规范项目档案管理t

依法规范项目档案管理

山东省档案局法经处

袁俊玲0531-68609110686091151

引言一、文件材料管理决定档案质量二、档案管理职责三、项目各参建单位档案管理职责四、项目文件形成质量的控制措施五、项目文件材料的管理要求及质量标准六、项目文件组卷要求、方法和排列七、案卷编号编目八、照片档案管理要求九、常见问题解析十、文件材料应归尽归习近平总书记

档案工作是一项非常重要的工作，因为档案工作是一项基础性工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业的发展，都离不开档案。引言

档案工作根本目的

建立丰富的档案资源满足各方面的需要

档案材料不够齐全

没有及时形成和归档利用时查找不到了解掌握档案产生、运转、质量、归档等环节

掌握决定和制约档案数量、质量的因素

进行规范管理，实现工作目标。

一、文件材料管理决定档案质量

1、文件材料概念

在单位各类人员从事的各项实践活动中产生和形成，记录和反映实践活动真实面貌的各种文字、图纸、照片等文件材料是档案的前身有归档利用价值的移交办理手续转化为档案，进行整理利用在概念上：归档前是文件材料办理手续归档后是档案

资料的概念

参考的目的而来，一般没归档价值

实践活动中采纳的转化成档案

在相关题名或档案汇报材料中，不要提资料管理

2、实践活动的全过程管理是档案齐全完整的决定因素

文件材料是在实践活动进行过程中产生形成的，文件材料的形成数量是否齐全、内容是否完整、准确和书写质量、各种手续签署是否完备都是在过程中进行的，实践活动结束后，文件材料的内容和数量也随之完成，形成的质量也既成事实

工程结束后再进行收集、补手续或补原始记录的做法是完全错误的

必须同步进行管理文件材料形成积累移交归档是业务工作的组成部分，

是同一活动的两种形式，是同步进行的，

明确是本职工作，不是额外的一项工作，

不是事后产生、形成、积累的。

3、文件材料移交归档（集中管理、使用）

实践活动结束或告一段落，文件材料形成基本完成

办理移交归档，转化成档案实行集中统一管理归档是档案管理利用的前提。

归档以后的整理、分类、排架等目的是实现科学、安全管理，提高档案的利用服务的效果。档案内容、数量、内在质量不发生变化。

档案的形成数量、形成质量一定在归档移交前控制把关

4、文件材料是实践活动的承担者形成的(全员）

单位各类技术、业务人员进行生产、技术、科研、制造等过程中，同时产生形成记录和反应活动过程的第一手（记录）文件材料，按要求归档就是档案。

档案的来源是单位的全体工作人员，做好档案工作人人有责。

做好档案工作的关键

全员重视和责任落实

在各项实践活动过程中有效管理控制

保证文件材料按要求归档决定着档案的齐全、完整、准确决定着档案工作的根本目标

档案工作的重点全员档案责任意识高度强化

在各项实践活动中

按国家规定和标准各负其责落实档案工作责任

项目档案是项目建设、生产、安全管理等工程建设全过程及实体质量的真实记录，也是确保和满足项目竣工后生产运行、设备维护、改（扩）建的重要基础和保障，也是责任追究、工程稽查、财务审计的最原始的凭证。

项目档案验收是工程竣工验收的否决条件，国家规定一个项目必须验收的专业内容，

主要包括：安全，环保、劳动卫生、消防、水土保持、档案等专业，这些专业项目不进行验收，项目不能进行最终验收

二、档案管理职责

1987年9月全国人大委员会颁布出台了《中华人民共和国档案法》，至今已有28年，档案工作已逐步走上法制化轨道。

《中华人民共和国档案法实施办法》1990年10月24日国务院批准1990年11月19日国家档案局令第1号发布

《山东省档案条例》１９９６年１２月１４日省八届人大常委会第２５次会议通过《企业档案工作规范》（DA／T42—2009）

明确界定和落实档案职责

档案管理—全员职责

档案管理--（项目）业务部门职责档案管理—档案部门职责

（一）全员职责档案法律法规明确规定：“每个公民、公职人员都要自觉执行档案法律法规，依法履行文件材料形成、积累、整理、向档案部门归档、移交档案材料的责任和义务，”凡是应归档的文件材料（包括各种载体），“要按规定向本单位档案机构移交，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档”，违反档案法律法规的都要追究相应法律责任。

