第四节文书礼仪3

常用礼仪文书

南靖一职校郑清华一、概述

（一）礼仪文书与公关实务礼仪文书是指国家、单位、集体或个人在喜庆、哀丧以及其他社交场合用以表示礼节的具有较固定格式的文书。种类很多，如贺信、感谢信、介绍信、请柬等。（二）礼仪文书的特性1、社交性2、礼节性3、表情性4、规范性（三）礼仪文书的种类1、交往类：欢迎词、欢送词、答谢词等2、聘邀类：聘请书、请柬、介绍信、邀请信等3、庆贺类：贺电、贺信、慰问信、祝词等4、哀吊类：唁电、讣告、悼词等礼仪文书的书写格式标题。第一行正中部分称谓。标题下一行左起顶格位置上写上收信人或单位的名称、称呼之后加上冒号。正文。称谓一一行左起空两格的位置开始书写落款。正方结尾右下方写清写信方的单位名称、个人姓名，写清年、月、日。如果是以单位名义写的应加盖公章，位置在署名和日期之上，不要压住正文。书家工整，字迹清晰。忌用红笔书写，因为红色表示绝交。打印信封要亲笔签名，这样，此信才可作为凭据使用。信纸折叠规范。二、信函文书礼仪（一）一般书信的格式与礼仪一般书信由两大部分组成：信封、信文。1、信封的礼仪保证书信准确无误地投递；直观反映写信人的文化修养；体现写信人对传递者的尊重程度。1）信封的书写有横式和竖式两种横式信封的书写：信封上应依次写上收信人的邮政编码、地址、姓名及寄信人的地址、姓名和邮政编码。

邮政编码要填写在信封左上方的方格内，收信人的地址要写得详细无误，字迹工整清晰。发给机关、团体或单位的信，要先写地址，再写单位名称。收信人的姓名应写在信封的中间，字体要略大一些。在姓名后空二、三字处写上“同志、先生、女士”等称呼，后加“收、启、鉴”等字

寄信人地址、姓名要写在信封下方靠右的地方，并尽量写得详细周全一些。最后填写好寄信人的邮政编码。

信件托人转交时如果双方关系较熟悉，信封可以不写双方的地址和邮编，但必须有以下内容：（1）拖带语，书写在左上方；（2）收信人姓名、称谓，书写于信封中央；（3）写信人姓名等信息，书写于信封右下方。竖式信封的书写：（1）收信人地址邮编在右上方；（2）收信人姓名称谓在正中央；（3）寄信人地址、邮编在左下方。书写信封的礼仪收寄人的邮政编码收信人的地址、单位收信人的姓名寄信人的地址启缄。在收信人姓名后要加上“收”“启”等字样。缄用于寄存位人姓名之后。公用书信的总的写作要求：1、名称：通常在第一行的正中写上公用书信的名称，第二行写称谓，完整的姓名或单位名称、称呼、修饰语（尊敬的、亲爱的）组成。2、正文：正文的内容要单一、集中，体现出各种公用书信的特点，如贺信，祝贺什么、为什么值得祝贺、被祝贺的事情的重要意义；又如感谢信，一定要感谢对方给了自己什么关心、支持、帮助，致感谢之情意。3、致敬语：主要写表示良好祝愿的词。4、签名：信的署名一般写在低于致敬语一、二行的右下方。5、日期：写在低于署名一、二行的右下方，年、月、日要写全。介绍信介绍信是机关、团体派人到对方联系、了解、办理、磋商事情所带的本机关、团体的一种社交书信。它主要起介绍作用，使双方认识、凭介绍信接洽工作。同时也起证明作用，证明被介绍者的身份。形式。一般有三种形式：1、用一般公文信纸写的普通介绍信。2、铅印成文，不留存根的印刷介绍信。3、铅印成文，带存根的印刷介绍信。介绍信(存根)

○○字第○○号

兹介绍○○○等同志○人前往○○○联系○○○。

○○○○年○月○日。

第…号介绍信

○○○○：

兹介绍○○○等同志○人，前往你处联系○○○○，请于接洽并给予协助。

此致

敬礼!

