第二章 秘书的可持续发展

第二章秘书的可持续发展

学习目标思考练习主要内容知识框架图本章小结导引案例

本章是秘书实务课程的拓展内容，主要从秘书的基本资质、应聘、面试、试用、审查考核等方面向希望从事秘书工作的学生介绍如何走进秘书职业岗位并逐步做个合格的秘书。本章应重点掌握在应聘秘书时，如何根据自己的发展特点为自己准确定位；结合具体的秘书岗位分析自己是否胜任，并如何保持自己的可持续发展态势。要求学生尝试拓展自己与人结交、沟通的能力；正确认识秘书职场、客观分析自己；加强择业就业的心理素质，学会自信、坦然地融入社会。第一节秘书的应聘与面试第二节对秘书的审查与考核第三节秘书的晋升与发展第一节秘书的应聘与面试

本节点睛一、秘书的任职资格与条件二、秘书的推荐与应聘三、秘书的面试四、秘书在试用期间的工作随着秘书职业队伍的完善与成熟，社会对秘书人员的任用，已经完全纳入一般人才招聘的程序。而不同职业岗位对自己要任用的秘书有不同的标准。各行各业的用人标准，有特性，也有共性。因此我们有必要研究近年来秘书人才市场的用人趋向。我们首先来看一则真实的秘书招聘广告：例文1

P&G诚聘宝洁公司是世界上著名的日用消费品制造和营销公司之一，北京宝洁技术有限公司系外商独资高新技术企业，从事研究和开发洗涤用品、清洁用品、口腔护理用品领域的新技术，我们正在寻找自励向上的人才成为宝洁的一员。经人事部全国人才流动中心批准，现诚聘以下人员：研究开发部秘书（3人，编号PGBTC09）一、秘书的任职资格与条件Requirements:Collegegraduateorvocationalschoolgraduate.1-2yearsecretarial/administrationexperienceinaforeignorJointVenturecompanypreferred.GoodcommunicationskillincludingfluencyinEnglish&Mandarin.HavegoodcomputerskillsincludingWordandExcel.etc.Energeticpersonalitywholikestotakeinitiativeandisgoodatproblemsolvingandworkingeffectivelywithothers.一、秘书的任职资格与条件从以上招聘广告来分析，今天社会单位对秘书的需求和聘用要求，对我们提出了如下警示：第一，“硬件”要求毫不含糊；第二，“软件”要求绵里藏针；第三，“第二专业”不可或缺；第四，“硬件”要求常常是用人单位提出特性要求所以标准比较清晰，“软件”作为共性的要求反而模糊；第五，招聘启事内容有从对应聘者的理想、事业心归属感的诉求，逐步向对物质待遇、经济实惠和机会的诉求转变的趋势；第六，用人单位日益占主动地位的招聘局面，常使应聘者更看重招聘广告上写明的条件，而忽视一些不言自明的条件。一、秘书的任职资格与条件二、秘书的推荐与应聘

（一）推荐秘书

推荐一名秘书到用人单位，一般有如下三条渠道（见图2-1）。图2-1推荐秘书的渠道三条渠道是交叉关系，每条渠道各有优势和不便，如表2-1所示。推荐秘书的渠道优势

劣势

应聘者本人自荐容易表达容易模糊自己的弱势，甚至不能准确表明自在条件了解和熟悉应聘者的人推荐了解和熟悉应聘者的人愿意推荐，就是一种有利的表态有时会转托或强人所难，到不如自荐应聘者的原单位或毕业学校的推荐可信程度高，一般在对被推荐人的评价上会真实可信，并留有充分余地容易产生依赖心理表2-1推荐秘书的渠道的比较二、秘书的推荐与应聘（二）面试或约见的联系

打联系面试或约见的电话还应注意的是：要明确联系目的，是要弄清楚招聘启事上没写明、而你又希望知道，以决定自己是否应试的问题；事先要想好关于自己学历、工作经历等问题的简要回答，对方没有问及，你不必说，如果问到，要简单明了，对答从容；也许你感觉谈话非常成功，即便如此，对方不问，你也不必非让对方知道你是谁；根据电话中随时记下的公司情况，以及在电话中感觉到公司人员的素质水平，通盘考虑是否进一步应试。（二）面试或约见的联系1234（三）准备应聘材料根据现在用人单位的要求，应聘材料主要有以下七种（见图2-2）。图2-2应聘的材料三、秘书的面试