（二）国家规定：形成单位立卷归档规定

“谁形成、谁立卷、谁移交、谁负责”

档案行业标准《企业档案工作规范》DA／T42—2009《国家重大建设项目文件材料归档要求与档案整理规范》

DA/T28

《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328—2014

《文件管理国际标准》ISO15489.1（三）各形成单位（部门）职责1、单位各职能部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整、系统负责，2、各职能部门或承办单位文件材料的形成者应负责积累文件，对归档文件的齐全、准确和形成质量负责，3、部门或项目的专兼职档案人员应负责收集、整理应归档文件，对整理质量负责。

这是列入ISO15489.1文件管理国际标准文件形成部门负责人或承办活动（项目）的单位负责人是归档文件质量第一责任者，在文件归档前应对文件齐全、完整、准确、真实、整理规范情况进行审查，并签署归档质量审查意见。

归档文件部门负责人要形成和签署归档质量审查意见签单，以示对归档文件材料的质量负责，

档案部门进行归档接收时，发现没有质量审查意见或不符合要求的令其补充或返工。

（四）档案部门职责1、统筹规划档案工作：规划、计划、召开工作会议、培训、制定文件归档计划和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等规章标准、制度并负责贯彻实施。2、监督指导各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。3、监督、指导、检查所属单位(包括派出机构和投资的全资、控股单位)的档案工作，4、对接收的案卷分类、编号、排架、保管、鉴定、统计和提供利用，

5、依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。

三、项目各参建单位档案管理职责

依法规范项目档案管理

《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002《科学技术档案案卷构成一般要求》GB/11822-2008

《国家重大建设项目档案验收办法》

《核电档案文件管理要求》EJ/T1225-2008明确规定各参见单位、形成部门的档案管理职责，国家法律、标准、规范中明确规定的，必须严格执行和考核

（一）各参建单位共用职责1、各参建单位档案工作应在建设单位的统一领导管理下，对各自承包范围内形成的项目档案完整、准确、系统负责，2、各参建单位应按照国家归档范围的要求同步完成合同项目文件材料的收集、整理和移交归档，3、各参建单位在项目竣工文件收集、整编后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审，经建设单位确认并办理交接手续连同审查记录全部移交建设单位。

（二）建设单位职责

建设单位是项目建设的法人主体，在项目管理中处于主导地位，档案部门是项目建设档案管理的组织核心和管理中枢。

1、成立机构、配备人员落实单位档案管理职责，同步管理对参建单位进行监管、检查、指导培训，

成立档案室，配备专职档案员，明确职责。建立以档案室为核心，各职能部门或参建单位、技术员及各项目专兼职档案人员为基础的档案工作网络（档案网络成员要覆盖到领导层、管理层、技术层、各岗位）。明确各层级网络成员职责和相应的考核措施。

对项目档案工作进行管理和控制2、制定该项目档案管理制度统一管理制度和业务标准，将文件材料管理要求，纳入各参建单位责任制，实行全过程管理。

熟知和掌握国家、行业档案管理标准、规范，结合工程实际制定本项目的档案管理标准、制度，真正起到指导实际工作的作用。管理方面：文件归档制度、档案鉴定销毁制度、档案借阅利用制度、档案统计制度、档案库房管理制度、档案保密制度、电子文件管理制度、档案工作突发事件应急处置预案等。业务方面：项目文件整理规范，档案分类方案，文件归档范围和档案保管期限，特殊载体整理规范等。（细化到项目各阶段、各专业，每个参建单位都有明确归档范围和归档要求）。3、建设单位在签订合同时，要明确合同单位的档案管理责任和档案的编制质量、归档时间、份数及违约责任。

在合同中明确设计、施工、监理等单位的归档责任、项目文件的形成质量、归档范围、归档时间、归档份数、归档手续、案卷整理质量要求及违约的责任，并对特殊载体档案（照片、录像带、电子文件等）的归档工作做出明确规定。包括：设计合同、监理合同、施工合同、设备监造或购买合同，前期没有约定的后期要签订补充协议或合同。建设单位的合同登记簿必须归档。（收集合同的依据，保证管理控制所有合同）

