第三章会计电算化软件的操作要求

会计电算化第三章会计电算化软件的操作要求

目录第一节会计电算化核算基本流程第二节总账模块基本操作要求第三节财务报表模块的基本操作要求重点：理解会计电算化软件的基本操作流程，特别是总账模块、财务报表模块的基本操作要求。

难点：掌握会计电算化软件的安装，会计软件初始化，日常会计业务处理及月末处理的操作流程。本章学习要点第一节会计电算化核算基本流程一、会计电算化软件的基本操作流程二、总账模块的基本流程一、会计电算化软件的基本操作流程(一)安装软件(二)会计软件初始化(三)日常会计业务处理(四)月末处理(一)安装软件1．硬件平台单机版：CPU：PIII550以上，内存：256MB以上，硬盘：10GB以上。网络版：服务器：CPU：PIII800以上，内存：512MB以上，硬盘：10GB以上。客户端：CPU：PIII550以上，内存：256MB以上，硬盘：10GB以上。2．软件平台操作系统：Windows2000/XP/2003/Vista.数据库系统：SQLServer2000（MSDE、个人版、标准版、企业版）(二)会计软件初始化会计软件初始化一般包括定义基础参数与建账、设置处理规则、期初数据的输入及其校验。1．定义基础参数与建账。2．设置处理规则。3．期初数据的输入及其校验。(三)日常会计业务处理１．输入，是会计人员根据有关审核无误的原始凭证，将编制好的记账凭证输入到计算机中，存储在计算机所生成数据库文件中。２．处理，根据计算机会计软件中的有关程序，将输入的数据进行加工，在计算机上生成所需的会计数据并进行存储。３．输出，根据计算机加工、处理的结果，通过计算机进行查询，显示输出或打印输出所需的各种会计信息。４．运用，根据计算机处理、输出的会计信息，进行进一步的指标分析，以指导企业的全面管理。(四)月末处理１．对账，主要是完成总账与日记账、总账与明细账、总账与辅助账数据的核对相符，检验记账准确性及账簿数据是否相符。２．结账，即终止本期的会计业务处理，计算出各个系统账户的本期发生额及期末余额数据，并将余额数据结转到下期期初。在会计电算化核算模式下，必须将本月所有记账凭证入账，才能结账。结账只能在每月月底进行一次，结账后不能再处理本月的业务，结账必须逐月连续进行。二、总账模块的基本流程(一)编制记账凭证(二)凭证审核(三)记账(四)结账和编制会计报表(五)会计电算化核算流程与手工会计核算流程的区别(一)编制记账凭证１．根据审核无误准予报销的原始凭证，先由会计人员手工编制完成记账凭证，由经办人审核无误后签章，再集中输入到计算机上，在记账前打印输出。２．根据审核无误准予报销的原始凭证，直接在计算机上编制记账凭证，由经办人审核无误后签章，在记账前打印输出。３．根据总账系统模块及其他模块自动生成的记账凭证，由经办人审核无误后签章，在记账前打印输出。(二)凭证审核凭证审核是负责审核的会计人员对计算机中的记账凭证进行审查核对。为保证记账凭证正确性，记账凭证编制后，必须指定具有审核资格的专人进行审核。(三)记账在手工会计核算流程中，记账是指将审核的记账凭证平行登记到总账、明细账和日记账中。在会计电算化环境下，记账是由系统根据记账人员的记账指令，由计算机自动完成的，记账工作快速而准确。(四)结账和编制会计报表在会计电算化核算流程中，结账和编制报表一般可由计算机一步完成。结账只能在每月月底进行一次，由计算机自动完成单位当月日常账务处理的终止与下月账簿的初始化。而编制会计报表，只需首次定义好报表格式，可采用报表模板编制或自定义会计报表的定义格式方式。再次使用时，可进入数据处理状态直接生成会计报表，及时、准确、简单又方便。(五)会计电算化核算流程与手工会计核算流程的区别１．会计数据处理的起点和终点发生了改变。２．会计数据处理方式发生了改变。３．会计数据存储方式发生了改变。４．会计电算化后，不再需要账账核对。５．会计信息的查询方式发生了改变。1.编制记账凭证具体有几种方式？2.简述会计电算化总账模块的基本流程？思考题？第二节总账模块基本操作要求

