杭州公文班讲课稿

公文格式规范与机关公文写作（授课提纲）中国公文写作研究会2013年8月1日杭州《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）——

建国以来首次将我国党政两大系统公文处理法规合二为一，是我国当代公文法规建设进程中一次具有划时代意义的重大变革；

新条例对于进一步推动各级党政机关、企事业单位公文处理工作的统一化、制度化、规范化和科学化建设，规范公文运转程序，提高公文处理质量和效果，具有十分重要的意义。新条例对党政两大系统公文文种做了增删，确定了15个法定文种。新条例与2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）所规定的13个文种相比（决定、命令（令）、公告、通告、意见、通知、通报、议案、报告、请示、批复、函、会议纪要）：增加了“决议”、“公报”两个文种；调整“会议纪要”为“纪要”。

新条例与1996年5月3日中共中央办公厅颁布的《中国共产党机关公文处理条例》所规定的14个文种相比（决议、决定、意见、公报、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要、指示、条例、规定）：取消了“指示”“条例”“规定”三个文种；调整“会议纪要”为“纪要”；增加了“命令（令）”“公告”“通告”“议案”4个文种。党政机关公文格式

公文格式即党政机关公文的外在表现形式。规范的公文格式不仅体现公文的法定权威性和约束力，而且有利于提高工作效率，保证政令畅通。2012年6月29日，国家质量监督检验检疫总局发布的《党政机关公文格式》即GB/T9704—2012号国家标准，对我国党政机关执行了13年的原“GB/T9704—1999”国家标准进行修订，从而导致我们的公文格式，发生了一系列十分重要的变化。

《党政机关公文格式》GB/T9704—2012（以下简称“新格式”）与99’国标相比发生的主要变化有：规定党的机关公文统一采用国际标准A4型纸；调整了版头诸要素的编排位置；去掉了主题词要素；调整了发文机关署名、成文日期标识等相关规定……

新格式规定——

公文用纸采用的A4型纸，幅面尺寸为：210mm×297mm公文页边与版心尺寸为：公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm；公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm；版心尺寸为：156mm×225mm。

新格式规定——公文字体和字号一般用3号仿宋体字，特定情况可作适当调整——如文中小标题的字体。

新格式规定——公文书写一般每面排22行，每行排28个字，特定情况可作适当调整——防止出现“此页无正文”。新格式规定——公文应当左侧装订，两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的公文：订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。新格式与原99’国标相比，发生了以下六个方面的具体变化：

第一，新格式对公文格式要素的划分进行了调整，将公文划分为版头、主体、版记三部分：

公文首页的红色分隔线以上称为版头版头分为六个要素份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人标题、主送单位、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件抄送单位、印发单位和印发日期、页码红色分隔线以下至公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体主体分为九个要素末页的首条分隔线以下至末条分隔线以上称为版记版记共有三个要素第二，对公文格式要素进行了调整——《党政机关公文格式》中增加了发文机关署名的要素；原99’国标中规定的单一机关行文不署发文机关名称，改为“在成文日期之上、以成文日期为准、居中编排发文机关署名”；同时，删除了主题词格式要素，撤销了“印制份数”等格式要素。

第三，对各要素的编排位置做了较大调整——如：将密级和保密期限、紧急程度的编排位置，由原来的右上角改为左上角，与份号自上而下排列；又如：将原来“主办单位签发人置于第一行，其他签发人从第2行起”，调整为:如有多个签发人,按照发文机关的顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

第四，对成文日期中的数字格式进行调整——

由原来的汉字标识改为阿拉伯数字标识，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编01）。

第五，对公文的特定格式做出规定——新增加了联合行文公文首页、信函格式首页、命令（令）格式、纪要格式等式样。

第六，增加了页码格式要素——《党政机关公文格式》中把过去从未提到和强调过的“页码”作为公文的要素之一，明确规定：页码用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

一、公文版头（旧称眉首）新格式规定，版头部分包括6项——

1.份号（份数序号）2.密级和保密期限

3.紧急程度4.发文机关标志

5.发文字号6.签发人

1.份号（份数序号）用阿拉伯数码顶格标识在公文首页左上角第1行，可编虚位，共标6位：000001。

2.密级和保密期限

秘级分为“绝密”“机密”“秘密”三级。涉密公文应当标注密级。如需标注密级和保密期限，用3号

黑体字，顶格编排在版心左上角第二行，数字用阿拉伯数字标注。3.紧急程度如需标注紧急程度，用3号黑体字顶格编排在版心的左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。下行文首页板式联合上行文首页板式

4.发文机关标志

发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，党的机关公文可以使用发文机关全称或者规范化简称

。

发文机关标志注意以下三点：

一是发文机关标志上边缘至版心上边缘距离为35mm，与99’国标相比变化较大；二是发文机关标志的字体，一般使用小标宋体字，用红色标识，居中排布；字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm(高×宽)；三是联合发文时，主办机关名称排列在前；发文机关标志后“文件”二字的位置上下居中排布。

新格式版头的各要素

与99’国标规定中眉首各要素的区别：5.发文字号发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。如“中办发〔2012〕14号”。联合行文时，使用主办机关的发文字号。发文字号应注意四点：一是标识的位置在发文机关标志下空2行；二是平行文和下行文的发文字号要居中排布。

三是上行文因有签发人标识，则发文字号不再居中，而是左空一字，签发人则右空一字，二者同处一行；四是发文字号用3号仿宋体字，年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位（即1不编为001）,不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色分隔线。

6.签发人

新格式规定：上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中‘请示’应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

“签发人”要素应注意三点：一是签发人位置：“签发人”用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号；签发人姓名用“3号楷体字”标识，姓名居右空1字。二是如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