4、组织监理单位对各单位提出的设计变更及执行情况进行汇总、审核、提交设计单位编制竣工图。

组织监理单位汇总、审核设计更改执行情况，并提交设计单位编制竣工图。5、建设单位在竣工文件收集、整编后，应组织竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审，经建设单位确认并办理交接手续连同审查记录全部移交建设单位档案管理部门。

5、申报和组织档案专项验收按照规定审查项目档案，档案的内在质量和整理质量达到齐全完整系统的标准要求后，申报和组织档案专项验收，组织建设单位、监理单位、设计单位、施工单位等形成项目档案管理情况总结报告，组织召开档案专项验收会议。（三）勘测设计单位职责1、应按合同约定，收集整理工程地质、地形测量、水文、气象等设计基础文件（原址、原貌照片、录像等）。2、可行性研究、初步设计阶段文件材料。3、技术交底、图纸会审、设计优化等。4、施工图。5、按照合同要求，编制竣工图、竣工图总说明和各专业编制说明6、汇总设计变更通知和执行单汇总一览表（监理审核确认）。设计变更单组卷保持问题的完整、闭环。7、经项目设计总负责人审核签字后移交，对合同约定范围内档案的形成质量和整理质量负责。（四）监理单位职责1、将设计、施工、调试单位形成文件质量和案卷质量纳入工程质

量监控范围，负责各参建单位移交档案的质量进行审核确认并签署审核意见后向建设单位移交。2、按照合同约定，对项目监理活动中形成的文件收集整理，向建设单位移交。3、监理文件按要求整理组卷、经项目总监理工程师审核签字后移交，对合同约定范围内档案的形成质量和整理质量负责。（五）施工、调试单位职责1、按合同负责承建范围内施工、调试文件的收集整理立卷，经监理单位审核签署意见后，向建设单位移交，对合同约定范围内档案的形成质量和整理质量负责。2、工程分包时，总包单位负责对分包单位的文件材料进行审核，履行签字手续，对档案的形成质量和整理质量负责。一级对一级负责。3、负责收集整理实施的设计变更及闭环文件和质量验收文件，质量缺陷及整改闭环文件和验收文件（照片），经监理单位审核后，移交建设单位。（六）总承包单位职责

1、按照合同约定的总承包范围，对承包范围项目实施管理并对档案的形成质量和整理质量负责。2、应设立项目档案管理机构和网络，制定管理制度，对分包单位档案进行检查、指导。3、对各分包单位的文档进行汇总，整理立卷、编目，经监理审核后，向建设单位移交。4、档案管理责任和承包范围工程的质量、安全、技术等业务要求的责任相一致。（七）工程质量监督站职责

对各承包商交工技术文件的完整性和准确性进行最终审查验收，并督促各参建承包商完成工程质量评定等质保材料，确保其完整性和准确性，

四、项目文件形成质量的控制措施

（一）文件材料归档列入各项合同和协议建设单位要将档案管理要求列入各参建单位的合同中，明确各项内容和要求，明确归档的内容、份数、时间、责任人及违约责任等。（二）组织档案培训建设单位在项目开工时要及时组织各参建单位学习国家、行业有关档案工作的法律法规、标准规范，了解掌握项目文件形成、收集、整理、归档工作中的要求，明确在项目档案管理职责和要求，掌握档案整理收集、整理、组卷的技能和方法。

（三）各参建单位档案工作实行三纳入、四参加：档案工作“三纳入”

1.纳入项目管理和工作程序2.纳入领导工作议程3.纳入有关人员岗位责任制

档案人员“四参加”1.参加重要施工和设备标的招标工作2.参加与项目建设相关的会议及质量检查3.参加设备开箱4.参加工程竣工验收（四）制定档案管理办法明确归档范围和质量要求，

依据国家和行业规定和标准，制定该建设项目档

案的管理制度和技术规范，特别要具体的、明确的提出文件材料的归档范围和质量要求

明确勘探设计、施工、监理、设备监造、调试等所有参建单位归档的具体文件内容和数量，

及内容完整、签署完备、载体形式的质量要求。

归档要求内容包括归档的范围、归档的份数、归档的手续、归档的时间及档案分类组卷、整理

标准等。（五）开展项目文件交底

在施工单位进场后配合技术交底，组织项目文件交底工作，进一步明确施工单位开展项目管理工作的内容、流程及项目文件归档要求等，做好文件形成质量的源头控制。（六）实施过程跟踪检查

