医用耗材及其他耗材采购流程

····.医用耗材及其他耗材采购流程流程编号： 4管理状态 批准人 批准部门 日期流程生效第一次修订第二次修订流程归口牵头负责部门：设备物资处流程修订内容：一、业务层面控制目标序号 控制目标编号 控制目标 目标类别12345

有效防范舞弊和预防腐确保归口明确合理的管理流程岗位职责败合理保证单位经济活动确保采购物资符合国家法规与医院制度合法合规采购预算和计划编制合理，采购活动按照医院的 合理保证单位经济活动业务计划有序开展。 合法合规采购依据充分、 合理， 相关审批程序规范、 完善， 有效防范舞弊和预防腐采购的货物或服务符合业务需要。 败采购方式合理，授权审批规范，采购程序管理合 合理保证单位经济活动理、合规。 合法合规二、适用范围（部门、采购对象，及明确不涉及具体临床业务管理控制）适用于全院范围内使用的一次性医用耗材、 医用器械、 植、介入耗材以及办公用品、 劳防用品、五金工具及日用品等的准入、审批、采购、领用工作。三、内控制度制度及编号序号 制度名称 制度编号和文号 发文部门 发文日期1 医疗器械（耗材）管理制度 设备物资处 .········.医学装备（医疗器械）管理委员会工作制设备物资处2014.1.12度3高值耗材采购制度和流程设备物资处2014.1.14新增医疗器械管理制度设备物资处2014.1.15物资招标采购实施办法设备物资处2014.1.16一次性医疗用品采购制度设备物资处2014.1.17一般物资评价采购制度设备物资处2014.1.1四、流程关键风险控制岗位及不相容职责分工（全过程）岗位姓名所属部门岗位职责说明科室负责人主任负责所有耗材采购审批。业务部门负责所有临床负责耗材付款申请审批。人科室关键岗位1库房保管负责耗材入库验收、出库、盘点。员关键岗位2库房保管负责耗材入库验收、出库、盘点。员关键岗位3库房保管负责耗材入库验收、出库、盘点。员关键岗位4库房主管汇总领用申请，布置出库指令，转发采购需求，出入库信息管理。产品资质定期审验关键岗位5采购员汇总审核采购申请，制作电子订单并发送，审核出、入库单财务部门财务发票及入库单审核、付款计划制作、库房盘点、制作财务报表专业委员会审核新进耗材、试剂审批主管分院长审核新进耗材、试剂审批，每月耗材账务付款审批五、流程图说明.········.1、总述1）流程关键节点①建立健全耗材采购管理制度，包括采购目录建立、目录更改、目录作废、采购审批、采购执行、使用监控等制度。②合理设置耗材采购决策机构、 工作机构，执行机构， 明确耗材采购业务管理各机构的工作职责，确保采购目录管理、采购审批、采购执行、使用监控等不相容岗位相互分离。③采购目录管理、 采购审批、 采购执行的控制流程应当清晰严密， 对采购目录管理、采购审批、采购执行、使用监控等流程应有明确的规定。（2）存在的风险风险编号 风险描述R1 耗材采购管理制度不健全，造成管理效率低下。R2 岗位职责分工不合理，不相容岗位未分离，造成管理效率低下。耗材采购管理没有适当审批或审批越权，可能会出现重大差错、舞弊、欺诈行为，从R3而导致医院遭受巨大损失。2、医用耗材及其他耗材采购目录建立.········.1.审批2.招标

