数码科技公司行政管理制度汇编

数码科技公司行政管理制度汇编目录TOC\o"1-2"\h\u931前言 前言一、根据公司法和公司合作及承包等相关规定，认同公司经营理念,在各地市场具备业务拓展能力的可以设立分公司。为规范和指导各分公司行政工作，贯彻执行总部的各项规定,制定本指引。二、本指引适用于XX数码科技有限公司省级分公司。三、省级分公司根据工作指引严格管理本公司及辖属各分公司，省级分公司根据实际工作情况，不断新增、修缮各项工作指引，每半年将变动部分提交总部行政部审批。第一章行政工作简介第一节行政工作的目的行政部是公司的综合办事部门，主要负责处理公司的日常事务，并对各部门进行上传下达、沟通联系等综合协调工作。为了确保公司各项工作正常运行，行政部工作需要高效率、高质量地完成，并要及时做好总结、归档等后续工作。第二节行政工作的主要内容（包括但不限于）（1）劳动纪律和行为规范管理；（2）会议管理；（3）来访接待管理；（4）固定资产管理；（5）办公用品管理；（6）车辆及司机管理；（7）差旅管理；（8）工作环境和卫生管理；（9）外事宣传公关；（10）公文行政档案管理和通讯信息管理。第三节行政工作的要求1、根据总公司行政管理的规范要求，结合本单位的实际情况，制定相应有效、合适、可实现的、科学的制度规范,用以指导本级及辖属基层门店的行政工作。2、各省级分公司制定的各项行政管理制度，要报送到总部行政部审核后实施。3、4、所有的行政管理制度都要随着发展的要求进行优化和完善，以半年为时间单位对现有的行政管理制度体系进行定期检视、优化。第四节分公司行政部架构分公司行政部或行政岗受总公司行政部监督管理。第五节分公司行政部岗位说明（1）行政部总经理岗位类别职责总经理1、组织制定行政部工作发展规划、计划与预算方案2、组织制定行政管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行3、组织、协调公司年会、员工活动、市场类活动及各类会议4、负责外联工作及办理公司所需各项证照5、起草及归档公司相关文件6、管理公司重要资质证件7、搜集、整理公司内部信息，及时组织编写公司每月大事记要8、组织好来客接待和相关的外联工作9、主持部门内部的建设工作10、对本级公司及管辖区域内的基层门店提出控制成本的方法与建议（2）行政部主管岗位类别职责行政主管1、协助上级制定行政、总务及安全管理工作发展规划和计划2、协助审核、修订、执行行政管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理3、进行日常行政工作的组织与管理4、协助高级管理人员进行财产、内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务行政主管5、考核和指导行政部工作人员的工作并给予业务指导6、协助承办公司相关法律事务7、负责公司网络及电子设备的处理8、负责通信器材管理和通信费用管理9、组织办好会议接待、娱乐等各项活动10、组织公司办公费用的计划、办公用品的购买、管理和发放工作11、管理公司非技术资料、计算机光盘等资料（3）前台岗位类别职责前台岗1、负责转接总机电话，收发传真、信件和报刊2、接待来访客人，并通报相关部门3、管理办公用品，管理维修打印机、传真机、复印机等办公器材4、打印、复印文件和管理各种表格文件5、安排会议室及差旅预定6、保管各种手续、手册7、更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系方式8、协助组织公司活动。（4）综合事务岗岗位类别职责综合事务岗1、安排落实上级要求的各项任务，提供相关服务和后勤保障，并确保行政后勤管理的顺利进行2、负责公司各类设备、设施维护，水、电、清洁等后勤保障工作3、代表公司与物业部门交涉4、管理公司用水、用电情况5、办理上级临时交办的其他工作6、负责整理行政部门每月工作项目和总结（5）IT管理员岗位类别职责网络管理岗1、维护、修复计算机网络设施，以保证网络各设备处于良好的备用状态2、做好每日的机房记录及对各网点出现问题进行备档3、对数据进行日常维护，保持数据在服务器中的容量4、建立公司计算机管理的软硬件档案文件5、组织公司计算机应用培训工作6、维护公司计算机硬件7、搭建与配备计算机网络，根据需求设计网络方案8、安装和维护公司计算机、服务器系统软件和应用软件，同时为其他部门的软硬件提供技术支持9、解决排除各种软硬件故障，做好记录，定期制作系统运行报告第二章行政工作指引第一节公章的办理一、申请刻章（1）各级分公司需提交《刻章申请表》至总公司行政部，注明需申请的公章类型（如业务章、财务章等）由行政部提交审核至总公司董事长、总裁以及副总裁处审批，审批通过后方可加盖总公司公章。（2）未经总公司批准，各省分公司不得私自刻制公章以及财务章。附件：刻章申请表申请刻章分公司经手人申请日期年月日申请章类□分公司公章□业务专用章□财务专用章□其它刻章状况□初次□复次（第次）印章内容印章形状印章字体印章制造材料印章尺寸申请刻制原因□新刻制，原因：□原章损坏，损坏原因：□其它部门主管意见签名:日期：年月日总公司行政部意见签名:日期：年月日总公司总裁办意见签名:日期：年月日二、公章办理手续（1）总公司审批通过后，分公司负责人需携带相关资料到当地公安局办证大厅进行相关的办理手续。