各参建单位要结合工程质量、安全、进度等检查，同时对施工单位项目文件的形成、积累情况进行检查，提出书面整改意见，跟踪检查整改情况。对整改不力，整改不到位的情况及时形成《整改通报》或《工程档案工作简报》，并根据具体情况实行责任考核，促进项目档案工作。

（七)会议上调度和通报档案工作情况

各参建单位要在工作会议、例会上、安全、质量等会议上，调度和通报文件材料管理情况，加强项目文件管理工作的过程管理，对各单位施工文件中存在的问题及时发现、及时通报，明确整改要求，举一反三，避免类似问题重复发生。(八）档案部门参与工程付款签字，设立档案保证金

建设单位要采取“档案部门不签字，财务部不支付工程款”的措施，或执行档案保证金制度，将一定比例的合同结算金额作为档案保证金，确保参建单位移交项目文件的完整性、准确性和系统性。

五、项目文件材料管理要求及档案质量标准（一）项目文件收集的范围和时间1、项目中形成的文字、图表、音像、光、磁介质等各种形式、各种载体的记录，具有保存价值的都应收集归档。2、前期、施工、竣工、验收、生产准备等办理完毕及时归档。3、设备、物资、仪器等应在开箱验收时登记归档，再履行借阅手续或提供复印件为现场利用。4、施工、调试单位形成的文件材料，在单位工程完工后归档。5、监理或监造单位形成的文件材料，可按阶段归档。6、归档的份数应在合同中约定。（二）项目文件质量要求

1.项目文件应齐全、完整、准确、系统，签章手续完备，内容真实可靠，与工程实际相符。2.项目文件应为原件，因故无原件归档的永久保存的文件，提供单位应在复印件上加盖公章。3.项目文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，其载体、书写及制成材料应符合GB/T11822的规定。

4.由分承包单位形成的文件，发包单位应负责审核并签字，由劳务分包形成的文件，发包单位应对形成文件承担全部的质量责任并签字确认，否则视为无效文件。5.用于记录的专业施工与验收表格式文件，应符合现行国家和行业标准的格式，没有填写内容的空白格应划线或加盖“以下空白”章，以示闭环。6、文件的记载内容和签署手续必须与工程进展的时间、地点、责任人一致，杜绝事后编造。如监理日志、竣工图审核和签字普遍存在事后、代签问题。

（三）项目档案质量要求

总体要求

档案的形成数量要齐全档案的反映内容要完整、准确

档案的签署完备、有效档案的整理系统、规范1、项目档案的齐全性：

按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和行业有关规范所确定的内容，将项目建设施工过程中应归档的项目文件收集齐全。--从工程质量验收范围划分表出发，检查质量验收划分表中所有单位工程项目是否全部归档；--从每个单位工程出发，检查单位工程综合管理文件、施工记录文件、质量验收文件是否齐全；按施工各工序形成的每份文件是否齐全；--从单份文件出发，检查每份文件是否完整、规范，是否存在缺张少页现象、是否存在缺少附件现象、是否缺少相应的闭环文件。（文件的附件、附表）2、项目档案的完整性：

主要指的是项目建设全过程中各阶段、各步骤、各工序形成的内容要保持连续、完备、齐整，有始有终，不能有头无尾。请示与批复完整，会议通知与会议文件完整，更改单与执行单完整，正文与附件完整。

3、项目档案的准确性:

档案内容真实反映项目（工程）竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签章手续完备。施工管理文件中的文字内容、施工记录数据、总体与局部形成的文件内容、设备图纸与安装记录、竣工图与现场实际都应准确并与实际相符合，竣工图的编制符合国家和行业要求。

第一、竣工图编制时间竣工图是工程的实际反映。为确保竣工图的编制质量，要做到边建设边编制竣工图。以单项工程为单位，按单位工程分阶段编制竣工图。一般在每个单项工程中，竣工图绘制与工程交工验收的时间差，应不大于一个月内完成。当结构工程完成后，基础竣工图；当安装工程完成后，结构竣工图都应在一个月内绘制完成。