医用耗材及其他耗材采购目录建立流程业务部门 设备物资处 院办公室 医疗器械管理委员会 院财务、审计部门 院纪委A B C D E D开始未通过新增申请新增耗材申请 审核市场调研汇总整理1医用耗材和试剂初步论证审批流程审议审通过批非医用耗材决议参与招标 监督招标结果公示签订供销协审批流程议耗材采购目录结束（1）控制痕迹《新增医疗器械申请表 》、《医学装备（医疗器械）管理委员会会议记录》、万达系统耗材字典数据（2）流程详述新增医疗器械指从未在医院使用过或由于长期不使用而从医院收费项目与库房目录中取消，医院采购目录中不存在的医疗器械。 同类器械的不同品牌或造成价格上升的不同规格也属于新增医疗器械范围。A1新增医疗器械申请表（见附件）由临床使用人员填写，必须科室内部讨论通过并经科主任审核签字后，方能向医院正式提交。B1新增医疗器械申请表首先由设备物资处进行初步论证，初步论证通过后提交医疗器械管理委员会讨论。初步论证主要包括：.········.医疗器械的“三证” ，产品本身与供应渠道的合法性。植入性医疗器械应加入相关的可追溯系统，拥有条码。申请科室的耗材使用情况，耗材费用严重超标的不得申请。目录内是否有同类产品，对同类产品是否具有价格和性能上的优势。是否具备医保代码。有无相关收费标准。C1此外，新增医疗器械申请表还需要送交医务处、医保处、财务处、院感染科、护理部等相关职能部门，由各科室从自身职能的角度填写意见，供医疗器械管理委员会参考。D1医疗器械管理委员会不定期举行会议，讨论近期的新增医疗器械申请。新增医疗器械每次讨论需有 10%的淘汰比例， 或者超过 20％的专家反对进入的， 作为淘汰， 不允许在我院使用。B2决议通过后，设备物资处负责组织招标或谈判，决定准入产品的供应商及价格。采购方式包括：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价和单一来源采购等，其竞争性依次降低。应该在客观评估供应风险和充分的需求论证的基础上， 尽可能地选用竞争性强的采购方式。办公、 劳防用品等非医用的其他耗材采取评价采购， 招标或谈判结果公示后， 与中选供应商签订供销协议并录入万达物资管理系统的字典数据。 是为耗材采购目录医疗器械 （耗材）原则上每两年重新招标一次，重新选定供应商与价格。C2供销协议经审批流程审批通过方能生效D1院纪委全程现场监督招标、谈判工作（3）流程控制要求①业务科室新增医疗器械申请表必须科室内部讨论通过并经科主任审核签字后，方能向医院正式提交②设备物资处汇总并初步论证过程中，需送交医务处、医保处、财务处、院感染科、护理部等相关职能部门， 由各科室从自身职能的角度填写意见， 供医疗器械管理委员会参考。③新增医疗器械每次讨论需有 10%的淘汰比例，或者超过 20％的专家反对进入的，作为淘汰，不允许在我院使用。（4）存在的主要风险.········.风险编号 风险描述R1 新增医用耗材与目录内耗材功能重复产生纠纷或资质不全增大医疗风险R2 新增医用耗材价格不合理等，影响公共资金使用效率R3 无医用耗材采购目录即执行采购，导致资金使用风险（5）风险控制对关应键风控控险制制编风险描述措目号标施编编号号新增医用耗材与目录内耗材功能重复产生纠纷或资质不全增大医疗风险新增医用耗材价格不合理等，影响公共资金使用效率无医用耗材采购目录即执行采购，导致资金使用风险供应商频繁更改，影响供应稳定长期不用耗材占据目录条目

控不制关键控相对应制活具体控制措施容制措施动度职类务型新增医疗器械申设备物请表（见附件）由资处及新增医设备物资处及相申预相关职请/疗器械关职能部门论证防能部门审管理制审核后由医疗器型论证审核度械管理委员会审核议新增医用耗材采购申预医疗器采购前前应进行询价比防请/械（耗应询价价，确定合格的供型审材）管比价应商，减少资金风核理制度险填写医使用部门必须填写申预医疗器医用耗材领用申防用耗材请/械（耗请，经过相关审批型领用申审材）管部门审核后才能进请核理制度行采购计划更名谈供应商每次更名，申预医疗器判下调请/防械（耗都必须通过谈判下采购价审型材）管调采购价格格核理制度定期清定期清理不用耗材主医疗器动械（耗理耗材条目，更改供应状型材）管条目态理制度

控制痕迹新增医疗器械申请表医学装备（医疗器械）管理委员会会议记录万达系统耗材字典数据谈判记录万达系统字典数据3、医用耗材及其他耗材采购目录条目变更.········.医用耗材及其他耗材采购目录条目变更流程供应商 设备物资处 财务、审计部门 院纪委A B C D开始代理授权 产品价格变化 变化变更申请目生产商出具有参与效文件审核录监督变价格调整谈变更降价谈更判判谈判记录耗材采购目录结束（1）控制痕迹供应商更名、代理商变更审批表 、谈判记录、万达系统耗材字典数据（2）流程详述A1除产品停产、授权到期等不可抗力原因外。医疗器械不得随意更改供应商，一定需要进行变更的，应提前向设备物资处报备，并填写《供应商更名、代理商变更审批表》由耗材管理部门进行审核。B1供应商更名、变更后，耗材应重新进行价格谈判。原则申请无理由更名的供应商，其经营产品价格应下调 5%。由于特殊原因提出供应商变更与价格调整的，应提出书面申请，在价格谈判上进行讨论。C1供应商更名，调价谈判是正式的采购谈判，必须要有设备物资处、财务处、审计室、纪委等相关部门人员到场，并做好谈判记录与院务公开工作。原则上两次供应商更名、调价谈判之间应相隔二周以上。.········.D1院纪委全程现场监督招标、谈判工作（3）流程控制要求供应商更名，调价谈判是正式的采购谈判，必须要有设备物资处、财务处、审计室、纪委等相关部门人员到场，并做好谈判记录与院务公开工作。（4）存在的主要风险风险编号 风险描述R4 供应商频繁更改，影响供应稳定（5）风险控制风对应关键不相控制险控制控制关键控制具体控制措施容活动风险描述编目标措施措施职类型号编号编号务供应商频繁更供应商每次更申更名价格名，都必须通请/主动改，影响供应谈判过谈判下调采审型稳定购价格核长期不用耗材定期清理定期清理不用预防不用耗材耗材条目，更型占据目录条目条目改供应状态4、医用耗材及其他耗材采购目录条目作废.