三是上行文（请示、报告、意见）其性质比较重要，一般副职不能签发上行文。“签发人”要素常见的失误之处：

新格式规定，上行文由主要负责人签发，下行文或平行文由主要负责

人或由主要负责人授权的其他负责人签发。

一是当有没有。上行文必须标注签发人,平行排列于发文字号右侧（下行

文不标识签发人）。有的“请示”或“报告”没有签发人，这是不规范的。

二是签发人不正确。“主要负责人”是指各级行政机关的正职或主持工作的负责人。上行文必须由主要负责人签字。有的请示件由分管同志签发，这是错误的。三是字体使用不正确。新格式要求“签发人”三字用3号仿宋字体，签发人姓名用3号楷体字。希望引起注意。四是签发人标注位置易出错。当联合行文有多个签发人时，“签发人”三个字标注在第一行，其姓名按照顺序从左到右、自上而下依次编排，每行两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐（上行文的发文字号与最后一个签发人姓名同处一行）。二、公文主体公文主体是公文向受文对象表达的主要内容部分，也是我们每个公文工作者需要认真研究、学习和掌握的重要部分：如标题的拟定、内容的表述、主旨的确立、篇章的谋设、表达的技巧、词章的运用以及公文的效用等等。公文主体，内容深邃，奥妙无穷，写法多样，既需要较高的思想政策水平，还需要广博的社会生活经验，更需要扎实的公文写作功底。新条例中规定的公文主体包括9项要素：

1.标题2.主送机关3.正文4.附件说明5.发文机关署名6.成文日期7.印章8.附注9.附件99’国标中的主体部分为8项：

1.公文标题2.主送单位3.公文正文4.附件

5.成文日期6.生效标识

7.特殊说明8.附注

公文主体一：标题

标题是公文的眉目，起着统揽全篇、一目传神的重要作用。新格式规定标题用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

公文标题的排布可分为几种类型：

一是单行标题：如：《中共中央关于整党的决定》——这种类型的标题字数较少，居中即可。

二是多行标题——

这种标题的字数相对较多，主要排布方式有：

1.正梯形排布，如：中共中央关于完善社会主义市场经济体制若干问题的决定

2.倒梯形排布，如：国务院办公厅转发教育部等部门关于“十五”期间进一步推进特殊教育改革意见的通知

如：ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ

3.菱形排布——其字数较多，常见之于用来印发、转发、批转型公文的标题。如：ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ

拟定公文标题要视具体情况灵活运用其排列形式。无论怎样排列，都要做到词意完整，排列对称，间距恰当，既美观醒目，又合理得体，给人以形态上的美感；一般不采用中间短、上下长的沙漏型——ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ

拟制标题应注意以下三个问题

一是新格式规定：标题使用2号小标宋体字进行标识（注意字体）,编排于红色分隔线下空二行位置（注意位置），分一行或多行居中排布。当标题字数较多需要折行时，词组不能拆开，以防止引起歧义。一般标题中的“的”字不能与标题中的文种单独排行，如“的请示”、“的通知”不能单独排列成行。

二是关于标题中的标点符号

99’国标对于标点符号这样规定：“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不标标点符号。”新格式未作明确要求，建议仍按原规定执行。

标题中往往出现书名号错用的情况，如：

《××关于印发《关于加强某某工作的若干意见》的通知》《××转发《某某局关于向某某同志学习决定》的通知》《××关于印发《某某市体育局局财务管理办法》的通知》此处的“意见”、“办法”都不是法规、规章，因此不可使用书名号。应调整为：

《××印发关于加强某某工作的若干意见的通知》、《××转发某某局关于向某某同志学习决定的通知》、《××关于印发某某市体育局局财务管理办法的通知》。标题中还往往出现书名号该用不用或用错的情况，如：

《××关于印发某某工作管理暂行规定的通知》、《××关于印发‘某某工作管理暂行规定’的通知》等等，此处“规定”属于规章类，故应用书名号标注，可调整为：

《××关于印发《某某工作管理暂行规定》的通知》。

公文标题中使用标点符号的特殊情况为——1.出现缩略语、特定含义词语时用引号：例如《×××关于开展“四五”普法教育活动情况的报告》《关于配合“3.15”活动做好维护消费者权益工作的通知》2.需要注释或者说明时用括号：例如：《关于印发〈××××工作规则（试行）〉的通知》3.出现法规、规章名称和书名、报刊名时用书名号：例如：《关于印发〈××××管理规定〉的通知》《关于做好〈××××杂志〉征订工作的通知》4.出现并列词语之间的停顿时可用顿号：例如：《关于×××、×××职务任免的通知》《×××部、×××部关于××××的通知》公文标题中使用的标点符号主要有以下几种：

《》〈〉（）〔〕、“”标题中尽量不用标点符号，可增加公文标题的整体美和紧凑感。有时标题中出现“、”时，建议尽量进行技术处理，如使用“和”“与”“及”等一些连词代替标题中的“、”。如有的标题这样表述“财政收支、财务收支”，是不规范的，可以技术处理，变成“财政和财务收支”。

三是公文标题应该具备三个要素——

发文机关名称、事由、文种有时公文标题在特殊情况下（如带有固定版头、下行文时）可以省略发文机关，但绝对不能没有发文事由或文种，否则就是不完整或不规范的标题。

标题常见问题一：省略发文机关

在不带固定版头的情况下，标题中常常省略发文机关，如：

《关于报送2010年下半年工作计划的报告》《关于实现全县党风根本好转的规划》

《厂党委关于表彰先进的决定》

《开展评比精神文明单位十项达标活动的通知》

标题常见问题二：省略发文事由《×××公司党委决定》

应改为《×××公司党委关于×××的决定》《××市人民政府决定》

应改为《××市人民政府关于×××的决定》《中共×××厂党委通知》

应改为《中共×××厂党委关于×××的通知》

标题常见问题三：随意省略文种《××公司关于当前抗震救灾的有关工作》

应改为《××公司关于开展抗震救灾有关工作的通知》《××关于报送二00八年下半年工作计划》

应改为《××关于报送二00八年下半年工作计划的报告》《关于精神文明单位十项达标评比标准》

应改为《××公司关于开展评比精神文明单位十项达标活动的通知》标题常见问题四:关于介词“关于”