第二、竣工图编制依据竣工图编制以施工图为基础，依据设计、施工、监理、调试、建设单位审核签认的设计变更通知单、涉及图纸变更的工程联系单、设计更改的有关文件以及现场施工验收记录和调试记录等编制竣工图。

设计单位提供的设计变更文件有：设计变更单、补充设计图、修改设计图、技术交底图纸和会审记录、各种技术会议记录及其他涉及设计变更的文件材料；施工单位提供的设计变更文件有：隐蔽工程验收单、工程联系单、技术核定单、材料代用单等

收集齐全并汇总竣工图修改的依据材料第三、竣工图的编制要求1、竣工图修改到位、签章手续完备，与竣工验收时实际情况相符2、建设单位对竣工图的编制深度和出图范围等要求在合同中约定3、施工图没有变动的，由施工单位在原施工图上逐张加盖并签署“竣工图章”，4、施工图有一般设计更改，在原图上进行更改的，由施工单位更改并进行标注后，逐张加盖并签署“竣工图章”，5、凡重新出图的，由编制单位逐张加盖并签署“竣工图章”，由编制单位、监理单位按要求分别签署“竣工图章”。

竣工图编制要特别做到整体闭合编制所有设计变更单与执行单对应汇总一览表，

包括：该项目总的更改数量及每项更改单执行情况按专业或时间顺序从第一张更改单与执行单，一直排列到最后一张汇总。由竣工图编制单位负责

第四、竣工图审核及竣工图章竣工图作为工程交工验收的条件之一，不符合要求的不能交工验收。竣工图编制完成后，由建设单位组织编制单位、监理单位、质监部门进行审核或“三方会审”，形成会审意见，并整改合格后向建设单位移交。

“竣工图章”样式符合国家和行业标准要求

4、项目档案的有效性：

归档文件是否是原件，文件形成的程序是否有效，是否严格按施工工序和验收程序填写，文件的签字印章是否完备，文字字迹、文件制成材料是否有效，施工文件的用表、施工文件的签署程序是否符合国家、行业现行标准、规范的要求等。5、项目档案的系统性:

是否遵循文件形成规律和成套性特点，保持文件之间的有机联系，按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行了科学分类，合理组卷，做到编目、编号、装订规范。六、项目文件组卷要求、方法和排列

（一）组卷要求1、按文件形成规律，保持项目的成套型和问题的完整性项目档案的整理排列结果，就是项目建设过程进展顺序、内容质量、验收等全过程的真实记录的再现，反映项目的完整性、成套型。2、把相互联系的文件材料按有机联系组成案卷，一卷的问题相对完整，根据数量选择厚度，2-6cm。请示与报告闭合，正文与附件、更改通知单与执行单闭合，质量缺陷与整改验收闭合，会议通知与会议全部材料闭合。3、独立成册的保持原貌，不宜拆开。

（二）组卷的方法1、前期文件、项目管理文件竣工验收文件及生产准备文件应按阶段、问题、时间组卷。2、设计文件应分阶段、按专业的卷册顺序组卷，设计更改文件应按专业、时间组卷。3、施工文件按单位工程组卷。4、调试文件按阶段、专业组卷。5、质检站文件按阶段、专业组卷。6、监理文件按阶段、时间组卷。7、原材料质量证明文件按分专业按材料种类、型号组卷。8、设备文件分专业、按型号组卷。（三）文件排列1、卷内文件应批复前请示后，正文前附件后，审批前报批后，文字前图纸后。2、单位工程文件按三部分：单位工程管理文件、施工记录和试验报告、质量验收文件顺序排列。

3、单位工程管理文件

单位工程管理文件：应按审查签字页、开工审批、施工方案/措施/作业指导书及交底记录、设计更改及材料代用通知单登记表、设备、材料出厂试验报告及质量证明文件登记表、所用计量器具登记表、竣工验收报告等顺序排列。

施工记录文件按施工工序排列，强条执行记录排在施工记录之后排列

4、质量验收文件排列

施工质量验收文件，应按单位工程质量验收划分表、单位工程、分部工程、分项工程、检验批质量验收排列。报验单、验收表在前，与之相应的支撑性记录在后。5、设计变更文件单独组卷排列

应分专业按流水编号顺序排列

每个专业的设计变更必须：第一，变更执行情况汇总表，第二，设计更改文件按编号排列，同时附有执行情况闭合记录依次排列。第三，工作联系单也可单独组卷。其案卷排在设计变更案卷之后。6、原材料质量证明文件排列