控制对应制度痕迹医疗器械谈判（耗材）记录管理制度万达医疗器械系统（耗材）字典管理制度数据········.医用耗材及其他耗材采购目录条目作废流程目录作废

业务部门 设备物资处 医疗器械管理委员会 财务、审计部门 院纪委A B C D E开始使用数据异核算发现问监管过程申请停用题发现异常常停用 联合调查 联合调查存在问题调查、核实 讨论会议采购目录中相关条 会议记录目作废耗材采购目录结束（1）控制痕迹医学装备（医疗器械）管理委员会会议记录、万达系统耗材字典数据流程详述当医疗器械在使用过程中发现下列情况时， 取消其准入资格， 从院医疗器械采购目录中除名：1) 医疗器械《医疗器械生产企业许可证》 、《医疗器械注册证》 、《医疗器械经营企业许可证》 、授权许可等资质过期失效，未能及时更新的。供应商存在违反医院相关规定或违纪、违法行为的。医疗器械由于其本身质量造成医疗安全事件的。器械供应商在本年度供应商评价中评定为不合格，失去本院供应商资格的。在本院连续２４个月以上未使用的一次性医疗器械，且正常使用寿命在一年以下的。其仓库代码状态改为停用。使用科室提出申请，申请停用器械并经医疗器械管理委员会讨论通过的。B1设备物资处在收到停用申请后，立即停用相关耗材，并会同财务、审计、院纪委进行联合调查，核实存在问题后提请医疗器械管理委员会审议.········.C1医疗器械管理委员会审议通过后发布决议，宣布作废D1财务、审计部门监测耗材费用、配合设备物资处调查E1院纪委监督耗材使用，配合设备物资处调查（3）流程控制要求对于出现问题的产品，应采取先停用后调查的方式来处理以降低医疗安全风险（4）存在的主要风险风险编号 风险描述R5 对于风险产品核隐患产品停用不及时R6 长期不用耗材占据目录条目（5）风险控制风对应关键不相控制险控制控制关键控制容活动风险描述具体控制措施编目标措施措施职类型号编号编号务对于风险产品所有相关监管申部门均有发起请/主动核隐患产品停暂停使用用不及时暂停使用的权审型力核长期不用耗材定期清理不用预防定期清理占据目录条目耗材条目，更型耗材条目改供应状态5、医用耗材及其他耗材申领、采购流程.

控制对应制度痕迹医疗器械（耗材）管理制度万达医疗器械系统（耗材）字典管理制度数据········.医用耗材及其他耗材申领、采购流程业务科室业务科室主任库房主管分库房管理员采购员设备物资处主任财务ABCDEFG开始线上申请1.电子申请申单审批库存查询请有库存库存不足三证审核采购申请审核电子订单验收 采购合格2.入库采购入库单、发票通知出库 出库审验签收配送3.汇总发票签字确认审批付款流程配送领用单汇总领用单记账库房台账结束（1）控制痕迹电子申请单、电子订单、发票、入库单、领用单（2）流程详述医院耗材供应采取目录采购制，即院医疗器械管理委员会审议准入项目，院内、外公开招标决定品牌和价格，招标完成后将器械品名、品牌、规格型号、 供应商及价格等信息编入院采购目录形成器械管理编码。 使用科室原则上只能申请采购和使用目录上的医疗器械。A1使用科室设置专门的物资申请人员 （一般为科室主任与护士长） ，由设备物资处分配物资申领系统账号与密码。 物资申领系统账号与密码是科室申请医疗器械与物资的唯一途径， 申请人员应妥善保管， 不得泄露， 由于账号密码泄露造成的一切损失全部由保管人员自行承担 ..········.B1物资申请人员使用账号密码登陆医院物资申领系统，从物资供应目录中选取所需申请的医疗器械品名，规格，数量，审核无误后提交，生成订单。C1设备物资处管理人员对订单进行处理，其中有库存的物资转给相应仓库的仓库管理员安排出库与配送。无库存物资订单应转给相应的订货人员进行订货与配送。E1采购员对采购申请进行审核，生成电子订单并采购D2所有在本院使