中外秘书比较课件

中外秘书比较－－王琦绪

论中外秘书比较研究的目的

中外秘书比较的内容及方法第一节中外秘书比较研究的目的1、为了适应国际交往的需要

在目前开放的国际交往中，领导者的国际交往是关键，其国际交往的指导思想、方式、过程及有效程度，对经济、政治、科技、文化等各个领域的国际交流成效有着决定性的影响，作为各级各类领导者身边的辅助人员，秘书的国际交往事务以及对外事务中的服务水平，对领导者的国际交往活动有着重要的影响。

2、为了适应现代管理和领导活动的需要

现代管理不再是简单的组织内各要素的管理，它是对人、财、物、事、时、空，以及机遇的把握和环境变化的适应和反应的综合管理。现代秘书应当是领导活动的综合性参谋助手，在领导处理对内对外事务中，全方位地发挥辅助和服务作用。3、为了适应我国秘书理论与实践发展的需要

我国传统的秘书工作理论是对传统秘书工作经验的概括和总结。

加强中外秘书工作的研究，有利于我国秘书工作理论借鉴西方发达国家秘书理论的有益部分，更好地指导秘书工作实践。第二节中外秘书比较的内容及方法

一、中外秘书比较的基本内容

1、发展历史比较原始社会、奴隶制社会、封建社会、近现代社会（晚清、民国、战争年代）2、现实状况比较秘书工作职能、环境、程序、方法，秘书的知识能力要求，秘书组织机构的管理模式等3、发展趋势比较研究

中外秘书工作在许多业务活动的方法上操作上程序上有着相近或者可以相互借鉴之处，通过发展趋势的比较，有利于取长补短，促进共同发展。第一章中外秘书参谋比较秘书参谋职能基础的异同秘书参谋职能体现的异同秘书参谋方式的异问第一节秘书参谋职能基础的异同一、相同相近之处

1、领导者对秘书参谋的需要

领导者对秘书参谋的需要，一是适应不断发展变化环境的需要。秘书处于职能综合与信息综合的地位，因此，其参谋辅助活动，对领导者主事者具有不可替代的重要作用。二是承担责权压力的需要。三是科学决策的需要。

2、秘书具有参谋辅助的便利条件

中外秘书都具有对领导者发挥参谋辅助的便利条件。

具体体现：一是秘书处于组织管理的中介位置。二是秘书处于信息枢纽位置，便于在信息输入、转换、输出的运作中，发挥参谋辅助作用。三是秘书工作具有综合职能的优势，便于站在领导工作需要及全局的高度，发挥参谋辅助作用。四是秘书具有近身沟通的便利，更有利于发挥参谋辅助作用。由于秘书具有这种基本特征，其参谋辅助作用才具有其他人员所不可替代的特点。二、不同之处

1、参谋辅助环境的差异中国与西方国家的政治经济管理体制不同。（1）中国的领导者与秘书的政治地位是平等的，政治方向是一致的，领导与秘书只是工作上的分工不同。（2）西方国家，领导与秘书有等级差别，在政治方向上往往存在着阶级对立，秘书大多依附于领导，秘书参谋辅助活动一般只能在领导者个人允许范围内进行。2、参谋辅助功利目标的差异

功利目标决定着参谋辅助活动的总体方向。（1）在中国，强调指出的是国家利益、人民利益、集体利益与个人利益的一致性，崇尚以国家人民利益为重。领导者以此衡量秘书参谋建议的价值。秘书人员一般也以有利于国家人民利益为提出参谋建议的出发点。（2）西方社会秘书参谋辅助在领导的导向和秘书的价值取向上都是以个人私利为依归。秘书往往以有利于领导者个人私利为目标进行了参谋辅助，以取悦于上司，以获取晋升加薪的机会。

3、参谋辅助能量的差异

领导者的信任程度、秘书的参谋智能及信息拥有量和秘书参谋辅助的主动程度都会影响秘书参谋辅助作用的能量。（1）就领导者的信任程度而言，中国与西方领导者一般是选择忠诚可靠的人充当自己的秘书，但这种信任是有区别的。（2）就秘书的参谋智能而言，中国与西方的现代秘书人员大多受过良好的教育的职业训练。但是在中国，参谋辅助作为重要的职能更为强调。（3）在秘书参谋辅助的主动性上，西方秘书人员提出参谋建议，大多要考虑上司的态度，积极性会受到影响，而中国秘书与领导的根本利益是一致的，所以其积极主动性较高。第二节秘书参谋职能体现的异同一、相同相近之处1、参谋辅助的体现形式相近

因为中外秘书工作的业务性质大体相同，所以秘书参谋辅助的形式也大体相近。这一点体现在多种多样的工作实务中。例如：信息处理中，为领导提供优选方案会务工作中，负责拟订会议的具体方案领导重大决策前，协助进行调查研究

