商贸有限公司行政办公制度汇编

商贸有限公司行政办公制度汇编-26-目录TOC\o"1-2"\h\u21150办公用品管理制度 -2-29033会议管理制度 -4-5388公文管理制度 -7-21447档案管理制度 -10-12842印章管理制度 -19-11628车辆管理制度 -24-办公用品管理制度目的：为加强企业办公用品管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与使用，特制定本制度。本制度适用于对办公及日常消耗品、宣传品、设备耗材等的管理。办公用品的采购采用集中采购、定量供应的办法。集中采购由总部行政部负责并管理。集中采购的办公用品包括复印纸、传真纸；计算机消耗的磁盘；打印机消耗的色带、硒鼓、墨盒；日记本、各类笔墨等。特殊办公用品可以经公司总部同意授权各部门自行采购。各部门若临时急需采购办公用品，由部门专人填写《办公用品申购单》，并在备注栏内注明急需采购的原因，经部门负责人审定同意后，交店长室审批同意后，实施采购任务。必需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存。结算办法：店助理根据实际采购数量及单价，编制明细表经确认后报财务划转。办公用品的分发领用总部/门店于每月10日前至总部行政部/店助理填写《办公用品申购单》。收到各部门经审批后的《办公用品申购单》之后，总部行政部/店助理要进行核对，把申请所需全部用品备齐，分发给各部门。办公用品管理新进人员到职时由各部门提出办公用品申请，向总部行政部/店助理请领办公用品，并列入领用卡人员离职时，应将剩余办公用品一并缴交总部行政部/店助理。印刷品（如信纸、信封、表格等）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由总经办/店助理统一印刷、保管。对决定报废的办公用品，由总部行政部/店助理做好登记，在《办公用品报废单》上填写用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项，并报财务部审核及公司领导审批后，到财务部办理报废注销手续。办公用品正常使用发生的损坏时，要及时向总部行政部/店助理报告，由总部行政部/店助理安排修理，如不报告或擅自将损坏的办公用品丢弃，使用者个人按非正常使用损坏照价赔偿。企业对办公用品的使用情况，实行年内不定期检查、年末普查的检查制度，检查工作由店助理及财务部负责。会议管理制度目的：为规范企业会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。会议类别总经办办公会（1）总经办办公会是由总经理本人定期召开的工作例会。（2）参加人员为营运中心店长、财务经理、企划经理、行政经理、资讯经理等。（3）时间原则上定在每月财务绩效公布后的一周内。（4）例会由总经理助理通知，并做好会议的相关准备工作。（5）会议纪要由总经理助理负责整理，并于次日呈总经理审阅后发放至参会人员。部门例会（1）部门例会是由各部门负责人定期召开的工作例会。（2）例会时间由各部门根据部门工作特点合理安排，以不影响日常工作的正常进行为原则。会议的准备所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好座位、通知与会人等）。会议应按规定时间准时召开，组织会议的部门会前应准备好会议议程及有关内容，并负责维护会议纪律。参会人员准时参加会议，准备好与会议有关的资料，做好会议记录，对要求传达的会议内容要及时进行传达。会议涉及机密事件，所有与会者要严守保密制度，不得外传泄密，否则按有关规定处理。会议形成的决议应由总经办负责通知有关执行部门，并负责监督落实情况。会议记录会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。总经理主持的企业例会、临时行政会议原则上由总经办负责会议的记录工作，总经理另有规定的，依据总经理指定的办法实行。