办公档案及文件编写管理办法

档案及文件编写管理办法Designby行政人事部目录一、职责1二、文件管理办法2三、文件格式规定3四、PPT编写要求4五.

文件收发规定3六.

文件批阅规定4七.

文件管理规定4八.

行文管理规定4九.文件档案管理规定4十.

管理流程文件的编制、批准和更改42一、职责

公司各职能部门负责各自部门有关文件的管理，办公室档案员负责公司所有资料的存档和管理。(1)

公司各部门协同行政人事部负责公司管理体系文件的全面拟制和执行。(2)部门文件由各相关负责人或部门助理拟定，部门负责人审核修改。(3)公司各有关职能部门负责文件在本部门使用过程中的管理。(4)负责行政副总监行使审核、批准更改公司的行政文件。(5)常务副总裁负责批准发布和更改公司的管理体系及各部门重要文件。3二、文件管理办法(一)凡公司性的命令、决定、通知、通报、报告、请示、批复等文件由办公室统一办理。(二)部门编写的公司性管理文件须经编写部门领导、行政主责领导审核，公司常务副总裁审批，交办公室发放。(三)公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件绝密文件只能印一份,由起草人送有阅文资格的人员传阅；机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。文件机密等级，由发文部门的主管领导根据文件内容确定。4二、文件管理办法(四)

编写公文应注意以下事项

1．内容要符合国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。

2．反映情况要客观，实事求是；人、地、物名、引文及时间要具体、准确。

3．文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规

范；禁止在公文中使用口语化的文字。(五)公司性文件统一采用文号为：广东云星X字[年份]××号。(六)红头文件，只适用于需遵照执行的公司性制度、规定、决定、决议、任

命等，其他文件一律用公司信笺印发。(七)文件标题应当准确简要地概括文件的主要内容并标明文件种类，如有附

件应注明附件顺序和名称。(八)如无特别说明，成文日期及生效日期以负责人签发日期为准。5三、文件格式规定标题：线下空两行，主标题小二号（黑体或方正大标宋简体）居中，以下分别用三号黑体或三号仿宋加粗以版面整洁美观、字体清晰、适合阅读为原则纸张：A4（210×297mm）标准大小白纸正文：四号（宋体）注释等用小四号字体全文：1.5倍行距英文字体和数字：TimesNewRoman字体每一页的左右分别留边20mm，上下15mm，页眉：使用公司统一表头水印：以公司名义对外的文件可采用水印信纸6文件标准代码分类公司管理流程文件代号

GDYX-PE（ProcessEngineering）行政管理文件代号

GDYX-AD（AdministrativeManagement）人事管理文件代号为

GDYX-HR（HumanResource）工程管理文件代号为

GDYX-EM（EngineeringManagement）财务管理文件代号为

GDYX-FM（FinancialManagement）物业管理文件代号为

GDYX-PM（PropertyManagement）营销策划文件代号为

GDYX-MM（MarketingManagement）投资开发文件代号为

GDYX-ID（InvestmentandDevelopment）商业地产文件代号为GDYX-CR(Commercialrealestate)

文件以三位阿拉伯数字进行编号，并注明年份和版本号。7表头落款、日期1.5倍行距宋体小四20mm15mm8四、PPT编写要求公司LOGO：每一页右上角/右下角条理清晰，须进行编号，编目录主题不明颜色不清布局太乱字体太小文字太多忌9五.

文件收发规定(一)发文程序为：拟稿→审核(部门领导)→签发(公司领导)→打印→发文→催办→立卷→归档→销毁，等。(二)

收文程序为：收文→登记→传阅→催办→立卷→归档。(三)公司所有发文，办公室应有存档，各部门在形成文件后一天内存档于办公室。即文件原稿(经领导签字的原件)审核稿件及文件正本一份交办公室存档。有领导批示的还应附批复件，如有电子版须存电子文档。(四)

办公室资料员在收文后，根据发文文件的保密和须公布程度，如需公布，即刻将所收文的摘要和题目发布于公司QQ群众，各部门需要的同事前往办公室调档。办公室每周汇总一次本周收文情况。并上报总经办常务副总裁和行政副总监各一份。10五.