2、参谋辅助效果的制约因素相近

（1）参谋辅助效果的间接性秘书的参谋辅助首先都要受到领导者的制约，这是秘书工作的辅助性特征所决定的。其次要受到执行实践的选择，秘书的参谋建议被采纳后在实践中还是要进行不断调整的。再次还会受到一些具体客观条件的限制。（2）参谋辅助效果体现的机遇性中外秘书都要在参谋辅助活动中发现和利用机遇，正确对待各种制约因素外的一定的机遇性。要善于发现和利用组织管理活动需要所造成的机遇。要善于发现各种异常现象、偏差或失误，找出这些问题存在的原因、危害性以及有关对策建议。要关注领导者注意力造成的机遇。要理解和体察领导者的心理情绪及其变化。3、参谋辅助多种价值性相似（1）实际效益价值（2）衍生价值当秘书提出的参谋建议没有被采纳，领导者采用的是相反或完全不同的方案，经过实践证明，领导者采用的方案的错误的，而秘书的参谋建议是正确的。这种情况下，秘书的参谋辅助虽然没有取得实际的效益，但却有衍生价值。（3）参考价值（4）沟通价值秘书的参谋辅助无论是否被采纳或采纳的程度如何，都能加强秘书与其领导间的信任，促进主辅配合更为默契。通过这种信息沟通和思想交流。（5）负面价值二、不同之处1、参谋辅助层次区别的差异（1）在高层秘书的参谋辅助上在西方国家，如英国，设有“国务秘书”。国务秘书名为秘书，实为部长级官员。中国政府的秘书长职级高于各部部长，主要职能是对政常日常事务进行综合协调管理。（2）在中层秘书辅助上的差异西方国家如英国，中层秘书分行政级和执行级两类。其参谋辅助活动主要在其相应的层次内进行。而中国虽然秘书也有相应的职级，但是职级划分与具体职责划分有较大的灵活性。（3）在低层秘书参谋辅助上的差异西方国家的低层秘书主要从事打字、资料等工作，一般没有机会从事参谋工作；在中国，低层秘书在办文办事办会中仍有机会发挥参谋作用。2、参谋辅助运作上的差异（1）体现在对重大决策参谋辅助的程度上中国在重大决策中，秘书协助调研、收集信息等是发挥参谋辅助作用的重要环节；而在西方则主要是首脑的智囊团和高级秘书参与。（2）体现在参谋辅助的主动性上在中国各级秘书人员对其领导都能主动发挥参谋辅助作用；而在西方国家，中低层秘书一般与交流的机会较少，领导一般也不主动征求他们的意见和建议。（3）体现在参谋辅助对群体智能开发的程度上3、参谋辅助障碍上的差异

（1）体现在管理体制上的障碍主要指管理组织的结构、分配、运行制度和管理观念等。在西方，管理结构等级森严，但在中国管理组织中强调领导必须密切联系群众。（2）体现在领导人方面的障碍中外都有素质高，有科学管理意识的领导人，也都不乏素质低，缺乏科学管理头脑的领导人。（3）体现在秘书方面的障碍西方国家有些秘书存在着雇佣观念，不愿或不敢在参谋辅助上多费精力；中国秘书也常碍于领导体制和领导素质的障碍。第三节秘书参谋职能体现的异同一、相同相似之处

1、对决策的参谋方式相似（1）在领导决策前要作大量铺垫性参谋辅助如收集信息、分析趋势、了解法律规范等（2）决策形式时要作有效的辅佐性参谋

如进行可行性分析、协助领导进行论证等（3）在决策执行中要做全过程的参谋辅助

秘书的参谋辅助活动要贯穿于决策执行的始终，如收集反馈信息，提出修改建议；发现条件变化，提出调整参谋建议等2、把握参谋时机的方式相似（1）跟踪把握参谋时机的方式相似中国与西方秘书都要为领导活动的全过程提供服务。这有利于秘书在领导活动的全过程中全面地发挥参谋辅助作用。（2）重点把握参谋时机的方式相似重点把握参谋时机的方式，有利于适应和满足领导者对参谋辅助的需求，有利于秘书参谋辅助活动的针对性和有效性。（3）预测把握参谋时机的方式相似现代管理中，领导者最重要的职责之一就是对未来工作做出科学合理的安排，秘书人员以预测参谋辅助，对领导者适应不断发展的趋势有着积极作用。3、提供参谋辅助的沟通方式相似（1）咨询方式如调查研究、座谈会等（2）进谏方式如比喻式进谏、探讨式进谏等（3）探索式即针对要解决的某一难题，组织有目的、有计划的群体探索，广泛地征求意见或建议。4、提出参谋辅助的思维方式有相似之处

中外秘书参谋辅助的思维方式是多种多样的，其中相似之处有以下几个方面：（1）比较式对多套方案的内容、程序、风险等进行比较（2）补充完善式这是在不改变原有目标和总体构想基础上的参谋辅助。如秘书在草拟文稿、办理文件等过程中，经常运用的这种方式（3）诊断式即秘书协助领导分析组织管理运转状况，找出存在的问题，分析造成此问题的原因，提出相应的对策，或者针对已经出现的不正常的现象，找出产生这种现象的关键要素，提出改进的措施。二、不同之处：

1、秘书参谋辅助与事务服务结合的差异在中国强调秘书人员将参谋辅助与事务服务紧密结合起来，以发挥综合辅助的职能作用；而西方国家，秘书人员在这一方面的结合程度不如中国紧密，特别是处于操作层次的初级秘书，发挥参谋助手作用的机会非常有限。2、秘书参谋辅助活动层次上的差异在中国，各级秘书都具有一定的参谋辅助活动领域，不同秘书参谋辅助的差异主要体现在对象的不同上；而西方国家秘书参谋活动，在层次上有没的的对象、内容和要求，在参谋方式上也有不同层次的差异。第二章中外文书撰拟与处理比较文书撰拟的异同文书运行处理的异同文书档案及资料管理的异同第一节文书撰拟的异同一、档案

1、档案的定义：档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的的各种文字、图表、声像等不同形式的