个人成效与时间管理

个人成效

VS

时间管理STolovelifeis

Tolovetime.

Timeisthestufflife

ismadeof.

目录

上午：概念与理论◆时间管理链◆价值与目标—从结果出发◆选择-制变◆优先矩阵：重要与紧迫◆产品与产能

下午：实用时间管理工具◆减轻大脑负担◆大脑图◆找出时间杀手◆时间计划簿现状

CurrentReality

Business(工作)Useonewordtodescribeyourcurrentbusinessenvironment用一个词描述你现在的工作环境Personal(个人)

Useonewordtodescribeyourcurrentpersonallife用一个词描述你现在的个人生活现状

CurrentReality

Consequences(后果)Howdoesthismakeyoufeel?你对此有何感想？现状

CurrentReality

我就象一个被撕开的人…1我整天跑来跑去，忙得四脚朝天，开会、电话、文件、应酬…，每天都把自己逼到极限才回家，上床时已经筋疲力尽，第二天爬起来又周而复始。我每天做一大堆事，但内心里却常常有一种奇怪的感觉：“做了这么多事情又怎么样？到底哪些事真的有用？”我不得不承认：我确实不知道。我就象一个被撕得七零八落的人，工作对我很重要，家庭对我也很重要。我生活在持续不断的冲突里，想尽一切办法照顾两方面的需要。到底有没有可能在工作和家庭两方面都获得面功和快乐呢？我觉得根本没办法控制自己的生活。我试图想清楚什么对我最重要，也想制定目标，但是别人，包括太太、老板、同事不停地打断我。凡是我定下来要做的事情，十有八九到头来都得给他们要我做的事让路。我就象一个被撕开的人…2所有人都说我相当成功，我拼命努力，放弃了许许多多东西，终于爬到公司的顶峰。但为什么我没有享受幸福的感觉？我觉得生活真没意思。每做一伯事情，都会让我想起还有十件事情没有做，这些事令我内疚。每天有没完没了的事情要做，但是能做完的就那么几件，于是压力来了。怎么能知道什么对我最最重要？到底我应该怎么做？怎样才能享受成功？我好象也知道一生该做什么，也曾想过什么对自己重要，还定过目标，可是一回到日常工作和生活，目标就被淹没和无影无踪了。怎样才能把目标转化到日常生活和工作中呢？时间是串起过去、现在及未来

无数事件的连续线罗盘+时钟=时间管理Compass+Clock=TimeManagement时间记录表

事情可授权不可授权08：00-09：00-------------------------------------------------------------------------09：00-10：00--------------------------------------------------------------------------10：00-11：00--------------------------------------------------------------------------11：00-12：00--------------------------------------------------------------------------14：00-15：00-------------------------------------------------------------------------15：00-16：00------------------------------------------------------------------------16：00-17：00---------------------------------------------------------------------------17：00-18：00--------------------------------------------------------------------------优先矩阵MIM3M2M4黄金规则

TheGoldenRule

BeginWiththeEndinMind

从结果出发Choice

notChange

DeterminesDestiny.

决定命运的是选择，而非机会

ProactiveV.SReactive

制变与应变4D’SD--------------------------------------------------D--------------------------------------------------D--------------------------------------------------D--------------------------------------------------Dothe---------------------------------------,Delegatethe--------------------------------.做-------------的事情，把-------------的事情授权出去。小组讨论：你经常做哪一件事，你的生活、工作就会大为改观？----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------产品与产能成就与效率

