文书档案整理方法课件2014

文书档案整理方法

银川市档案局

黄、需要明确的概念1、归档文件全市各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织在其职能活动中形成的、办理完毕的，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料的整理。

(1)职能活动中直接形成的；

(2)办理完毕；指完成了文书处理程序的。

(3)文书档案；

(4)纸质文件；

(5)归档文件的整理，指装订、分类、排序、编号、编目、装盒六个步骤。

2、件

归档文件的整理以“件”为单位，一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；

转发文与被转发文为—件；报表、名册、图册等一册(本)为—件；来文与复文为一件，也可各为一件；重要文件(如法律法规等)须保留历次修改稿的，其正本与历次稿(包括定稿)各为一件。二、归档文件整理方法的优点1、简化整理环节，提高工作效率。2、便于管理，方便利用。3、便于实现计算机文档一体化。4、有利于档案的编研开发工作。与文书立卷方法的不同1、取消案卷，实行文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。2、界定“件”的概念时，从检索的实际需要及减轻整理工作量出发，规定“正本与定稿为一件，来文与复文可为一件”。3、分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题）3种，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。4、装订以“件”为单位进行，对装订材料不做统一规定，只要符合档案保护要求即可，装订方法也不限于三孔一线。5、排列方法强调按事由排列，时间、重要程度等作为参考因素，可根据实际情况选用。6、归档章的位置不限于首页右上角，首页上端空白处皆可；同时对章上项目加以调整，只保留检索必备项目。7、取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。8、无需编页号，目录改设“页数”项。9、归档文件直接装盒保管。10、无需拟写案卷题名和填写案卷封面，只需填写档案盒盒脊。11、档案盒的项目设置有个较大变化。封面只设“全宗名称”项，取消了“类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件页数量、全宗号、目录号、案卷号、归档号”等项目；盒脊取消了“目录号、案卷号”项，保留了“全宗号、年度”项，增设“保管期限、机构（问题）、起止件号，盒号项。三、收集工作1、要求：齐全完整。保证归档文件材料的齐全完整是贯穿于档案收集工作始终的要求。（涉及某一项工作的文件材料要完整归档，有请示就要有批复，有过程就要有结果。）如何做到齐全完整：

1）熟悉本单位的主要职能

2）熟悉本单位机构、职能变化情况

3）熟悉国家档案局8号令2、收集工作内容在明确归档范围的基础上，将具有保存和查考价值的常规文件和临时性文件材料及红头文件和非正式文件材料收集齐全，避免遗漏。常规文件：收、发文。注意如开会带回或上级直接下发给职能部门的文件。临时性文件：比如科学发展观活动、精神文明建设等。非正式文件，如会议记录、调研报告、统计报表、职工花名册、介绍信、领导视察的汇报材料等等。档案员注意平时立卷，一项工作结束后，及时向负责人索取文件材料，以免遗漏。3、机关档案室收集要求（1）档案收集工作必须注意档案的形成特点。（2)收集档案必须注意系统性、完整性，能反映本单位的历史面貌和工作特色。要做到帐内文件与帐外文件相结合，红头文件与图纸、报表相结合，纸质文件与非纸质文件相结合，在收集中要以“我”为主，要着重收集反映本单位职能和历史发展情况的档案。（3）加强与各部门联系，掌握机关活动情况。档案室应注意加强与各个处室的联系，了解各处室的工作计划、各项制度及其活动情况，档案室掌握了情况，对于归档的文件材料胸中有数，如归档不全，也可进行跟踪，及时收集。（4）注意收集各种载体的档案。软盘、光盘、照片、有价值的实物档案。（5）注意收集特色档案。（民族特色、历史特色、地方特色、风土人情、风俗等）（6）收集有价值的资料。（7）归档文件的质量要求。对于纸质文件的管理，一定要注意文件处理单和发文稿纸应与正文一起归档。对于电子文件的管理，区档案局2008年印发了《电子文件归档与管理办法（试行）》，2009年中央办公厅印发了《电子文件管理暂行办法》，电子文件的元数据和背景信息在归档的时候都要收集。四、鉴定工作（一）文书档案的鉴定工作，就是档案室（馆）按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案并加以销毁，将具有保存价值的档案加以保存的工作。包括两个方面内容：1、归档文件的价值鉴定第一阶段：在机关文件归档时，对文件能否转化为档案进行”资格审定“，确定其是否属于归档的范围，同时剔除没有保存价值的文件材料。（“以我为主”原则）第二阶段：对进入归档范围的文件材料，根据其在日后保存过程中可能产生的不同作用来确定档案的“生存期”，剔除应保存的年限。2、档案期满鉴定（二）鉴定原则