（2）需要相应资料可向总公司行政部、市场部负责人处登记领取。三、公章办理进度（1）分公司进行公章办理的当天，需及时向总公司行政部人员实时反映办理进度；如长时间未能进行办理进度的反馈，总公司行政部人员将以电话访问的形式对公章办理负责人进行询问。（2）如公章办理期间出现资料上的缺失等情况，需公章办理负责人到总公司行政部进行协调或寻求帮助。第二节公章的使用与管理为了便于总公司对各级分公司公章的统一管理，在使用规范上将采取以下管理办法:一、公章的备案管理（1）各级分公司刻章手续办理完毕后，必须自行到当地公安局进行后续相关手续的处理及备案。（2）各类印章刻制备案办理完毕一周内，需将公司公章、业务章等各类印章及时上交总公司行政部进行归档，存放于总公司档案柜内。二、公章的使用申请各级分公司公务需要使用其公司印章的，须填写《分公司印章使用申请表》电子版，经本部门负责人审核后交由总公司报审，具体流程如下：（1）填写《分公司公章使用申请表》电子版，其中需要注明申请事由、需盖章的文件份数等信息，交由本部门负责人进行审核。（2）将电子申请通过今目标发送至总部相关部门进行公章使用签报，上报审核、审批。（3）总部审核通过后，根据各级分公司地点的实际情况，以寄件形式将需要加盖印章的文件寄送至总公司，总公司加盖完毕后再寄回。附件：分公司印章使用申请表申请分公司名经手人申请日期年月日申请章类□分公司公章□业务专用章□财务专用章□其它申请印章原因部门主管意见签名:日期：年月日总公司行政部意见签名:日期：年月日总公司总裁办意见签名:日期：年月日第三节证照的管理制度为了便于总公司对各级分公司证照的统一管理，在使用规范上将采取以下管理办法:一、证照注册及登记（1）各级分公司证照注册完毕后，其中营业执照副本原件、组织机构代码证正副本原件(含UKEY)需交由总公司归档保管。（2）各级分公司须保证本单位证照有效性，并安排专人根据证照年审时间和当地要求,依规按时完成各项审验工作。（3）未经总公司批准，各省分公司及基层门店不得私自复印、刻印、扫描其公司证照，不得擅自使用其公司证照复印件、扫描件进行第三方协议的签订或从事其他经济活动。各级分公司确认设立后，按当地工商局政策办理相关证照手续。（4）各省分公司及基层门店的证照需按以下流程进行登记归档：各级分公司确认设立后，按当地工商局政策办理相关证照手续。各级分公司需将办理进度实时反映给总公司市场部和行政部。各级分公司需将办理进度实时反映给总公司市场部和行政部。各类证照办理完毕后的一周内,将证照上交总公司进行归档备案，存放于总公司档案柜内。各类证照办理完毕后的一周内,将证照上交总公司进行归档备案，存放于总公司档案柜内。二、证照的使用流程各级分公司因公务需要借用其公司证照的，须填写《分公司证照使用申请表》电子版，经本单位负责人审核后交由总公司报审，具体流程如下：（1）填写《分证照使用申请表》电子版，其中需要注明申请事由、领用日期、归还日期等事项。交由本部门负责人进行审核。（2）将电子申请通过今目标发送至总部进行证照使用签报，总部上报审核、审批。（3）总部审核通过后，根据各级分公司地点的实际情况，以寄件形式或上门领取的形式交付证照复印件或扫描件，交付过程中需清点、登记、确认证照份数。（4）证照使用完毕后，当日需通过今目标与总公司完成证照交接确认。确认无误后需将外借的证照交回，逾期将追究法律责任。总公司需清点证照数附件：分公司证照使用申请表申请日期申请单位或部门名称申请人使用范围收文单位盖章份数证照名称经办人审批意见栏经办部门负责人行政部总经理副总裁总裁/董事长备注第四节组织机构代码证的年审参考指引一、总则为了便于各省分公司及其所管辖区内基层门店的证照年审工作顺利进行，特制定本指引。本指引以XX市地区为例，其他各省各地区仅供参考，根据具体情况以当地工商局的工作流程规范为准。二、网上年度验证办理流程第一部分：客户安装数字证书驱动相关事项1、数字证书驱动下载进入“XX”网站，点击“组织机构代码”→“文件下载”→“数字证书驱动程序”，下载最新数字证书驱动程序。2、安装注意事项（一）安装时需确定该电脑没有安装国税相关驱动程序（暂不兼容）；安装时不将KEY插入电脑。3、安装步骤（一）点击数字证书驱动安装文件,（二）根据提示注意事项，点击“安装”；（三）根据提示点击“下一步”，直到安装完成便可。第二部分：网上年度验证办理流程（略）第五节营业执照的年审参考指引（略）第六节职场硬件规定一、经营场所要求（1）地理位置：一般要选择城市的中心区域，中高端住宅区,等人员聚集区域。（2）政策优惠：有政策补贴或奖励和税收优惠的区域优先考虑。（3）机构类型：分公司和门店严格执行公司相关规定,不得超过规定面积。（4）消防合格（5）安全保卫软、硬件到位（6）办公家具配置完整，保证在职人员每人配备办公桌椅（7）通讯设施正常畅通（8）电脑配备完备二、职场装修要求办公场所除了按照公司相关VI标准的装修工作外，应当注意以下几点：（1）消防验收证明：根据当地要求出具消防证明.