文件收发规定(五)

收文：各部门收到的外部文件一律交由办公室统一负责。办公室收文后，做好归类、登记、传阅、分类、归档。(六)办公室资料员按规定负责所有文件的发放，严格遵守登记、签收各项程序。(七)各部门要建立文件管理员对收到的各类文件进行收文登记，呈部门领导阅后，需要分发的文件，可由各部门文员复印下发，但要统一做好登记，属受控文件须编号分发。11六.

文件批阅规定(一)办公室签收到上级部门发来的文件后，资料员应及时登记呈公司领导传阅，根据公司领导的指示送有关部门办理。(二)需要有关业务部门办理的文件，先送承办部门提出意见，然后呈报公司领导批阅。办公室做好督促检查工作。(三)

凡广东云星房地产开发有限公司各级领导阅、批公文应仔细认真，阅批完成必须签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要细致具体，简明扼要。(四)

各级领导对送来的公文要及时阅批，急件当天批复，一般文件三天内批复。如无正当理由导致超时限批复，办公室将根据情况计入责任人绩效考核或年终评定内。(五)查阅文件一律在办公室内，并应按照发文机关或领导指示的范围办理，无关人员不得交叉阅知。12七.

文件管理规定(一)各级责任人必须坚持每天清点文件，发现丢失，及时报告。(二)各归口管理部门编制(列出)部门所用的法律、法规清单和技术上执行的规范、标准清单交办公室，由办公室列出公司使用的总清单存档。(三)

每半年对文件进行清查，对承办后的文件及时进行分类、归档。年底对文件进行全面清查。本项工作由办公室指派工作人员监督执行。(四)

公司文件管理网络图：每个部门应设立一个专职(兼职)文件管理员，一般为部门助理，管理员由各部门指定，报办公室备案。发各部门的文件均交各部门文件管理员登记，送部门领导传阅，文件传阅要附上文件传阅单。文件传阅单可参照办公室统一编制的样式，也可根据需要自行编制。自行编制的各类文件应在风格上与公司，办公室批准的格式相适。13七. 文件管理规定(五)

凡秘密以上的文件不得私自复印，确需复印的应经公司领导批准并报办公室登记发放，并由经办人签名确认。(六)

秘密文件资料的打印(复印)必须经公司领导同意后才能进行，打印(复印)的文件要严格控制份数并核对；废页及时彻底销毁。(七)

公司的受控文件，要编制分发号。严格使用范围，保证文件及相关经办人员的可追溯性。(八)文件的增发。公司文件须增发时，由使用部门填写增发申请表，说明增发理由，交办公室批准，按文件管理的程序增发。14七. 文件管理规定(九)要更改的文件:由原编制部门提出申请，填写更改申请表，报办公室批准，按原文的程序审批和原文的分发号发出更改通知书，由办公室做好文件登记的发放。(十)文件复印：内部文件复印按需求进行，须受控并办理相关手续。各部门、项目部需要复印的文件，由各部门领导批准，文件管理员办理，做好发放登记手续，并负责收回。外联文件复印下发由公司领导批准，各职能部门负责发放。(十一)当文件破损严重而影响使用时，由需要部门办理申请更换手续，经办公室批准，由办公室文件管理员登记补发，同时将破损文件收回销毁。新文件的分发号仍沿用原有分发号。15七. 文件管理规定(十二)

发现文件不慎丢失后，由丢失文件部门出具书面文字形式，说明遗失原因报办公室备案，办理申请补领手续，补发的文件采用新的分发号，并注明原分发号作废。(十三)

文件作废、回收、销毁。每年各部门对无保存价值的文件，于次年第一季度列出清单交办公室，由文件管理员汇总后交行政主责副总监审核，并请示公司或集团领导批准，然后交由办公室统一销毁。对有保留价值且无须销毁的废止文件，由各部门列出清单，交办公室审核后，在文件上加盖“作废”章，再交所需部门保存使用。(十四)办公室按领导批示送各单位承办的文件，在承办过程中，按要求将文件存放于文件柜内，文件内容承办完后及时退交办公室。(十五)确因必要借文件外出的，必须填写借阅登记表，经公司行政副总监以上领导批准并报办公室备案登记予以外借。16八.