介词“关于”和结构助词“的”是公文标题中两个重要因素，“关于”用在发文机关和事由之间，“的”用在事由和文种之间。标题中经常出现用错“关于”的情况：一是缺少“关于”，如：《××市交通局个别党员领导干部以权谋私乱建私房的决定》

由于发文机关和事由之间缺少了介词“关于”，很容易产生歧义。正确的标题应该是：《××市交通局关于个别党员领导干部以权谋私乱建私房的处理决定》二是错用“关于”，如：《关于财经学校向××大学联系临时住房问题的函》

此处的“关于”便用错了位置，应将“关于”移至“财经学校”后，改为：

《市财经学校关于向××大学联系临时住房问题的函》标题常见问题五:动宾搭配不当

《××公司关于搞活多种经营企业有关政策的试行办法》这个标题中，一是出现了动词“搞活”与宾语“有关政策”搭配不当的问题，二是犯了缺失文种的错误。应改为：《××公司关于制定多种经营企业有关政策试行办法的通知》标题常见问题六:标题成分残缺《××公司关于出国考察的请示》

到底是谁要出国考察不清楚。应改为：

《××公司关于××同志出国考察的请示》《中共×××党委关于做好表彰2010年度先进党支部和优秀党员的通知》

动词“做好”后面就缺少宾语“工作”，应改为：《中共×××党委关于做好表彰2010年度先进党支部和优秀党员工作的通知》。标题常见问题七：混用文种

如：《×××局关于在××大桥收取车辆过桥费的通知》

《通知》是机关单位内部的下行文。而收取过桥费是周知性的，并且要求遵守执行，应为“通告”；

再如《×××公司关于扩建××生产线的请示报告》如果上级单位把它视为阅件，不对请示内容作出批示，那么这件公文就失去了请示的意义。标题常见问题八:错用文种《×××公司关于扩建××生产线的请示报告》

——典型的文种错用《×××党委关于开展×××活动的情况汇报》

——应改为《××党委关于开展××活动情况的报告》

《×××党委2010年工作要点》——应改为《×××党委关于印发2010年工作要点的通知》

标题常见问题九:表述不明某分公司更换设备需要申请经费，给总公司拟写请示，请示标题为《××公司关于更换××设备的请示》，表面看来问题不大，但仔细推敲便有表述不明之感，应修改为：

《××中心关于更换××设备所需经费的请示》。再如，某公司就某事提出意见报请总公司批复，经总公司研究同意所报请示，批复标题为：《××总公司关于某事（某意见）的批复》此标题亦犯了表述不明的错误，应改为：

《××总公司关于同意某事（某意见）的批复》。标题常见问题十:关系不清

请指出下面两个标题中的用词不当之处：

一、《×××公司关于印发×××集团公司关于开展安全生产大检查工作意见的通知》二、《××公司办公室关于批转××集团公司××总经理在××会议上讲话的通知》

提请注意：“印发”、“批转”一般用于上对下，“转发”一般用于下对上或平对平。公文标题提示一：

新格式第三章、第九条、第七项规定：标题由发文机关名称、事由、文种

三要素组成，缺一不可，尤其是上行文，或是本单位事关重大决策、重要通知事项的下行文，标题的格式和内容更要做到：

切题、凝练、醒目、规范公文标题提示二：《××××规定》《××××工作计划》《××××管理办法》等非法定文种不能单独行文。若需正式行文，应采取复体行文的办法，选择恰当文种，然后将其作为“附件”予以制发。公文标题提示三：公文标题中经常出现“印发”、“转发”、“批转”的词语，要注意区分，不要混淆，避免用错——“印发”的原文制作和来文渠道是本机关；“转发”的原文制作和来文渠道是上级机关、不相隶属机关和下级有自主行文权的机关；“批转”的原文制作和来文渠道是下属职能部门。前面已经强调，“印发”、“批转”一般用于上对下，“转发”一般用于下对上或平对平。公文标题的“10不可”

1.公文标题不可文种并用2.公文标题不可文种错用3.公文标题不可随意无行文单位4.公文标题不可无事由5.公文标题不可只有文种6.公文标题绝对不可无文种7.公文标题不可繁杂冗赘8.公文标题不可题文不符9.公文标题不可随意不用或错用介词“关于”10.公文标题不可随意不用或错用结构助词“的”转发类通知标题的拟制技巧

公文的标题由发文机关+事由+文种构成。转发类通知的标题，一般也由“发文机关+关于转发+原文标题+文种”组成。在转发式通知中，经常会遇到转发的层次较多的情况，使标题中“关于”、“转发”、“通知”三个词语多次出现，十分累赘，令人阅读起来别扭，理解起来困难。拟制这类标题时，一般采用以下几种方法：转发类通知标题的拟制技巧

一是在标题中只保留一个介词“关于”和只出现一个“通知”。当原文标题中有“关于”一词、且文种为通知时，标题可拟为“×××转发+原标题”。如：

《辽河石油勘探局关于转发《中国石油天然气集团公司关于转发〈国务院国有资产管理监督委员会关于激励创新办法实施细则的通知〉的通知》的通知》，六十余字，冗赘繁杂，可以采取省略法，直接转发第一个发文机关的通知，即：《辽河石油勘探局转发〈国务院国资委关于激励创新办法实施细则〉的通知》应当注意，当被转发的文种不是通知时，还要加上“通知”二字：如：《××医院转发卫生部关于印发〈地方卫生标准工作管理规范〉的通知》。转发类通知标题的拟制技巧二是直接转发最上层的文件——如果是国务院、省、市、区层层下发的公文，那么××区下属的××局在转发时，可以省略省、市、区等中间环节，由××局直接转发国务院文件，但要在公文的开头部分作出交代。如《××市财政局关于转发《××省财政厅关于转发〈国家财政部关于进一步做好2011年度财政预算工作的通知〉的通知》的通知》，可改写为：《××市财政局转发国家财政部关于进一步做好2011年度财政预算工作的通知》，并在文件开头部分予以交代：“最近，××省财政厅转发了国家财政部……”