（2）财务室、单证室、机房：按照规定需要安装防盗门或者防盗设施，特别是该房间如果有窗，对窗户的防盗处理需关注。（3）机房：装修时注意消防龙头，不能安装喷水的消防龙头，另外机房需要配备专门的消防设施（放置一个灭火器）。三、设施配备要求设施包括日常办公设施、电脑设备、机房网络设备等。对日常办公设施没有特别要求，对电脑配置应满足办公使用即可，需要注意机房的网络设备，特别是通讯线路，重要设备及线路需要有备份。基本配置包括通讯线路要求：分公司安装一条总公司通讯的主线路，同时配备一条宽带线路作上INTERNET使用，同时作为备用线路。四、办公场所验收标准（1）办公场所是否符合安全等项要求拟定的办公地点应具有合法合规的手续，其安全，消防等项要求要符合规定，各项单证（保单、重要凭证等）、档案要有专门的存放地点，并要求有专人保管。对未达到标准的，可要求其进一步完善办公环境,视情况延期通过验收。（2）准备经营工作是否完备，业务能否如期正常运转业务人员是否经过培训；各项业务规章制度是否建立等项。对存在一定差距的机构可限期改正；对差距较大的机构，限期整改，并延期通过验收。（3）计算机设备配置是否到位，系统能否正常运转主要包括应具有开业必需的计算机系统以及相适应的计算机网络设备，要求进行过模拟测试，并可正常运转。对尚无机器设备的，要求限期购置，对尚无法进行运行的，要求限期更改，对上述问题提出意见后不进行改进或改进后仍不能正常运行的，视情况延期验收。（4）内控制度是否健全包括组织机构，授权经营，财务会计，资金运用，业务流程，单证、帐户及印鉴管理，人事和劳动管理，计算机系统等项在内的内控制度是否健全。对存在一定问题的机构，限期进行改进；对存在问题较多的，可延期通过验收；对延期后仍无改观的，取消其筹建资格。第七节信息保密制度一、保密原则1、以维护公司利益为最高原则；2、凡是对公司不利的，或有可能产生不利的信息，不传递、不扩散；3、属于职责内的信息，严格执行保密制度；二、信息保密制度适用范围适用于本级分公司及其管辖区内的基层社区门店；三、信息保密的内容及范围1、商业模式：招商计划、市场信息、等商业运营过程中的所有操作信息；2、经营成果：包括经营过程中的所有信息以及阶段性经营结果；3、顾客信息：包括总部与各分公司的单位客户和个人客户；4、业务操作信息：操作技术、数据类信息、标准化管理流程、文件等。5、管理信息：制度、流程、规程、规范等；四、保密范围等级划分1、所有的信息按信息内容所涉及的商业秘密程度分为：高度机密、机密、保密、普通、公开五个等级；⑴、高度机密信息仅限于董事会少数相关人员了解；⑵、机密信息限于总裁室高层管理人员了解；⑶、保密信息限于与信息相关的部门负责人或相关人员了解；⑷、普通信息限于公司内部人员了解；⑸、公开信息不受限制；2、信息保密等级的界定(1)、高度机密:如被不应知悉者获知,会给公司造成特别严重经济损失或严重不良影响,如总公司战略发展规划、重大项目决策、整体财务情况以及总公司领导的变动等；⑵、机密:高度机密:如被不应知悉者获知,会给公司造成经济损失或严重不良影响,如总公司领导会议决议、总公司年度规划,总公司运营情况,机构调整和部门负责人的变动等；⑶、保密:如被不应知悉者获知,会给公司造成经济损失或不良影响,指第1、2项之外的公司内部规定、计划、经营等情况；⑷、普通:指工作计划、工作进度或工作汇报总结等信息，如规章制度、工作流程、部门和岗位职责等；⑸、公开:指公司对外发布的新闻、网站、微信公众平台、博客中所发布的信息；3、信息保密的内容及范围⑴、损害公司经济利益；⑵、损害公司声誉；⑶、损害公司对外关系；⑷、妨害公司业务的开展；⑸、妨害公司有关规定、制度、计划的实施；五、密期规定任何时期，凡是总部未允许可以降低保密等级的，或允许可以公开的，均在保密期内；公司各类文件、资料密级由起草专业部门提出密级建议并由有关总公司领导确定,由行政部印制时加盖密级字样印章,如行政部有异议,可商讨并向领导提出改变密级。第八节固定资产、工程及服务采购管理办法一、目的为了规范采购管理,确保固定资产的合理配置与资金有效使用，加强采购成本控制,特制定本管理办法。二、管理范围本办法是对固定资产的分类管理、进出库的工作流程和固定资产、工程、服务及相关项目的采购活动进行规范。三、管理规则固定资产:单位价值在人民币1,000元以上或使用年限在一年以上的建筑物、机器设备、电子设备、交通运输工具、家具及其他与经营活动有关的设备。工程:指建筑物的土建、装饰、修缮,及附属设施安装、维修等工程及其附带服务。服务:指利用设备、工具、场所、信息或技能提供的劳务。四、购置物品及工程服务管辖部门1、行政部:设备、物品类，交通运输类，房地产工程、装饰类,外部咨询、服务项目，总公司的媒体广告、户外广告项目，宣传品印刷项目。2、人力资源部:人力资源服务;3、研发部:IT类软硬件及其服务;4、计财部:财务单证印刷;5、市场部:机构管理资料、宣传品印刷;6、客服部:业务及网站推广有关服务及宣传品印刷购置。7、党工团:党工团工作相关购置。五、固定资产,工程及服务申请流程凡各部门需购置固定资产，工程及服务严格按照择优采购和预算执行，采购由行政部执行。