○○○○○(公章)

(有效期○天)○○○○年○月○日

介绍信

×政介字()号

兹介绍×××，×××等××名同志(系×××)，前往贵处联系×××事宜，敬请接洽并予以协助。

此致

敬礼！

××县人民政府(章)

年月日

必须写清楚的内容：对方单位的名称或对方负责人的称呼；被介绍者的名称、人数、身份等；接洽什么事情，有什么要求等；涉及到一定保密范围的事项，还要注明联系人的政治面貌、职务、级别等；本单位名称和开介绍信日期、介绍信有效期，最后要盖公章。注意事项：1、情况必须真实，不准冒名顶替。2、接洽的事项要简明扼要，一清二楚。3、介绍信是一法定的证件，一般有上下或左右两联，以便查证，加盖公章时一定要骑缝线上盖章。4、落款与正文不要相距太宽，以防止漏洞。证明信证明信是单位与单位之间，证明本单位有关人员的身份、经历、学历或者由单位出面证明有关事宜的真实情况的一种书信。证明信的写法与介绍信相似，只是在“证明”的内容上，要详细一些。在格式上，有固定形式和非固定形式两种。固定形式的证明信，通常是证明出差人员的身份，作为随身携带的一种证件，以便为出差人员提供方便。非固定形式的证明信要证明的内容一般是一件事情，如证明身世、经历或与本单位有关的事件等，它可以由单位名义发出，也可以由个人名义写，由单位领导人签意见，并加盖公章。例文证明信赵青山，男，四川重庆人。1940年10月5日生。1959年9月起在我校生物系学习，1963年7月毕业，并发给毕业文凭（文凭登记第633130号）。特此证明。

xx大学一九九九年十月六日注意事项：必须对被证明的人或要证明的事认真负责，言必有据。用语必须准确，不可模棱两可。不要用铅笔、红笔书写，如有涂改必须加盖公章。应留存根底稿，以备日后查证。推荐信推荐信是单位和个人与有关方面，从有利于工作出发，把好人或事向对方举荐，希望任用或接受时使用的一种书信。注意事项：1、理由充分。如推荐某人做什么事，一定要把推荐的原因或出发点说足，以便对方联系实际情况考虑推荐的必要性和合理性。2、提法要有分寸，不说过头的话，不提过高的要求。3、实事求是。4、语言要精炼，不要长篇大论。例文推荐信

Xx省教育厅：李明亮是我校物理系2000级毕业生，学习期间，热爱党、热爱祖国，坚持四项基本原则，关心集体，刻苦学习，成绩优秀，有一定的科研能力，曾在校刊上发表过两篇科研论文，能阅读英语书籍，并能用英语写作，但口语较差。积极参加体育活动，并两次评为校“三好学生”和优秀团干部。希望能将该生分配在大学，从事教学、科研工作。此致敬礼

xx大学人事处一九九五年五月求职信求职信上写信人出于某种原因，试图谋求一份理想工作而给有关方面写的一种书信。注意事项：1、要素要齐全：目标、缘起、条件、附件（个人简历、毕业证书、学位证书、单位推荐信、课程成绩、证书等）。2、要善于收集求职信息。3、要有针对性。针对读信人的心理和针对作者的求职目标写。4、措词要有分寸。切忌自吹自擂，不可过分谦虚，不可谈套话、恭维话。5、简短。个人简历本人资料：姓名、性别、年龄、民族、学历、政治面貌、联系地址、联系电话学历情况获奖情况社会工作语言水平社会实践计算机能力爱好特长综合素质及能力自我评价求职意向邀请信在我们从事社交、外事工作时，常常要邀请朋友参加宴会、酒会或其他活动，非正式场合可以面邀或者电话邀请。而在比较正式的场合，则需要发邀请信，以示郑重。邀请信一般要写的简明扼要，信中对邀请者表示问候，说明邀请的原因和活动的内容，介绍活动安排的细节，请对方确认能否应邀。邀请信要写得诚恳、热情，使对方感到邀请者的诚意而愉快地接受邀请。例文

中国医科大学校长xxx邀请日本xx医学院院长xxx来校参观的函东京日本xx医学院院长xxx先生：

xx医学院副院长xxx博士已向我转告了您有意于11月份访问我校一事。我非常高兴能向您和您的代表团发出邀请，并欢迎您在随同日本高等学校教育代表团访问中国期间来我校参观。有关具体日程问题，请与xxx博士联系，他将为您安排活动日程，这样可使您的代表团对我校以及共同感兴趣的问题，有一个透彻的了解。我们将为您及您的代表团提供在沈阳的食宿和交通费用。顺祝最良好的祝愿！