会议记录员应遵守的规定做好会议的原始记录及会议的考勤记录，根据需要整理《会议纪要》。对会议已决议事项，应在原始记录中括号注明“决议”字样。会议原始记录应于会议当日、《会议纪要》最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签批。会议室管理会议室由总部行政部/店助理负责管理，各部门如因会议需要使用会议室，须事先向总部行政部/店助理申请，由总部行政部/店助理统筹安排。会议室卫生由总部行政部/店助理安排人员保洁，在每次会议召开前后均要进行卫生打扫，并做好日常保洁。会议室电子设备的管理、使用和维护由专人负责，其他人不得随意操作，否则造成设备损坏应按价予以赔偿。公文管理制度目的：为规范公司公文的体式、书写、审核、发送等，保障信息畅通，特制定本制度。类别按内容分，公文包括通知、报告、请示、决定、通报、批复、函、会议纪要等；按行文方向公文分为上行文、平行文（公司/部门间的工作联系函）和下行文；按公文的来源将公文分为外来公文、外发公文及内部公文；按处理时间要求分为急件和平件；按密级程度分为机密件、秘密件和普通件（有关股权公司变更及高层管理探讨的决议、纪要等属机密公文；有关公司人员的任免、薪酬方面的公文属秘密，其他因日常办公而形成的管理事务性公文属普通公文）。职责经办人负责公文的起草，所属部门经理复核；公司领导负责签发。公司总部行政部负责公司对内发文的发送以及对内、对外公文的建档、保管。公文的格式公文标题公司内部及对外发送的公文标题统一按以下格式命名：（关于）事由（的）文体例：（关于）公文写作考核（的）通知除法规性文件外，公文标题不加标点符号，字体统一用宋体，标题统一用小二号居中并加粗以明示，文件编号用小四号并居中，正文统一用四号字体，行间距统一用1.5倍间距；公文发文字号公司内部及对外发送的公文必须统一编号，编号格式如下：内部发文具体编号为：单位简称/（单位简称+部门简称第一个字）+发文类型+发文时间+发文序号例：三总行字【2010】001号对外发送的公文具体编号为：单位名称+发文时间+发文序号例：三总【2007】001号公文结尾可视具体情况注明抄报和抄送单位。公文的写作原则一般不得越级请示和报告；“请示”应一文一事，一般只写一个主送单位；所有公文的发文日期应该写具体的年月日，正确的写法为：如“二0一0年九月三日”；公文中序数的表述应按层次使用，大小层次为：“一”“（一）”“1”“（1）”，如果只有一层，只能用第一层“一”，如果是两层或两层以上，第一层的使用可视具体情况选择，但顺序不能越层；公文管理所有对内、外发送的公文经办人均要送一份公司总经办存档；所有公文的发送包括以函件形式寄发，均由经办人/部门办理；公司内部发文由总经办进行统一发放，接收部门要进行签收，该表应同文件原件一并存档。档案管理制度目的：为规范公司档案资料管理，促进档案资料工作为公司各项工作提供有效服务，特制订本办法。适用范围：适用内容：公司重要文件资料的建档、保管、使用及销毁管理；适用对象：公司行政主管、档案室管理人员及各部门负责文书工作的助理或秘书。定义与概念说明：档案：组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、完整的历史记录；资料：可参考作为根据的材料，包括图书、影音等；财务档案：指会计凭证、会计帐薄和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据；电子档案：具有保存价值的电子文件，是通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。职责：总部行政部是公司档案资料管理工作的监督部门；总部行政部是公司档案资料管理工作的主管部门；各部门负责日常档案资料的保管，并定期移交至行政部档案室；行政部档案室按年度建档立卷。基本原则：各部门分散管理，定期移交，集中建档。