第2章系统管理与基础档案设置

第2章系统管理与基础档案设置第2章系统管理与基础档案设置2.1系统管理2.2设置基础信息2.1系统管理系统管理是会计信息系统在财务业务一体化管理应用模式下，系统为各个功能模块运行提供的一个公共管理平台。系统管理的主要功能如下：统一管理账套，如：账套的建立、修改、引入、输出和备份等。统一管理操作员功能权限，设立统一安全机制。统一管理年度帐，包括：年度账的建立、引入、输出、结转上年数据和清空年度数据功能。2.1.1启动系统管理鉴于系统管理各功能模块在整个用友T3软件应用中的地位和重要性，因此，对各功能模块的使用，系统予以严格控制。用友T3系统只允许以两种身份注册进入系统管理，一是以系统管理员身份，二是以账套主管身份。系统管理员和账套主管各自所拥有的权限不同系统管理员和账套主管权限区别

系统管理员账套主管操作员及其权限设置账套主管，增加或注销操作员，修改操作员权限改变操作员权限账套建立、引入和输出账套，不能修改账套信息拥有所管辖账套的所有模块操作权限年度账无清空、引入和输出年度账第一次进入系统管理，因为此时系统内未有任何账套数据，只能使用系统管理员身份注册进入。以后建立账套数据后，可以用账套主管身份注册进入系统管理。2.1.2设置操作员操作员是指有权登录并使用用友T3进行操作的人员。用友系统每次登录都要对操作员身份进行合法性检查，只有合法的用户才能登录系统。操作员设置包括操作员的增加、修改和删除。2.1.3创建账套在使用用友T3之前首先需要创建账套，其本质就是为每个独立核算单位准备一套数据库文件以便记录经济活动的各种数据。建立账套之后才可启用各个功能模块，进行该账套相关业务处理。2.1.4修改账套在系统管理中，可以以该账套账套主管的身份登录账套，对已经存在的账套信息就行修改2.1.5账套的备份与导入账套备份，是指为防止因外界原因（如操作错误、病毒、火灾和盗窃等）使软件失效，将企业相关财务数据备份保存到不同介质的防护措施，备份数据可使企业的损失降到最小。2.1.6设置操作员权限根据企业会计电算化工作的要求，不同人员有不同的分工与职责，在不同的岗位上发挥不同作用。操作员的权限设置功能十分重要，使用时应严格按照会计电算化岗位划分及会计电算化制度的要求进行设置，遵守各操作员间的相互牵制原则，防止计算机舞弊的可能行。2.1.7账务的处理流程账套建立只是账务处理的首要步骤，无论是企业内部管理所需的会计信息，还是企业外部有关决策者所需的会计信息，都必须经过一系列账务处理流程对所发生的经济业务进行加工处理后才能取得。登录账务处理系统建立账套初始化设置会计科目期初余额输入并进行试算平衡检验录入凭证审核凭证记账处理（自动产生日记账、总账、明细账等账簿）期末核算处理期末结账处理会计报表处理2.2设置基础信息在用友T3系统中，每一个账套都是由若干子系统构成的，所有子系统共用基础信息，因此在启用新账套之后，应根据企业实际情况，事先设置基础信息。2.2.1设置部门档案一般来说，会计电算化系统中的所有模块均需要使用部门档案信息。总账总可以按照部门来考核收入和费用；工资管理系统按部门管理发放和管理职工工资；固定资产系统按部门管理各项固定资产并计提折旧费用；应收/应付系统按部门进行业务记录，提供按部门进行考核的依据。部门是指某使用单位下辖的具有分别进行财务核算或业务管理要求的单元，不一定与企业实际的职能部门相对应。部门档案用于设置部门相关信息，包括部门编码、名称、负责人和部门属性等。2.2.2设置职员档案职员档案用于设置职员相关信息，包括职员编码、职员名称、所属部门、职员属性等。这里的职员指的是企业的各个职能部门中参与企业的业务活动、且需要对其进行核算和业绩考核的人员。设置职员档案之前，必须先设置部门档案。2.2.3设置分类体系在【用友T3会计信息化软件】中，用户可按照客户、供应商、地区和存货的某种属性或某种特征，将其信息进行分类管理，设置分类体系的目的，在于可以通过分类更加准确而详细的记录企业的各种信息，以便对业务数据的统计、分析。1.客户分类为方便企业对客户进行分类管理，可将客户按行业、地区等标准进行划分。如果建账时未勾选“客户是否分类”，则不能使用此功能。（1）进入【客户分类】操作界面在【用友T3会计信息化软件】窗口中，单击【基础设置】，在下拉菜单中单击【往来单位】下的【客户分类】。2.