中国医科大学校长xxx

二00二年九月九日于沈阳接受邀请函Xxx先生：承蒙盛情邀请共进晚餐，甚为感谢。您提出的两个日期，如能定在x月x日，对我将更为适合。我期待着与您愉快的见面。祝您身体健康

xxxx年x月x日拒绝邀请函Xxx先生：承蒙邀请我于下周四或星期五、星期六与您共进午餐，对此，表示衷心的感谢。抱歉的是，由于需与xx公司洽谈业务，下周我将赴x地出差，恕不能前来践约。但我相信，以后有机会与您共度一个美好的中午。顺致商安

xxxx年x月x日尊敬的×××（职务称呼）兹定于×年×月×日上午×时，在×××（地点）举行×××活动，敬请光临。

×××公司（单位）

×年×月×日二、欢迎词、欢送词、答谢词的写作（一）欢迎词的写作1、含义：2、欢迎词的基本格式及写法（1）标题：欢迎词、场合+欢迎词、主人+场合+欢迎词（2）称谓：写对宾客的称呼。（3）正文：写欢迎的内容。A：写表示欢迎的话。一般都是套话。B：写宾客来访的目的、意义和作用。C：回顾双方交往的历史与友情，赞扬宾客在某些方面的贡献及为发展双方友好往来、经济合作所做出的贡献。D：结尾写祝颂语，对宾客的光临再次表示欢迎和良好的祝愿（4）落款：写致词者的姓名及日期3、例文分析注：见例文一例文一：欢迎词

吴官正在欢迎曼彻斯特市代表团大会上的讲话尊敬的曼彻斯特市代表团的各位朋友：女士们、先生们：首先，请允许我代表武汉市政府以及全市六百万市民，热烈欢迎以古莱汉斯君格议长为首的曼彻斯特市代表团光临武汉访问，并借此机会，向曼彻斯特市人民致以亲切的问候和良好的祝愿。“有朋自远方来，不亦乐乎。”这是中国两千多年前著名的《论语》中的一句话，此时此刻我就是这种心情。代表团这次是为商谈两市缔结友好城市关系、促进两市友谊而来，对朋友们这种努力为两市友好作贡献的行动，我表示诚挚的谢意！武汉市、曼彻斯特市建立友好城市关系有着共同的基础；中英两国关系近年在许多领域有了可喜的进展，香港问题的圆满解决，为中英关系向更高水平迈进创造了新条件，使中英友好合作进入了一个新生的历史时期；近几年来，我们两市的政府和人民彼此间有了更多的接触，加深了了解，增进了友谊。建立友好城市关系是我们两市政府和人民的普遍愿望。代表此次来访，对增进两市的了解和友谊，对于两市友好关系的缔结以及今后两的全面交流与合作，都将产生深远的影响。曼彻斯特市是英国中部的工业、商业、金融中心，又是一座美丽的文化城市，勤劳的曼城人民经过一代又一代的努力，在经济、科技和文化领域取得了很大成就，其中许多东西值得我们学习和借鉴，我们热忱期望与曼彻斯特市在科技、经济、文化、教育、体育等领域进行广泛的交流与合作，促进两市的繁荣与友谊。天涯纵远，愿望相通。尽管我们相隔千山万里，但遥远的空间障碍已让位于两市人民加强友好合作的共同信念和愿望。有句英国谚语说得好：“路途虽然遥远，越走会越近。”朋友们，你们访汉的日程已经开始，期望你们在汉期间宾至如归，生活愉快，预祝朋友们访问获得圆满成功。（二）欢送词的写作1、含义：在欢送宾客的仪式上应用的一种文书。2、欢送词的基本格式：与欢迎词的写法基本相同。欢送词的正文部分一般包括这样一些内容：（1）先写对宾客的离去表示热烈欢送的话。（2）其次写欢送的具体内容：如宾客逗留的时间及离别的日程；叙述访问的行和及收获；对宾客的希望及要求；表示继续加强交往的意愿。（3）最后，再次以宾客的离去表示热烈欢送。3、例文分析注：见例文二

欢送词同志们、朋友们：

刚好在两个星期以前，我们愉快地在这里欢聚一堂，热烈欢迎某某博士。今天，在某某博士访问了我国的许多地方之后，我们再次欢聚一起，感到特别亲切、高兴。某某博士将明天回国。某某博士的访问虽然是短暂，然而是极其成功的。在北京期间，他会晤了有关方面的领导同志，参观了工厂、农村、学校，与各界人士进行了谈话，并认真研究了我国的政治、经济、文化和教育。在向某某博士告别之际，我们真诚地希望某某博士给我们提出批评、指导和宝贵意见，以便我们改进工作。同时，我们想借此机会请求他转达我们对某国人民的深厚友谊，请他转达我们对他们的亲切问候和敬意。祝某某博士回国归途中一路平安，身体健康！（三）答谢词的写作1、含义：2、答谢词的基本格式：与欢迎词的写法基本相同。答谢词的正文部分一般包括这样一些内容：（1）首先写明对主人的热情款待表示感谢。（2）接着概述来访期间留下的美好印象。（3）然后主要写来访取得的成果，赞扬主人某方面的的业绩并给予评价；对双方共同感兴趣的问题表达自己的观点、看法和愿望。（4）最后再次对主人盛情款待表示感谢。4、例文分析