帕雷托原则

ParetoPrincipleA:---------------%R:-----------------%课堂练习

工作时间的使用你与你的任务（一）你是否利用某种形式的每周时间来分配今后几天的工作时间？是/否当你想到要做的事情时，你会经常感到惊慌吗？是/否你常常发现自己试图同时做几件事吗？是/否当你开始进行一面任务时，心中有一个明确的目标吗？是/否你不断挣扎在长期积压、等待完成的任务中吗？是/否当你离开办公室一阵以后，你经常得返回去找那张待打电话的人员名单吗？你有时间预先做计划吗？或者你常常遭受突然事件的袭击吗？是/否你经常为了完成任务而熬夜吗？是/否你经常把日常工作带回家完成吗？是/否当你出外一段时间归来后，书桌上堆积了大量的文件、资历料吗？是/否这个练习能帮你注意到你是如何安排工作时间性的。它提供了一套一般性的问题来帮助你反思你特有的情况。不要在某个问题上思考太长时间，把精神集中于明确你安排工作时间的总模式上。本项练习并不旨在得出任何一种效率分数，因此，不要把你自己看成是在受审问。你经常匆匆忙忙赶在最后期限前完任务吗？是/否你经常回顾你的活动以便调节器整工作，减去不必要的责任吗？是/否你知道从哪里获得工作上可能需用要的资料吗？是/否你是否经常做些必要的记录，而不是主要依赖记忆力？是/否你有没有能帮你回忆起事情的方法？是/否你保存会议的记录，并将客观存它们有条理地归档吗？是/否你对工作的先后次序清楚吗？是/否每当侈需用要一些日常资历料，如：档案，电话号码名单和地址的时候，你能立即找到它们吗？是/否为了不使脑子经常从一项工作转向另一项工作，你将任务分门别类吗？是/否你有时会在半夜醒来，想趣本应白天做的事吗？是/否你和你的任务（二）你与你自己（一）你经常把工作延期到“更晚时间”做吗？是/否你开始工作时通常处于积极的精神状态吗？是/否你结束工作时通常处于积极的精神状态吗？是/否你对手头的工作是否难以集中注意力？是/否你能记起你蜍天工作的细节情况吗？是/否你知道在一星期/一年的什么时间从事某些工作时能处于最佳状态吗？是/否你（或者同事）认为你自己是个准时的人吗？是/否当你客观地评价自己的工作方式时，其中是否具有反效果的习惯和癖性？是/否（如有，请列了）-------------------------------------------------你工作时经常感到疲劳过度吗？是/否你是否经常对开始一项新任务或一天的工作感受到困难？是/否工作被打断全你能迅速地把注意力又转回工作上吗？是/否你经常是一接到通知就马上投入工作吗？是/否一旦接受了工作任务，你决心尽可能去完成吗？是/否你常把等待着你考虑的事情记在碎纸上吗？是/否有时会发现一些记录、姓名或数字，但却记不得它们是怎么回事。是/否是否有时试图回忆某个你刚刚获得的“了不起”的想法，但你却已把它忘得出一干二净？是/否你确信你能避免绘自己制造不必要的工作吗？是/否在办公室或家里的空闲时候，你放松自己还是经常又想到工作上去呢？是/否你很慢才能作出决定吗？是/否你为自己总是这么忙而感到骄傲吗？是/否事实上许多事都是遵循报酬递减规律的，你仍然把时间花在细节上吗？是/否你能认光天化日任务和信息的原则基础，而不在细节中不知所措吗？是/否你是否经常意识到短暂的休息会提高你的工作效率，并已如此执行呢？是/否你是否经常“忘记”在恰当的时候首手进行那些令人不悦的任务？是/否你经常感到自己必须下决心去收拾办公室、整理办公桌，或者要更有效地管理时间吗？是/否你与你自己（二）你与他人（一）必要时你能把任务委托给你的同事吗？是/否一旦你已得到你所需用在的信息时，你是否有办法礼貌地结束会见和谈话？是/否你能否帮助别人有谈话时紧扣要点吗？是/否你经常把时间浪费在猜测别人的动机上吗？是/否你与那些难以应付的同事或者顾客发生冲突之后，经常把时间浪费在烦恼、发怒上吗？是/否必要时你能说声“不”，并且坚持这样做吗？是/否当你向他人作简要指示时，他们经常需用要回来寻求清或补充信息吗？是/否当你向他人作简要指示时，你经常需用要寻求澄清或补充信息吗？是/否经常忙于干那些可以让不需要你的资格和训练的人来做的工作吗？是/否你经常与侈的同事就利益冲突而争斗吗？是/否你确信自己不会给其他人制造不必要的工作吗？是/否你有恰当的交际渠道把信息传给他人吗（这们他就不会经常来向你询问信息了）？是/否你在合适的时候向他人通报你的计划吗？是/否你能做到严肃客气地处理他人的打扰吗？是/否你知道必要时向谁获取信息和指导吗？是/否你与他人（二）对生产率的挑战

ProductivityChallengesShiftingpriorities/crisismanagement 优先顺序不明确/危机管理Telephoneinterruptions

电话打扰Lackofpriorities/objectives

缺乏优先/目标Attemptingtoomuch

贪多嚼不烂Drop-invisitors

不速之客Ineffectivedelegation 无效授权Cluttereddesk/losingthings

桌面杂乱无章/找不到东西Lackofself-discipline/procrastination 缺乏自律/拖延Inabilitytosay“No”

不会说“不”Meetings 会议A/BBUUSINESS工作开始PERSONAL个人生活MONTHLYPLAN

月度计划MONTH

YEAR

年月

优先管理的核心

1Makealistofthingstodotoday

把每天要做的事情列一份清单

2Setpriorityandworkonthemostimportant

确定优先次序，从最重要的开始做3Doiteveryday!

每天这么做！每日计划：

Planthenextd----b---youI---theoffice在你------办公室------前，计划-----天的工作。TO-DOLIST待处理事项DELEGATIONTO授权A/BTO-DO事项TIMEREQUIRED需时REF

参考姓名授权跟进反馈时间参考日期：

CleartheDesk

清理桌面1Create3files

建三个文件档案2Organizeallitemsaccordingtothe4D’s

根据4D原则整理好所有东西3Workthrough“Do”pile

把“立即做”档案里的工作一件件处理完

TimeActivate

给活动定下时间

UseHoldingFiles

使用活页文件4Clearthedeskeachday.