(1)向社会公开(固定资产可参照京东,1号店等电商)选择、征集一定数量（通常三家以上）的供应商就固定资产、工程和服务的质量、性能、价格、服务等统一报价，择优采购。(2)流程：(3)所有采购项目付款均采用转账至对公账户方式支付款项,需签订合同并提供规范且税务机关认可的发票,原则上优先提供增值税专用发票。六、固定资产的资产编号1、公司的固定资产划分为，财务性固定资产和行政性固定资产。行政性固定资产由行政部自行编号。2、编号方式：资产分类编号+地区代码(两位拼音字母)+购买年份(两位数字)+流水号码+部门代码3、资产编号中资产名称代码：DY打印机TV电视机BJB笔记本电脑KT空调TS台式电脑HYZ会议桌FY复印机BGZ办公桌TY投影仪CJ茶几BX冰箱YZ椅子TEL电话机GZ柜子EL其他4、各类部门代码总部G董事长DS招商采购部CG分公司B总裁ZC计财部CW行政部XZ副总裁FZC研发部YF人力资源部HR客户服务部KF营业部YY市场拓展部SC旅游拓商部LY金融拓展部JR例：2015年1月总部行政部购入笔记本电脑编号：XX5、注意事项（1）固定资产编号在能获取原使用人信息的情况下，可维持编号不变，但需注明原使用者以及变更日期。（2）固定资产编号如不能获取原使用人信息，则按新固定资产入库编号。七、固定资产管理的流程（1）对于要求添置资产的部门应填写《固定资产、工程及服务购置申请单》，直属部门经理批准，有关部门审核，依据预算或其他，最后交由总裁签字批准。（2）固定资产入库购置的资产到达公司后，由行政部负责组织相关部门验收，验收合格后进行资产编号。（3）固定资产领用及登记1、所有资产经行政部入资产库后需进行登记工作，包括登记季度盘点帐、建立标签等。2、固定资产登记完毕后，由行政部负责配发相关固定资产。3、所有固定资产的领用，领用人需在《固定资产标签》上签字。（4）固定资产的维修1、固定资产、服务或工程的维修、更换、升级、添加等均需交行政部执行。2、对于固定资产、服务或工程进行维修申请，由资产使用部门/人员填写《固定资产、工程及服务维修申请单》后交予行政部，在获得相关批准后，由行政部负责联系维修。（5）固定资产的报废固定资产由于正常使用而磨损最后丧失其使用价值或由于自然侵蚀、意外事故造成固定资产无法修复的毁损或由于其他原因需对固定资产进行报废需办理相关报废手续。1、固定资产使用部门或保管部门填写“固定资产报废审批单”列明固定资产报废原因及固定资产的原值、净值等有关部门签署意见后报分管副总裁、总裁批准后转入固定资产清理程序。2、在清理过程中注意节约费用实事求是对残料进行作价。3、报废资产处理完毕对固定资产及时登记核销账簿记录及固定资产卡片，保持账、卡、物一致。（6）固定资产的盘点1、公司定于每季度对资产进行一次实物的清点，清点工作由行政部组织，各部门应给予积极的配合。2、清点完成后行政部负责人需填写《固定资产季度盘点表》。附件一：固定资产、工程及服务购置申请单部门：申请人：申请时间：固定资产、工程及服务名称型号规格及配置数量备注申请部门意见购置资产、工程及服务管辖部门意见计财部预算意见行政部意见总裁意见备注：购置资产、工程及服务管辖对应部门：1、行政部:设备、物品类，交通运输类，房地产工程、装饰类,外部咨询、服务项目，总公司的媒体广告、户外广告项目，宣传品印刷项目;2、人力资源部:人力资源服务;3、研发部:IT类软硬件及其服务;4、计财部:财务单证印刷;5、市场部:机构管理资料、宣传品印刷;6、客服部:业务及网站推广有关服务及宣传品印刷购置。7、党工团:党工团工作相关购置。附件二：固定资产维修申请单部门隶属：申请人：申请时间：固定资产编号名称型号规格数量领用时间备注维修原因部门主管签字：第九节公文管理制度一．总则为进一步加强公司的公文管理，严格公文处理程序，提高公文运转时效，明确公文承办要求，实施公文管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。二．公文处理原则1、公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。2、公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。3、公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。4、行政部是公司公文处理的管理部门，负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。三．公文种类公司日常的公文种类有：决定、规定、通知、通报、报告、请示、意见、函、会议纪要等。（一）决定、决议对重要事项重大行为做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。（二）意见：用于对组织工作重要问题提出见解和处理办法。（三）规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。（四）通知、通告：用于传达上级部门指示，要求下级部门办理和需要周知和共同执行的事项。（五）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。