分专业、按材料种类、型号整理排列卷内文件按质量跟踪记录、原材料进场报验单、出厂质量证明文件、复试委托单及复试报告顺序排列。7、监理文件按照管理性文件、监理日志、监理记录、监理月报、监理会议、监理总结等顺序排列。8、机组调试、试验文件，按管理性文件、调试记录、调试质量验收文件排列。9、设备文件按质量证明、开箱验收、设备技术文件及随机图纸、安装调试、运行记录等循序排列。

七、案卷编号编目

（一）页号编写1、有书写内容的编页号，单面在右下角，背面在左下角，2、按“卷”装订的一卷一个（整体），流水号从1开始编页号，3、按“件”装订的，每一件从1编号，每件之间页号不连续。（二）卷内目录编写按文件登记形成的目录1、序号：一个文件一个序号，按顺序填写，2、文件编号：填写文号或编号、图样编号，3、责任者:文件的形成单位的全称或规范简称，合同填写主要责任方，多作者的填写第一责任者。

4、文件题名（查找利用的主要线索）

填写文件的全称，按单位工程整理的，应填写单位工程名称，一般包括3要素：单位工程名称+文件内容+文种，常有的写成：通知、会议纪要、使用说明书不填写就查找不到

文件题名要体现文件的唯一性特点。5、日期：文件签署盖章的日期。6、页号（页数）案卷装订：填写文件首页页号，最后一份文件填写起止页号。按件装订：填写位份文件的总页数。7、备注：与照片的参见号等。

第一、文件题名

文件级目录—检索工具有独立的名称，内容相对完整，能独立利用

第二、文件题名要反映文件的完整性1、目录中有请示，排列在其前面的一定是批复。请示、批复必须闭合，有批复的一定有请示，有请示无批复的，原则上按最低保管期限存。2、目录中的会议通知，排列在后的是一组会议日程、会议签到、会议材料、会议纪要等。3、目录中变更通知单，对应变更执行单。（三）案卷封面编写1、可采用外封面和内封面两种形式2、案卷题名：根据组卷方式和卷内文件的内容拟写题名案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。

对于按单位工程组卷的，题名由“项目名称（机组名称）、单位工程名称、卷内文件内容和文种”组成，如XX电厂二期工程主厂房地下结构工程混凝土浇筑养护记录。

单位工程卷内文件拟写题名时应在文件名称前加单位工程名称及分部、分项工程、检验批的名称。3、立卷单位：也是组卷单位的全称。4、起止日期：填写卷内文件最早的日期与最晚日期。5、保管期限：按保管期限表的规定填写。6、密级：按文件的最高密级填写。7、档号：由类别号、项目代号、分类号、案卷号组成。（四）案卷脊背

由建设单位统一规定格式和内容，由立卷单位填写《科学技术档案案卷构成一般要求》GB/T11822—2008（五）卷内备考表

应标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

1、立卷人，应由立卷责任者签名。

2、立卷日期，应填写完成立卷的时间。

3、检查人，应由案卷质量审核者签名。

4、检查日期，应填写案卷质量审核的时间。

5、互见号，应填写反映同一内容不同载体档案的档号并注明其载体类型。

6、档号，按同上要求填写

7、卷内备考表，应排列在卷内全部文件之后，或直接印制在卷盒内底面。

八、照片档案管理要求

（一）要求1、主题突出：通过拍摄事件的人物、场面、点、面、反映活动或事件的一组照片，2、项目建设的原始地形地貌，重大活动列入收集范围，3、照片档案按内容由各承包单位同时拍摄、收集整理移交，4、各承担单位应将建设过程的工程照片（隐蔽工程、关键节点、重要工序、施工质量、设备缺陷等）及时收集与纸质档案一并移交。5、数码照片归档时，数码底片应复制在光盘上与纸质一起归档，一式三套。（二）整理照片分类可与相同内容纸质档案一致或按行业标准，1、照片应分类，按形成时间、照片顺序排列装册，（SA）2、施工单位形成的照片档案应分专业按单位工程排列装册，3、监理单位形成照片档案应分阶段，按问题排列装册。（三）照片档案编目

