计电算化的岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。1、基本会计岗位：基本会计岗位与手工会计的各岗位相对应，基本会计岗位必须由持有会计证的人员担任，可以一人一岗、一人多岗或者一岗多人，但应符合内部控制的要求。（1）会计主管；（2）出纳；（3）会计核算各岗；（4）稽核；（5）会计档案管理。三、会计电算化岗位及其权限设置的基本要求2、电算化会计岗位：电算化会计岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计核算软件系统的工作岗位。分为：（1）电算主管：负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识以及相关的会计电算化组织管理的经验。可由会计主管兼任。（2）软件操作：负责会计核算软件具体使用操作，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级水平。一般可由基本会计岗位的会计人员兼任。具体职责是：A、负责所分管业务的数据输入、处理、备份和输出（包括打印输出凭证、账簿、报表）。B、对审核记账人员提出的错误会计数据进行修改。C、对操作中发现的问题，进行记录并向电算化维护员报告。D、出纳人员应做到“日清月结”。三、会计电算化岗位及其权限设置的基本要求（3）审核记账：负责凭证的审核记账。要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级水平，可由会计主管兼任。具体职责是：A、审核原始凭证的真实性、正确性，对不合规定的原始单据不作为记账凭证依据。B、审核记账凭证，包括各类代码的合法性、摘要的规范性、会计科目和会计数据的正确性，以及附件的完整性。C、对通过审核的凭证及时记账。D、进行结账操作。E、打印有关的账、表。三、会计电算化岗位及其权限设置的基本要求（4）电算维护：负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。此岗位要求具备计算机和会计知识，达到电算化中级水平。（5）电算审查：对电算化系统运行进行监督，防范利用电算化系统的舞弊。要求具备计算机和会计知识，达到电算化中级水平。（6）数据分析：负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到电算化中级水平。三、会计电算化岗位及其权限设置的基本要求电算化会计岗位中，软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。会计电算化岗位及其权限设置一般在系统初始化时完成，平时根据人员的变动进行相应调整。电算主管负责设定各操作人员的权限。具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。三、会计电算化岗位及其权限设置的基本要求（二）中小企业实行会计电算化的岗位设置中小企业实行会计电算化后的电算化会计岗位设置，应该注意满足不相容职务相分离的要求，比如出纳和记账审核不应是同一人；软件开发人员不能进行软件操作、处理会计业务。较小单位电算化会计岗位的设置，可由会计主管兼任电算主管和审核记账岗位，由会计人员任操作员和电算维护员，还应单独设立出纳岗位。四、会计电算化系统的试运行1、含义：是指会计电算化系统使用的最初阶段让人工与计算机同时进行会计处理的双轨运行过程。（强调手工会计与电算化都在进行）2、时间：试运行一般应放在年初、年末、季初和季末等特殊会计时期（原因：取得全面的人机数据，也能最全面地估计出可能出现的问题）。前期以人工为主，计算机为辅，后期逐渐以计算机处理为主。运行时间一般为3~6个月，最好能跨越一个会计年度。四、会计电算化系统的试运行3、过程分为四个阶段：试运行前的准备阶段、试运行阶段、过渡阶段和正式运行四个阶段。（1）试运行前的准备阶段：主要是建立电算化工作环境。（2）试运行阶段：全面检验所取得的会计软件在核算结果和核算方法上的正确性及人员分工合理