要以单位职能活动为依据,从维护单位的历史真实面貌和现实利用需求出发,通过分析文件材料的内容和文件材料之间的有机联系来鉴别、判定文件材料的价值和使用状况。凡涉及公民权益的文件材料，归档和划分保管期限时要体现“从宽”原则。（三）对已到保管期限档案鉴定的方法与步骤

1、填写准备销毁档案的清单经过鉴定凡是无需保存的档案，都必须以全宗为单位，编制销毁档案清单。格式如下：档案销毁清册序号案卷或文件题名年代目录号卷号或文号原期限销毁原因备注在销毁清册的基础上，还应撰写一份销毁档案的书面报告，内容包括：（1）立档单位和全宗的简短历史情况。其中包括内部机构的名称、全宗内档案的类型和完整程度、鉴定后留下来档案的数量和基本内容。（2）销毁档案所属年度及保管期限。（3）销毁档案的数量和基本内容。（4）鉴定的情况和销毁理由，并列举实例予以说明。2、销毁档案的实施销毁档案应在指定的地点实行监销。所谓指定的地点，即应将被销毁的档案送往造纸厂的专门车间进行销毁，严防变卖或做它用。所谓监销，是指销毁档案时，必须有两个以上监销人员在场，待销毁档案被打成纸浆后方可离去。监销者应在档案销毁清册上签字，注明销毁方式和日期，以示负责。五、整理工作（一）整理原则(1)遵循文件的形成规律，保持有关联系；(2)区分不同价值；(3)便于保管利用。（二）归档文件整理工作的质量要求(1)齐全完整，故应先尽可能收集齐全；(2)书写材料的耐久性要求；(3)对破损文件的修复问题；（三）归档文件材料的整理方法分为六个步骤：1、装订2、分类3、排列4、编号5、编目6、装盒1、装订

①装订前文件的排序；正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；不同文字的正本，无特殊规定的，中文本在前，其他文本在后。

②装订方式及材料。采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。小于B5应该托裱，大于A4的要折叠（不可对折），仍然作为一页编号。目前常见的装订方法有：不锈钢订书钉、线装、钢夹、热压胶管等等，装订方式和材料的选择可由各单位档案部门自行决定，但必须得到同级档案行政管理部门的认可，以确保档案的安全。2、分类（1）分类的概念：是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。（2）通用的分类方法：①年度分类法需注意的问题：●文件有多个时间特征●几分文件为一件时，“件”的日期

②保管期限分类法能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，为库房排架管理、档案移交进馆、鉴定提供便利。③机构或问题分类法。●按机构分类：以公安局档案室为例，分类方法为：2008：办公室——永久、30年、10年治安科——永久、30年、10年政保科——永久、30年、10年●按问题分类：以某单位为例：按综合类、法规类、宣传教育类等进行分类。如：

2008：综合类——永久、30年、10年法规类——永久、30年、10年宣传教育类——永久、30年、10年3、复试分类法一般采用年度——保管期限分类法。即：在同一年内按照保管期限分类，在同一保管期限内再按文件形成的时间顺序排列。

●跨年度形成的文件不同年度的文件一般不放在一起立卷.

