高效能人士的时间管理

1主讲:

鍾海濤（原名鍾昌鎬）高效能人士的时间管理科瑞安勤管理咨询有限公司大陆汽车电子(长春)有限公司讲师简介

鍾海濤（本名鍾昌鎬）资深管理培训专家/潜能开发大师中国《如何管理/育/留80/90后员工》第一人科瑞安勤管理咨询机构资深高级讲师清华大学基础工业训练中心客座教授总裁学院-总裁培训网金牌讲师暨南大学管理学院客座教授南京理工大学客座教授时代光华（深圳）公司培训总监为1000多家企业或团队提供过培训或咨询服务课程模块简介第一讲：第二讲：第三讲：第四讲：第五讲：第六讲：第七讲：人类浪费得最多的资源时间管理的理论与实践时间管理的基本法则时间管理的基本技巧-上时间管理的基本技巧-下会议的时间管理以人为本的团队时间管理4时间，人类浪费得最多的资源第一讲5一、时间的概念⒉时间的五项特性⒈时间的定义6情景案例：如果银行每天早晨向你的账号拨款8.64万元。你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64万元。你该以何种态度去花这些钱?时间的特性–续8时间的特性–续

两位法国哲人，用猜谜的方式，把时间的这一特性描述得淋漓尽致——

“世界上，什么东西最长而又最短的；最快的而又是最慢的；最能分割的又是最广大的；最不受重视的又是最受惋惜的；没有它，什么事情都作不成；它使一切渺小的东西归于消灭，使一切伟大的东西生命不绝？”哲人伏尔泰问：10

⒈以70年计算，人的一生大约有25000多天，合六十多万小时。但这只是“账面时间”而非“实际时间”.一个活到72岁的美国人,其一生的时间分配：二、时间的价值睡觉工作个人卫生吃

飯旅

行排队学习开会打电话找东西其他11富兰克林说：生命是由时间构成的。暂以25550（70年）记，请计算：你已用去多少天，还剩下多少天？把结果填入下表：

年月日

我的生命已用去天，我的生命只剩下天。

签名：

於（某地）：

填完上表，请把最直接的第一感受，用简单的语言写下来：13第二讲时间管理的理论与实践14一、什么是“时间管理”

所谓时间管理，是指对时间的利用进行的管理，所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。它管理的对象不是“时间”，而是时间管理15二、时间管理的理论与实践

⒈第一代时间管理：

特点：一方面顺其自然，一方面追紧时间安排。⒉第二代时间管理：

特点：制定目标与计划，讲究效率、明确责任。⒊第三代时间管理：

特点：制定中、长、短期目标，将每天的活动排出优先顺序，有详尽的计划表、组织表。16⒋第四代时间管理的四个特征：时间管理的理论与实践-续17⑵⑴⑷⑶重要紧迫时间的四象限图三、四象限管理法18⒈时间的第一象限：重要又紧迫的事⒉时间的第二象限：重要但不紧迫的事

提个醒：四象限管理法-续19⒊时间的第三象限：紧迫但不重要的事⒋时间的第四象限：不紧迫也不重要的事思考：你是否“知道”在哪一方面如果持续有优异的表现，对个人生活或工作会有积极的意义？(这个问题问过数千人，发现绝大多数答案可归类如下)

思考：我们往往在哪两个象限来回奔走，忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发？四象限管理法-续20四象限管理法-续对个人生活/工作会有积极意义的持续优异表现：

这些都属于第二象限，因此也都是重要的事。如果你的答案也属于这些，为什么不身体力行呢？21案例分析：对小王的工作进行定位人事部明天要上报新员工试工期表现结果报告与人共进午餐，讨论促销会策略1H商讨索赔案处理1H与华金公司讨论定价1H中实公司的合作意向书1H天际公司的货未到问题？上级要求上报三个月的业绩报表2H周五业务会提前到今天1H阅读刊物内容1H打电话给12客户30分钟聆听电话留言10分钟完成文件归档1H22

