实训3 收发文实训ppt

文书处理收文程序总经理办公室：李总：小王，现在公司事务较多，你的工作都挺忙的，为了让办公室工作更有条理，公司打算再招聘一位秘书，主要让她做一些基本的办公事务，如文书处理等，你准备一下，这个周末与人事部赵总去人才市场招聘一位，具体要求到时赵总对你讲，你负责业务面试就行了．收文程序：签收——拆封——登记——分发——传阅——拟办——批办——承办——催办——注办。请第一组回答前三项的具体操作要领。收文程序：签收——拆封——登记——分发——传阅——拟办——批办——承办——催办——注办。请第二组回答中三项的具体操作要领。收文程序：签收——拆封——登记——分发——传阅——拟办——批办——承办——催办——注办。请第三组回答后四项的具体操作要领。发文程序秘书办公室：王俐：（对那位刚招聘进来的小胡）小胡，最近正值公司业务旺季，公司人手紧缺，可又不能招人太多，所以经常要加班，按照李总的意思，加班费如何计算，他让我们先拿出个初步意见来，他同意后下个通知，所以你先起草一下这个通知，注意一定按国家相关法律法规来写。胡：好的，我马上就写。第二天：王俐：小胡，昨天让你写的通知草稿写怎么样了？小胡：哦，早完成了，昨晚我就放到李总办公台上了。王俐：放李总那去了？这么快？小胡：有什么不对吗？不是说李总看过同意了就发吗？王俐：那你的底稿还有吧？拿来我先看一下。小胡：你也要看？对不起，我不知道，喏，这是，你看吧。风光公司关于加班费计算方法的通知各位同仁：鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛苦，但这是没办法的事，不可能再招较多员工，只好大家咬紧牙关，共渡难关。当然，不会让大家白忙活，公司一定会根据国家相关法律法规发放加班费的。下面将有关事项通知如下：一、发放对象：公司所有员工。二、发放的时段：八小时以外。三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最少一位同事口头或书面证明。办公室二Ｏ一Ｏ年六月二日实训题１、小胡发文程序有问题吗？按照你的理解，说说她应当如何做。２、这份通知有问题吗？若有，请作修改。实训题参考答案１，小胡所写草稿不经王俐审核就直接送李总处是不对的，违背了办公室发文程序。发文程序应为：拟稿：秘书人员拟出文书草稿过程。此项过程为：领导交拟——领会领导意图——收集、组织材料——构思——讨论修改——送领导审阅会商：文书涉及到不相隶属的部门或平级单位或部门时，发文机关应依法与其协商，只有征得同意后方可发文。审核：对草拟好的文书进行审查。在送领导审阅前，由秘书部门负责。签发：主要领导对文稿的最后一次全面核查并最后确认过程。签发后即成定稿，其他任何人不得擅自修改，否则将负行政或法律责任。可分为正签、代签、核签、会签。签发时要在指定位置批注同意发出的意见，并署完整的职务、姓名、日期。缮印：缮写和印刷。缮写就是抄写或打印。印刷就是批量“复制”文字、图形等。用印：在正式文本上加盖印章。发文登记簿发文日期发文号密级文件标题收文单位共印份数发出份数拟稿单位签发人备注风光公司关于加班费发放问题的通知各位同仁：鉴于目前公司业务繁忙，人手紧张，各部门加班工作比较频繁，敬请大家在完成工作任务的前提下注意休息。公司将根据国家相关法律法规发放加班费的。下面将有关事项通知如下：一、发放对象：公司所有加班的员工。二、发放的时段：法定工作时间（八小时）以外。三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和至少一位同事书面证明。办公室二Ｏ一Ｏ年六月二日评析第一组：签收时：要对照投递单清点，查看其件数是否与单上记载一致。完成后要在上面签字，表示已收。不是本单位的要退回，急件要注明签收的具体日期和时间。发现的问题要尽量向发文单位查询。签收程序来函签收检查签字拆封：拆时不可用手撕，应用手拿信封，竖起轻弹数下，让里面文书落到底部；在上端左下角剪一个斜三角，再顺此剪开。小心取出，有附件的更要一一对照好，分门别类后，用文件夹存放好。信封不要立即扔掉，要放入空信封筒中保管一段时间，以便发现差错后查对。收文登记簿收文号收文日期来文机关来文字号文件标题附件份数密级缓急时限承办单位签收人复文号归卷日期备注第二组：分发：分发要及时准确，最好将文件分为急件、要件、例行公务件、私人信件等，文件夹要明了。文件处理单共收份收文号：办、阅人签名：已分发给：收文时间：拟办意见：批办意见：办理结果：传阅：横传即应阅人之间相互传阅，原则上不允许，因为这样容易丢失，难以分清责任。清查时，看文件有无破损、缺页；看应阅人是否全部阅过；要对阅后退文记录标注清晰。传阅文件，秘书要填写传阅文件登记单。传阅文件登记单收文号收文来文单位文件标题文号密级份数传阅情况转出销毁存档备注月日文件传阅单（附于文件前）文件字号（或收文号）月日姓名（或部门）签字批示拟办：需要秘书有一定政策水平和业务知识，要将拟办意见填入“文件处理单”的“拟办意见”栏中。第三组：批办：意见要直接明确、简明扼要，并填入“文件处理单”中的“批办意见”中，要署名和写日期，以备日后查考。秘书根据批办意见告知承办部门。承办时：承办要有时限，要求秘书工作要迅速、高效。要认真领会批办意见的精神，要做到件件有着落，事事有结果。公司承办时限规定工作行为承办时限文书办理一般文件，３—７日；紧急文件当日或立即办理文书整理当日完成，周末清理，不得积压复印一般文件２４小时提交，紧急文件３小时内提交回复信件收到信件２个工作日内发出；紧急的当日发出回复电子邮件收到后１２小时内发出；紧急的立即发送处理投诉接到电话后立即处理，收到投诉信后２４小时内发出回函催办时：不是所有的都要催办，只有上司交办的和明显有时限要求的才催办。可采用打电话、发函、直接登门、约请承办部门来人汇报等形式。紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文件定期催办。若有拖延等问题要及时汇报。收文催办记录单

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