（六）报告、请示：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议用“报告”；向上级部门请示指示、批准用“请示”。（七）会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求全公司共同遵守执行。（八）函：是相互商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门提出请求的公文。四．行文规则（1）行文应当确有必要，注重效用。（2）行文应根据隶属关系、职权范围和工作需要确定。（3）各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向控（参）股企业正式行文。除行政部外，其他部门不得对外正式行文。（4）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。（5）“报告”或其他文种不得夹带请示事项。五．发文办理1、发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。2、呈送给本级公司的公文，交送至公司总经理处签发前，应当由行政部进行审核。审核的重点是：是否确需行文、行文方式是否妥当、是否符合行文规则和拟制公文的有关要求、公文格式是否符合本办法的规定等。3、呈送给上级总公司的公文，需经过分公司总经理签发审批后方可呈送。4、公文正式印发前，行政部应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附加材料是否齐全，格式是否统一、规范等。5、经分公司总经理或总公司总裁室复核后，需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。六．收文办理1、收文办理指对公司收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。2、收到需要办理的公文，行政部应进行审核。审核的重点是：属何部门办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或企业职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。3、经审核，对符合本办法规定的公文，行政部应及时提出拟办意见送总经理批示后，交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。4、承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难5、收到集团下发或交办的公文，由行政部提出拟办意见，送总经理批示后办理。6、公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请公司领导决定。7、审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。8、交有关部门办理的公文，由行政部负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重要催办，一般公文定期催办。七．公文归档1、公文办理完毕后，应当根据档案管理规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。2、归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映公司的主要工作情况，便于保管和利用。3、归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向行政部移交。4、拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料应符合存档要求。八．公文管理1、公文由行政部专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。2、行政部应当建立健全公司的公文处理的有关制度。3、集团或上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经公司领导批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。4、公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。5、公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。6、不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经集团公司领导批准，可以销毁。7、8、部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交行政部。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第十节出差管理制度一、目的：为加强公司员工出差管理工作，严格出差纪律，特制订本办法。