照片档案按张编目，填写题名、照片号、光盘号（底片号）参见号等，1、题名：应填写照片的主题内容，反映一项活动、工程进度、质量的主题内容，2、照片号：反映分类号和排列顺序号，3、底片号：照片对应的底片（或光盘）编号，4、参见号：填写内容相同对应纸质档案的编号，5、时间：拍摄年月日。6、摄影者：拍摄人姓名、职业等。7、文字说明：应准确、简明揭示照片画面的内容，包括事由、时间、地点、人物、背景、作者等六要素，人物标注到哪排，坐3或右4，单位、职务、姓名等。8、填写册内目录、备考表，9、建立照片档案专题目录。

九、常见问题解析（一）文件形成方面问题1、文件名称填写不规范不统一：应填写工程名称全称，要揭示单位工程、分部、分项、检验批的名称，要与合同或招标文件中的工程名称一致。工程项目名称+单项工程（专业）/装置名称+文件类型

2、验收表格填写不闭环—缺少划线

正确的做法。验收记录表的填写，无此项内容的打“/”来标注，不得空缺。

∕／／／验收表格填写不闭环—未标示“以下空白”

正确的做法：验收记录表中没有填写内容的空白格应标注“以下空白”，以示闭环。

3、签名潦草无法辨认，正确的做法：

签名工整、清晰、可辨认，不准代签，不得使用印章代替。手工书写必须用蓝黑或碳素墨水。

4、签名存在打印或代签现象，正确的做法：手签、签名工整、清晰可辨认，不准代签，不得使用印章代替。手工书写必须用蓝黑或碳素墨水。5、对有复验的材料，没有写明复验报告编号该图没有填写焊接材料的复检报告编号、焊工证号。手写部分是后来补充填写的。

6、施工方案、作业指导书的交底记录不全，没有交安全和质量强条7、检测报告未盖CMA检测专用章正确的做法，既有左下角的报告专用章，又有CMA检测专用单。8、强条学习培训人员少，没有全员培训，且参加培训人员签名未手签。9、安装测量记录未标注测量仪器下图是错误做法，漏写测量仪器，手写部分是后加的。10、施工单位名称填写不规范，随意缩写

正确的做法：施工单位、分包单位（若有）的名称填写单位的全称，应与合同签章上的单位名称一致。11、日期填写不规范或空白不填

应该日期规范填写，年度部分填满4位，月份、日期各填满2位

(二）文件内容完整性:

1、设计更改（联系）文件未闭环设计变更通知单与设计变更执行反馈单变更单在前，反馈单在后一一对应，

2、工程质量整改文件未见闭环文件

正确的做法如下：两者一一对应，整改要求在前，整改闭环情况在后。

工程质量整改要求（如质量监检记录、报告）与整改闭环情况记录3、缺陷处理文件未见闭环文件。正确的做法如下：两者一一对应，通知单在前，处理后的报验单在后。设备缺陷处理通知单--设备缺陷处理报验单--设备缺陷处理报告4、安装测量记录未标注测量仪器5、施工机械、工器具、计量器具的检定证书已过期、却没有重新检定6、强制性条文执行情况检查表归档不齐全强条执行中保温材料复检抽样记录未写明所在卷册号，文件不可追溯，后来手写补上。（三）文件组卷方面

1、原材料进场报审单与出厂质量证明文件、复试委托单、复试报告归档不齐全，文件的可追溯性缺失。正确的做法如下：进场报验单--出厂证明文件--复试委托单--复试报告正确的做法是填写附件名称，并附在报审文件之后。2、报审文件的附件缺失或不全3、报审特殊工种人员的证书比所列清单少，排列的顺序混乱4、时间逻辑关系错误--开工报告时间与支撑文件的时间逻辑关系错误5、原材料出厂质量证明文件不能满足归档要求。

钢筯、水泥等质量证明的复印件经签署“原件存放处”、“签名”、“日期”（钢筯质量证明复印件还需标明“（炉）批号”、“进货数量”）等五个要素并加盖单位公章后，视为合格件，满足归档要求。

以上五个要素统一采用如下方式签署：在复印件的相对空白处加盖红色方章，手写签署。6、原材料进场报审单与出厂质量证明文件、复试委托单、复试报告整理不归范，如按文种整理组卷，割裂了文件之间的内在联系。7