归档范围：涉及公司成立或正常经营的前置合法性文件，如公司章程、股东名册、组织规程及办事细则、董事会及股东会纪录、验资报告、财务报表、审计报告、政府机关核准文件或证照、不动产所有权及其他债权凭证、工程设计图、其他经核定须永久保存的文书；公司与供应商及相关单位的合同、各种协议书、来往信件等；公司会议原始记录、纪要和决定；公司发布的通知、通报、规章制度；公司制订的计划、统计、预算、工作总结；其他具有保存价值的文件、图书、影音资料等。移交前文件资料保管：移交之前各部门指定专人负责本部门的文件资料保管：文件资料存放应规范有序，做好文字标签说明，以便查找；定期将需要归档的文件资料移交至档案室，并办好交接签收手续；做好部门的图书资料管理，为部门工作人员提供有效的文件资料服务；做好临时使用文件资料的登记手续。移交时间：归档时间可分为年终归档和及时归档：年终归档：各部门该年度普通类文件资料；即时归档：重要文件如机密或绝密文件及公司合同、证件证照、决议等。财务部当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后，由财务部整理立卷，装订成册，编制会计档案移交清册，移交档案室统一保管；工程建设档案在其完工验收后，由工程建设部门整理成卷，在5个工作日内交档案室保管。建档流程：点收：行政部档案室工作人员负责档案资料点收工作；认真填写“移交登记表”，注明文件资料名称、数量、移交部门及移交人员署名等；检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入；文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办；与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。整理：文件装订以左方为准，装订时应对准左上角、理齐钉牢；文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。同一文书应装订于一个档夹，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档夹装订，并增设“卷次”编号，以便查考；每一档夹封面内首页应设置索引、编排目录，以提高查阅效率。分类（暂缓）：档案分类原则为切合实用，结合公司实际，按大类、中类、小类三级分类；大类按目前公司部门来分，中类根据总部、门店来分，小类视实际而定；举例说明：如华大店人事招聘店助文件，大类为人事部，中类为华大店，小类为人才招聘类；又如公司与供应商签订的采购合同，应归在商品中心采购部总部合同类，大类为商品中心采购部，中类为总部，小类为合同类。密级划分及确定公司档案密级分为四类：绝密、机密、秘密、普通。绝密是指与公司生存、经营、人事有重大利益关系，如果泄露会使公司的安全和利益遭受特别严重损害的档案资料，主要包括：公司董事会形成的会议记录；公司各种权利证照、可研报告、勘探报告、项目方案等。机密是指与公司的生存、经营、人事有重要利益关系，泄露会使公司安全和利益遭到严重损害的档案资料，主要包括：会计凭证、帐簿、财务报表及其它应当保存的会计核算专业资料；公司大事记；经营过程中形成的所有合同、协议；公司范围内工程项目图纸、预、决算报告等。秘密是指与公司生存、经营、人事有较大利益关系，如果泄露会使公司的安全和利益遭受损害的档案资料，主要包括：公司在全年工作中形成的文件、材料、总结；人事档案；单价在２０万元以上的设备仪器档案；企业发展过程当中所形成的声像档案；获得政府部门颁发的奖状、奖杯、锦旗、荣誉证书等实物性档案。普通是指与本公司生存、经营、人事利益关系较小，如果泄露会使公司的安全和利益遭受损害的可能性很小的档案资料，主要包括：公司总部及下属各门店在全年工作中形成的设备管理、设备配置、工作安排等方面的文件。各密级内容知晓范围：各级档案公开应当遵循“知必所需”的原则，一般而言：绝密级档案局限于董事、监事或董事长确定的其他人员；机密级档案局限于总经理办公会议成员或总经理确定的其他人员；秘密级档案局限于各部门负责人（经理或以上级别）指定人员；普通级档案局限于公司内部相关工作人员。