转发类通知标题的拟制技巧三是文号替代法：即在标题中只出现上一级机关转发通知的文号：如：《××市人民政府办公室关于贯彻省发〔2012〕23号文件精神进一步做好城镇退役士兵安置工作的通知》采用替代法时，最好不要只写文号，要尽量在标题中标明事由主旨，让人一目了然，也便于查询。四是标题合并法：即把多个被转发的公文标题进行归纳合并，因为在公文正文和附件中可以完整体现被省略的部分。标题剖析一：

请以新格式规定的标题三要素对下面的标题进行修改：

关于上报《ΧΧΧΧ燃气工程有限责任公司河北省石家庄区片管线入户工程初步设计安全专篇》的报告调整依据：

新格式规定：标题由发文机关名称、事由、文种三要素组成。按照标题拟制的有关要求，本题存在以下有待改进之处：一是缺少发文机关名称，二是标题中使用了不必要的标点符号，三是题中的“上报”与“报告”用词重复。应做如下调整：ΧΧΧΧ燃气工程有限责任公司关于河北省石家庄区片管线入户工程安全设计方案的报告标题剖析二：

请根据新条例中有关文种的规定和新格式中有关公文标题的要求，对下面的标题进行修改：关于ΧΧΧ集团有限责任公司不连沟第三煤矿废置矿山生态环境恢复治理方案评审的申请

调整依据：一、《党政机关公文处理工作条例》的15个法定文种中不含“申请”文种，故本标题为典型的文种错用。二、《党政机关公文格式》规定上行文标题中发文机关名称、事由和文种三要素缺一不可。一般上行文标题的组成格式为：

发文机关名称╋介词“关于”╋事由╋文种据此应调整为：ΧΧΧ集团有限责任公司关于评审不连沟第三煤矿废置矿山生态环境恢复治理方案的请示请修改下面的标题：

事件起因：

1986年8月，某市公安局民警王玉民携带手枪参加老同学聚

会。席间一老同学要过王玉民手枪欣赏，无意中致使手枪走火，

击中王玉民，王当场身亡。

为整顿纪律，警示大家，市公安局起草了事件通报。为真实、恰当反应事件经过，先后拟制了几个标题：

《民警王玉民玩枪走火被当场击毙》《民警王玉民玩忽职守饮弹身亡》《民警王玉民违规用枪中弹身亡》现在看来，此标题仍然存在有待商榷之处。请按照新条例的要求，为此通报拟制标题——公文主体二——主送机关

主送机关是公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。主送机关标识在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。在新条例规定的15个文种中，除命令和令、通告、公告、纪要4种文种外，公文必须标明主送机关（也就是抬头），并使用全称或者规范化简称。“主送单位”应注意三点

一是上行文只能标注一个主送机关（个别情况除外，如报送给“省委、省政府”、“市委、市政府”的上行文）。二是排序和顿号、逗号时常用错。下行文可以有多个主送单位，排列顺序一般遵循“先上后下、先外后内”的原则；要十分注意顿号和逗号的正确使用，不同系统、不同级别的主送单位之间用逗号隔开，同一系统、同一级别的主送单位之间用顿号隔开。三是注意编排位置。主送单位要求编排在标题下空一行的位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。公文主体三——正文

正文是公文的主体，用来表述公文的主要内容。公文主体用3号仿宋字书写，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。正文一般每页排22行，每行排28个字。文中结构层次序数的标注方式为——

一、（一）1.（1）

文中小标题的标注方式为——

第一层用黑体字（不加重）；第二层用楷体字（可加重）；第三层用仿宋体字（可加重）；第四层用仿宋体字（不加重）。

结构层次及字体、标点符号方面的常见错误

一是结构层次表示错误。有的不是严格按照层次序数方法标识,在第一层用了第二层或第三、四层的标识方法；有的从第一层标识就直到第三或第四层标识。通常，层次较多时“（一）”和“（1）”括号外面不带标点符号。在一段文字内部常使用“一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等区分层次。

二是字体使用不当。新格式中规定，公文中小标题的第一层用黑体、第二层用楷体、第三层和第四层用仿宋体。

三是标点使用不规范。公文中一般第一层次标题后不加标点符号（一般单独成行）,第二层次以下的标题单独成行时亦不加标点符号（非单独成行的除外）。经常见到要么都不加标点符号，要么全加标点符号，这都是不正确的。拟制正文时还应注意的其他问题

一、数值范围表述的常见问题，如：4—6%、0.2—6等，规范的写法应分别为：4%～6%、0.2～0.6，使用连接号‘

～’标识。用分数和整数表述数字范围时，也不能省略第一个数字后面的单位，如“5万～10万人”不能写成“5～10万人”、“18岁至20岁”不能写成“18至20岁”。表示时间范围时，可用“2000～2005年”、“3～4月”，但不能用“2000～2005年度”、“3～4月份”。表示概数时，邻近的两个数字应当并列连用，中间不应使用顿号隔开，如“三四天”，不能写成“三、四天”、“七八十年代”不能写成“七、八十年代”等。二、字符使用上容易出现的问题

一是汉字“○”用阿拉伯数字“0”或英文字母“O”代替；二是公文发文字号用的六角括号“〔〕”用中括号“［］”或小括号“（）”代替；三是单书名号“〈〉”用大于、小于号合在一起形成“＜＞”代替；四是分隔符“•”用小数点“.”代替；五是代替“某”的“×”符号用英文大写字母“X”代替。解决以上问题，可从文档“插入”功能的“特殊符号”中查找。同时要注意，行文中遇数字、“%”、字符和英文人名在转行时应作技术处理，不得分开。

