第二讲、工作分析与工作评价PPT文档

第二讲、工作分析与工作评价(岗位管理)2022/3/31清华大学出版社1讨论的问题1、什么是岗位管理？岗位管理包括哪三个步骤？2、岗位设置的基本原则有什么？3、什么是岗位（工作）分析？常用的方法有哪几种？4、什么是岗位（工作）评价？常用的方法有哪几种？2022/3/31清华大学出版社2一、岗位管理1.岗位管理的内涵岗位管理是以组织中的岗位为对象，以影响组织发展的各种因素为依据，通过岗位设计、岗位分析和岗位评价三步骤，尽最大可能的细化每个岗位的职责，最终实现人与岗、岗与岗之间的最佳配合，提高劳动效率的管理过程。2022/3/31清华大学出版社3“岗位”的含义岗位，也叫职位，是指在一个特定的组织中、在一个特定的时间内，担负一项或多项责任的某一个任职者在组织内所对应的位置，它是组织的基本构成单位。2022/3/31清华大学出版社4岗位的内涵1、岗位是组织内最基本的、最小的构成单位，是组织运作流程的一个节点，因为具体工作流转的需要而存在。因此，在人力资源管理中，岗位是最基本的管理单位。2、随着组织目标和工作任务的变化，组织内的岗位设置也应相应的变化。3、作为组织的基本构成单位，岗位可以传递一系列重要信息。主要包括某一岗位的职务、所属的工作类型（工作族）、岗位职责等内容，其核心内容是岗位职责。职务是指职位的头衔，由一系列等级相同或相似的岗位（职位）组成，可以体现出岗位在组织中的等级序列。工作类型，又称为工作族，是指两个或两个以上的工作任务2022/3/31相似的一组工作。清华大学出版社5“管理”的含义简单的理解，管理就是匹配。岗位管理需要匹配的核心内容是什么？2022/3/31清华大学出版社6岗位管理中的管理，是指岗位职责（责任）要与岗位的其他内容（职务、工作类型等）相匹配。所以，岗位管理的核心内容就是岗位职责的确定。什么是职责和岗位职责呢？2022/3/31清华大学出版社7职责，即责任，是个体分内应做的事情。也就是应当承担的任务，应当完成的使命，应当做好的工作。岗位职责，也称为岗位责任，是指一个人在某个岗位上需要承担的一项或多项相关联的任务的集合，通常用任职者的行动加上行动的目标来加以表达。从宏观的角度看，任务是职责的子集，职责就是把相互关联的任务落实到个人。从微观的角度看，任务即为了实现组织赋予的某个目的，一组前后联系的工作要素的集合。工作要素，即工作中不能再分解的基本动作。2022/3/31清华大学出版社8深度分析：岗位职责的内涵从工作要素和任务的角度，岗位职责实质上是一种行为规范，是实现组织良性运转的必要手段。从组织内部管理流程的角度，岗位职责具有多样性、层次性两个特点。多样性是指同一个岗位的任职者，在不同的条件下有不同的职责。层次性是指同一条件，不同岗位的任职者有不同的责任。从社会学的角度，岗位职责可以分为道德责任、组织责任、法律责任三个层面。2022/3/31清华大学出版社92.岗位管理的外延岗位设计岗位分析岗位评价岗位设计：就是设计组织内的岗位体系，并赋予各个岗位相应的职责的过程。对新组织来说，岗位设计的主要内容就是确定组织内的部门设置、各部门内的岗位体系以及职责的过程。对于老组织而言，则是根据组织发展状况持续不断的对现有的岗位体系和职责进行优化和调整的过程。2022/3/31清华大学出版社10岗位分析，又称为工作分析、工作描述，是指组织在岗位设计的基础上，对各种工作岗位（职位）的性质、任务、责任以及所需人员的资格、条件等进行调查、分析、研究，加以科学的系统描绘，最后做出规范化记录的过程。