跨年度的请示与批复，放在批复年立卷；跨年度规划放在针对的第一年立卷；总结放在针对的最后一年立卷;

会议文件放在开幕年立卷。●二级分类法如：2008年：永久——1、2、3……30年——1、2、3……10年——1、2、3……

2009年：永久——1、2、3……30年——1、2、3……●三级分类法如：2008年：办公室——永久——1、2、3….30年——1、2、3……10年——1、2、3……Xxx科——永久——1、2、3….30年——1、2、3……

3、排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。事由是一个比较原则性的概念，可以指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等等。

●同一事由的归档文件材料可按文件材料形成时间的先后顺序或文件材料的重要程度排列。●不同事由的归档文件材料排列：按不同事由形成时间的先后顺序排列；按承办部门分别集中排列；按事由的重要程度排列；按综合类、政工人事类、业务类、计财类等排列。注：排列时党群文件在前，行政文件在后。★常见问题是否可将同一事由的若干文件作为其中某一份主要文件的附件来处理？

答：不能。这种做法虽然使整理工作简化了，但却给将来的检索利用设置了障碍。例如：将某单位申请某项专业经费的请示、上级的批复和局内承办部门的经办过程文件作为一件装订在一起，如果将来利用者只想查看关于这项经费申请工作的经办情况，从归档文件目录上就很难检索到，从而违背深化检索的目的，所以这种做法应该避免。4、编号①归档文件编号的概念是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以加盖归档章的形式在文件上注明。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作提供条件。②归档章的项目。归档章内容：全宗号、年度、保管期限、室编件号、馆编件号、机构问题、盒号页数。见图：归档章全宗号年度室编件号页数

机构（问题）期限馆编件号盒号

③项目的概念▲全宗号：是档案馆给各立档单位的一个代号。整理时知道的填，不知道的可以询问同级档案馆的有关部门。暂不向档案馆移交档案的单位此项可不填。▲年度：即文件形成的年度。应填写4位数公元纪年。如：2010▲保管期限：是指在整理过程中给归档文件划定的保管期限。即为永久、30年、10年。▲件号：即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列顺序的重要标识，此号非常重要。件号分为室编件号和馆编件号两种。

——室编件号：它是归档文件在分类方案的最低一级类目的排列顺序号。

——馆编件号：由综合档案馆填写，各机关档案室不必填写。馆编件号的设置主要是为同级档案馆接收工作衔接的需要。▲盒号：即档案盒的排列顺序号，在归档文件装盒后编制。▲页数：文件实有页数（包括底稿）。▲机构问题（选填项目）：填写作为分类方案类目名的机构或问题名称。绝不允许为了图一时省事，将同一事由的多个文件只编一个件号。5、编目：是指编制归档文件目录。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、期限、盒号。（见图）归档文件目录件号责任者文号题名日期页数盒号备注▲件号：以室编件号为主。▲责任者：指制发文件的组织或个人，即文件发文机关或署名者。▲文号：文号即发文字号。▲题名：题名即文件的标题。▲日期：日期即文件的形成时间。▲页数：填写每一件文件材料各自的总页数。▲盒号：是指档案盒的排列顺序号。▲备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。▲归档文件目录封面归档文件目录需单独装订成册并编制封面。归档文件目录封面设有全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。统一使用国际标准A4型（297mm×210mm）公文用纸。如图：▲目录的装订。各单位根据实际情况，按“期限”或按“机构”订成一册或若干册均可。一年一册。类目名称要填写全。6、装盒（1）、档案盒只是归档文件的装具，不再是档案保管单位。应用档案局监制的正规档案盒。（2）、装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。

（3）、装盒必须按件号顺序装入相应的档案盒中。即将相同保管期限、相同年度和相同机构（问题）的归档文件装入相应的档案盒中。禁止将不同保管期限、不同年度、不同机构（问题）的归档文件混装在一起。

（4）、装盒时，小号在上、大号在下