三、阿拉伯数字与汉字的规范用法一是定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中，作为语素的数字必须使用汉字。如：五味子、七上八下、四菜一汤、八字没一撇、“十二五”规划、五易其稿等。二是中国干支纪年、夏历月日，含有日月简称表示事件、节日的词组以及带有“几”字的数字表示约数的必须用汉字。如：公元前二二〇年、辛卯年正月二十三、七七事变、十几个人、几千分之一等。三是整数一至十如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，应用汉字。如：一个人、三本书、看了十遍、三项议题、一个中心两个基本点等。用“多”、“余”、“左右”、“上下”、“大概”等表示的约数一般使用汉字：一百多位、五十左右、大概八十人等。三是统计表中的数值（正负数、小数、百分比、分数等）以及公历纪年、年代、年、月、日和时刻，必须用阿拉伯数字。如：2013年、改革开放30年来、下午5时前报到、公元前250年等。如果文中出现一组具有统计和比较意义的数字，为保持体例上的一致性，其约数也可以使用阿拉伯数字，如：该区已入驻企业35家，总投资近20亿元，2010年完成税收5000多万元。公文正文的写作

公文工作者的共同感受——难在领导满意困在准确规范贵在不断创新

怕在公众评判写出好公文的必由之路——

1.提高思想政策水平2.借鉴古今经典名篇3.增强谋篇表意能力4.讲求公文用语技巧正文写作之一——提高思想政策水平清代学者王夫之曾言：“意犹帅也，无帅之兵，谓之乌合。”公文写作，也要以“意”为“帅”——意，就是主题。公文写作是以思想作灵魂、事实作骨骼、材料作血肉、修辞作容颜——思想作灵魂，是说写作公文的人应当具备较高的思想政策水平，才能写出主旨明确、立意高远、气势恢宏、实用性强的好公文。思想政策水平是写好公文的关键——公文是政治的产物，是用来依法行政、传递策令、推动公务活动的工具，有着极强的政策性、实践性和规范性。公文作者的思想政策水平高低，是一篇公文质量的决定因素。但是，现实中人们往往只是注重文字表达能力，而忽视了思想政策水平。很多同志可能有所体会，就是我们殚精竭虑、绞尽脑汁、辛苦而成的公文，经常被领导否定，或者推倒重来，究其原因，往往不是因为我们的文字表达能力不行，而是思想政策水平不够，甚至导致有的公文发布以后在社会上产生了一定的负面影响：如：肇庆市城市综合管理局“迁移关公像”文件——

该局于2010年4月14日下发通知，要求有关部门把建在肇庆将军山上的关公铜像限期迁移。通知中说：“据调查，贵司在将军山顶塑造了一尊关公造像，以傲视万夫的姿态俯视端城，我局认为甚为不妥。1．关公是英雄，应进庙受万民膜拜，不宜暴露于室外。2．端城为肇庆市首府重地，党政军民首脑俱在此工作生活，以一武财神傲视所有党政机关，有失君行。有鉴于此，请以自检自律的态度从速迁移关公塑像至屋内，时间为一个月，逾期将遭天谴人责，并承担一切责任。”通知下发，反响强烈——被网友戏称“史上最雷公文”！提高思想政策水平的几点建议——一是学习政治理论，增加历史唯物主义和辩证唯物主义常识，研读一些政治经济学和科学社会主义以及哲学方面的书籍；二是制定读书计划，安排时间通读《毛泽东选集》1～5卷。毛主席的著作学奄中外，博通古今，尤其对我们的公文写作有着重要的指导作用，学习毛主席著作，将使我们受益无穷；三是多读红头文件，如我们可以看得到的中央文件、省部级文件、我们单位上一级的文件等等，学习他们的文件构思风格、谋篇表意方法等等；四是学习时事政治，坚持看中央电视台的新闻联播，看报纸，看杂志。这里所说的报纸杂志指的是指党报、党刊和政报政刊，并非那些市井小报或娱乐刊物。只要做到这些，并且持之以恒，我们的思想政策水平就一定会大幅提高，从事写作公文时也一定会如杜甫所言“下笔如有神”！正文写作之二——借鉴古今经典名篇据考证，甲骨文是我国最早的文字，距今已有3600年。其间记载的商代皇室活动记录，即是最早的公文雏形。“公文”一词，最早出现于东汉末年和三国时期的《后汉书·刘陶传》中，其间有这样的记载：“州郡忌讳，不欲闻之，但更相告语，莫肯公文”——是说东汉末年，张角等人聚众成立黄巾军，可能要起事造反，但州郡官员只是口头相互转告，不肯以公务文书的形式上奏朝廷——距今已有1700多年。公文被人们泛泛称作为“官府之间往来的公事文书。”在各类文章中，公文是一种程式化程度最高的文种。做公文工作要有气节和责任——齐之良史秉笔直书——“崔杼弑其君”做公文工作要有智慧和技巧——“不赦南牢李世民”与“本赦南牢李世民”做公文工作要有水平和能力——欧阳修：逸马杀犬于道“秘书巨笔如椽——

笔下有风云变幻，笔下有沉贬升迁，笔下有是非曲直，笔下有财产万千……”

我国古代经典公文——

古代优秀公文特点：法理相寓长于方略文约词美体严旨明《约法三章》——杀人者死，伤人者刑，及盗抵罪，余悉除去秦法。以十八个字，宣布一项重大的方针，体现了强烈的政策性，为刘邦的称霸汉中争取了民心，为汉朝的开国政权奠定了基础。后人称之为：一纸布告，奠定国基！秦朝李斯《谏逐客书》：内容上——体现了强烈的政策性与思想性；写法上——充满了明确的说服力和针对性。李斯的《谏逐客书》是古代上行文中的典范——第一句话九开门见山，起句立意，落笔入题：“臣闻吏议逐客，窃以为过矣。