一、总账系统模块的特点二、系统初始化三、总账模块的操作四、期末处理一、总账系统模块的特点

(一)总账模块的规范性强、一致性好(二)总账模块的综合性强，在整个会计软件系统中起核心作用(三)总账模块的控制严，正确性高二、系统初始化

(一)建立新账套(二)设置操作员及权限(三)设置会计科目(四)设置各辅助核算项目(五)设置外币的币种及汇率(六)录入科目余额并试算平衡(七)设置凭证类别(八)其他初始化工作(一)建立新账套每个核算单位（账套）均可以独立进行科目代码建立、凭证输入、账表输出、银行对账等各种功能。在对核算单位的操作过程中，应注意：⑴每个核算单位分配一个单位代码，一旦建立后，此代码不允许改动。⑵在账套的启用日期确立后，将不允许改动。⑶科目分级确立后，不允许改动。⑷如果需要删除多余账套，操作者必须拥有删除账套的权利。(二)设置操作员及权限设置操作员及权限，一般包括设置操作员姓名、操作权限、操作密码等。设置操作员是指增加或减少操作人员，为每一个操作人员设置密码，并对每个操作员进行分工，即权限设置，以满足会计电算化内部控制制度的要求。(三)设置会计科目１．设置会计科目编码２．设置会计科目名称３．设置会计科目的余额方向４．设置辅助核算科目５．设置外币核算科目６．设置数量核算科目(四)设置各辅助核算项目设置辅助账核算，可以更加精确的辅助核算形式、统计方法为管理者提供及时、全面的会计资料。单位可根据自身情况进行选择设置，包括部门核算、项目核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算等辅助核算项目。(五)设置外币的币种及汇率对于有外币核算业务的单位，应提前设置相应科目为外币核算，并在系统初始化时输入外币的币符、币名、汇率小数位、折算方式、外币最大误差、以及选择相对应的汇率形式，便于在总账模块中对相关的业务进行外币核算。(六)录入科目余额并试算平衡录入科目余额，是将经过整理的手工账的期初余额录入到计算机系统中，如是年初启用会计软件，只需输入年初余额；在年内其他月份启用会计软件，需要输入年初余额和年初至启用月份前各月份的累计借贷方发生额。应先输入明细科目及辅助账的期初余额，总账科目的余额由计算机自动汇总产生。当期初余额录入完毕并试算平衡后，就可启用账套，进行总账核算了，一般情况下账套一经启用期初余额就不能修改了。当试算不平衡时，虽可以启用账套，填制凭证，但无法记账和录入、修改期初余额，导致初始化工作失败。(七)设置凭证类别总账模块提供以下几种常用凭证分类方式：１．记账凭证２．收款、付款、转账凭证３．现金、银行、转账凭证４．现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证５．自定义凭证类别(八)其他初始化工作初始化工作还应包括其他项目的初始化设置，如自动转账分录设置、结算方式设置等，单位根据自身的实际情况进行选择设置即可。初始化工作只在软件第一次使用时进行一次，有些信息可以在软件使用过程中不断的修改和完善，如增加总账和明细账科目；但有些则不能修改或删除，需要注意事先做好相关的设置。三、总账模块的操作

(一)记账凭证处理(二)账簿管理(三)其他日常处理(一)记账凭证处理１．录入记账凭证２．记账凭证修改３．记账凭证审核４．记账凭证的查询５．记账凭证汇总６．凭证记账(二)账簿管理账簿管理主要是满足对企业所发生的所有的经济业务，进行会计账簿数据的查询、统计分析及打印等。主要包括根据企业的需要查询、打印各种三栏式总账、三栏式明细账、多栏式明细账、部门核算账簿、个人往来账款核算账簿等。系统可以实现对总账、明细账及凭证等的账、证、表的资料联查。(三)其他日常处理１．现金银行２．项目核算３．往来管理四、期末处理