答谢词亲爱的朋友们：首先，请允许我感谢你们盛情邀请我出席今天的晚会。我非常荣幸再次有机会访问了你们伟大的国家，会见了许多人士。这次观光旅行所见所闻非常有趣，这里的一切都给予我深刻的印象。我参观了工厂、学校和文化团体，与工人、政府工作人员、科学家、艺术家、教师和学生进行过交谈，并与他们交了朋友。我们在一起谈论了工作、学习和生活，在短暂的日子里，我在这里学到了很多东西。这使我对贵国人民有了更好的了解。我借此机会再一次地向大家表示衷心的感谢。祝我们两国人民之间的友好关系进一步发展和巩固。（四）交往文书写作应注意的问题1、感情要真挚。2、措辞要热情、简明。3、要便于朗读。（五）写作练习1、某外籍专家来学校任教，请以校长的名义写一篇在欢迎仪式上使用的欢迎词。2、根据欢送词例文写一则答谢词二、聘书、请柬的写作（一）聘书的写作1、含义及用途2、聘书的特点：（1）篇幅短小。（2）语言庄重。（3）制作规范美观。3、聘书的结构及写作（1）标题：“聘书”或“聘请书”（2）称谓：一般提行顶格写受聘者的姓名。（3）正文：简述聘请的原因和聘请后的任务。（4）结语、署名及日期4、例文分析5、西南石油学院“春风社”拟聘请某某教师为该社的指导教师，请代为拟制一份聘书。聘书某某同志：兹聘请你为四川省一九九九年普通高考语文学科评卷指导委员。四川省大学中专招生委员会（盖章）一九九九年七月九日聘书某某教授：为加速我市对外经济开发速度，研究外向型经济发展战略，特聘请您为特邀研究员。某某市经济研究中心（印章）一九九九年十月十五日（二）请谏的写作1、请谏的含义及用途2、请谏的特点：（1）格式固定。（2）篇幅短小，文字简明。（3）郑重其事，感情诚挚。（4）精工制作，颇具艺术性。3、请谏的结构及写作（1）标题：“请谏”----写在封面上。（2）称谓：被邀请者的姓名+称呼（3）正文：交待活动的时间、地点及内容。（4）结语：“敬请光临”等用语（5）署名及日期4、例文分析

1951---1991

纪念╳╳人民出版社建社四十周年请柬

（封面）╳╳╳同志：定于一九九一年十一月上午九时，在本社召开建社四十周年座谈会。敬请光临指导。致以敬礼！

╳╳人民出版社（公章）

使用请柬的礼仪请柬是单位、团体和个人邀请有关人员参加重要纪念活动的一种专用文书，在比较在型的宴会和一些特殊场合下，还具有证明的性质和入场券的作用。由名称和正方两部分组成。字迹要工整美观，印制的成品常用烫金字。写明称呼、举行活动的时间、地点、邀请者落款、敬语以及应注意的问题。活动开始一周前发出并送到对方手中，以便对方有所准备。外交用请柬须按不同国家的标准要求和相应语种书写。应封装递送。三、祝词的写作（一）含义及作用（二）祝词的特点1、使用范围广泛；2、形式自由灵活；3、感情浓烈真挚。（三）祝词的结构及写作1、标题：“祝贺者+给+祝贺对象+祝词”“祝贺者+场合+祝词”2、称谓：要根据所祝贺对象的身份来决定。3、正文：即祝贺事项。内容一般包括：对对方或来宾的敬意或欢迎，对以往成就的回顾和赞扬，未来事业的期望和祝愿，对共同关心的事项互相慰勉、祝福、祝愿等。4、结尾：主要写热情庄重的祝贺语。5、署名和日期：（四）例文分析

中国某某公司开业３周年庆祝会上的祝酒词各位女士，各位先生，各位来宾，同志们，朋友们：今天是我公司开业三周年纪念日，也是与１３个国家的地区的２０个公司、国内３０余个公司合作共事的三周年。各位专程来此参加庆祝会，我代表公司表示热烈欢迎。１９９０年我们开始交往，得到了各位的支持，并日益加深了解，增进联系，在此表示感谢。我们殷切希望和欢迎世界上一切对我国实行平等互利政策的国家和朋友同我们合作，特别是在投资方面的合作。最后，祝愿所有到会的朋友身体健康，希望我们今后的合作更加愉快！干杯！周恩来总理在欢迎美国总统尼克松的宴会上的祝酒辞