每日清理桌面CommunicationRecords沟通记录Name名：Subj.主题：Company公司：File文档存放Position职位：DelegateTo授权Tel电话：Clrculate相关人员Fax传真：Address通讯地址：Date日期Notes内容FellowUp跟进

目标是具有兑现日期的梦想。阅读下面一则故事，它带给你哪能些启示：1952年7月4日清晨，加利福尼亚海岸笼罩在雾中。在海岸以西21英里的卡塔林纳岛上，一个34岁的女人涉水下到太平洋中，开始向加州海岸游去。要是成功了，她就是第一位游过这个海峡的妇女。这名妇女叫弗罗伦丝·查德威克。在此之前，她是从英法两边海岸游过英吉利海峡的第一个妇女。那天早晨，海水冻得她身体发麻，雾很大，她连护送她的船都几乎看不到。时间一个钟头一个钟头过去，千千万万人在电视看首。有几次鲨鱼靠近了她，被人开枪吓跑。她仍然在游。在以往这类渡海游泳中她的最大问题不是疲劳，而是刺骨的水温。15个钟头之后，她又累，又冻得发麻。她知道自己不能再游了，就叫人拉她上船。她的母亲和教练在另一条船上。他们都告诉她离海岸很近了，叫她不要放弃。但她朝加州海岸望去，除了浓雾什么也看不到。几十分钟之后—从她出发算起是15个钟头零55分钟—人们把她拉上船。又过了几个钟头，她渐渐觉得暖和多了，这时却开始感到失败的打击。她不假思索地对记者说：“说实在的，我不是为自己找借口。如果当时我看见陆地，也许我能坚持下来。”人们拉她上船的地点，离加州海岸只有半英里！后来她说，令她半途而废的不是疲劳，也不是寒冷，而是因为她在浓雾中看不到目标。查德威克小姐一生中就只有这一次没有坚持到底。两个月之后，她成功地游过同一个海峡。她不但是第一位游过卡塔林纳海峡的女性，而且比男子的纪录快了大约两个钟头。设定目标吃大象原理有效的行动策略:SMARTS：具体(明确计划的具体数量及时间)M：可衡量（有客观标准衡量情况是否有变化）

A：可实现（在规定时间内，该目标是否合理/可完成）

R：相关（是否值得追求、是否重要、是否与价值相关）

T：可跟进（是否定出时限以便于跟踪进展情况）TheResultsFromPriorityPlanning

优先计划的结果BringsControlsToYourLife将控制带进你的生活OrggggganiizeYourBusiness,PersonalAndSocialActivities安排好你的工作、个人生活及社会活动HelpsAvoidCrisisManagement

避免危机管理REDUCESprocrastinationAndIndecision减少拖延和优柔寡断HandlesIncompletions处理缺憾GivesYouaManageeableWorkload给予你自己一个可把握的工作负荷Planningisbringingthefutureintuthepresent,sothatyoucandusomethingaboutitnaw计划意味着将未来呈现在你眼前，以便你现在就为将来而奋斗终止各种干扰

问题虚荣：经常有人问问题和有人造访使自己感到很重要希望得到信息，知道各种传言担心触犯别人不善于过滤不善于结束来访和来电为下级做决定过分要求下级请示不会授权 社交的欲望没有计划安静时间鼓励下属带问题来请示解决方案承认这一点。改在中午饭时进行。有计划地通过正式方式达到这个目的不要对此过分敏感。仔细评估干扰的次数和影响训练秘书友好地过滤来访这和电话请秘书在预定来访结束时间，担醒老板或来访客人时间快到期了。事先跟来访者或来电话人约定结束时间。记录花在接待来访或来电上的时间，并且记录超出预定时间的原因。只做下级不会做的决定。例外管理凡是能够授权的事情都不去做。针对已经授权了的任务出现的问题，应该由被授权人处理。找别的地方满足。给自己制定“免打扰时间”。这会鼓励下属依赖于你，使他们经常带问题来打扰你。应该鼓励主动性、承担风险和自主决策。来电和来访电话问题没有秘书 想表现得随时在场没有计划乐于社交不会自我约束想让自己随时得到信息不会过滤自我欲望接转错的电话缺乏协调不会结束通话责任不明解决方案利用交换机过滤电话，或者装一个切断开关，学会回电。留出做计划的时间。到别的地方满足这个愿望。学会把电话集中起来。通过有计划的方式实现。训练秘书过滤电话。承认并控制自己。训练并解决设备问题。授权。学会简洁。学会说：“谢谢您打电话来”，“对不起，那边还有一个电话在等我。“分清责任。会议（一）问题没有目的没有议程参加会的人太多或不合适时间不对地点不合适准备没有计划会议太多与会动机不强不准时开会社交允许干扰解决方案没有书面目的的会绝对不开。没有书面议程的会议绝对不开。只请必须的人出席。选好时间选择跟会议目的相称的地点：摆脱干扰和打断，必要的设备，尽量减少与会者在路途上的时间。拿出时间做会议计划。测试经常性会议的必要性：偶尔不开，看看会有什么后果。或者把经常拖延的会议通常的时间减少一半。事先提供必须的会议细节：期待与会者做什么贡献、需要准备什么材料等。永远准时开会，传过准时的决心。延误开会时间是对准时到达者的惩罚。谈正事，社交另做安排。制定避免打扰会议的规矩，让人所共知。除非火烧眉毛，不许打扰。在中部