岗位评价，又称为工作评价，是指在岗位分析的基础上，对不同内容的工作岗位（职位），以统一的标准，从工作任务、繁简难易程度、责任大小、工作环境和条件以及工作者任职资格条件出发，对工作岗位进行系统衡量、评比和估价的过程，从而确定各项工作的相对价值。这种相对价值量的确定，可以为后续的岗位薪酬、人员招聘提供参考依据。2022/3/31清华大学出版社11总结岗位管理是以组织中的岗位为对象，以影响组织发展的各种因素为依据，通过岗位设计、岗位分析和岗位评价三步骤，尽最大可能的细化每个岗位的职责，最终实现人与岗、岗与岗之间的最佳配合，提高劳动效率的管理过程。概念要点岗位管理的对象是岗位，而不是岗位的任职者。岗位管理必须以影响组织发展的各种因素为依据。岗位管理是一个过程，包括：岗位设计、岗位分析和岗位评价三个步骤。岗位管理的核心作用是细化组织内每个岗位的责任和任务，为后续的人岗匹配创造条件。2022/3/31清华大学出版社12二、岗位设计为什么军队必须以班为单位进行管理，为什么在军队的岗位体系中，要设置班长这个岗位？2022/3/31清华大学出版社13岗位设计：就是设计组织内的岗位体系，并赋予各个岗位相应的职责的过程。对新组织来说，岗位设计的主要内容就是确定组织内的部门设置、各部门内的岗位体系以及职责。对于老组织而言，则是根据组织发展状况持续不断的对现有的岗位体系和职责进行优化的工作。2022/3/31清华大学出版社14岗位设计的基本原则第一原则是因事设岗原则。因事设岗是指组织先根据业务需要设计某一岗位，并明确其职责，再根据职责要求寻找人才填补岗位，即“因事设岗、因岗寻人”。因事设岗的优势是什么？2022/3/31清华大学出版社15什么时候组织的最高决策者应该采取因人设岗的方法进行管理？因事设岗和因人设岗代表了什么不同的管理理念？2022/3/31清华大学出版社16当一个组织需要进行重大变革的时候，就可以采用因人设岗的方法，以快速打破旧的管理体系的阻碍。这就是管理中的“无为”向“有为”的转化。因此，因事设岗实际上就是“无为”管理思想的体现，因人设岗实际上是“有为”管理思想的体现。但是，“有为”的终极目的是“无为”，当新的大政方针得以正确贯彻后，就应该重新回归因事设岗的管理体系，以尽最大的可能降低管理冲突，预防随意“有为”给组织带来的巨大伤害。最低数量原则。规范管理原则。有效配合原则。2022/3/31清华大学出版社17三、岗位分析（工作分析）1.岗位分析的内涵岗位分析，又称工作分析、工作描述，是指组织在岗位设计的基础上，对各种工作岗位（职位）的性质、任务、责任以及所需人员的资格、条件等进行调查、分析、研究，加以科学的系统描绘，最后做出规范化记录的过程。概念要点岗位分析是在岗位设计基础上进行的。岗位分析的对象是岗位，而不是岗位的任职者。岗位分析有两大任务：清晰界定组织内某个岗位有什么职责或任务；该职位对任职者有什么要求。岗位分析的最终结果是规范化的书面记录：工作说明书。2022/3/31清华大学出版社18为什么在设计出岗位体系以后，组织还要投入大量的资源对岗位职责进一步细化？2022/3/31清华大学出版社19所以，组织在构建出完善的岗位体系以后，就必须对各岗位的职责、任务以及更加具体的工作要素进行细化。否则，即使忽略掉一个最微小的任务和工作要素，都可能带来巨大的风险和隐患。细化岗位职责，并尽量达到工作要素这个层面，就是岗位分析的主要任务。2022/3/31清华大学出版社202.岗位分析（工作分析）的外延做什么（What）。任职者所要完成的具体任务是什么？任职者的完成这些任务后会产生什么样的结果或产品？任职者的工作结果要达到什么样的标准？为什么（Why）。