”紧接论述：“昔穆公求士，西取由余于戎，东得百里于宛，迎蹇叔于宋……”开始，接连选用秦国历史上四位任用客卿而取得巨大成就的秦穆公作为论据，援古证今，来说服秦始皇改变逐客政策；最后结论是“逐客以资敌国，损民以益仇，内自虚而外树怨于诸侯，求国无危，不可得也”。谏书以鲜明的论点、充分的论据、得体的论证，说服了秦始皇，从而达到了自己的目的。

古代经典公文必读篇目——西汉名臣晁错致汉文帝的《论贵粟疏》；司马相如发布给巴蜀民众的《谕巴蜀檄》；西晋李密致晋武帝司马炎的《陈情表》；唐代魏征致唐太宗李世民的《谏太宗十思疏》；

骆宾王的《为徐敬业讨武曌檄》；海瑞在任淳安知县时发布的《禁馈赠告示》；清代林则徐的《宜重禁吃烟以杜弊源片》等等。这些名篇字里行间反映的思想观点、阐述策略以及文风气蕴，都是古代公文的典范。陆游：“汝果欲学诗，功夫在诗外”

好的公文起草者应该深谙一种“文外”的功夫，即：对面临形势的分析、对受文对象的心理分析、对利害策略的分析、对公文可行性的分析等等。可以说：公文写作的政策性、策略性以及思想性，是比谋篇布局、遣词造句以及格式规范等更重要的东西，这些是一篇公文能够成功的真谛，也是公文写作与其他文体大不相同的关键所在。正文写作之三——增强谋篇表意能力

要写出准确规范、领导满意、富有新意，就必须：了解公文的体式特点，掌握公文的写作规律；积累丰富的专业知识，练就娴熟的写作功底。

正确谋篇表意——一、合理安排结构；二、遵守用语规律；三、注重文字表达；四、讲究公文文采。看某企业一份批评性通报中的描述：

一名工会干部因为分房问题与该厂房管科长相互辱骂，以至于动手打架，造成了恶劣影响。该企业人力资源部在对这个事件的通报中，是这样表述的：“刘随手从茶几上抄起一支暖水瓶，朝罗泼去，想用热水烫对方，幸好瓶中无水。由于瓶中无水，加之刘用力过猛，结果暖水瓶飞向罗的头部，罗大叫一声，急忙往左边一闪，暖水瓶正好砸在办公桌的玻璃板上，只听‘啪’的一响，碎片溅满办公室。这时罗也顺手抄起桌上的算盘，朝刘的头部砸去。说时迟，那时快，刘一猫腰朝罗的肚子顶去，算盘正好打在刘的屁股上……”（一）机关公文的语言特点

公文语言——用语简练，用词精炼，表述凝练。古代公文的作者们主张“弃繁从简”、“事以简为上,言以简为当”,力求“文约事丰”。从前有一个制鼓的20字秘诀：

“紧紧蒙张皮，密密钉上钉；晴天和下雨，打起一样音。”后来有人认为表述不够精炼，给减到了12个字：“紧紧蒙，密密钉，晴和雨，一样音”，文字减少了，表达效果未受影响。后来又有人认为还能进一步精炼，又减到了8个字：“紧蒙密钉，晴雨同音”，仍然不失原意。可见从20字减到8字，用语凝练，原意不减，这就是公文应该采用的用语方法，就是——要用最少的字，阐述深刻的理。长期以来，人们在公文的写作实践中，积累和形成了一些便于理解、言简意赅、庄重得体的公文专用词语，公文专用语有明显的特点：一是表述明确；二是表意准确；三是语言平实；四是用语得体；如上行文，是下级单位向上级机关呈报的公文，那么应该语气委婉，措词平和，恰当使用敬语、谦语，慎用“我们决定……”，使用“我们建议……”、“拟……”，但要做到恭而不卑，持重守度；下行文，是上级机关对下级单位的指示、要求或命令，那就应该要求明确，语气坚决，但要注意威而不猛，严而不酷；平行文，是平级单位商洽问题、协调工作时应用的文种，要注意礼貌用语，多用商洽性语言，要做到不卑不亢，谦而有度。

五是用词庄重。即语言要端庄、郑重、严肃、认真，不带有任何个人的情绪和感情色彩；要使用规范的书面语言和公文专用语，恰当使用某些文言词语，不使用缩略语、冷僻字和方言土语，尽量少用专业性太强的术语和名词等。公文语言要求简明扼要，语义明确。在正式的红头文件中，要少用或不用冷僻字词和感情色彩过强形容词。

公文中经常出现这样的表述：“约100多人次”；“目前我局现有在编人员15820人”；“强度有所增强”；“机加工车间车工班хх同志三月份迟到、早退多达16次，无故旷工4天。违反了我公司хххх规定。经公司党政联席会议研究…”хххх付局长；开据增值税发票；予与重奖……。在公文起草中，有些忌用词语应引起注意：一是方言口语，如“棒、沾、行、好家伙……”；二是华丽词藻，如“丰收在望、华夏神州、心潮澎湃……”；三是形象性词语，如：比喻性的“鸦雀无声、浓云似墨”；比拟性的“山欢水笑，车水马龙”；夸张性的“气冲霄汉；翻江倒海”；描写性的“热泪盈眶、笑容可掬”；叠音词“干干净净、袅袅娜娜、糊糊涂涂”等等；四是叹词、儿化词，如“啊、嘿、哎呀”及“花儿、草儿、猫儿”；五是修辞格中的“折”字，如“丘人”代替“兵”；藏字，如“二八”代替十六，“不惑”代替“四十岁”；六是容易造成误解的词语，要慎重使用。七是互联网上流行的新生词语，这类词语有害于原义的明确表达，在文艺作品中可以产生特殊效果，但在公文中忌用。看看下面这段话：

