第三章会计电算化基本要求新

第三章会计电算化基本要求第一节会计电算化法规制度第二节会计核算软件的要求第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求第四节计算机替代手工记账的基本要求第五节会计电算化档案管理的基本要求第一节会计电算化法规制度为了加强对我国会计电算化工作的管理，财政部制定并发布了〈会计电算化管理办法〉1994年7月〈会计核算软件基本功能规范〉1994年7月〈会计电算化工作规范〉1996年6月〈会计基础工作规范〉1996年6月〈会计档案管理办法〉1999年1月

这些法规制度的制定，一方面有力地促进了我国电算化工作的健康、规范地发展；另一方面也有力地指导了广大企事业单位的会计电算化工作的顺利开展。第一节会计电算化法规制度第二节会计核算软件的要求一、会计核算软件的基本要求（1）会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作效率。（2）会计核算软件应当按照国家统一的会计制度的规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。（3）会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。第二节会计核算软件的要求（4）会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。（5）会计核算软件应当符合GB/T1985-《信息技术-会计核算软件数据接口》国家标准的要求。（6）会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。（7）会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下利用现有数据恢复到最近状态的功能（8）单位修改、升级正在使用的会计核算软件，改变会计核算软件运行环境，应当建立相当的审批手续。（9）会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务二、会计数据输入功能的基本要求会计数据的输入方式包括键盘手工输入、软盘输入和通过网络线路传输等形式。输入的数据主要有三大类：初始数据、记账凭证数据和原始凭证数据。二、会计数据输入功能的基本要求1、对初始数据输入的基本要求（1）输入会计核算所必须的期初数据及有关资料，包括总分类会计科目和明细分类科目名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等（2）输入需要在本期进行对账的未达账项；（3）选择会计核算方法，包括固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等;（4）定义自动转账凭证；包括会计制度允许的自动冲回凭证等。（5）输入操作人员岗位分工情况，包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等。2、对记账凭证输入的基本要求（1）正输入的记账凭证编号是否与已输入的机内记账凭证编号重复（2）以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目名称;（3）正输入的记账凭证中的会计科目借贷双方金额不平衡，或没有输入金额，应予以提示并拒绝执行；（4）正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目或者贷方会计科目而无借方会计科目的，应予以提示并拒绝执行。2、对记账凭证输入的基本要求（5）正在输入的收款凭证借方科目而不是“现金”或“银行存款”科目，付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目的，应予以提示并拒绝执行。（6）会计软件应提供对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证进行修改和审核的功能。发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，应当采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正，红字可用”-“号表示。3、对原始凭证输入的基本要求（1）在输入记账凭证的同时，输入相应原始凭证。软件在对已经输入的记账凭证进行审核的同时，应对输入的所附原始凭证进行审核。输入的记账凭证通过审核或登账后，对输入的相应原始凭证不能直接进行修改。（2）在记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计输入自动生成记账凭证。三、会计数据输出功能的基本要求1.对屏幕查询输出的基本要求（1）查询机内总分类会计科目和明细分类会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额和余额等项目；（2）查询本期已经输入并登账和未登账的机内记账凭证、原始凭证；查询机内本期和以前各期的总分类账和明细分类账簿；（3）查询往来账款项目的结算情况；（4）查询到期票据的结算情况等；（5）查询出来的机内数据如果已经结账，屏幕显示应给予提示。2、对打印输出的基本要求（1）会计软件应当提供打印输出机内原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、总账、会计报表的功能，有关凭证、账簿、报表的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定（2）在机内总分类账和明细分类账的直接登账依据完全相同的情况下，总分类账可以用总分类账户本期发生额余额对照表替代。2、对打印输出的基本要求（3）在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少；（4）对于业务量较少的账户，会计软件可以提供会计账簿的满页打印输出功能；（5）另外，打印输出的机内会计账簿、会计报，如果是根据未结账数据生成的，则应当在打印检出的会计账簿、会计报表上打印一个特殊标记，以示区别。四、会计数据处理功能的基本要求主要体现在记账、结账和报表生成三方面。1、对记账的基本要求2、对结账的基本要求3、对报表生成的基本要求第三节会计电算化岗位及其权限设置的基本要求一、电算化会计岗位的划分1、电算主管2、软件操作3、审核记账4、电算维护5、电算审查6、数据分析三、中小企业实行会计电算化后的岗位设置中小企业实行会计电算化后的电算化会计岗位设置，应该注意满足内部牵制制度的要求，如出纳和记账审核不应是同一个，软件开发人员不能操作软件处理会计业务。较小单位电算化岗位的设立：可由会计主管兼任电算主管和审核记账岗位，由会计人员操作软件任操作员和电算维护员；带应单独设出纳岗位。第四节计算机替代手工记账的基本要求一、替代手工记账的任务和条件1.替代手工记账是会计电算化的目标之一从广义上讲，替代手工记账是指将各种基础会计数据输入计算机，采用电子计算机设备和会计软件对输入的会计数据进行处理（计算、分类、汇总、转存等），生成会计信息并存储在磁性或光盘等介质上，根据需要输出各种会计凭证、账簿、报表，即采用电子计算机替代手工记账、算账、报账这一过程。1.替代手工记账是会计电算化的目标之一会计电算化的发展过程主要分为会计核算电算、会计管理电算化和会计辅助决策电算化三个阶段，替代手工记账是会计核算电算化首先要达到的目标。从狭义上讲，替代手工记账是指从手工会计数据处理方式向计算机会计数据处理方式的过渡阶段，即脱离手工会计核算工作的过程。替代手工记账仅仅是会计核算电算化工作的“初级阶段”，是单位会计电算化工作的“起点”。主要任务是完成数据整理、初始化、计算机与手工并行和甩账等。2、替代手工记账的条件（1）配备了计算机硬件设备和会计软件（2）进行会计电算化岗位培训，配备相应的会计电算化工作人员。目前干、开展会计电算化岗位培训主要有三种形式：财政部组织全国开展的初级、中级和高级会计电算化培训。软件公司提供的针对购买的会计软件的培训。单位根据开展会计电算化工作的需要自行组织会计电算化培训。（3）建立了严格的内部管理制度。二、替代手工记账的过程1.整理手工会计业务数据（1）重新核对各类凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符。（2）整理各账户余额。（3）清理往来账户和银行账户。2.建立会计账户体系并确定编码（1）符合财政部和有关管理部门的规定；（2）满足本单位会计核算与管理的要求；（3）满足会计报表的要求；（4）要保持体系完整，不能只有下级科目而没有上级科目；（5）要保持相对稳定；（6）要考虑与子系统的衔接。3.规范各类账证表格式和会计核算方法与过程4.会计软件初始化5.计算机与手工并行计算机与手工并行是指在会计软件使用的最初阶段，人工与计算机同时进行会计处理的过程。主要任务是：检查建立的会计电算化核算系统是否充分满足要求，使用人员对软件的操作是否存在问题，对运行中发现的问题是否还应进行修改，并逐步建立比较完善的电算化内部管理制度。三、替代手工记账的检查1.检查3个月并行期间手工账与计算机账的一致