任职者为什么要完成这些任务，对组织实现自己的目标有什么帮助？任职者在完成项任务过程中与组织中的其他职位有什么联系？这项任务的进展，对其他任务的完成有什么影响？何时（When）。任职者所从事的任务中，哪些任务是每天必须作的？哪些工作活动是每周必须作的？哪些工作活动是每月必须作的？在哪里（Where）。完成这些任务对自然环境：地点、温度、光线、噪音、安全条件等有什么要求？完成这些任务对社会环境：文化环境、工作群体中的人数、人际关系等有什么要求。为谁（forWhom）。完成任务的情况要向谁请示和汇报？任职者在完成任务过程中可以指挥和监控的人？如何做（How）。完成相关任务的有没有标准化的程序？完成任务过程中要用哪些工具？完成这项任务应重点控制的环节是哪些？2022/3/31无论何时，岗位分析都是围绕岗位职责和基于此的任职者资格进行。清华大学出版社213.岗位分析（工作分析）的流程和方法岗位分析的工作流程实质是一个收集、加工和利用岗位相关信息的过程。分为三个步骤：收集岗位信息、加工岗位信息、利用岗位信息。信息收集信息加工信息利用2022/3/31清华大学出版社22（1）收集岗位信息信息收集是信息收集者为满足使用者的需要，根据一定的目的通过不同的方法收集获取信息的过程。在职位信息收集的过程中，信息收集者是人力资源专家，收集对象是在岗员工、员工的直接上级、与员工有上下游工作关系的同事，以及其他的利益相关者。2022/3/31清华大学出版社23收集岗位信息的九种方法资料法观察法问卷调查法参与法面谈法工作日志法功能性工作分析法关键事件法实验法2022/3/31清华大学出版社241、资料法人力资源管理专家从浩繁的现存的资料中收集所需的职位信息。这是收集职位信息最省钱的方法，应尽可能的首先采用这种方法，在此基础上方考虑采用其他的方法。2022/3/31清华大学出版社252、现场观察法人力资源管理专家通过实地观察任职人员的工作进行以获取职位相关信息的方法。采用现场观察法时，人力资源管理专家需要对一个正在工作的员工进行观察，在可能的条件下可使用摄像机等设备，把该员工正在从事的任务和职责一一记录下来。好处：客观、准确，能尽最大可能的排除人为因素的干扰。虽然现场观察法能够做到客观准确，但并不是所有的岗位都可以应用该方法收集信息。请问，什么类型的岗位不适用于现场观察法？2022/3/31清华大学出版社261、侧重于心理活动的工作岗位，如研究员、技术员；2、工作内容重复性不强的工作岗位，如组织的高层领导。均不适用于采纳现场观察法收集岗位信息。因此，现场观察法主要适用于工作重复性较强的操作性职位。如宾馆服务员、门卫、流水线上的作业工人。2022/3/31清华大学出版社27宾馆服务员床铺整理观察信息记录任职者的姓名：时间：工作职位：观察者的姓名：调整弹簧床垫使之与床座一线使床垫的衬垫居中，以使其不溢出床垫在床上铺最低一层的床单横过床的顶部把床单塞进床垫下把两角折成直角铺盖单，单正面朝下，床头床单毛边与床垫下缘平齐把毛毯甩向床，再把毛毯拉回，使其与床头距离为5cm床尾床单、毛毯的多余部分塞入床垫下，在两床角处折成直角人立床头，床单加折毛毯上，再连同毛毯回折25cm把两边床单、毛毯塞入床垫，侧面平撑，毯面平而无皱2022/3/31清华大学出版社283、问卷调查法人力资源管理专家通过向任职人员或其直接领导发放已编制好的问卷，收集职位相关信息的方法。好处：这是收集职位信息第二省钱的方法。一份设计很好的问卷可以在较短时间内获得大量信息。不足：由于问卷本身内容的限制，仅靠问卷不可能收集到有关职位的全部所需信息。在实践中，更多是把问卷法作为其他方法的补充手段。