二、适用范围：公司所有员工出差须遵守本管理办法。

三、出差审批程序

1、公司员工出差，须事先详细填写《出差申请审批表》，并需经部门总经理批准。

2、如有特殊原因未能及时办理《出差申请审批表》的，返回后应在二个工作日内及时补办有关手续，如未补办或补办未获批准的，按旷工处理，所有费用自行承担。

四、出差后需履行的手续

1、员工出差返回后须在《出差申请审批表》上填写实际出差天数，出差往返具体时间，交部门主管审核，凭出差申请审批表到财务部报销差旅费。最后将《出差申请审批表》交人力资源部备案。

2、员工出差须按时返回，如特殊情况不能按时返回，须电话提前请示主管领导。出差返回后，应在二个工作日内及时相关手续，如未补办或补办未获批准的，按旷工处理，费用自行承担。

五、差旅费报销规定差旅费：是指企业员工被派往异地（指XX市区以外）开会、培训、开展业务等公务活动。费用主要包括飞机或车船费、住宿费、餐费、目的地市内交通费等。出差期间发生的业务招待费和培训费等费用填写《出差费用报销清单》报销。出差申请：员工出差前应填写《出差申请审批表》，详细说明出差事务，时间，预计各项差旅费用金额。并经总经理部授权人批准后才能出差，如果缺少《出差申请审批表》，授权人不得签批差旅费报销单。住宿费核算：住宿房间数以n/2（n为出差需住宿人数）或n/2+1取整数（n为奇数时）计，按住宿发票实报实销，超过上限部分自理。住宿费计算的天数应按出差天数减一天计算（即出差n天，计算住宿费报销的天数为（n-1）天），住宿费标准见下表。如出差人员是同性(高级管理人员除外),则2人同性别者合住一间房,住宿费用合并按一个标准计算。单位：元/人/天出差费用标准：单位：元/人/天级别住宿补贴换乘费A类B类A类B类机场（首选大巴）车站码头公司级4003508060实报；单程最高80单程20其他人员3002508060实报：单程最高30单程10注：适用范围：除总经理（含以上）以外所有员工。地区分类：A类地区指直辖市（北京、上海、天津、重庆）、省会城市、计划单列市（大连、青岛、宁波等14个）和经济特区（深圳、珠海、汕头、厦门、海南）；B类地区是指除A类之外的所有地域。公司级：指总经理及以上XX省内差旅：出差省内地区或返回XX公司总部的，无任何补贴。差旅交通标准：职别飞机火车轮船汽车高级铁路不分级别经济舱硬卧三等舱及坐席公汽（不含的士）二等座路程交通工具报销标准12小时以内到达火车硬卧、高速大巴票面价格实报12-24小时到达火车硬卧、高铁、5折及以下飞机票飞机按5折及以下票价24小时以上到达火车软卧、高铁、7折及以下飞机票飞机按7折及以下票价一般标准如下：以经济、效率为原则选择注：超出对应标准应在申请时说明，办理超标审批手续。出差申请审批表中，有多种交通工具的，列明各种交通工具费用预算及建议优选方案。飞机交通工具：员工有责任提前做好差旅计划，优先购买有折扣经济舱票。长驻差旅住宿标准：大于等于30天长驻，时间以项目完成情况为计算（按照自然天数计算，即使中途有中断，但时间较短、中断结束后仍然要返回出差地）。住宿标准：项目部门负责人及以上其他人员住宿费-A类2500元/月2500元/月住宿费-B类2000元/月2000元/月注1：长驻标准：自到第一天起总差旅天数>=30天。10天内租房过渡期按短期差旅住宿标准实报。注2：长期驻人员往返公司只报销往返车费及换乘费。注3：A类地区指直辖市（北京、上海、天津、重庆）、省会城市、计划单列市（大连、青岛、宁波等14个）和经济特区（深圳、珠海、汕头、厦门、海南）；B类地区是指除A类之外的所有地域。延长出差时间费用报销：因公事或其他正当理由据实际需要延长差旅时间的，按照职责请示部门负责人、副总裁批准即可。一旦查实因私事延长了出差时间，报副总裁审定后，不予报销延期内的差旅费用，且依性质按旷工行为进行处罚。差旅期间或结束后休假等特殊要求：提前报部门负责人、总经理审批；住宿费、出差补助等费用自出差结束第二天起停发，交通费用按正常往返标准按发票报销，少于标准的公司不再补发，多于标准的自己承担。正常标准以同行且按计划往返员工的交通费票面价为依据；无同行员员工，则以正常机票往返全价的5折加上机场建设费及燃油税为最高标准，在上述情况之外的，以财务人员咨询票务机构的价格为准。报销流程：提供《出差费用报销清单》、车船（飞机）票、住宿发票等合法票据，并附上《出差申请审批表》按要求填写、粘贴票据。填写要求：注明“住宿天数、共同住宿人数”，并且住宿发票内容要求填写齐全，包括“起止日、房号”等；取得定额发票的将上述信息写在发票背面。两人及以上共同出差，原则上统一由一人报销差旅费（司机除外）。票据遗失不予报销。差旅费用超标报销标准：因陪同上级领导出差和其他特殊情况导致的出差费用超标的，必须详细说明超标理由并经有权签署人（总裁或授权人）批准后方可报销。否则，超标费用由出差人员自行承担。交通意外险：如果公司未购买，员工可在20元限额内凭票据实报销。报销时间：差旅费报销时间为出差返回10个工作日内。注意事项：公司员工出差在外，如因个人原因造成公司形象受损的，报总经理（或授权人）办公会议研究处理。六、出差纪律

1、员工出差须严格遵守公司出差纪律，积极主动完成公司安排的出差任务；

2、员工出差，须严格按照《出差申请审批表》中批准的地点、路线执行，若确需改变，须请示部门主管或公司分管领导。凡因私改道，经批准后按事假处理，绕道交通费、住宿费自理。