行文管理规定(一)各部门向公司提交的“请示”必须一文一事；提交的“报告”内容中不得夹带请示事项。公司与部门之间，部门与部门之间的行文，除“会议纪要”外，均需部门主管签字。(二)

各部门在与其他单位的往来函件(含报告、申请)中涉及图纸变更、预(决)算数据，产值、成本计算、合同内容等，要抄报公司领导和有关管理部门(三)其他以部门名义涉及对外经济活动的函件(含合约、意向书等)要报请公司职能部门主管和公司常务副总裁审批。17九.文件档案管理规定(一)

每年第一季度，各部门应将上年度涉及反映单位活动、办理完毕的、具有参考保存价值的事件、文件资料等，均按要求收集、整理归档立卷，定期向办公室移交（除营销部、财务部等特殊部门外），集中管理，便于今后利用。办公室资料员有权对所收的不符合要求的部门档案提出整改意见。(二)人事档案由人事部根据《人事档案管理办法》保存管理。(三)

会计档案由财务部按《会计档案管理办法》的要求保存管理。(四)工程档案由工程部按《工程档案管理办法》的要求保存管理。18九.文件档案管理规定(五)

房地产开发项目要做到一个项目一套档案，开发项目档案及工程技术类档案分别由开发部和工程部设库保存和管理。(六)因工作需要查阅档案资料，必须负安全、保密责任，禁止在归档文件上涂改、圈点、划杠，不得拆散、抽取、调换或擅自复印。(七)文件管理人员因工作变动或离职时，必须进行工作移交，不得私自带走或擅自影印、销毁任何档案资料，违者依照公司有关条例进行处罚。并保留依法追究当事人民事及刑事责任的权力。(八)

各部门电子版文件的文件名须在题名、文号前标注日期如【05.12考勤管理制度GDYX-AD-032】19九.文件档案管理规定(九)保存期限1）永久保存：(1)公司章程、规章制度；(2)组织架构及任免职通知；(3)股东会会议纪录；(4)公司内部形成的通知、请示、报告、批复等各类文件（5）财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设计图；(9)其他经核定须永久保存的文书。2）10年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核定须保存10年的文书。3）5年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。4）1年保存：结案后无长期保存必要的所有文件。20十. 管理流程文件的编制、批准和更改(一)管理流程文件由总经办进行编制。(二)批准：管理流程文件由各主管领导审核并由常务副总裁负责对其进行最后审定，(三)更改：如管理流程文件需要更改，由公司职能部门提出书面修改建议送办公室，由办公室与其他有关部门协商后提出修改意见，再由行政总监审核，常务副总裁审批。若常务副总裁认为应该修改，可责成办公室直接提出修改意见，并交常务副总裁重新行使批准流程及权限。(四)各部门实施修改时可采用“划改”、“换版”的办法进行。管理流程文件经多次或大幅度更改的,应报请办公室和主管领导进行换版处理。21发票的管理制度一、总则

1、

财务部是公司发票管理的责任部门，负责拟定和设计发票的管理制度及工作规范。财务部专设税务会计岗位对发票管理工作进行具体组织和指导。

2、

财务部归口办理公司各类发票的申购、使用、缴销及纳税申报等事务，负责税务机关业务衔接和关系协调，保证发票运用的合法性。

3、

本办法所指的发票包括增值税发票、普通发票和机动车销售统一发票。企业的财务收据管理适用本办法。

22二、

管理规定

1

、凡购入的产品或获取的劳务必须取得合法的发票，取得的发票根据费用性质粘贴于公司印制的相应报销凭证后。

2、对于真