密级的确立与变更各部门在生成相应档案时，由其负责人确定、注明各类文件资料的密级划分和保密期限的意见，加盖相应密级印章。不能确立密级时，则由档案生成部门负责人提请行政中心确定。同一案卷内有不同密级文件的，应以高密级为本卷密级。不同密级档案应当区别对待，分区存档，确保其安全、保密。电子档案：各部门移交文件资料时，若有对应电子版文件，一并交与档案室；档案室管理人员负责将电子版文件分类打包，标明入库日期和文件名称，保存电脑；年初档案室管理人员申请将上一年电子版文件刻成光盘，须经总经理批准，资讯部执行，刻完的光盘应附有说明，以便查阅。档案保管期限：类别密级程度保管期限文件范围人事档案重要随员工在职时间变化员工个人档案、劳动合同、证件、反映员工工作情况文件行政档案机密永久股东变更、股东会决议；刊物重要长期章程、商务证件、重要决策会议纪要、重要收发文；普通短期例行工作会议纪要、例行收发文财务档案机密永久各种帐本、凭证及年度决算报表声像档案重要长期有纪念意义及价值等录音、摄像资料一般短期例行一般活动的音像资料合同档案机密永久合作合同、融资合同、其他特殊合同重要长期重要事项所签订的专项合同普通短期例行工作所发生的一般业务合同档案资料使用：档案室管理人员必须做好档案资料服务工作：在公司OA系统或内部论坛定期公布入库档案及图书资料信息；对入库档案编排目录，标明入库日期、档案名称、内容提要，以方便查阅；定期统计档案使用情况，每年终统计当年档案查阅人次，总结档案使用效果。查阅档案注意事项：公司档案资料不得外借；工作人员因工作需要，经部门领导批准，方可查阅档案室文件，并作查阅登记；查阅机密文件须经所属中心副总批准，查阅绝密文件须经总经理批准；档案资料必须现场查阅，特殊情况须办理借出手续，并及时归还；复印文件（仅限于普通类文件）必须申请，且经主管领导批准；爱护档案，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、转借或损坏；档案交还时，档案管理人员必须当面点交清楚，检查有无遗失或损坏。销毁处理：对于保管期满的文件，每年销毁一次；各部门对无保存价值的档案，经部门领导批准后可自行销毁；行政部门对于保管期满的文件，在征求相关主管部门领导意见后可予以销毁；保管期满文件如还需使用，须书面申请，写明原由及期限，由其部门领导批准；销毁采用粉碎方式，销毁时应有防损部人员在场监督公司档案资料使用须知公司档案资料不得外借；查阅档案资料，须经部门领导批准，并作查阅登记；档案资料必须现场查阅，特殊情况须办理借出手续，并按时归还；复印文件（仅限于普通类文件）必须申请，且经行政部主管领导批准；查阅机密档案、绝密档案均须经总经理批准；爱护档案，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、转借或损坏；档案交还时，档案管理人员必须当面点交清楚，检查有无遗失或损坏。印章管理制度目的：为规范公司印章的正确使用，确保印章的严肃性，避免出现失误，减少损失，特制订本办法。印章种类分为：公司公章、合同专用章、财务专用章、法人印章、印鉴章、发票专用章、各部门印章，及其他因工作需要而使用的各业务印章。印章的使用公司公章管理及使用公司的公章由公司指定专人保管；公章管理者必须严守公司有关商业机密，并认真审核需加盖公章的文件资料及相关审批手续是否完整，对公章使用上出现的失误负有间接责任；有关公司股权、股东等变更资料、公司成立、注销资料，及有关财务上的特殊资料盖章，须经公司董事长批准方可盖章；公司公章的使用流程：由经办人填写《用印申请单》，按照公司核决权限审批后至公章管理员处办理盖章手续，否则公章管理者不允许给予办理任何盖章手续；公司所有的对外发文需公司总经理审批，承诺函需总公司董事长或授权人审批，审批者因外出无法签字批准时，公章管理者可视情况给予延迟，如因特殊情况，则须致电审批人确认，待审批人返回后补签；公章的审批（除对外发文外）统一填写《用印申请单》，该表由公章管理者保管、记录各公章的使用情况，并将该表永久保存，以备查用；合同专用章的使用公司所有因业务关系而发生的对外签订的协议或合同，均统一使用合同专用章，该印章由专人负责；印章管理者在使用合同专用章时，须认真核对合同的最终确认稿，若发现与会签意见有不符时，应及时与合同经办部门经理确认，并确认合同文本上有代表人签字后方可予以盖章，同时加盖公司的骑缝专用章；所有合同盖章前均须需按照相关管理办法审批并填写《合同审查会签表》（详见《合同管理办法》），经审批后，采用“公司用印登记表”进行记录，该表永久保存，以备查用。