2022/3/31清华大学出版社29交通民警工作分析问卷逐步核对，在符合本职任务的项目上划“√”，并说明它对工作的重要性代号重要性N12345无关很低低一般高很高1.保护交通事故现场证据______2.在经常发生事故的地段注意防止新事故______3.使用闪光信号灯指挥交通______4.使用交通灯指挥交通______5.捕捉违章驾驶员并填写情况表______6.估计驾驶员的驾驶能力______7.对违反交通规则的人解释交通规则和法律知识______8.跟踪可疑车辆，观察违章情况______9.签发交通传票______10.对违反交通规则的人发出警告______11.监视交通情况，搜寻违章车辆和人员______12.检查驾驶执照或通行证______13.护送老人、儿童、残疾人过马路______14.参加在职培训______15.参加射击训练______16.操作电话交换机______17.擦洗和检查装备______18.2022/3/31维修本部门的交通工具______清华大学出版社304、参与法也称职务实践法。顾名思义，就是人力资源管理专家直接参与到员工的工作中去，扮演员工的工作角色，收集其中的工作信息。好处：与观察法、问卷法相比较，参与法获得的信息更加客观准确、更加全面。不足：参与法需要人力资源管理专家真正的参与到工作中去，去体会工作，而不是仅仅模仿一些工作行为。因此费时、费力，且技术性很强的工作，人力资源管理专家无法参与。参与法只适用于专业性不是很强的职务。2022/3/31清华大学出版社315、面谈法又称访谈法，是人力资源管理专家与某一职位相关人员之间进行的面对面交流，目的是了解所有与工作有关的各种信息，包括工作内容、工作条件和工作资格等。访谈对象：任职者；任职者的上级；与任职者有上下游业务关系的同事。成功关键：在访谈中，需要准备一些典型的问题，才能收集到工作分析所需的信息。2022/3/31清华大学出版社322022/3/31清华大学出版社33面谈法的好处：简便快捷、信息量大而且非常直接和真实，高水平的人力资源管理专家几乎可以通过访谈技巧获得工作分析所需要的任何信息。面谈法的不足：受访者有时出于自身利益夸大自己所从事工作的重要性和复杂性，使信息失真；另外面谈法时间耗费颇大。2022/3/31清华大学出版社346、工作日志法人力资源管理专家要求员工逐日按时间自行记载所有的工作活动及花费的时间，以实际了解工作的状况。好处：1、对工作流程可充份地了解。2、遗漏少。逐日或在工作活动后及时记录，可以避免遗漏。从而收集到最详尽的数据。不足：1、员工可能会夸张或隐藏某些活动。2、费时、费成本且干扰员工工作。2022/3/31清华大学出版社35工作日志填写实例——某企业秘书职位5月29日工作开始时间：8：30工作结束时间：17：302022/3/31清华大学出版社367、功能性工作分析法功能性工作分析法认为，任何职位的职责都与三个范畴有关：处理资料数据、处理人际关系、处理事务，只是相关的程度有所不同。处理资料数据是指加工信息、知识和概念的活动，主要与人的智力有关。处理人际关系是指针对人的活动，比如沟通、监督和协调，主要与人的管理能力有关。处理事务是指人控制无生命物质的活动，比如机床、电脑等等，主要与人的体力有关。基于此，功能性工作分析法把三个范畴所进行的活动按照由易到难进行层次区分，高层功能对人的要求较高、包含了低层功能。任何职位的职责和任务均可以依此三个范畴界定并评定其功能层次属于哪一级。2022/3/31清华大学出版社37美国就业署功能性职务分析系统注：其中，分数越小，工作的重要性越大；分数越大，工作的重要性就越小。