(一)期末调汇(二)结转本期损益(三)自动转账(四)对账(五)结账Internet(一)期末调汇期末调汇是指按照期末市场汇率折合的记账本位币金额与原账面记账本位币金额的差额，作为汇兑损益记入费用。在进行期末调汇时，对进行外币核算的科目自动计算汇兑损益，生成汇兑损益转账凭证及期末汇率调整表。期末调汇一般一月一次，月末进行。只有设定为外币核算的会计科目才可进行期末调汇处理。(二)结转本期损益结转本期损益是在会计期末，将所有损益类科目的本期余额全部自动转入本年利润科目中去，可以及时的反映企业的利润盈亏。一般损益类科目结转主要包括：主营业务收入、主营业务成本、营业税金及附加、其他业务收入、其他业务成本、销售费用、管理费用、财务费用、投资收益、营业外收入、营业外支出、所得税费用等。(三)自动转账自动转账是针对于在会计期末的那些固定会计业务进行计算机自动转账凭证的编制处理，以提高会计工作的质量。一般企业月末的固定会计业务处理，包括各种费用的分配、分摊、计提、以及税金的计算和期间损益结转。自动转账包括自动转账定义和自动转账生成两部分。(四)对账对账也就是核对账目，是对账簿中所记录的数据进行核对，以检查记账是否正确以及账簿是否平衡。它主要是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。试算平衡就是在系统对账时，对所有会计科目的借方与贷方的发生额与余额进行平衡检验，并输出科目余额表及是否平衡等相关信息。通常，采用计算机记账以后，只要记账凭证录入正确，计算机自动记账后生成的各种账簿数据都应该是正确的、平衡的，但由于非法操作、计算机病毒等原因，有时可能造成某些数据被破坏，引起账证、账账不符。(五)结账结账是计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的总账系统模块工作。结账是企业每月月底都要进行的，也为编制会计报表提供数据。运用会计软件进行结账，大大降低了会计人员的工作强度，只需点击结账按钮，结账工作交由计算机自动完成。计算机进行结账，是一种成批数据处理过程，每月只结账一次，主要是对当月日常处理的限制和对下月账簿的初始化，由计算机自动完成。1.简述记账凭证的录入项目及各个项目的填写要求？2.简述增加、修改或删除记账凭证的方法？

思考题？第三节财务报表模块的基本操作要求一、财务报表模块概述二、财务报表模块特点三、财务报表模块基本操作一、财务报表模块概述(一)财务报表的分类(二)财务报表的结构(一)财务报表的分类１．财务报表按使用对象划分。（对外报送财务报表和对内报送财务报表）２．财务报表按编制时间划分。（旬报、月报、季报和年报）３．财务报表按反映的内容划分。（个别财务报表和合并财务报表）(二)财务报表的结构按财务报表结构的复杂性不同可分为简单表和复合表两类。简单表是由若干的行和列组成的二维表，复合表是多张简单表的组合。比如，资产负债表、利润表等会计报表均为简单表。简单表的结构一般应包含：标题、表头、表体、表尾四个基本要素。二、财务报表模块特点(一)财务报表模块的数据来源途径多(二)财务报表模块生成报表的算法复杂(三)财务报表模块中同类报表的格式大体相同(四)财务报表模块的内部报表要求多变(五)财务报表模块与其它模块有密切联系(六)财务报表软件操作EXCEL化三、财务报表模块基本操作(一)财务报表模块初始化(二)财务报表模块的日常运行(三)财务报表模块的特定处理(一)财务报表模块初始化１．新建报表。２．定义报表格式。３．报表数据来源定义。４．定义表内及表间勾稽关系。(二)财务报表模块的日常运行１．报表生成。２．财务报表查询。３．财务报表打印。４．其他日常处理。(三)财务报表模块的特定处理财务报表收集是接收来自于其他模块的报表。主要有手工录入、电子邮件、远程通讯、网络传输等。财务报