第一象限：

第二象限：

第三象限：

第四象限：

四、把握各象限的工作、活动23打算今天完成(1)(2)(3)的工作(4)(5)(6)时间活动次序1=重要+紧急2=重要+不紧急3=紧急+不重要4=日常事务处理方法委托给________训练______去做下次要他提出建议下次不同意做集中/缩短时间•其它8：00-9：009：00-10：30…10:30-12:00每日工作时间记录日期把握各象限的工作、活动-续

第一代时间管理：备忘录。

第二代时间管理：事先规划安排行程。

第三代时间管理：规划、制定优先顺序。当公司扩大时、价值观的问题、步调一致的问题突出了，所以，第四代时间管理：公司规模进一步扩大，环境变化更为加剧。

五、各代时间管理理论适用范围25第三讲时间管理的基本法则26一、浪费时间的主要原因1、浪费时间的主观原因经典案例:贝尔在研制电话时，另一个叫格雷的也在研究。两人同时取得突破。但贝尔最终一举成名，誉满天下，同时也获得了巨大的财富。为什么？拖延商数测验:

27浪费时间的主观原因-续

美国伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普向效率专家艾维·利请教“如何更好地执行计划”的方法，艾维·利声称可以在10分钟内就给舒瓦普一样东西，这东西能把他公司的业绩提高50%。而且这样东西最终在一个月之后，让舒瓦普给艾维·利寄去一张2.5万美元的支票，并说那是他一生中最有价值的一课。这一课的内容究竟是什么？经典案例:28思考:办公桌的杂乱无章与办公桌的大小是否有关?情景案例:现代企业里的“老农现象”浪费时间的主观原因-续29让我们记取“过去”，把握“现在”，放眼“未来”。浪费时间的主观原因-续昨天是一张支票——明天是一张支票——今天则是随时可运用的…请善用它——31浪费时间的主观原因-续32法则之一：二、时间管理的三个基本法则哈佛大学对大学生进行跟踪调查——25年跟踪调查的结果提个醒：时间管理的三个基本法则-续⒉如何制定目标(设定目标的六个原则)序号原则正确做法错误做法1充分沟通统一意志主管闭门造车利益分配利益不明确2适当定高盲目评估可行性不考虑依据3具体目标抽象的适度细化未经细化4使用时间单位不考虑时效性关注效率模糊的时间概念5团体目标/相互关联不系统使目标视觉化流于口头6相互通报只是领导知道誓师大会所谓暗中进行时间管理的三个基本法则-续35法则之二：有计划、有组织地进行工作⒈计划的定义

所谓计划，是指为达成目标，事先凝聚相关人员的智能，预估未来情事的演变，以决定必要的方案与程序。⒉做计划的大致步骤：时间管理的三个基本法则-续

1984年，在东京国际马拉松邀请赛中，名不见经传的日本选手山田本一出人意外地夺得了世界冠军。两年后，意大利国际马拉松邀请赛米兰举行，山田本一代表日本参加比赛。这一次，他又获得了世界冠军。山田本一究竟靠什么获得金牌?案例研究:山田本一的马拉松冠军法则之三：经典案例:凯利·穆尔是美国西海岸数一数二的油漆制造商。穆尔于1939年大学毕业后，在哥利登油漆公司找到业务员的工作。当穆尔逐渐对工作感到得心应手后，他立即拿出客户资料以及销售图表，以确认大部分的业绩来自哪些客户。他发现了什么呢？

案例体现了巴列特定律：80/20理论：

80%的销售额是源自20%的顾客；

时间管理的三个基本法则-续38第四讲时间管理的基本技巧-上一、时间管理的“七项铁律”1、关于时间的重要性与急迫性思考：这件事花多少时间到底以什么为依据进行考虑？思考：这项工作何时完工该以什么为依据进行考虑？40