2022/3/31清华大学出版社38好处：功能性工作分析法以标准化的陈述和术语来收集与职位有关的信息，有利于后期的信息加工和使用。而且特别有利于组织对员工的针对性培训。不足：三项能力并不一定代表某个职位所有的必备的条件。2022/3/31清华大学出版社398、关键事件法在认定员工与完成职责有关的行为的基础上选择其中最重要、最关键的部分来收集信息。首先，人力资源专家与相关人员会谈，确定关键事件。其次，人力资源专家采取各种信息收集方法，如问卷法、参与法，收集与关键事件有关的信息。最后，总结出该职位所需的关键特征和行为要求。2022/3/31清华大学出版社40销售工作的15种关键行为（1）善于把握客户订货的信息和市场信息。（2）密切注意市场需求的瞬间变化。（3）善于与销售部门的管理人员交流信息。（4）善于与生产部门的管理人员和执行人员交流信息（5）对上级和用户都忠诚老实，讲信用。（6）能够说到做到。（7）坚持为用户服务，了解和满足用户的要求。（8）积极收集产品的售后反馈信息。（9）向用户宣传企业的其他产品。（10）积极扩大企业销售额以及市场占有率。（11）不断掌握新的销售技术和方法。（12）在新的销售途径方面有创新精神。（13）维护公司形象，树立企业良好声誉。（14）结请账目。（15）工作态度积极主动。2022/3/31清华大学出版社41好处：焦点集中在关键事件上，以较少的投入收集到最需要的信息。不足：1、确定关键事件本身就需要花费大量时间。2、关键事件法收集的职位信息必然有大量遗漏。关键事件法主要适用于老组织对现有职位体系和职责的优化工作。2022/3/31清华大学出版社429、实验法实验法是指人力资源管理专家主动控制一些变量，并引起其他变量的变化来收集工作信息的一种方法。优势：通过主动控制实验条件，实验法可以精确的获得变量之间的相互关系，有利于最优化管理。劣势：在管理学实验中，很多变量难于控制，因此有效性大打折扣。2022/3/31清华大学出版社43（2）加工岗位信息信息加工，又称为信息处理，是对收集到的原始信息在数量上加以浓缩，在品质上加以提高，在形式上给予表现，使之便于传递、利用和储存的过程。信息收集信息加工信息利用为什么一定要对收集到的原始岗位信息进行加工？2022/3/31清华大学出版社44信息加工的原因原因一、去除原始信息中的虚假信息，提高信息的真实性。原因二、把原始信息中大量的、孤立和零乱的信息进行分类和排序，提高信息的可使用性。原因三、对分类和排序后的信息进行进一步的分析比较，以提炼出更具有使用价值的新信息。加工岗位信息的最终结果就是工作说明书。2022/3/31清华大学出版社45工作说明书是描写某一职位的工作职责和该职位对任职者要求的具企业级正式约束力的管理文件。工作说明书是岗位分析的结果，是经岗位分析形成的书面文件。工作说明书由职位描述与职位规范两部分组成。2022/3/31清华大学出版社46职位描述：职位描述是说明某一职位的工作性质、责任权利关系、工作任务及工作结果等内容的书面文件，职位描述是工作说明书的核心部分。职位规范：职位规范是任职者任用条件的具体说明，是职位描述部分的延伸和应用。2022/3/31清华大学出版社47工作名称所属工作部门直接上级职位工作识别工作等级工资水平所辖人数定员人数工作地点工作时间工作身份职工作编号位描述的基本内容工作内容工作结果工作权限工作概要工作职责上下左右工作关系工作场所工作环境职业病工作条件工作时间与工作环境工作均衡性2022/3/31清华大学出版社48销售部经理工作说明书（职业描述）职务名称：销售部经理职务代码：XL-×直接上级职务：营销副总