七、本制度解释权属于总公司行政部和总公司计财部。第十一节合同管理制度一、总则为加强合同管理，维护公司合法权益，根据国家合同法有关规定，并结合公司实际情况，制定本制度。二、合同管理范围和归口管理部门本办法所指的合同包括以下几个类别：（一）人事合同；（二）销售合同；（三）售后服务合同；（四）资产采购、印刷类合同；（五）职场管理类合同（包括职场租赁、装修、水电通讯空调供应、绿化、保安、停车等合同）；（六）其他合同（不在上述界定范围内的合同或协议）。三、合同管理部门公司合同归档管理部门是行政部，负责统一指导全公司合同管理事务，各类合同根据需要由有关部门制定具体管理细则。四、合同管理及保管职责1、行政部制定职场管理类合同管理细则并保管全公司的类合同。督促其他合同管理部门制定具体管理细则并实施。2、人力资源部负责制定人事类合同管理细则，并保管全公司的人事管理方面合同。3、市场部负责制定销售及机构类合同管理细则，并保管全公司的机构管理方面合同。4、招商部负责制定招商合同管理细则，并保管全公司与签订方的合同。正式合同份数根据实际情况确定。如正式合同只有两份，总公司招商部就保存复（影）印件。5、客服部负责制定客服类合同管理细则，并保管全公司与签订方的合同。正式合同份数根据实际情况确定。如正式合同只有两份，总公司招商部就保存复（影）印件。6、各分公司经行政部同意签订的职场水电、通讯、空调供应、绿化、保安、停车等合同，除由各分公司负责保管一份外，还应交一份影印件给总公司行政部保管。五、合同的订立1、合同必须有明确标的、数量或质量、价款或酬金，履行的期限、地点和方式，违约责任等主要条款。2、合同上必须注明对方的名称、地址、联系人、电话、银行帐号等信息。3、必须充分了解签约对方的资质和信用，确保对方身份和交易真实有效。4、合同必须经公司相关部门和律师审核同意后，经领导批准方可加盖公章或合同章。5、严禁在空白合同文本上盖章，必须将应该填写的内容填写完毕才签字盖章。6、单份合同文本达两页以上的须加盖骑缝章。六、合同存档流程1、人事、销售、机构、客服等专业部门合同盖章生效后，分别由行政部、经办部门编号、登记、保管。2、其他合同由经办人员在盖章的同时，提供一份原件给行政部，行政部负责编号、登记、保管。七、合同的履行合同依法订立后，相关责任部门负责合同的履行，行政部负责不定期的检查合同管理和执行情况。八、合同的变更和解除变更或解除合同必须依照合同的订立流程，经相关职能部门负责人和公司领导审核。九、合同的保管各分公司需设立一位位，专（兼）职负责所管辖的合同保管。（1）合同编码规则根据实际情况由各保管部门自行确定，但规则一经确定，不得随意更改。（2）有关部门和机构应为合同管理辟出专门的空间或场地，不具备条件的由行政部协助解决。（3）有关部门和机构应制定合同借阅规定，确保合同完整。（4）不论采用何种形式，合同的完整必须保存，可以是纸制文档，也可以是电子文档。纸制文档的保存应符合安全要求，电子文档应有安全备份。（5）管理细则应有合同保存期限或执行相关部门的规定，不得随意处置、销毁、遗失。十、附则1、凡违反合同管理规定给公司造成损失的，追究其经济和行政责任。2、本办法最终解释权归属于总公司行政部。 第三章职场管理制度第一节办公室职场基本制度为对公司职场进行规范管理，结合公司具体情况，特制定本办法。一、办公设备的使用1、员工须合理审慎地使用办公设备，注意保持办公环境的整洁，发现设备毁损或者地面、墙面有废物或污渍，应及时通知行政部，并有权对任何在办公场所内不恰当的行为予以制止，各部门负责人须负起领导责任，应及时提醒各自的人员规范自己的行为。2、对于较复杂的办公设备，若不会使用，应请专业人员帮助，切勿随意擅自操作，以防造成设备损坏。3、员工购买任何固定资产及设备后，应将设备的的保修卡，使用说明书等转交给行政部负责保管。4、办公桌下面布有各种线路，若因工作需要需调整，应通知行政部门，不可擅自挪动或更改，否则可能会造成损坏，并影响记录的准确性。5、员工要珍惜爱护办公设备和办公用品,防止丢失,如丢失需及时上报行政部,并登记丢失情况。如因个人未妥善保管造成设备和用品丢失的,由个人承担相关损失费用。二、办公室清洁1、员工应注意保持各自区域的卫生，废弃物请扔进垃圾桶;墙面、桌面不可随意张贴附着物。2、会客离开以后，桌面的茶杯和遗留的废纸等废弃物品由接待客人的员工及时清理。3、员工离开自己的办公桌或开会后离开会议室时应将桌椅移回原位并摆放整齐。三、办公室安全1、被访员工应负责全程接待所有来访人员，不得使来访人员在无陪同情况下擅入其他办公区。2、会客时应使用前台接待区，在客人访问期间，被访者应防止客人接触客户资料及公司其他文件。3、每天最后一个离开办公场所的员工，负责在离开前巡视职场，确认关闭公共区域窗户、照明、空调、公用电器电源等。4、在公司办公场所内遇到任何无同事陪同的陌生人应主动询问，给予帮助，若形迹可疑则应立即通知行政部予以盘诘，防止偷盗等事件的发生。四、日常监督及对违规的罚则1、上班时间规定为8:30分-17:30分，8:30分后，禁止在办公室场所内吃早餐，违反规定者将上报上级领导并进行通报批评。2、各部门负责人负责监督各自办公区域的维护情况，行政部将对公司所有的办公场所进行日常维护、监督和例行检查。3、对于违反本规则规定的将参照《XX数码科技有限公司员工手册》给予口头警告、警告或罚款处分，给予罚款处分的由行政部根据物品损坏情况进行核算确定。第二节办公电脑使用管理制度一、总则（1）为了规范公司办公电脑的管理,提高电脑的工作效率,保证信息网络的安全通畅,特制定此办法。（2）本制度所称的电脑主要指：主机、显示器、键盘、鼠标、打印机、以及所有的电脑网络产品和附属设备，各类应用软件等。二、安全使用要求