总统先生，尼克松夫人：女士们，先生们，朋友们：首先，我高兴地代表毛泽东主席和中国政府向尼克松总统和夫人，以及其他的美国客人们表示欢迎。同时，我也想利用这个机会代表中国人民向远在太平洋彼岸的美国人民致以亲切的问候。尼克松总统应中国政府的邀请，前来我国访问，使两国领导人有机会直接会晤，谋求两国关系正常化，并对共同关心的问题交换意见。这是符合中美两国人民愿望的积极行动，这在中美两国关系史上是一个创举。美国人民是伟大的人民。中国人民是伟大的人民。我们两国人民一向是友好的。由于大家都知道的原因，两国人民之间的来往中断了二十多年。现在，经过中美双方的共同努力，友好来往的大门终于打开了。目前，促使两国关系正常化，争取和缓紧张局势，已成为中美两国人民强烈的愿望。人民，只有人民，才是创造世界历史的动力。我们相信，我们两国人民这种共同愿望，总有一天是要实现的。

中美两国的社会制度根本不同，在中美两国政府之间存在着巨大的分歧。但是，这种分歧不应当妨碍中美两国在互相尊重主权和领土完整、互不侵犯、互不干涉内政、平等互利和和平共处五项原则的基础上建立正常的国家关系，更不应该导致战争。中国政府早在1955年就公开声明，中国人民不想同美国打仗，中国政府愿意坐下来同美国政府谈判。这是我们一贯奉行的方针。我们注意到尼克松总统在来华前的讲话中也说到，“我们必须做到的事情是寻找某种办法使我们可以有分歧而又不成为战争中的敌人”。我们希望，通过双方坦率地交换意见，弄清楚彼此之间的分歧，努力寻找共同点，使我们两国的关系能够有一个新的开始。最后我提议：为尼克松总统和夫人的健康，为其他美国客人们的健康，为在座的所有朋友和同志们的健康，为中美两国之间的友谊，干杯。

四、贺信(一)贺信的含义贺信是机关、团体、单位向取得重大胜利，有突出成绩或喜庆之事的有关单位及人员表示祝贺或庆贺的一种礼仪文书。现在，贺信已成为表彰、赞扬、庆贺对方在某个方面所做贡献的形式，有的还用来表示慰问和赞扬。

(二)贺信的结构和写法贺信的基本结构包括以下几项：1．标题。2．称谓。3．正文。开头：表示热烈的祝贺；主体：对方取得的成绩和重大意义，如系会议要指出它的重要性；如系同级单位，除表示祝贺外，还应提出向对方学习的内容；如系下级单位给领导机关的贺信，除表示祝贺外，还应表示自己的决心和态度；如系给个人的贺信，应着重写明有供群众学习的品德和意义。4．结尾。以祝愿词结尾。如正文中“希望”内容写得详细具体，也可不用祝愿词结尾。在信的右下侧写明发信单位或个人名称及年、月、日。

(三)贺信写作的注意事项

1．感情真挚、浓烈，给人以鼓舞。

2．评价要适当而有新意，避免陈词滥调。行文规范，称谓合体。

3．文字简练，语言朴素。不堆砌华丽辞藻，不言过其实，不空喊口号。

贺信中山大学全体教职员工：尊敬的曾宪梓先生：值此贵校建校六十六周年曾宪梓堂落成剪彩之际，梅州市委、梅州市人民政府谨向你们致以热烈的祝贺和诚挚的问候!

中山大学是一所具有光荣历史的高等学府，在六十多年的峥嵘岁月中，不断开拓进取，奋发向上，培养和造就了千百万各行各业的优秀人才，为振兴祖国的教育事业，扩大国际文化交流，为社会主义物质文明和社会主义精神文明建设做出了杰出的贡献，为世人所瞩目，蜚声海内外。在此喜庆的日子里，我们衷心祝愿贵校继往开来，年年桃李，岁岁芳菲。曾宪梓先生一贯爱国爱乡，鼎力支持家乡的文化教育、体育等各项公益事业，兴学育材，造福桑梓。中山大学曾宪梓堂的落成，是先生拳拳赤子心、殷殷故乡情的又一生动体现。它的建成不仅为贵校增辉添彩，也将进一步改善学校的办学条件，促进教学质量的提高，激励广大师生为振兴中华而发奋学习，努力拼搏，争取更大的荣誉。祝盛会圆满成功!中共梅州市委梅州市人民政府一九九○年十一月十一日致新乐计算机厂建厂20周年的贺信