深厚的知识、熟练的操作技术、从容的应对能力以及稳健的心理素质是所有招聘单位共同期望的，应聘秘书能自然地展示自己优异超群的综合素质才能成功。面试应当特别注意下面四点（见图2-3）。图2-3面试中注意的方面四、秘书在试用期间的工作作为试用秘书，应当注意以下几个问题：详细了解单位有关的规章制度和纪律要求；坦率地向直接领导讲明自己必须说明的情况；尽快进入角色减少因为生疏造成的工作不顺利；

一定保持沉稳，注意观察体会工作环境和氛围；仔细品味自己是否适合这份工作；

适当的时候，向自己的直接领导表达自己对这份工作的满意，表明自己希望被录用的意愿。四、秘书在试用期间的工作第二节对秘书的审查与考核

本节点睛一、对秘书的审查与职业纪律二、国家秘书职业资格鉴定与考试介绍三、我国引进的两种秘书职业考试四、应当建立秘书的基本职业要求

古今中外都认定秘书这门职业是机要性最强的职业。所以对秘书的审查和考核历来是这门职业中比较重视的工作。随着社会的发展，当前我国对秘书的审查和考核在内容和形式上也发生了很大变化。

一、对秘书的审查与职业纪律

对秘书的审查和纪律要求，是由秘书就职的具体岗位和工作性质决定的。以北京市的秘书普遍情况来看，大体有三种（见图2-4）。图2-4北京市秘书的分类（一）北京市关于对秘书的选用

和审查规定所体现的特殊要求

随着反腐败和整顿机关工作作风，我们对党政机关、事业单位中秘书的审查日益严格。尤其是对领导同志的秘书和担任一定领导职务的秘书，审查更为严格。中共北京市委办公厅等联合下发的《意见》在秘书的管理中就明确规定了对秘书的审查内容、形式，并且有明确的时间周期要求。（二）对企业秘书注重的是辅助

经济管理能力和工作效率

对企业秘书没有统一的审查标准，常常是依照不同企业中对职员的审查标准进行。与政务秘书比较，企业秘书在很多方面都有其自身的特点（见图2-5）。图2-5企业秘书的特点企业虽然没有专门对秘书的审查，但是却要求秘书公私分清、廉洁自律、正确把握工作间的交际交往和奢侈腐化、不正之风的区别。如上海证券交易所《股票上市规则（2001年修订本）》。（二）对企业秘书注重的是辅助

经济管理能力和工作效率（三）涉外秘书的审查和纪律

对涉外秘书的审查，一是由承担劳务输出的对外企业服务机构主管；一是由雇用涉外秘书的企业单位人力资源管理部门主管。承担劳务输出的对外企业服务机构对包括涉外秘书在内的中方雇员有明确的工作原则和工作守则，有严格的涉外工作纪律。1.涉外秘书工作的原则（见图2-6）。图2-6涉外秘书工作的原则（三）涉外秘书的审查和纪律2.涉外秘书人员在工作中应注意遵守的六项守则：忠于祖国、忠于人民、忠于事业；注意贯彻执行党和国家的方针政策，尤其要注意贯彻党和国家的对外经济政策，自觉遵守国家的各项法律法规；严格保守国家秘密，认真执行保密法规；忠于职守，尽职尽责。不超越权限；保持中国人的优秀传统和行为美德，吸收借鉴国外精华；与外方人员私人交往要有度。遇事要向有关部门请示、报告。二、国家秘书职业资格鉴定与

考试介绍

（一）国家对秘书职业资格的鉴定国家对秘书职业资格的鉴定的发展历程（见图2-7）。图2-7国家对秘书职业资格的鉴定（二）国家对秘书职业资格鉴定的内容我国对秘书职业资格鉴定的内容有与外国的共性，也有自己的特点，如表2-2所示。秘书职业资格鉴定