1、行政部配备电脑是为了方便公司各部门资料贮备与信息处理,方便办公人员资料查阅,每位员工都必须合理规范使用电脑。所配备的电脑设备，实行使用人负责制。如需要更换或调整电脑须报行政部同意并进行固定资产转移登记后,方可调整。2、办公室电脑只能用于各部门内部的工作、学习,工作期间不允许观看视频、购物或操作与工作无关的事项。3、请勿自行更改各项网络设定,以免无法联机,如不得擅自更改IP地址、电脑名称等。4、请勿使用来路不明的移动硬盘、优盘、软盘、光盘等,自行携带的存储设备应在使用前必须进行杀毒操作，此外电脑使用人必须定期进行电脑杀毒操作，以保证电脑使用的安全。

5、各部门的电脑不得安装任何游戏软件,上班时间不能使用电脑玩游戏或观看视频。

6、不得擅自在电脑上安装应用软件,尤其是与办公、学习无关的软件。如确需要安装，需经部门经理同意。安装的相关工具软件,如由于安装盗版软件或不当操作造成的机器故障或导致公司造成经济损失，一切责任由使用人承担。7、不得从事破坏公司信息资源和危害计算机网络安全的活动，不制作、传播计算机病毒等破坏性程序，不传播侮辱、诽谤他人的信息，不发表有失公司员工形象的言论。

8、注意网络安全，使用电脑必须遵守国家有关法律、法规，严格执行国家安全保密制度。不得利用计算机网络从事危害国家安全、攻击社会主义制度、泄露国家机密的活动，不得查阅复制和传播有害社会治安和伤风败俗的信息。三、硬件维护要求

1、各部门要妥善保管并做好维护电脑的工作，如防尘、防潮、防雷等。办公室电脑的主机、显示器、键盘、鼠标以及电脑桌都必须定期进行清洁工作。电脑桌上不得堆放与工作无关的资料。2、电脑在使用过程中的日常维护由使用人负责，严禁私自拆卸电脑，调换配件。一经查实，按损坏程度进行相应处理；电脑使用中出现故障需要维修的，请与行政负责人员联系。由于操作不当造成硬件损坏，由个人自行维修或赔偿等值同类硬件。3、未经同意外来人员不得擅自使用办公室电脑。4、电脑在使用人离去时应及时关闭，尤其是下班时间。四、资料管理要求

1、对本人使用的电脑可自行加注密码，保证专人专用。

2、各部门电脑内所有资料归公司所，人员离开公司时需保证资料的完好。

3、财务、研发等相关电脑资料需注意保密。五、罚则1、电脑使用人应严格按照上述要求管理本人使用电脑,违反管理制度的将参照《XX数码科技有限公司员工手册》进行处理，情节严重的将追究法律责任。第三节首问责任制管理办法一、目的为进一步改进工作作风，提高服务效率，保证服务质量，特制定本办法。二、适用范围适用于本级分公司及所管辖的基层社区门店三、术语和定义1、首问责任制：是指公司内的在岗人员在为内部同事或来访、来电、来信的外部人员办理业务、接受咨询、协调事项等过程中，第一受理人应尽最大可能为其解决问题，并做到跟踪处理，直至处理完毕的责任机制。2、首问责任人：内外部来访人员第一个接触到的我公司在岗人员，即第一受理人为首问责任人。如确属超出第一受理人职责范围的事项，第一受理人应引导内外部来访人员到具有相应处理权限的承办人处办理，首位承办人即为首问责任人。3、首问责任部门：首问责任人所在部门为首问责任部门。四、职责本级分公司及所：根据自身职责权限负责处理本部首问责任相关事宜；当所办理事务超出职责范围，应依据相关工作程序进行请示处理。五、工作原则1、公司在岗工作人员应熟悉所在岗位职责权限、本岗位及直接上下级工作流程，知晓岗位相关部室的工作职责及相关工作联系人。2、首问责任人受理咨询或请示等事项时，应主动、热情、大方，使用文明用语，忌用服务禁语。要为服务对象着