“周末，读大学的GG回来，给偶带了很多好东东，都系偶非常稀饭的。酱紫，偶就答应GG陪他去逛街

吃KPM……”前几年，上海出台了《上海市实施〈国家通用语言文字法〉办法》，对当前流行的网络用语进行规范，明确规定国家机关公文、教科书不得使用不符合现代汉语词汇和语法规范的网络用语——这应该引起我们公文工作者的高度重视。（二）机关公文的专用词语1．起首用语：

即在公文开头用于引出行文根据、行文目的或事故原因、背景的词语。常用的起首用语有“根据”、“依据”、“遵照”、“按照”、“奉”、“为了”、“为”、“由于”、“兹定于”、“兹介绍”、“兹因”。2．称谓用语：

用于称呼本单位时，须使用第一人称，如“我局”“厂”“本部”“本公司”“本厂”等。用于称呼对方单位时，如属于下级机关，一般使用第二人称，如“你厂”“你单位”“你部”等。如属于平行机关，为了表示尊重与礼貌，习惯使用“贵公司”“贵所”“贵院”等。3．引叙用语：即引叙来文时使用的词语。常用的引叙用语有“前接”、“顷接”“近接”“欣悉”“敬悉”“收悉”“获悉”等。例如“前接你局来电”，“顷接来函，现就所询之事函告如下”，“欣悉贵院举行成立80周年庆典”，“你局2011年8月18号文收悉”等。4．经办用语：即表明处理某些工作的时间及其经过情况的用语，通常表示过去时态。常用的有“业经”“已经”“前经”“迭经”“通过”“经过”等。例如“经召集有关部门研究”，“《XXX规定》业经局长办公会议批准”，“兹经调查”“迭经审核”等。5．商洽用语：即向收文机关征求、问询对有关事项的处理意见，或与其商洽具体公务办理方法时使用的词语。商洽用语一般在上行文和平行文中确有必要征询对方意见时使用。常用的商洽用语有“当否”“妥否”“是否可行”“意见如何”“是否同意”“能否办理登记”等。这有助于营造一种和谐融洽的行文语气。6．期请用语：即向收文单位表示某种期望和请求时常用的词语，用于结尾时较多。常用的期请用语有“即请”、“诚请”“特请”“恳请”“恭请”“拟请”“务请”“希望”“敬望”“企盼”等。例如，在公文中使用“恳请对该同志予以表彰”、“企盼鼎力协助”、“敬望拨冗光临”等。7．表态用语：即表明发文机关对某一文件的态度时使用的词语。在公文中一般使用“照办”“可行”“准予”“不可行”“同意”“原则同意”“不同意”等。如“准予备案”，“同意你公司提出的治理方案”等。恰当使用表态用语，有助于鲜明表达发文意图，便于收文单位执行或办理公务。8．时限用语：即表明公务承办时限时使用的词语。常用的时限用语有“当即”“即刻”“从速”“届时”“准时”等。例如公文中有“收到防洪紧急通知后，当即采取应急措施”、“情况紧急，务必从速抵达现场”、“迅即展开调查”等。时限用语应用得当，有助于强化办理公文的时限要求，避免或减少公文的延误。9．过渡用语：即专门表明转折、过渡或承上启下关系的词语。常用的过渡用语有“为此”、“据此”、“鉴此”、“经研究批复如下”、“现通告如下”、“特制定以下条例”等。恰当使用过渡用语，有助于公文的各个部分之间过渡自然，连接紧密，增强公文正文的整体感。10．谦敬用语：即承受对方单位的支持和恩惠后表明感激、敬重之情的用语。常用的谦敬用语有“承蒙惠允”、“承蒙贵局通力协助”、“承蒙慨允，不胜感激”、“不胜荣幸”等。11．结尾用语：用于表达公文结束或向收文单位提出行文要求时使用的词语，简称“结语”。例如“现予公告”、“特此通知”、“特此通告，请审阅”、“特此批复”、“特此复函”等。有些结语在表示公文结尾的同时还具有提出特定的行文要求的功能。例如公函结尾处的“以上事宜敬请协助为盼”，议案结尾的“请予审议”；指示性通知结尾的“请认真贯彻执行”，部署性通知结尾的“请如实呈报”等。总之，正确使用这些公文专用词语或固定的语式，可以增加公文的表达效果，同时可以体现执笔者的水平。正文写作之四——讲求公文用语技巧

公文具有很强的权威性、政策性、目的性、实用性，一字之失、一字之差都可能引起混乱、贻误工作、造成损失，甚至产生极不好的政治影响。

2008年9月9日，四川巴中政府颁发的《关于2008年中秋节放假安排的通知》，由于发生文字错误致使四人被追责；2008年12月30日，河南省南阳市商务局在官网上刊登启招聘启事，因出现年龄不能超过330岁的笔误而致使形象大损。不管是什么原因导致了公文出错，都会造成严重后果，必须严肃追究责任。一字入公文，九牛拔不出——一个单位的公文水平与拟文者有直接关系。由于拟文者水平关系，导致一些文件出现文字混乱、用词不当、成分缺失、褒贬失宜、语句不通、言意相违、逻辑紊乱等等各种问题，一些幼稚的语法病和语义病到处可见：

“城市绿化是城市重要的公共设施”；“力戒艰苦奋斗”；“难免没有片面性”；“为了防止这类事故不再发生”；“确保国家机密”；“宽带我世界”、“低碳最生活”