具体内容

鉴定对象

专门从事办公室程序工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员

鉴定层次

不同等级的秘书共同的职业能力特征：要求具备较强的文字与语言表达能力、综合协调与合作能力、逻辑思维与分析能力表2-2秘书职业资格鉴定续表秘书职业资格鉴定具体内容鉴定内容

（1）鉴定内容基本上是以秘书工作的基本要求和不同等级秘书的具体工作内容来划定的。基本要求包括秘书的职业道德、基础知识和工作要求三方面；（2）对秘书的职业技能鉴定主要从商务沟通、办公室事务与管理、常用事务文书、会议与商务活动、信息与档案等方面考核理论知识和专业能力；（3）鉴定中对国家职业资格从五级至二级秘书的能力要求依次递进，高级别涵盖低级别的要求；

（4）对不同级秘书的职业技能鉴定分别进行（二）国家对秘书职业资格鉴定的内容（三）目前国家对秘书职业技能

鉴定的局限

从目前实施的几次鉴定情况看，尚有四个问题急待解决（见图2-8）。

图2-8急待解决的问题

（一）英国的剑桥秘书证书考试以及办公室管理证书英国的剑桥秘书证书考试以及后来的办公室管理证书是由教育部考试中心（NEEA）和英国剑桥大学考试委员会（UCLES）联合在我国推出。1.英国剑桥大学考试委员会的剑桥秘书证书所遵循的标准被认为是为世界各国所推崇的。证书考试的程序和评估设计被认为能适用于不同的地点、体系和文化；2.英国剑桥秘书证书主要考察秘书的能力：3.1999年，国家教育部考试中心成立了中英中心，重点进行秘书证书的引进工作。2003年以后，教育部考试中心在英国剑桥秘书证书考试的基础上开发剑桥办公管理国际证书考试。三、我国引进的两种秘书职业考试

（二）英国的NVQs秘书考试

NVQs（NationalVocationalQualificationSystem）即国家职业资格证书制度。是英国以国家职业标准为导向，以实际工作表现为考评依据的一种新型的职业资格证书制度。它的标准体系的基础部分所描述的职责主要是执行性的事务工作，包括来访接待、安全保卫、文件收发、信息处理、文档保管、文件准备和办公设备使用等等。合作期间，国家劳动和社会保障部职业鉴定中心成立了中英资格证书合作项目办公室，加紧讨论引进推广NVQs行政管理及文秘标准的工作。四、应当建立秘书的基本职业要求秘书第一要忠诚，必须忠实于就职的组织或雇主；第二要廉洁，办事公正，不贪心，包括对钱财和荣誉；第三要文雅，举止训练有素，谈吐有修养，有气质。第三节秘书的晋升与发展

本节点睛一、秘书晋升工作的现状二、秘书的可持续发展完善自我，实现自我价值是秘书一直追求的。一、秘书晋升工作的现状

（一）社会中不同的秘书等级现状1.传统的行政秘书是按照行政级别来确定等级的；2.相当多的公司企业饭店商社中秘书大体就分成两级，一级是处理日常事务的初级秘书，一级是领导助理、左右手的高级秘书；3.只有在外交工作中，我国驻外领使馆有三秘、二秘、一秘的等级。（二）晋升的可能和晋升的实际

困难

在秘书这门职业的实际工作中，我们往往更多地强调甘当无名英雄、幕后英雄，秘书工作也要求秘书踏踏实实奉献，不计较个人得失要求晋升甚至会被认为是非分之想。做好秘书的晋升工作一方面能增强激励机制，提高秘书人员整体水平，使秘书职业人才结构合理；另一方面还能给社会的人才需求提供便利，需要秘书的单位可以根据自己的需求招聘不同职业层次的秘书。（三）秘书晋升工作的推进

国家秘书职业技能鉴定标准曾将秘书分为初、中、高三级，近年来修订为五级，五级最低，二级最高，没有设置一级。在鉴定标准中体现了对秘书渐次提高的要求。这个鉴定应当和秘书职称的评定结合，并且尽快向执证上岗过渡。二、秘书的可持续发展

目前秘书的需求量大，职业队伍迅速扩大。在这种情况下，对秘书的发展仍有两种截然相反的观点：有人认为秘书这门职业很快会萎缩和衰亡；