2、管好你“三天”的时间√管理今天的时间：

√管理明天的时间：

√管理昨天的时间：时间管理的“七项铁律”-续41时间管理的“七项铁律”-续二、时间管理的9个技巧

日本人将“六快”之人称为人中之杰:废弃“一分钱智慧几小时愚蠢”的作风体现真正的品质和高效，节省体能、节约时间。43这一点是时间管理的重要标志。

聪明人在别人喋喋不休或面红耳赤时常常已走出了很远的距离。

滴水成河。用“分”来计算时间的人，比用“时”来计算时间的人，时间多60倍。——多而無益的朋友是有害的。时间管理的9个技巧-续

要学会限制时间，一个人只有学会说“不”，他才会得到真正的自由。时间管理的9个技巧-续三、电话沟通节省时间的艺术

提个醒：46第五讲时间管理的基本技巧-下——高效沟通艺术丈夫是北方人，太太是南方人。因为丈夫爱吃饺子，太太千方百计地学会了包饺子，一天，丈夫从外地出差回来，妻子又为他包了饺子。但当要妻子把饺子端上来时，丈夫一看，饺子快跟肉包子一样大。如果那个男人是你，你该如何与妻子沟通？案例研究——1、沟通的定义2、沟通的本质⑴沟通是信息传递的过程；⑵沟通中传递信息必须是不断并是双向的；⑶沟通中传递信息必须获得彼此理解。一、沟通的概念二、沟通的类型1、根据信息载体的异同沟通交谈、演说、会议、辨论、传闻、QQ

备忘录、信函、布告栏、文件、电邮、QQ服饰仪态、身体工作姿态、空间位置重音、声调变化、哭笑、停顿颜色、物质布置、宣传画思考：做完以上网络图，你有何感悟！2、按照沟通方向不同沟通能力测试：沟通的类型-续三、语言沟通的五个绝招四、体现沟通艺术的四大沟通心态四大沟通心态看电影：都分别属于何种沟通心态54第六讲团队会议的时间管理提个醒：一、会议的目的与作用二、企业会议的现状：三、失败会议的深层原因分析会议失败原因

——效率损失的费用（可能的3种情况）因不及时而损失一笔生意;不能及时处理而得罪一批客户；不能及时解决自己管辖范围内的而停工。四、认识会议的成本1、因为会议造成效率损失的费用2、会议成本的计算公式会议成本与会者日工资+

每天工作时间=×

日本太阳公司为提高开会效率，实行开会分析成本制度。每次开会时，总是把一个醒目的会议成本分配表贴在黑板上。成本的算法是：会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数×会议时间(小时)。公式中平均工资之所以乘以3——

之所以乘以2——

经典案例:日本太阳公司的会议成本分析制度五、遵守高效会议的规则会议通知范例1、主持人应负责的工作六、主持人必须具备管理技能⑴主持人的职责案例研究：某企业会议议程⑴开场（时间）：

⑵开场的五项内容：

⑶关于议程：2、主持人如何开场3、如何圆满结束会议

主持人必须具备管理技能-续63第七讲以人为本的团队时间管理64一、回顾前述有关内容注重单位时间的价值(一二象限)

，而非单位时间和效率；超越时空:今天要管理明天的时间(第二象限)；以人为本的时间观(人的价值观统一)；系统的而非个人的时间管理第四代时间管理：各代时间管理理论适用范围：第四代时间管理：公司规模进一步扩大，环境变化更为加剧。靠远景管理：长远规划、员工发展超越时空：展望将来，可持续发展人本管理：团队建设、价值理念。二、经典的冰山理论思考：如何将“知识、动机、人格、技能、态度、价值观、行为”在冰山中分层排列？“冰山理论”告诉我们什么？提个醒：一个古老的寓言故事：三、用价值理念统一队员言行在非洲的草原上如果见到羚羊在奔跑，那一定是如果见到成百上千的狮子和大象集体逃命的壮观景象，那是什么来了？如果见到狮子在躲避，那就是思考：狮子和大象怕蚂蚁吗？寓言给我们以什么启示？67用价值