等等。公文中，往往因为一字之差，结果就会谬之千里：清朝湘军首领曾国藩带领湘军攻打太平军，接连连续兵败，痛不欲生，几度绝望，曾想投入长江以死洗辱，但被左右救起。他在上书朝廷报告军情时写到“敌方武器精良，我军屡战屡败，士兵伤亡惨重。”写完以后忽然想到，这样的用语有强调客观、推托责任之意，可能会激怒朝廷从而招致怪罪，于是将报告中的“屡战屡败”修改为“屡败屡战”，并请求朝廷严议。朝廷接到奏章后，看到曾国藩态度诚恳，竟无半点强辩推诿之意心，虽然打了败仗，但他“屡败屡战”，没有功也有劳，何罪之有呢？不但没有严议，反而更加重用。曾国藩从中得到鼓舞，精神大振，重整旗鼓，与太平军血战到最后，最终攻破了天京城池，成为清朝政府镇压太平天国起义的一位有功之臣，得到朝廷的重赏。“屡战屡败”到“屡败屡战”，虽只一字之改，却使一件本不体面的事情，变得名正言顺，以至后来的风风光光。

学会“炼字”是每个公文工作者的基本功唐代诗人杜甫——“为人性僻耽佳句，语不惊人死不休。”——这两句表明诗人在诗歌创作中十分重视语言的选择和锤炼。

曹雪芹写《红楼梦》——“披阅十载，增删五次”“字字看来都是血，十年辛苦不寻常”古人精于炼字，常常是“吟安一个字，捻断数根须”。从唐代诗人贾岛“鸟宿池边树，僧敲月下门”中的“推敲”典故，到宋代王安石

“春风又绿江南岸，明月何时照我还”的炼字佳话，都为我们搞好公文写作工作树立了榜样。谈谈公文文采——

子曰：“言之无文，行而不远”。

历朝历代的学者都十分注重文章的声律美和节奏感。历史上，南朝时梁国的丘迟写过一篇著名的劝降书——《与陈伯之书》。文中理智的分析与深情的感召相互交错，层层递进，写得情理兼备，委婉曲折，酣畅淋漓，娓娓动听，具有摇曳心灵的感染力和说服力。其中一段写道：“暮春三月，江南草长，杂花生树，群莺乱飞。见故国之旗鼓，感平生于畴日，抚弦登陴，岂不怆悢。所以廉公之思赵将，吴子之泣西河，人之情也；将军独无情哉！……”因此，“伯之得书，乃于寿阳拥兵八千归降”。《与陈伯之书》是丘迟的代表作，更是一篇胎炙人口的招降文字，具有很高的艺术成就。尤其是抒情写景的几句“暮春三月，江南草长，杂花生树，群莺乱飞”，简直是一篇优美的散文，其艺术魅力，千年不衰！

毛泽东同志论公文——毛泽东同志曾经强调：“文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性。”“无产阶级一定要有自己的秀才，这些人要较多的懂得马克思列宁主义，又有一定的文化水平，科学知识，词章修养。”在《毛泽东选集》四卷本的156篇著述中，属于公文方面的文章，如报告、决定、决议、指示、布告、通知、通报、命令、函等就有60余篇，若再加上声明、信电、讲演词、会议报告等，共有100篇左右，相当于《毛选》的一大半篇目，成为当代公文发展史上一座不朽的丰碑。毛泽东公文，永远是我们学习的榜样。公文主体第四项——附件说明

附件说明具有对正文进行补充说明或提供相关资料的作用，是公文的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。附件标注时应注意以下几点：一是在正文下空一行、左空二字标注；二是附件序号用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。三是附件名称较长需回行时，应与上一行附件名称的首字对齐。如图：

附件说明的常见问题一是标注位置容易出错。新格式规定：附件在正文下空一行、左空二字编排，后标全角冒号和附件名称。附件说明的常见问题是在正文之下不留空行、直接标识。二是标点符号易出错。新格式规定：附件名称后不加标点符号，但有的公文时常出现常在附件名称后面标注标点符号的情况。三是附件名称过长、回行时出错，造成回行顶格标识。四是当有多个附件名称时，经常出现下一个附件顺序号顺延上一个附件名称的情况，不是与第一个附件顺序号对齐。【下面附件的标识方法正确吗？】

（一）

хххххххххх，现将《хх集团公司党委关于表彰先进党支部和优秀共产党员的决定》转发给你们，望组织本单位员工学习，全面贯彻集团公司党委的各项要求，进一步开创我公司下半年各项工作新局面。附件：1.хх集团公司党委关于表彰先进党支部和优秀

共产党员的决定

2.хх集团公司2010年度先进党支部名单

3.хх集团公司2010年度优秀共产党员名单【下面附件的标识方法正确吗？】

（二）хххххххххх，现将《хх集团公司党委关于表彰先进党支部和优秀共产党员的决定》转发给你们，望组织本单位员工学习，全面贯彻集团公司党委的各项要求，进一步开创我公司下半年各项工作新局面。

附件：一、хх集团公司党委关于表彰先进党支部和优秀共产党员的决定；

二、《хх集团公司2010年度先进党支部名单》；

三、《хх集团公司2010年度优秀共产党员名单》。公文主体第五项——发文机关署名

发文机关署名——是2012年《党政机关公文处理工作条例》中的一项新规定，我们今后在制发公文时应该注意这一点，即无论是党的机关公文，还是行政机关公文，都要予以署名。署名要署发文机关全称或者规范化简称。单位名称字数过多和党的机关一般采用规范化简称，如：“国务院国有资产管理监督委员会”可简称为“国资委”。“中共××集团公司委员会”，“中共”即“中国共产党”的规范化简称。单一机关行文署名时，应先确定成文日期的位置，即一般应在正文最后一行下空5行（大概是一枚公章的高度）、右空4字的位置，标识成文日期；然后在成文日期的上一行、以成文日期为准、居中编排发文机关署名。

公文主体第六项——成文日期

公文的成文日期，应以负责人（单位领导）签发日期为准，联合行文以最后签发日期为准，会议通过的文件以会议通过日期为准。新条例规定公文成文时间使用阿拉伯数字标识年、月、日，如：2012年12月31日。成文日期的编排位置，一般应标识在正文或附件名称下空五行、右空四字之处，所空五行为预留印章的高度。公文主体第七项——印章

公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。机关印章直径一般为42～50mm，加盖印章的位置为：成文日期的