财务专用章、私人印鉴章的使用财务专用章仅限于公司财务印鉴及有关银行帐务处理、发票的使用，私人印鉴章仅作为公司因帐务往来而产生的银行支票的使用，该印章均有专人负责保管；印鉴盖章除提总公司董事长或授权人特别书面授权外，均须有总公司董事长或授权人签字方可盖章，若临时急用款项须经口头确认后方能盖章，事后应补签；有关银行帐务处理及发票的使用均由财务经理批准方能盖章。印章保管者必须建立登记台帐，认真审核每笔款项的用途及金额，并做好记录，永久保存，以便备查。法人代表印章的使用法人代表印章代表公司法定代表人的签字，由专人负责保管；法人代表印章的使用范围：财务及有关银行帐务方面、业务合同法人签订、授权委托书等；若因工作需要须法人代表签章的，必须先经法人签字后方可盖章；有关业务合同须加盖法人代表印章的，经合同会签定稿并有领导签字确认后方能盖章；财务及有关银行帐务方面由财务经理批准；特殊的授权委托书须经公司董事长或授权人批准；各专用章及其他印章的使用为方便业务开展，公司所开发项目、各部门经批准可启用项目专用章及部门专用章。财务发票专用章仅限于财务开具票据使用，该印章由公司财务负责人指定专人进行保管，所开具的票据是合法、有效的，并且是用于正常业务开展和需要的；各部门印章的启用是为业务上的便利，该印章由部门指定专人保管，须经部门负责人批准方能盖章，相应的登记台帐由各部门自行建立；公司对外签订的合同或有关文件须加盖相应公司的骑缝专用章或公章；若正式文件因笔误需要修改而无法重新修订时，应加盖相应公司的校正章或公章；有关作废的文件需进行保留时，加盖“作废保留”章以便识别；公司商务证件或其他重要文件复印件的对外使用，须相关人员签署有关使用用途限制的说明；印章的刻制所有的印章刻制均由需求部门提出申请，公章、财务专用章、合同专用章、法人代表印章须经总公司审批，其余印章由公司总经理审批，各类印章均由总部行政部统一刻制，刻制完后通知相关人员前来领用，并作好领用登记。印章的启用印章启用须以通知形式发文告知，并由公司总经理审批。印章的外带公章原则上不外带，若因特殊业务需要外带时，则公章管理者应请示公司总经理批示并随经办人员一并外出办理；外带所盖的文件需及时补办相应登记手续；其他若印章不慎遗失，发现者应及时向总部行政部报告，视情况做相应的登报声明工作，并及时补刻印章；公司若因注销或业务结束，印章需进行作废时，由职能部门提出申请，报总司总经理批准后由印章管理者进行作废处理，并将作废的印章交公司总部行政部保存。严禁把印章盖在空白纸张上；若因特殊业务需要加盖印章的空白文件或介绍信时，须进行相关登记并说明使用用途，经公司总经理批准，同时经办人员返回时，应及时向印章管理者提交相应文件的复印件；印章管理者应做好印章的保护及清洁工作；所有印章管理者必须认真审核把关所盖印章的文件，并对印章使用的失误负有间接责任；所有有关印章使用情况的登记表，总部行政部应在年终时统一存档。车辆管理制度目的：为了保障车辆的正常使用和规范管理，提高用车效率，降低各项成本的支出，特制定本规定，驾驶员及管理人员务必严格按此规定执行。职责：公司所有公务车辆的申购均须报总公司审批，总部行政部负责车辆的调配、保险、过户及公司日常车辆派车等使用管理；司机负责所驾驶车辆的清洁、日常维护、保养等相关工作。管理规定：车辆的维护和保养：司机在每日出车前必须检查车辆的各项指标是否正常（包含气压、制动、机油位、转向、灯光、仪表、马达、后视镜、汽油等）；车辆在使用过程中应确保外观、驾驶室清洁保持清洁，正常一周洗车一次；行政主管每