供应商分类为方便企业对供应商进行分类管理，企业可按照供应商所属行业、地区等进行划分，建立供应商分类体系。3.地区分类地区分类，是指企业可以根据实际需要按照省、市、县进行分类，建立地区分类可以有效的管理客户、供应商，便于收集、提取与分析各业务数据。在用友T3软件中，采购、销售以及库存管理等模块中都要使用地区分类。4.存货分类对存货进行分类管理，企业既可以按照存货在生产经营中的状态分类为商品、产成品、在成品以及各种材料、包装物、低值易耗品等，也可按照存货所属部门、存放地点不同等情况进行分类。存货分类最多可分为8级，编码长度最长为30位。如果建账时未勾选“存货分类”，则不能使用本功能。2.2.4设置付款条件付款条件也叫现金折扣，是指企业为了鼓励客户尽快偿还贷款而允诺在一定期限内给其的折扣优惠。如付款条件为“3/10，2/20，n/30”表示客户在10天内偿还货款，可得到3%的折扣，即只付97%的货款；在20天内偿还货款，可得到2%的折扣，即只付98%的货款；在30天内偿还货款，则需按照全额支付货款。付款条件一旦引用，则不能删除和修改。2.2.5设置客户和供应商档案客户/供应商档案主要用于设置往来客户/供应商的档案信息，便于对客户/供应商及业务数据进行统计和分析。如果在建立账套时选择了需要进行客户/供应商分类，则必须先设置客户/供应商分类后再设置客户/供应商档案。客户/供应商基础信息一般用于总账、应收/应付及购销存功能模块中。2.2.7设置存货档案设置存货档案，目的在于方便企业对生产经营中的存货数据进行统计分析。存货档案包括存货的基本信息、成本和控制等内容。下面，我们首先来详细了解存货档案基本信息设置的具体内容。存货档案的基本信息主要包括存货名称、规格型号、计量单位和存货属性等内容，企业应根据各存货的具体内容填写基本信息。2.2.8设置结算方式任何单位的会计业务中都有银行结算业务，这类业务需要经常与银行对账。为了便于对有关票据进行管理和提高银行自动对账的效率，用友T3财务软件设有结算方式设置功能。结算方式与财务结算方式一致，有现金结算、支票结算等方式，结算方式一旦被引用，便不能修改和删除。用友T3财务软件中，结算方式最多可以分为两级。2.2.9设置外币及汇率在发生外币业务时需要折算成本位币（人民币）记账，因此需要输入对应外币的汇率，外币及汇率设置通常需要设置外币币名、固定汇率和浮动汇率等，以便于输入涉及外币的凭证时，将外币金额折算成人民币记账。该项设置与企业使用的调整外汇损益的方法有关，对于采用月末一次调汇的企业每月月初在固定汇率项输入期初汇率，在月末计算汇兑损益时录入期末汇率；对于采用逐日调汇的企业则每天在变动汇率项输入当天汇率。2.2.10设置银行账户用友T3财务软件支持企业具有多个开户行与账号，开户行一旦被引用，则不能修改或删除。2.2.11设置会计科目会计科目设置，是指用户使用用友T3系统时根据本单位会计业务处理和财务管理的需要及特点，在遵循系统要求的基础上设置本单位的会计科目体系。会计科目不仅是计算机进行会计数据处理的依据，而且是通过财务系统与具体单位的具体业务相联系的纽带。因此科目设置的好坏对系统应用至关重要。设置会计科目应由具有建账权限的操作人员进行，设置时必须从一级科目开始逐级设置明细科目。一级科目设置必须符合会计制度的规定，明细科目可以根据核算单位核算、管理及报表要求进行设置。1.会计科目设置的基本原则在设置会计科目的过程中，企业应遵循如下的基本原则：会计科目的设置必须符合会计制度的要求会计科目设置必须符合本单位经济管理的要求会计科目设置必须内容明确、讲求实用、繁简适宜及简单明了会计科目设置必须保持相对稳定2.会计科目的设置在创建账套时，如果我们勾选【按行业预设科目】，系统会按照新建账套行业类型预设一级会计科目，这样就减少了大量会计科目的输入工作。如果企业自己建立科目表，就必须逐项输入科目，不仅工作量大，而且还要保证科目编码的设置与国家标准相一致。但是用户还要根据企业的实际业务情况，对系统预设的会计科目进行调整。2.2.12指定出纳会计科目指定出纳会计科目，是指指定供出纳管理使用的现金、银行存款科目，在查询现金或银行存款日记账之前，必须指定现金或银行存款总账科目。只有科目性质为“借方”的科目方可被指定为现金科目或银行科目。2.2.13设置凭证类别设置凭证类别，是指通过对记账凭证的分类编制，以便于财务部门管理和登记账簿。本章小结系统管理是会计信息系统在财务业务一